CONSEIL GENERAL DE LA CREUSE Service des Marchés Publics

Conseil Général du Var - Direction des Archives départementales
le 02 août 2011
CONSEIL GENERAL DE LA CREUSE
Direction des Affaires Générales
Service des Marchés Publics
1 - Lire un tableau de gestion:
Il s'agit d'un état des documents produits et reçus par les services.
A ce titre, il reflète l'organisation des services. Aussi, il sert à gérer les archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires,
conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n'étant plus d'usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou
juridiques au service de préarchivage). Enfin, il permet de procéder à l'archivage des archives définitives dites historiques qui seront, quant à elles,
conservées aux Archives départementales.
2 - Lire un tableau de gestion d’archives
Le tableau se présente en quatre colonnes :
- Colonne n°1 : Nature du document
Les différentes catégories de documents ou de dossiers reçus et produits par le service sont énumérées.
-LaColonne
n°2 : Durée
d’utilité administrative
(DUA) laquelle les différentes sections du service conservent les documents mentionnés dans la
durée d’utilité
administrative
est la durée pendant
première colonne. Cette durée est définie d’un commun accord avec les Archives départementales en tenant compte des besoins d’information
nécessaires au bon fonctionnement des services, ainsi que des obligations légales ou juridiques.
- Colonne n°3 : Sort final
Les mentions de conservation, de tri ou de destruction portées dans cette colonne doivent être interprétées de la façon suivante :
C : versement pour conservation définitive aux Archives départementales après avoir établi un bordereau de versement,
D : destruction après obtention d’un visa d’élimination du Directeur des Archives départementales.
T : conservation partielle après tri selon les modalités définies dans cette colonne et dans la colonne « Observations ».
- Colonne n°4 : Observations
Cette colonne permet de préciser les modalités de tri, de justifier le sort final, d’apporter des informations complémentaires sur la nature des
documents et de préciser le cas échéant les dates extrêmes et le métrage linéaire.
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Nature des Documents
Archivage:
- Bordereaux de versements aux
Archives Départementales de la Creuse
- Visas d'élimination validés
le 02 août 2011
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
1- Généralités
Permanent
C
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
Chronos
Documentation
Notes de service
5 ans
Validité
5 ans
Organigrammes du service
Validité
C
1. ÉTUDES PRÉALABLES
10 ans
C
Étude d’impact.
Étude de faisabilité.
Étude technique (étude de sols dans le
cas de de travaux).
marchés
Programme.
Avant-projet sommaire.
Avant-projet détaillé.
D
D
T
Observations
Conserver les notes dont le service est
producteur.
Garantie décennale du constructeur (code
civil,
article 1792 et suiv.).
2. PUBLICITÉ
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Conseil Général du Var - Direction des Archives départementales
Nature des Documents
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
Dossier de consultation des entreprises
ou DCE (documents non signés et
formulaires vierges):
- règlement de la consultation;
- acte d'engagement;
- CCAP;
- CCTP;
- devis estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
5 ans
Annonces légales (insertion au
Moniteur, au BOAMP, et au JOUE).
10 ans
Retrait des dossiers: récipissé de retrait.
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Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
D
Observations
D
3. RECEPTION ET EXAMEN DES OFFRES
10 ans
D
Remise des dossiers: récipissé de
dépôt ou accusé de réception.
Liste des entrprises ayant retiré un
dossier.
Liste des candidatures.
Commission d'ouverture des plis:
- convocations;
- procès verbal.
Rapport d'analyse des offres
10 ans
D
C
10 ans
C
4. ATTRIBUTION ET NOTIFICATION
4.1 Procédure fructueuse
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Nature des Documents
Offres non retenues
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
Lettre de rejet de candidature
Offres retenues
Marchés de travaux.
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- cahier des clauses administratives
particulières;
- cahier des clauses techniques
particulières;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
le 02 août 2011
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
5 ans (fonds français)
ou
3 ans à compter de la
clôture du programme
(fonds européens)
D
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
T
Observations
Critère de tri:Conserver tant que l'immeuble
existe, les marchés de travaux importants
(construction, modification de l'immeuble) et
conserver définitivement les marchés
intéressant l'histoire de l'architecture, de l'art
ou des techniques, de la protection de
l'nevironnement ou de l'aménagement du
territoire.
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Nature des Documents
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
le 02 août 2011
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
C
Procès verbal d'attribution de la CAO
10 ans
Notification: accusé de réception
Marchés de services
- Marchés de maîtrise doeuvre ou de
définition
10 ans
T
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
T
Procès verbal d'attribution
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
T
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
D
Notification: accusé de réception
- Marchés récurrents (entretien
courant, menus travaux, contrôle
technique, sécurité, etc…)
Observations
Critère de tri: Prescription de faux en écriture
publique.
Critère de tri:Conserver tant que l'immeuble
existe, les marchés de travaux importants
(construction, modification de l'immeuble) et
conserver définitivement les marchés
intéressant l'histoire de l'architecture, de l'art
ou des techniques, de la protection de
l'nevironnement ou de l'aménagement du
territoire.
T
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Nature des Documents
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires.
Procès verbal d'attribution.
Notification: accusé de réception
Marchés de fournitures
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires.
le 02 août 2011
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
10 ans à compter de la
T
fin de l'execution du
marché
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
10 ans à compter de la
de àl'execution
dula
10finans
compter de
fin de l'execution du
T
T
10 ans à compter de la
fin de l'execution du
marché
T
Observations
Le dossier doit être conservé 10 ans au
moins au titre de la prescription des faux en
écriture publique.
Critère de tri: On conservera les marchés de
fournitures très spécifiques.
4.2 Procédure infructueuse suivie ou non d'une nouvelle consultation
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Nature des Documents
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
Procès verbal de la commission
d'attribution
Notification du caractère infructueux de
la consultation: accusé de réception.
Dossier de l'entreprise;
- acte d'engagement;
- règlement de la consultation;
- dossiers de consultation des
concepteurs;
- CCAP;
- CCTP;
- détail quantitatif estimatif;
- bordereau des prix unitaires;
- plans.
le 02 août 2011
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
5 ans
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
D
10 ans
C
5 ans
D
Observations
4.3 Procédure sans suite
5 ans
D
5. EXECUTION
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Nature des Documents
Ordres de service (de démarrage des
travaux, de règlement d'un lot du
marché, etc…)
le 02 août 2011
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
10 ans
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
D
Observations
5.1 Suivi technique
Marchés de travaux
Planning de travaux
Plans d'exécution d'ouvrage (PEO)
10 ans
10 ans
D
T
Suivi général: notes, rapports, comptes
rendus de chantier et de coordination,
correspondance, photographies.
10 ans
T
Contrôle technique: rapport.
Contrôle de sécurité: avis, rapport.
Liste de réserves.
Procès verbal de levée de réserves
Procès verbal de réception.
Dossier des ouvrages exécutés (DOE)
10 ans
10 ans
10 ans
T
T
T
Notes, rapports, comptes rendus de
réunions, correspondance,
photographies.
10 ans
T
Mandats ou certificats de paiement
10 ans
5.2 Suivi financier
D
Critère de tri: Selon l'intérêt du marché et des
documents.
Critère de tri: Selon l'intérêt du marché et des
documents.
Garantie décennale du constructeur (code
civil,
article 1792 et suiv.).
Marchés de services et de fournitures
Critère de tri: Selon l'intérêt du marché et des
documents.
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Nature des Documents
Cautions bancaires et mainlevées de
cautionnement.
Décompte général définitif.
Certificat pour solde.
Listings annuels des marchés publics
DUA
Durée d'Utilité
Administrative
10 ans
10 ans
le 02 août 2011
Sort Final
- ( C ) Conservation
- ( T ) Tri
- ( D ) Destruction
D
T
Observations
Critère de tri: Conserver le DGD
correspondant aux marchés dont le dossier
est conservé.
10 ans
D
6. LISTES ANNUELLES DES MARCHES
10 ans
C
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