COM - Secretaire-assistant - CDD du 010914 au 310815

Intitulé du poste :
1 secrétaire-assistant(e) - catégorie 3
Type de contrat :
CDD à pourvoir du 1er septembre 2014 au 31 aout 2015
Remplacement congé parental – possibilité de prolongation
Localisation :
Saint-Denis (93)
Activités principales :
Auprès de la directrice de la communication :
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Secrétariat quotidien :
- Gestion de la ligne téléphonique (appels externes et internes), des courriers externes et internes, des agendas papiers
et Outlook, de l’agenda stratégique, des rendez-vous externes et internes (réservation de transport, d’hôtel, de
restaurant,…), du classement et de l’archivage des dossiers papiers et électroniques
- Préparation des réunions : salle, accueil des participants, téléphonie, dossiers,…
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Tâches ponctuelles :
- Assistanat à la coordination de l’organisation des Journées de l’Agence (mai 2015) : lien avec les prestataires titulaires
des marchés, coordination, en lien avec la Directrice, avec le comité de pilotage des Journées, organisation des réunions,
comptes rendus, gestion du calendrier d’organisation
- Gestion des mails en cas d’absence
- Réalisation de présentations Powerpoint,…
- Assistanat de l’adjointe à la directrice en tant que de besoin
Auprès des différents membres de l’équipe :
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Gestion des appels entrants transférés du standard, du courrier externe et des mails entrants sur la boîte
[email protected], des commandes et des envois de documents d’information via le site www.agencebiomedecine.fr, les numéros verts et les appels en direct
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Gestion des numéros verts pour le don d’organes, le don de moelle osseuse et les dons de gamètes : gestion du budget
et du marché liés à cette prestation, transmission des documents disponibles à la commande, interface avec le
prestataire, transmission des nouveaux documents à la commande et des campagnes de communication, briefs
téléconseillers, analyse des statistiques et transmission à l’équipe
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Gestion des plannings de congés, des appels en absence et organisation des back-up
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Gestion des commandes de fourniture de bureau (y compris les photocopieuses)
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Transmission des informations venant des autres directions en tant que référent(e) Archives, S&A (logiciel de base de
données), groupe de travail Secrétaires
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Appui administratif et opérationnel en tant que de besoin
En charge du stockage, du référencement et du routage des documents d’information de l’Agence
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Gestion du marché lié à cette prestation : gestion appel d’offres, rédaction cahier des charges, analyse des offres
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Gestion du budget lié à cette prestation
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Gestion des opérations de routage pour l’Agence (mise en forme et consolidation des fichiers de diffusion,
planification,…)
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Organisation du référencement et du stockage des documents d’information
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Gestion des prestataires du CAT pour des mises sous pli
En charge du choix et de la diffusion des cartes de vœux de l’Agence (possible évolution électronique)
Profil recherché :
Diplômé(e) d’un Bac + 2 (ou niveau) en bureautique et secrétariat, vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience professionnelle
dans la fonction ainsi qu’une expérience significative en assistanat de direction et en matière d’organisation d’évènements.
Une expérience en communication serait fortement appréciée.
Compétences & Qualités requises :
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Maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT et Microsoft Outlook) et Internet
Connaissance des marchés public serait un plus.
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Autonomie
Rigueur et sens de l’organisation
Esprit d’équipe
Confidentialité, aisance relationnelle, bonne présentation
Sens du service public et de l’écoute (appels externes parfois sensibles)
Pour postuler à cette offre, merci de faire parvenir CV et lettre de motivation sous la référence COM01/14 à :
Agence de la biomédecine
Madame Fatou KANTE
1 avenue du Stade de France
93212 SAINT DENIS LA PLAINE CEDEX
ou par mail : [email protected]