Création, stockage et consultation des documents PPE

Création, stockage et consultation des documents PPE
PPE : Projet Personnalisé de l’Élève.
1. Créer un document PPE
Rendez-vous sur l’outil en ligne : http://docppe.csr-tl.fr.
Cet outil permet de créer des documents au format PDF dont la mise en page et le nom de fichier
sont pré-formatés. Pour des raisons de confidentialité des informations, cet outil ne conserve
volontairement pas les documents générés. Pourquoi utilise-t-on le format PDF ? Simplement parce
qu’une fois rédigés, les documents relatifs au PPE d’un élève ne sont pas destinés à être modifiés.
D’autre part, le format PDF est un format lisible sur tout type d’ordinateur, et peu volumineux.
1.1. Choisir le type de document
Choisissez le type de document que vous
souhaitez créer.
1.2. Saisir les informations
Saisissez les informations concernant
l’élève. Veillez à bien orthographier son
nom et son prénom, car le nom du fichier
sera généré automatiquement à partir de
ceux-ci.
En
fonction
du
type
de
document,
certaines informations sont obligatoires
pour poursuivre.
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1.3. Visualisation, correction, enregistrement
Une fois la saisie terminée, il vous est
possible de :
•
corriger votre saisie (revenir à la
page précédente),
•
ouvrir
le
fichier
PDF
pour
le
visualiser et en vérifier le contenu1,
•
enregistrer le fichier PDF sur votre
ordinateur.
1.4. Envoi du fichier par courriel
Après la saisie, il vous est proposé d’envoyer le fichier PDF par courriel. Si vous le souhaitez,
renseignez l’adresse du destinataire, votre adresse, indiquez si vous souhaitez recevoir un accusé
de réception et une copie du courriel envoyé, et saisissez le code anti-spam avant de valider.
Attention : aucune vérification n’est effectuée sur les adresses de courriel saisie. Si celles-ci sont
invalides, le courriel n’arrivera pas à destination, et ceci sans aucun message d’erreur.
1.5. Conservation temporaire
Après une saisie incomplète, vous pouvez
décider de conserver la fiche incomplète
afin de la terminer plus tard. Dans ce cas,
le fichier PDF n’est pas créé, et le
système génère un code de 4 caractères
valable pendant le délai indiqué. Il vous
permettra de récupérer les informations déjà entrées, afin de poursuivre votre saisie. Vous pouvez
choisir de recevoir ce code par mail en renseignant votre adresse de courriel et le code anti-spam,
avant de valider.
Il vous faudra ensuite retourner sur l’outil en ligne, cliquer sur le lien « Poursuivre une saisie », entrer
votre code et valider.
1.6. Enregistrer le document sur l’ordinateur
Une fois que le document PDF est créé, il est indispensable de l’enregistrer sur votre ordinateur
(au moins temporairement), afin de pouvoir ensuite le déposer dans le dossier de l’élève au sein de
l’ENT. Vous pouvez l’enregistrer simplement sur votre bureau par exemple. Vous pourrez l’effacer
1
Nécessite un logiciel permettant de lire les fichiers PDF, tel que Adobe Reader (http://get.adobe.com/reader).
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une fois la procédure terminée.
2. Envoyer le document dans l’ENT
2.1. Connexion à l’ENT
Connectez-vous à l’ENT à l’aide de votre identifiant personnel : http://ent.iledefrance.fr.
2.2. Accéder au dossier partagé de l’élève
Le dossier partagé des PPE est accessible depuis le menu «Outils collaboratifs → Espaces de
travail ». Sélectionnez ensuite « Espace établissement (TOULOUSE-LAUTREC) », puis « Projet
Personnalisé Élève ».
En fonction des droits qui vous sont attribués dans l’ENT, il est possible que vous n’ayez pas accès à
l’ensemble des dossiers élèves. Si vous constatez une anomalie (vous n’avez pas accès à un
dossier alors que vous devriez), faites-le savoir par courriel à [email protected].
2.3. Sélectionner et envoyer le document dans Lilie
Pour ajouter un document dans le dossier d’un élève, vous devez :
1. cliquer sur le nom de l’élève concerné,
2. cliquer sur le bouton « Ajouter »,
3. cliquer sur « Plusieurs documents » (.
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4. Choisissez sur votre ordinateur le fichier que vous souhaitez envoyer puis validez.
5. Ne modifiez pas le nom du fichier qui s’affiche automatiquement.
6. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » : votre fichier est partagé dans l’ENT Lilie !
Attention : les documents de l’année courante doivent être déposés à la racine du dossier de l’élève
pour un accès plus rapide. L’archivage dans les dossiers des années passée est faite avec un
compte administrateur de gestion pour assurer la pérennité du stockage.
2.4. Supprimer un document
En cas d’erreur, il vous est possible de supprimer un document que vous-même avez mis à
disposition dans le dossier d’un élève. Pour cela, cochez le document que vous souhaitez supprimer,
puis cliquez sur le bouton « Action » → « Supprimer » dans la barre supérieure. Notez que vous ne
pouvez pas supprimer un fichier mis à disposition par quelqu’un d’autre.
3. Consulter les documents concernant un élève
3.1. Accéder au dossier partagé de l’élève
La procédure pour accéder aux dossiers des élèves est identique à celle décrite en 2.2.
Ouvrez le dossier de l’élève pour lister les documents disponibles 2.
Cliquez sur le fichier souhaité, puis sur le lien « Téléchargement ».3
2
3
En fonction des droits qui vous sont attribués dans l’ENT, il est possible que vous n’ayez pas accès à l’ensemble des
dossiers élèves. Si vous constatez une anomalie (vous n’avez pas accès à un dossier alors que vous devriez), faitesle savoir par email à [email protected].
Nécessite un logiciel permettant de lire les fichiers PDF, tel que Adobe Reader (http://get.adobe.com/reader).
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