Fonctionnement du service Evenementiel Animations

Département Evénementiel/ Animations
03/06/2016
Service Evénementiel, mode de fonctionnement
Le Service Animations événementiel a été créé pour soutenir l’activité associative locale, et les différents organisateurs de
manifestations culturelles ou sportives.
Ce soutien se traduit par le prêt de matériel, une aide en communication (programme d’animation et site), conseils aux
organisateurs.
Ce service n’est pas habilité à distribuer des aides financières ou subventions.
Pour quelles raisons nous contacter ?
- annoncer la manifestation.
- Réserver du matériel.
Comment annoncer votre manifestation ?
Par le biais du site internet de la station, et du programme d’animation distribué en Office de tourisme.
1) Annoncer la manifestation :
- Pourquoi ? Pour ne pas rentrer en conflit avec d’autres manifestations et pour bénéficier éventuellement du programme
d’animation et du site internet qui sont gratuits.
- Nous pouvons également communiquer votre manifestation lors de pot d’accueil, sur Facebook etc….
2) Qui peut réserver du matériel :
- Tout organisateur qui ouvre sa manifestation au public (touristique ou habitants locaux).
- Tout organisateur qui met en place un événement sur le territoire la Station des Rousses
- La plupart du temps il s’agit de prêt lorsque la manifestation est à caractère touristique ou avec un caractère
exceptionnel à son activité principale.
3) Comment réserver du matériel :
- Demander au Service Animations, ou télécharger sur le site lesrousses.com une « fiche Demande de prestation »
- Remplir cette fiche type, indiquer les besoins en incluant un maximum de détail. Fichier téléchargeable également sur
le site de la station.
- Indiquer les personnes à contacter, et autres renseignements sur l’association
- Retourner cette fiche au minimum 5 semaines avant le début de la manifestation
Une fois réceptionnée, la demande est étudiée sur sa faisabilité, un mail accusé de réception est retourné. Un second
envoi avec la convention de prêt de matériel, horaires et lieu de rdv est adressé.
4) Récupérer et rendre le matériel
- Les lieux et horaire de rdv sont proposés. Un chèque de caution (1/3 de la valeur à neuf du matériel) et une attestation
d’assurance doit également être fournis pour récupérer le matériel.
5) Evénements privés
En fonction de la disponibilité du matériel, il y a possibilité de location de ce matériel dans des circonstances
particulières telles que, soirée anniversaire, barbecue de quartier, opération commerciale. Dans ce cas un devis est établi
pour validation avant facturation.
6) Liste du matériel à disposition
- Sonorisation plus ou moins légère en fonction des besoins
- Tente Vitabri 3x5m, ou 3x3m avec parois et poids
- Kit table et bancs de buvette
- Filets C de sécurité (10x 20m)
- Filets B
- Rallonge électrique (selon la saison)
- Podium, scène modulable, 80m²
- Projecteurs halogène, ou de spectacle (PAR 64)
- Poursuite 1000W (Projecteur sur axe unique et mobile)
- Ballon lumineux 2000W halogène avec mat
7) Autres services proposés par le Service Evénementiel
- Conseils aux organisateurs sur choix de lieu et date.
03/06/2016 TMB