Exposition et collection itinérante

EXPOSITIONS ET COLLECTIONS ITINERANTES
L'EXPERIENCE DES MUSEES FRANCAIS DU POINT DE VUE DES
REGISSEURS
Au regard du thème de la Conférence européenne des régisseurs à Édimbourg « Think
smart », l'AFROA, Association Française des Régisseurs d’Œuvres d'Art, a proposé une réflexion
sur les « expositions et collections itinérantes » et une intervention sur ce sujet.
Les expositions temporaires sont aujourd’hui un levier incontournable dans la recherche
permanente d'augmentation du nombre de visiteurs. En période de crise économique et face à la
diminution des subventions, il est de plus en plus important pour les musées de réduire leurs
dépenses et de trouver de nouvelles sources de revenus. Étant donné que les expositions sont de
plus en plus chères à produire, le nombre croissant d'expositions pousse les musées à réaliser des
expositions de plus grande envergure et présenter des artistes majeurs. Parallèlement, les musées
travaillent au rayonnement de leurs collections, parmi les plus célèbres du monde, à travers
l’ouverture de structures annexes en France (Centre Pompidou Metz, Louvre Lens) mais aussi en
proposant à d'autres institutions, à travers le monde, des expositions exclusivement avec leurs
œuvres. Nous constatons que les collections françaises et le savoir-faire français sont banquables.
Dès l’origine, ce type d’expositions est développé par des musées en travaux qui, ne pouvant plus
montrer leurs collections dans leurs murs, y voit l’opportunité de les montrer à l’extérieur. Il semble
aujourd'hui que cela soit également devenu une source d'autofinancement. Comment les musées
français gèrent-ils ces expositions in situ et hors les murs ?
Partager l'organisation des expositions itinérantes ou proposer des expositions hors les murs est
devenu de plus en plus fréquent pour les musées français. Cette gestion des expositions implique de
nouveaux défis pour les régisseurs. Comment partager production, responsabilités, organisation et
coûts entre institutions ? Quelle est l'implication du régisseur dans la négociation du contrat ? Que
faire quand les clauses du contrat deviennent des contraintes dans l’exercice du métier de
régisseur ? Comment travailler avec des partenaires étrangers qui ont des organisations et des règles
différentes ?
L’AFROA a soumis ces questions à un panel de régisseurs à l'occasion d'une journée d'atelier
organisée le 20 juin 2012 et complétée par un questionnaire dont vous trouverez ci-après la
synthèse.
Cette synthèse est organisée en cinq parties :
- Contractualisation et rétro-planning / partage des couts et des responsabilités
- Demandes de prêts et exigences des prêteurs
- Modalités et gestion des assurances
- Organisation des transports et convoiements
- Conservation des œuvres
EXPOSITIONS ET COLLECTIONS ITINERANTES
SYNTHESE DE LA JOURNEE D'ATELIER
ORGANISEE PAR L’AFROA LE 20 JUIN 2012
1 / CONTRACTUALISATION ET RETRO-PLANNING / PARTAGE DES COUTS ET DES
RESPONSABILITES
Dans le cadre de l'organisation d'une exposition, différents types de contrats sont utilisés.
Le plus fréquent est le contrat de prêt dit classique qui consiste parfois en une simple lettre
rappelant les conditions de prêt mais il s’agit le plus souvent d’un document établi par le prêteur. Ce
contrat est signé par le prêteur et l'emprunteur ou parfois seulement par ce dernier. Il rappelle les
conditions de prêts et les exigences du prêteur et comprend la plupart du temps la liste des œuvres.
Dans le cas d'expositions itinérantes, le contrat peut être un contrat de coorganisation ou un contrat
de coproduction. Le contrat de coorganisation prévoit le partage des responsabilités et de certains
coûts (scénographie ou régie), celui de coproduction ajoute à cela le partage des recettes voire des
déficits. Ces contrats précisent qui sont les partenaires organisateurs de l'exposition.
Pour les expositions hors les murs, le contrat établi est un contrat d'organisation ou une convention.
Il s'agit d'un contrat de prêt classique auquel s’ajoutent les engagements des parties sur les coûts et
les responsabilités, les modalités d'usage de la mention de l'établissement prêteur et le cas échéant,
la négociation de la dotation. Les signataires de cette convention de prêt sont le prêteur et le musée
ou l’opérateur culturel emprunteur.
Le contenu du contrat :
Outre les conditions de prêt et les exigences du prêteur inhérentes à tout prêt, dans le cas des
expositions itinérantes ou hors les murs, les contrats précisent le partage des coûts et des recettes et
délimitent les responsabilités de chaque partenaire.
Le partage des coûts peut s'exercer dans différents domaines :
− la scénographie
− les honoraires du commissaire voire du scénographe (sur toutes les étapes), le commissariat
(RMN, La cinémathèque française)
− les restaurations, bichonnages, soclages, mannequinages, encadrements
− l'emballage
− le transport
− les convoiements
− l'assurance
− la communication
− le catalogue
− la production audiovisuelle
− les pénalités en cas d'annulation (parfois en plus des clauses pour annulation sauf cas de
force majeure).
Dans la pratique, le partage des coûts n'est pas forcément égalitaire entre les coorganisateurs ou les
partenaires.
Pour les expositions itinérantes, la répartition est variable et fonction du nombre d'étapes.
Pour le transport par exemple, le partage est plutôt simple s'il y a deux étapes mais il se complique
quand les étapes sont plus nombreuses ou qu'une étape s'ajoute en cours d'exposition. La RMN
partage l’ensemble des coûts entre le nombre d'organisateurs. La Cinémathèque française propose
quant à elle la répartition suivante :
− L’étape 1 paie le transport aller des œuvres et l’étape 1
− L’étape 2 paie son étape et le transport des œuvres entre les étapes 1 et 2 puis 2 et 3
− L’étape 3 paie son étape et le transport retour des œuvres
Pour les convoiements, les convoyeurs sont souvent plus nombreux à la première étape, d’où la
nécessité de rééquilibrer les coûts entre les organisateurs.
Pour l'emballage, le partage des coûts se fait équitablement entre les partenaires. Des refacturations
sont parfois réalisées.
Afin de garantir la répartition des coûts, il faut se poser la question du responsable du suivi
budgétaire de toutes itinérances. Doit-on confier cette tâche à une seule personne pour toutes les
étapes ou à une personne par étape ? Il ressort des différents témoignages, qu'il est souhaitable de
définir une organisation responsable du suivi budgétaire de l'itinérance et prévoir des outils de
travail communs. La transmission des informations et la validation des dépenses par chacun est la
clef du bon déroulement de cette opération. La pratique montre que la confiance est plutôt bonne
entre les organisateurs, mais moins évidente avec les prêteurs.
Pour les expositions hors les murs, sauf cas exceptionnels, tous les coûts sont à la charge de
l'emprunteur, une clause particulière du contrat portera, le cas échéant, sur les fees ou la donation
dont l'emprunteur devra s’acquitter s’il souhaite recevoir l’exposition. Ces frais ne sont pas
systématiques même si l'exposition est livrée clef en main.
Les différents contrats pour les expositions itinérantes ou hors les murs posent aussi la question des
responsabilités de chacun des partenaires.
Qui signe les contrats des différents prêteurs quand les demandes sont faites pour toutes les étapes
et non individuellement ? Certains considèrent que la signature par une seule étape enlève toutes
responsabilités aux autres étapes ; une double, voire une triple, signature peut s'envisager. Le
contrat de coorganisation de la RMN précise, par exemple, le partenaire responsable sur chaque lieu
afin de respecter les conditions exigées par le prêteur.
En ce qui concerne l'assurance des œuvres de clou à clou, il faut définir à quel moment se fait le
passage de responsabilité. Au chargement ? Au déchargement ? Au constat ? Quelque soit le choix,
il doit être précisé dans le contrat.
Le problème du partage des responsabilités peut aussi se poser dans le cas d'un marché transport
passé pour maintenir un transporteur sur une itinérance en France par exemple.
Il ressort des différents cas évoqués pendant le workshop qu'il est difficile d'établir des règles et que
chaque contrat est systématiquement adapté. Il a été suggéré de créer un guide ou un code des
bonnes pratiques afin que certaines questions ne se posent plus (surtout à l'international pour limiter
les coûts en période de crise).
La forme du contrat :
Le rédacteur des contrats diffère selon les institutions : coordinateur d'expositions, régisseur,
conservateur, juriste, etc. Le service juridique, même s'il n'en est pas forcément l'initiateur, est
toujours consulté pour sa rédaction.
Dans le cas de coorganisation, le contrat peut être rédigé par l'un ou l'autre partenaire, de façon
individuelle pour chaque lieu ou commune à tous lieux. Le contrat peut aussi être établi par un des
organisateurs avec une société de production qui elle-même gérera directement avec les autres
partenaires. A noter que la liste d’œuvres peut être commune ou pas.
Le choix de la langue de rédaction est régulièrement un problème. Le contrat est le plus souvent
rédigé dans la langue de l'organisateur. Il est parfois traduit dans la langue du partenaire mais pas
systématiquement. Toute traduction doit être réalisée par un traducteur agréé.
De même, la question de la justice compétente en cas de litige est souvent un point de désaccord
entre les signataires du contrat. Les musées prêteurs demandent que le tribunal soit celui de sa
juridiction. La RMN accepte le choix de ses partenaires tout en sachant qu'elle souhaiterait un
traitement au tribunal de Paris.
Les délais de contractualisation :
L'idéal est que les contrats soient signés 18 mois avant la première étape.
Le plus souvent, ils sont signés 3 à 6 mois avant l’ouverture de l’exposition du fait des marchés
publics et même fréquemment seulement la veille de l'ouverture de la première étape.
Les contrats intègrent souvent un rétroplanning ou du moins des dates clefs pour les grandes actions
à mener. Ce rétroplanning idéal n'est presque jamais mis en place et les délais sont rarement
respectés ! Il se pose aussi la question de la mise en pratique du contenu.
Le contrat lui-même ne fait pas toujours l'objet d'un rétroplanning. Il reste une négociation entre les
institutions et sa signature avant le démarrage de l'exposition n'est pas toujours effective. Avoir un
contrat signé avant départ des œuvres n'est donc pas toujours possible. La validation des contrats
par le ministère, nécessaire dans certains pays (Italie, Russie, Roumanie, etc.), peuvent retarder sa
signature. Pour gagner du temps, les contrats sont parfois scannés. De même, la contractualisation
se fait parfois par étape au fur et à mesure voire après l'ouverture de l'exposition.
Le contrat se voit parfois adjoindre un avenant ou un autre contrat quand une étape s'ajoute dans le
cas d'expositions itinérantes. Ces derniers peuvent être rédigés avec l'ensemble des partenaires ou
un seul. L'ajout d'une itinérance est souvent problématique car elle entraîne la renégociation des
prêts, remet en cause certaines répartitions de responsabilités et de coûts et complique les tuilages.
Prévoir les itinérances au plus tôt semble le meilleur moyen d'anticiper les temps de chantier, de
stockage ou les demandes de prolongation des prêts.
2 / DEMANDES DE PRETS ET EXIGENCES DES PRETEURS
On constate des pratiques plutôt communes dans le déroulé des demandes de prêts et les exigences
des prêteurs.
Les demandes de prêts :
Le statut de l'exposition doit être bien défini (coproduction, coorganisation, hors les murs), sinon il
existe un manque de lisibilité pour le prêteur sur le fonctionnement et le partage des responsabilités.
Il faut distinguer les grandes et les petites expositions pour les contrats.
Il est indispensable de définir les acteurs et les interlocuteurs. Bien souvent les prêteurs se réfèrent
plus facilement à la première étape qui est le premier à entrer en contact avec eux.
Les demandes de prêts sont souvent faites dans un délai de 3 à 6 mois avant l’ouverture de
l’exposition pour laisser le temps de passer en commissions de prêts et de préparer les œuvres.
Les documents demandés ne sont pas toujours homogènes :
− contrats de prêt (contrat du prêteur ou contrat de l’organisateur). Il s’agit souvent d’un
contrat type. Il vaut mieux choisir un contrat très détaillé car cela n'empêche pas la
négociation et la souplesse ;
− conventions de prêts ;
− conditions de prêt (souvent présent dans les contrats) ;
− fiches/formulaires de prêt des emprunteurs ;
− display report et échantillons (quelques cas chez les prêteurs anglo-saxons) ;
− lettres de demande ;
− facilities report transmis aux prêteurs (document type). Il est relu par le régisseur (LaM), par
l’assureur (CNAM). Si un problème est constaté, le prêteur choisi d’envoyer un convoyeur.
Cette question touche aussi la confiance qui existe entre l’emprunteur et le prêteur (cas du
CNAM avec des espaces inadaptés).
La diffusion et la communication en amont des conditions de prêt est importante car plus le prêteur
les anticipe et plus il est facile pour l’emprunteur de les appliquer.
Les exigences des prêteurs sur les aspects organisationnels :
Différents type de frais sont pris en charge par les emprunteurs à la demande des prêteurs :
− les loan fees : surtout aux États-Unis, en Allemagne, en Suisse et en Europe du Nord ;
− les frais de dossier ;
− l’assurance ;
− les frais de convoiement ;
− les transports : escorte, transport exclusif ou dédié ;
− les emballages ;
− les constats d’état.
Les frais liés aux convoiements sont variables en fonction de la durée de la mission, du montant du
per diem et du type de billets. La durée des séjours doit prendre en compte le temps des trajets. Il
semble y avoir un consensus sur les durées minimum suivantes :
− En France : 2 jours / 1 nuit ;
− En Europe : 3 jours / 2 nuits ;
− Dans le reste du monde : 4 jours / 3 nuits ;
Il n’y a pas de règles pour le montant des per diem. Ils varient en fonction du lieu d'exposition :
Paris, province ou étranger. Il est proposé d’harmoniser les per diem autour de 75 €. Le montant
exigé n’est pas toujours inscrit sur le contrat, il est alors à négocier. Lorsque les montants demandés
sont exagérés, l’emprunteur négocie avec le prêteur, ou inversement dans le cas des hors les murs.
Le montant des per diem peut faire l’objet d'un accord de réciprocité entre institutions, mais le plus
souvent ce n’est pas le cas.
Les modalités de voyage du convoyeur sont également à prendre en compte, notamment lorsqu’il
s’agit de billets d’avion. On observe des demandes exagérées de voyager en business class. La
question des remboursements de frais de taxis et de transports en commun se pose également.
Il a été relevé que de nombreux convoiements n’étaient pas justifiés. Dans certains cas, la présence
d'un convoyeur et/ou de l'assistant d'un artiste ne parait pas nécessaire. De plus, ce sont parfois les
convoyeurs qui imposent leur planning au lieu de s’adapter aux contraintes de l’organisateur.
Chaque convoiement doit être adapté en fonction de l’installation, de la présentation, du soclage et
du contexte de l’exposition. S’il est possible de mutualiser les convoyeurs pendant les transports, il
est en revanche plus difficile de déléguer la responsabilité de l’accrochage et du constat d'état à un
autre prêteur.
Les exigences en matière de conservation des œuvres :
Il est souvent demandé aux prêteurs de prendre en charge les restaurations nécessaires au prêt des
œuvres. La RMN accepte la prise en charge de bichonnages, alors que Guimet accepte de prendre
en charge des restaurations mais il impose les restaurateurs choisis.
La prise en charge des frais d’encadrement est également souvent demandée par les prêteurs.
Certains prêteurs demandent à connaître la liste des autres œuvres prêtées. Ils peuvent également
exiger de connaître le plan d’accrochage et/ou des vitrines. Les prêteurs ont parfois des exigences
concernant l'ordre de présentation des œuvres dans la scénographie et refusent de quitter
l’exposition s’ils considèrent que leur œuvre est mal présentée.
Les prêteurs ont également des exigences en termes de conditions environnementales. Ces
conditions sont parfois supérieures à l'environnement habituel de l’œuvre, par exemple il peut être
demandé qu’un caisson climatique soit fabriqué alors que l’œuvre n’a pas de protection lorsqu’elle
est conservée dans son musée.
Dans d’autres cas, le prêteur impose ses exigences en termes de planning, il peut demander à être le
dernier préteur à installer ses œuvres. Il peut aussi avoir des exigences sur l'ordre d'enlèvement des
œuvres.
Évolutions constatées des exigences des prêteurs et propositions d’amélioration :
En matière d’assurance : les dispenses d'assurance sont de plus en plus difficiles à obtenir (auprès
du service des musées de France). Le nombre d’assurances imposées par les prêteurs augmente
(États-Unis, pays scandinaves, etc.).
En matière de convoiement : des essais de mutualisation entre les institutions sont réalisés pour les
transports voire l’accrochage. Cette mutualisation s’avère plus délicate lorsqu’il s’agit des constats.
Le montant des per diem reste difficile à négocier, même en cas d’exagération.
Les loan fees sont de plus en plus fréquents.
Les exigences des prêteurs peuvent remettre en question l'emprunt. Les chargés de production et les
régisseurs négocient dans un premier temps. En cas de gros blocage, ils en réfèrent aux directeurs.
La communication entre les prêteurs et les emprunteurs reste primordiale car la confiance entre les
institutions en dépend. Les sentiments sont parfois négatifs à priori, d’où la nécessité d'un guide des
bonnes pratiques.
On constate que les musées dotés de collections disposent d'un avantage certain dans les
négociations (notamment en matière de loan fees et de convoiements). Par exemple, il est parfois
difficile pour la RMN, qui ne dispose pas de collection, de négocier les exigences de convoiements.
Il est rappelé l’importance de l’anticipation, puisque dans tous les cas, plus les exigences sont
connues en amont, plus il est facile d'y répondre.
En cas d’itinérance, chaque lieu peut négocier ses prêts individuellement. Les exigences et les
demandes des prêteurs ne sont pas forcément coordonnées par un seul organisateur. En effet, quelle
institution est responsable quand la demande de prêt n'émane que d'un lieu ? Cela peut donc
engendrer des problèmes avec les prêteurs et notamment un problème de responsabilité par rapport
à l’œuvre.
Il est proposé d’avoir en libre accès sur le site de l’AFROA :
− une grille des per diem suivant les pays ;
− une grille des frais demandés dans le cadre des prêts (frais administratifs, frais de caisse,
etc.).
3 / MODALITES ET GESTION DES ASSURANCES
Les prêts et les emprunts dans le cadre d’expositions nécessitent d’assurer les œuvres en transport et
séjour. Ces assurances peuvent être de deux types :
− la garantie d’État
− une assurance commerciale privée qui pourra être imposée par le prêteur ou proposée par
l’emprunteur.
Il existe des dispenses d’assurance entre musées français.
Concernant l’assurance des collections permanentes, deux cas peuvent se présenter :
− elles ne sont pas assurées
− elles sont assurées par le musée en dommages uniquement c’est-à-dire en restaurations
Ex : Centre Pompidou, Giverny, musée du quai Branly
Garantie d’état proposée par l’emprunteur :
Les modalités des garanties d’État sont différentes d’un pays à l’autre. Une traduction en français
est incontournable avec relecture du service juridique de l’institution. Le coût et les délais de
traduction sont à prendre en compte.
Les garanties d’État sont proposées au prêteur qui peut refuser. S’il existe une franchise dans la
garantie d’État (cf. garantie d’État française), il faut savoir qui la couvre et quel est son seuil. Il
s’avère important de conserver la mémoire de l’historique d’acceptation des garanties d’État et de
ses modalités : exclusions, seuil de la franchise, assurance privée, négociation des conditions, etc.
Exemple : le Centre Pompidou a développé un tableau de suivi sur plusieurs années.
Dans le cas de la garantie d’État, le principe de réciprocité est très important. Par exemple, l’Italie
refuse systématiquement les indemnités gouvernementales proposées par les autres pays car cela
n’existe pas en Italie.
Plusieurs questions restent posées : en cas de litige, quel tribunal est compétent ? Existe-t-il une
jurisprudence ?
Assurance commerciale imposée par le prêteur ou proposée par l’emprunteur :
L’intérêt de l’emprunteur est de n’avoir qu’un assureur global pour son exposition alors que
l’intérêt du prêteur est que ses œuvres soient assurées par son assureur habituel.
La variation du taux des assurances dépend des négociations du prêteur et de l’emprunteur d’où un
impact financier avantageux ou désavantageux. Il est intéressant pour les institutions et les assureurs
de développer des relations privilégiées à long terme dans le respect du cadre des marchés publics
(mieux disant).
Il y a plusieurs types de marché d’assurance :
− Marché à bon de commande avec un assureur pour une période donnée.
− Exemple de la RMN qui a un contrat avec Gras Savoye pour assurance sous un seuil défini
et fait une mise en concurrence lorsque ce seuil est dépassé
Lorsque l’assurance est imposée par le prêteur, une justification est exigée par les services
juridiques afin d’obtenir une dérogation et sortir du cadre du marché. Dans le cas des collectivités
territoriales, un travail de pédagogie plus important est nécessaire pour faire accepter les exigences
des prêteurs en matière d’assurance.
Dans le cas où le prêteur accepte l’assurance proposée par l’emprunteur, le prêteur doit analyser en
détail les polices d’assurance et notamment les clauses restrictives. Une traduction en français est
incontournable avec relecture du service juridique de l’institution. Il est nécessaire de prendre en
compte le coût, le problème de traduction et les délais supplémentaires. Si le volume de prêt est
important, cette analyse constitue un énorme travail pour le prêteur (étude et négociation avec le
prêteur pour modification des clauses). Pour éviter cela, certains prêteurs imposent leur propre
assurance d’où un gain de temps et d’allègement de la charge de travail pour les régisseurs. C’est le
cas du Centre Pompidou. A contrario, le musée du Louvre et la BNF étudient les polices des
assureurs proposés par les emprunteurs.
De même, si un nombre de prêteurs important impose leur assureur, il est important pour
l’emprunteur d’avoir le détail des conditions d’assurance en amont et que cette exigence soit
formalisé dans le contrat comme une condition du prêt. L’impact sur le budget assurance n’est pas
négligeable.
Il faut faire attention aux clauses particulières notamment pour les sinistres. En France, les
collections françaises sont imprescriptibles, inaliénables ce qui n’est pas le cas dans les autres pays.
Les prêteurs français doivent le cas échéant faire modifier certaines clauses des assurances
étrangères. Exemple : en cas de perte partielle (dévalorisation de l’œuvre), certaines assurances
exigent de récupérer les restes de l’œuvre en échange du remboursement total.
Il a été constaté qu’il n’y a pas d’homogénéité dans le traitement des dossiers d’un prêteur à l’autre
quand ces derniers imposent leur assureur, soit :
− La demande d’assurance émane directement du prêteur et l’emprunteur reçoit directement la
facture et le certificat : solution privilégiée par l’emprunteur.
− L’emprunteur doit contacter lui-même l’assureur du prêteur pour demander l’assurance des
œuvres prêtées : problème de délais ou de réactivité (demande de prolongation).
Le cas des expositions itinérantes :
Il existe différents cas de figure pour l’assurance en cas d’itinérance :
− Soit un unique assureur est choisi pour toutes les étapes (co-assurés) ;
− Soit les modalités d’assurance sont différentes selon les étapes (deux assureurs privés, une
garantie d’état et une assurance privée, deux garanties d’état, …).
En cas d’itinérance, il est fondamental de définir et de contractualiser ce qui déclenche de transfert
d’une modalité d’assurance à une autre. L’un des déclencheurs est le constat d’état. La difficulté est
alors d’élaborer le constat avec rigueur en fonction des itinérances afin de maintenir un document
unique et de tracer la responsabilité en cas de sinistre. Dans le cas de constats contradictoires,
la présence d’un restaurateur est indispensable. On constate cependant qu’il n’y a en général pas de
soucis pour le règlement des sinistres. Dans le cas d’un dommage résultant d’une infestation ou
autre sinistre non visible immédiatement mais déclarée ultérieurement, on ne sait pas à qui imputer
la responsabilité du sinistre. Certains assureurs font figurer ces cas de figure dans les exclusions.
Il a été relevé qu’il est difficile d’obtenir des collectionneurs privés un constat d’état au départ de
l’œuvre. Ils sont de plus en plus sensibilisés à cet aspect. Il est proposé d'envoyer un restaurateur
chez le prêteur aux frais de l’emprunteur pour réaliser le constat et prévenir des abus de déclaration
de sinistre au retour des œuvres chez les prêteurs.
Il est rappelé l’importance de faire voyager les constats avec les œuvres et d’informer le prêteur à
chaque étape s’il n’envoie pas de convoyeur.
Il y a des problèmes de pré-paiement de la prime avant le début de l’exposition et des limites
imposées de couverture d’assurance (en général un mois après la date de clôture). Un exemple a été
cité à 6 mois après la date de clôture, ce qui n’est pas viable en cas d’itinérance.
Une exposition itinérante dans plusieurs pays peut entraîner plusieurs garanties d’état.
Valeur des œuvres :
La France travaille en valeur agréée mais cela n’est pas toujours le cas dans les autres pays.
Si le pays de l’emprunteur travaille en valeur déclarée, il peut vouloir remettre en question le
montant de la valeur agréée par le prêteur français. Les emprunteurs français n’ont pas l’habitude de
négocier le montant des valeurs d’assurance des œuvres empruntées.
Cas de non assurance :
Il est possible entre musées français de ne pas assurer les œuvres. L’État prêtant à l’État, en cas de
disparition totale ou vol, l’œuvre est rayée des inventaires.
Les différents cas de non assurance rencontrés sont les suivants :
− Dispense entre institutions du fait d’une convention de non assurance existant entre les
établissements pour le séjour en exposition. Exemples : conventions entre musées de la Ville
de Paris, RMN, Centre Pompidou, Musée du Louvre, Musée d Orsay, etc. Ces conventions
sont-elles virtuelles ou réelles ? Quelle est leur véritable valeur juridique ? Les régisseurs
ont soulevés un problème d’accès à ces conventions. Peut-être est-il nécessaire de les
remettre à plat ?
− Conventions au cas par cas : demande de dispense possible pour un établissement pour une
exposition auprès de la DGP.
− Cas particulier de l’art contemporain : doit-on assurer les œuvres à protocole, les copies de
DVD, les retirages modernes, etc. ? D’autant plus quand les copies sont réalisées aux frais
de l’emprunteur et détruites après l’exposition.
Certaines institutions prennent une assurance complémentaire pour couvrir uniquement les
restaurations en cas de sinistres sur les œuvres prêtées non assurées. Le montant de la prime est
alors moins important par rapport à une assurance tous risques et évite le paiement de factures non
budgétées.
4 / ORGANISATION DES TRANSPORTS ET CONVOIEMENTS
La responsabilité de chacun des intervenants en matière de transport et de convoiement des œuvres
empruntées est définie par le profil de l’exposition.
Transport :
Le régisseur doit vérifier les conditions de transport des œuvres par rapport aux exigences
imposées, notamment pour les pays à risques et sensibles.
Il a été rappelé l’importance de la transmission de la documentation de l’exposition en cas
d’itinérance et du suivi des documents d’un lieu d’exposition à l’autre (constat, rapport de
restauration, colisage et modifications etc.).
Le nombre de transport et la répartition des œuvres est déterminé par la valeur patrimoniale et la
valeur d’assurance des œuvres.
Le transport en groupage apporte une économie budgétaire indéniable mais pose la question du
problème de traçabilité des œuvres (lieux de stockages), de visibilité des plannings et des délais de
livraison.
Certains prêteurs imposent leur transporteur d’où des difficultés pour les régisseurs de respecter les
règles de mise en concurrence imposées par le code des marchés publics.
Dans le cas des coorganisations et coproductions :
La coorganisation et la coproduction est caractérisée par plusieurs organisateurs donc plusieurs
interlocuteurs pour tous les intervenants. La répartition des responsabilités doit être définie et
contractualisée le plus en amont possible. Il n’existe pas de règle générale, tout dépend de la
négociation entre les coorganisateurs / coproducteurs.
Il existe des disparités de moyens et d’espaces entre les coorganisateurs / coproducteurs qui peuvent
jouer sur la liste des œuvres et la négociation des coûts. Doit-on imposer qu’un représentant de
l’autre l’institution soit présent au moment du transfert de responsabilité ou favoriser la confiance
entre institutions ? Un convoiement du régisseur ou d’un membre de l’équipe de l’autre structure
pour aider au montage et faire part de son expérience ne serait-il pas une solution ?
Si un seul transporteur est en charge de toute l’itinérance cela permet un meilleur suivi.
Si un nouvel organisateur est ajouté en cours d’organisation, de nouveaux problèmes surgissent tels
que la répartition des coûts, le respect des délais et le contractualisation, surtout dans le cas des
marchés publics.
Dans le cas d’une reprise :
La reprise est caractérisée par un organisateur unique donc un interlocuteur unique pour tous les
intervenants.
L’organisateur est responsable de l’organisation du transport et des convoiements pour toutes les
étapes. Pour le musée d’accueil, il peut y avoir une impression de perte de décision et de contrôle.
Dans le cas d’expositions hors les murs :
Une exposition HLM est une proposition d’exposition clef en main à partir de la collection d’un
prêteur. L’emprunteur est responsable de l’organisation du transport et des convoiements des
œuvres mais il doit se concerter avec le prêteur.
Les HLM font souvent l’objet d’un fee à payer par l’emprunteur en plus des coûts d’assurance, de
transport et de convoiements. Les fees ne sont pas exigés entre institutions françaises.
Convoiement :
Pour quelles raisons exiger un convoyeur ?
− une valeur d’assurance élevée ;
− la fragilité des œuvres prêtées ;
− la difficulté d’installation des œuvres (convoiement technique) ;
− des emballages et des manipulations délicates.
Qui décide de la nécessité d’envoyer un convoyeur ? Le plus souvent la décision est prise en
commission de prêt.
Qui a la responsabilité des convoiements dans le cas de dépôts ? Le déposant ou le dépositaire ?
De plus en plus de prêteurs n’envoient pas de convoyeur entre deux étapes, laissant ainsi la
responsabilité des œuvres à l’organisateur. Les œuvres voyageront avec l’ensemble de l’exposition
convoyée par un des coproducteurs ou coorganisateurs.
Le cas du convoiement délégué :
Pourquoi proposer un convoiement délégué ? Par manque d’effectifs ? Pour réaliser des économies
financières ou pour diminuer le bilan CO² ?
Deux cas de figure peuvent se présenter :
− Demander à une autre institution participante de convoyer soulève plusieurs questions :
Quelle est la responsabilité du convoyeur délégué sur une œuvre qui n’appartient pas à son
institution ? Quelles tâches doit réaliser le convoyeur délégué (supervision transport,
chargement, emballage, constat, etc.) ? Le convoyeur délégué doit-il signer les constats ? Si
oui quelle est la valeur de cette signature ? Les tâches assignées au convoyeur délégué
doivent être consignées par écrit.
− Convoiement sous-traité ou externalisé, exemple de la Fondation Giacometti.
Les coûts doivent être anticipés.
Il a été signalé des difficultés pour le régisseur à planifier les arrivées d’un grand nombre de
convoyeurs sur un chantier de montage d’exposition qui dure en moyenne deux semaines. Il est
compliqué de concilier les convoyeurs qui veulent arriver au dernier moment et combiner transport
camion/avion et déballage/constat/installation de l’œuvre dans la foulée.
Les compétences et la formation des convoyeurs :
Certaines institutions ont développé des guides du convoyeur, exemples du Centre Pompidou, du
département des peintures du musée du Louvre et du musée du Quai Branly.
Faut-il développer une charte commune du convoiement ? Existe-t-il des formations internes ?
Il existe dans les institutions des listes de personnes habilitées à effectuer un convoiement simple ou
technique.
5 / CONSERVATION DES ŒUVRES
Les délais de préparation et de production des œuvres sont de plus en plus courts face à des
programmations de plus en plus lourdes.
Comment minimiser l’impact des transports et de l’exposition sur les œuvres ?
− anticipation et gestion des risques lors du transport ;
− vérification et contrôle des conditions d’exposition chez l’emprunteur.
Comment continuer à bien conserver l’œuvre en situation d’exposition et de transport ?
Les exigences en matière de conservation peuvent être très différentes d’un prêteur à l’autre
(demande de relevé d’hygrométrie, etc.) ce qui entraîne une adaptabilité de la part du régisseur du
musée emprunteur et un travail supplémentaire.
Anticipation et gestion des risques lors du transport :
Il faut prendre en compte différents niveaux de risques selon les pays d’exposition et l’institution de
destination :
− Traçabilité de l’œuvre ;
− Vérification de la chaîne des opérations et des intervenants qui manipulent l’œuvre ;
professionnalisme des équipes, spécialisées en œuvres d’art ;
− Emballage à adapter selon la destination, le nombre d’étapes, le type et la complexité du
transport. Un aller-voir peut s’avérer indispensable ;
− Vibrations notamment pendant le transport camion et pendant les phases de ruptures de
charge ;
− L’utilisation de « mouchards » sur les œuvres est de plus en plus fréquente : RFID, suivi
GPS, data logger.
Vérification et contrôle des conditions d’exposition chez l’emprunteur :
Au moment de l’accord prêt, les conditions de présentation liées à la conservation sont imposées par
le prêteur : mise sous vitrine, mise à distance, taux d’hygrométrie, nombre de lux maximum, etc.
Il est important de sensibiliser de tous les acteurs aux conditions de conservation des œuvres :
commissaires, scénographes, etc. L’un des rôles du régisseur est d’être le médiateur entre ces
acteurs et le prêteur, d’où l’importance d’associer les régisseurs à l’élaboration du projet
d’exposition. Exemple de la BNF qui a retirée ses œuvres parce que les conditions proposées par le
lieu d’exposition ne convenaient pas.
Ce qui doit être vérifié :
− Les facilities reports : s’ils n’existent pas (notamment dans les lieux non adaptés aux prêts :
église, écoles etc.), certains musées, comme le Louvre, envoient des questionnaires ;
− Les chantiers et les travaux de scénographie ;
− Les systèmes d’accroches et les solutions techniques proposées ;
− La sécurisation des œuvres : l’emprunteur est parfois plus rigoureux que le prêteur sur la
sécurisation des œuvres ;
− Les vitrines climatiques et mises à distance ;
− Les modalités d’accrochage et de soclages : prise en charge financière et réalisation par
l’emprunteur. On constate des difficultés de transmission (coordination) à l’emprunteur et
des difficultés pour ce dernier à réaliser un système complexe sur mesure sans avoir l’objet à
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disposition. Ne serait-il plus sûr de faire voyager les socles avec les œuvres (par exemple,
les textiles) ? Ne serait-il pas possible de réaliser le socle avant le départ sur devis et bon
pour accord aux frais de l’emprunteur ? Dans ce cas, il est important de la prévoir le plus tôt
possible pour que l’emprunteur anticipe ces coûts. Ne serait-il pas possible de faire des allervoir ? Cela dépend de l’origine des prêts et de disponibilité du prêteur. Une autre possibilité
serait de réaliser le soclage sur place à réception de l’œuvre par l’emprunteur ou un
prestataire. Cela pose alors la question du délai de livraison de l’œuvre et de la présence
d’un atelier et/ou d’un prestataire et/ou d’un convoyeur sur le lieu d’exposition. Le prêteur
n’est pas sûr des moyens qu’il va trouver sur place ;
En ce qui concerne les œuvres complexes, il faut fournir un plan précis à l’emprunteur pour
l’élaboration de la cimaise ou de la scénographie afin de respecter l’intégrité de l’œuvre
(cimaise renforcée si poids important, installation avec une scénographie spécifique etc.) ;
La maintenance : qui peut toucher à l’œuvre pendant son séjour et pour faire quoi ? Un
restaurateur, la maintenance est un poste à part entière de plus en plus lourd ;
Un envoi régulier des relevés hygrométrie aux prêteurs et des relevés d’incidents ;
L’hygrométrie : exigences des prêteurs idéales mais pas toujours respectés chez eux.
Le rôle du convoyeur est notamment de vérifier les conditions d’exposition des œuvres prêtées.
Dispose-t-il de matériel à emporter pour remplir son rôle ? Quid d’un kit du convoyeur (matériel
nécessaire).
Pour les œuvres complexes, le contrôle par un convoyeur est nécessaire et il est important qu’il
dispose des compétences adaptées : il faut « envoyer le bon convoyeur pour la bonne œuvre ».
Les règles de conservation imposées par le musée peuvent être plus rigides, voire contradictoires
par rapport à celles imposées par l’artiste.
Itinérance des expositions :
En cas de longue itinérance, qui peut aller jusqu’à un an, il y a un vrai impact sur la conservation.
Les changements de liste d’œuvres :
− Les rotations d’œuvres en cas d’œuvres sensibles à l’exposition (photographies et dessins) :
soit un lot d’œuvres est envoyé dès la première étape avec stockage en réserve, soit envoi et
retour d’œuvres au fur et à mesure des étapes. Il y a un risque d’erreur et de présentation de
la même œuvre dans le premier cas qui peut-être résolu par l’envoi d’un convoyeur. Il y a
également un problème immobilisation des collections. Selon le type d’œuvre, l’itinérance
peut être limité à un lieu, d’où la frustration du coproducteur de ne pas avoir certaines pièces
importantes de l’exposition ;
− Itinérance des éléments scénographiques.
Contrôle de l’état de l’œuvre :
− Constat : en cas de sinistre, distinction entre usure et dégradation (cf clause particulière sur
l’usure naturelle des œuvres), l’usure est inévitable en cas de prêt ;
− Tirages modernes
Concernant la préparation des œuvres en amont de l’exposition : qui doit prendre en charge les
coûts de constat, de restauration, d’encadrement, de bichonnage ? Ces frais sont le plus souvent
impactés à l’emprunteur. Le MAC/VAL prête ses œuvres en l’état ou finance lui-même les
restaurations avant le prêt. S’il n’a pas de budget nécessaire, alors il ne prête pas, il considère que
ces restaurations font partie des missions du musée. Concernant l’encadrement, le Musée d’Orsay
ne fait pas payer ces frais aux emprunteurs, contrairement à la BNF, au Musée Quai Branly et au
Centre Pompidou.
La question de l’éthique du prêt « rémunéré » a été abordée. L’intérêt financier ne prime-t-il pas sur
la conservation des œuvres ? Certains prêts sont accordés en échange d’une restauration ou
d’analyses des œuvres plus poussées au C2RMF.
Qu’en est-il des œuvres qui n’ont pas été préparées avant l’arrivée dans l’institution emprunteuse ?
Doit-on intervenir sur l’œuvre ? Qui doit prendre en charge des interventions éventuelles ? En
réaction à ces problèmes, il est rappelé l’importance du constat qui permet de prouver l’état de
réception de l’œuvre. Les contrats sont de plus en plus lourds et restrictifs là où il y aurait besoin
d’adaptation et de dialogue.