Lettre OPTIM`Gestion 12
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Lettre OPTIM`Gestion 12
© Sept. / Oct. 2008 Une gestion interne plus performante pour votre cabinet d’expertise comptable ! édito sommaire Par Stéphane REGNIER Directeur RC&A Consulting DOSSIER SPÉCIAL « PRODUCTIVITÉ » p2 (3e partie) L’offre • Agiris : La chaîne de production comptable p 3 • AZUR/CADOR : - Dématérialisation des pièces, productivité et travail collaboratif - ACD banque : module de récupération et d’intégration des fichiers bancaires p 3 • CEGID : Scan Expert p3 • EIC : Démat’Expert p3 • SAGE/COALA : - ScanBANK - ScanFACT • Stéphane GASCH, Directeur des études informatique du CSOEC, directeur de Jedeclare.com p4 Séminaire « Productivité » p4 • Séminaire « Doublez le résultat de votre cabinet » - Stéphane REGNIER Le 30 Octobre 2008 à Paris • Nouveauté : Quéoval, la gestion de cabinet en SAAS • AZUR CONCEPTION : SuiteExpert Actualité de la gamme stand T10 du C ongrès de Paris Comment augmenter la valeur de votre cabinet ? Après RC&A en 1999, nous fondions RC&A Consulting en 2006 avec comme slogan « Augmentez la valeur de votre cabinet » ! A vrai dire, les pistes sont relativement faciles à identifier… mais plus complexes à mettre en œuvre ! Citons notamment : 1/ multiplier le nombre de vos clients 2/ augmenter vos honoraires à portefeuille égal 3/ accroître votre productivité et votre rentabilité 4/ maîtriser (ou réduire) les charges de votre cabinet 5/ mieux communiquer pour mieux valoriser votre cabinet. Nous poursuivons et terminons dans ce numéro 12 notre suite d’articles sur le thème de la productivité : gageons qu’il sera suivi de nombreux développements… Mais si ces pistes semblent évidentes, reste à poser la question fondamentale : y-a-t-il un ordre logique pour engager ces actions ? Nous pensons que oui… p4 • Les outils du coach : Roger BLOSER Les étapes de notre évolution Découvrez Chacune de ces cinq pistes seront traitées dans des numéros à suivre d’Optim’Gestion. p4 Banques et Institutions • Philippe DE MEYER, Responsable Professions Libérales dans le Groupe Banque Populaire • L’invitée : Catherine BOUILLAND, Consultante qualité dans les cabinets Numéro 12 Pourtant, à l’examen des actions engagées dans les cabinets rencontrés dans nos missions, tout indique que les dirigeants ne possèdent pas toutes les informations « stratégiques » (pourtant à portée de main) pour ordonner des priorités et mesurer l’efficacité de leurs actions. Chacun fait « un peu tout » à la fois, souvent empiriquement, parfois dans la douleur, l’efficacité globale en est réduite d’autant, sans compter le découragement de ne pas voir ses efforts récompensés à leur juste mesure. p5 Nous sommes confrontés dans nos accompagnements autour des outils de la gamme StratéGo à la nécessité impérieuse de freiner l’enthousiasme des dirigeants, à les obliger à se poser pour collecter puis analyser diverses informations, afin de définir objectivement des choix stratégiques puis mesurer les résultats obtenus. p5 Car enfin : qui mesure vraiment et finement des gains (productivité, rentabilité) aujourd’hui dans son cabinet ?... p5 Le congrès de Paris approchant, de nombreux outils vont être achetés sur les stands dans une relative improvisation, par effet de mode ou d’imitation, et parfois « à l’impulsion » : ce travers, paradoxalement fréquent chez des professionnels pourtant cartésiens, risque d’entraîner bien des échecs. Car l’outil seul, sans réflexion initiale et sans méthode, crée plus de problèmes nouveaux qu’il n’en résoud. p5 p5 Dans une période de grands changements et de grandes perturbations endogènes à la Profession, doublée d’un environnement économique récessionniste et incertain, il est grand temps que les cabinets s’occupent enfin sérieusement de leur client le plus négligé. Eux-mêmes !... Copyright RC&A Consulting - SEPTEMBRE/OCTOBRE 2008 - Toute reproduction interdite DOSSIER SPÉCIAL PRODUCTIVITÉ Troisième partie Dans notre lettre n° 8, nous avions identifié les 7 leviers de la productivité d’un cabinet. Ce dossier ayant rencontré un intérêt important de nos lecteurs, nous avons poursuivi dans la lettre n°11 par un point sur les outils existants et des pratiques. ➜ Nous vous proposons dans ce n°12 un tour complet des solutions présentes (et futures) des éditeurs majeurs de la Profession. Les télétransmissions ne sont plus l’apanage de spécialistes, tous les éditeurs du marché ont intégré des fonctionnalités autour de ce protocole. Cependant, il reste encore de réelles différences de productivité entre la simple intégration d’un fichier ETEBAC et l’automatisation complète (de la récupération du fichier sur le serveur bancaire jusqu’à l’intégration dans le journal de banque après codification pré-paramétrée). Bref, certains éditeurs gèrent l’ETEBAC plus par souci commercial que par réelle conviction. Mais tous les logiciels savent aujourd’hui traiter un fichier Etebac, ce qui est bien le signe que ce procédé, au minimum efficace, est rentré dans les mœurs. La scannérisation des pièces, plus récente, dispose, comme nous l’avons vu, de deux intérêts majeurs : • Visualiser l’image de la pièce par un simple clic depuis une écriture est un confort évident pour la révision. On le sait depuis longtemps, et certains logiciels permettent de scanner une facture pour l’associer à une écriture d’immobilisation depuis… près de 10 ans. Ce côté « gestion électronique de document » de la dématérialisation des pièces est d’ailleurs le seul atout qui soit systématiquement apprécié par les collaborateurs, les experts et… les clients eux-mêmes, lorsqu’ils ont l’occasion d’en profiter. Dans les années à venir, cette visualisation des pièces à l’écran continuera à motiver de plus en plus de cabinets… et donc d’éditeurs. • L’autre grand intérêt de la scannérisation, c’est l’intervention possible de la reconnaissance de caractères (nommée « ROC », « OCR », voire « LAD », selon les cas) pour extraire des données des pièces (fournisseur ou client, date, montants, libellés…) et produire une écriture de façon automatisée. Si la technologie progresse vite, les taux d’identification correcte, encore proportionnels à la qualité de paramétrages, dépendent encore de trop de conditions diverses pour séduire à grande échelle. Certains éditeurs majeurs n’ont pas fait le pas de l’intégration d’un moteur de reconnaissance de caractères. Mais il y a déjà plusieurs solutions sur le marché, et de plus en plus d’utilisateurs satisfaits. • D’autres atouts vont sans doute accélérer le développement de la dématérialisation des pièces : - l’accès généralisé à Internet en haut débit - la démocratisation des petits scanners avec des rapports qualité/prix de plus en plus performants - et enfin la lente mais réelle évolution des factures vers des documents de plus en plus propres et lisibles,– voire déjà dématérialisés – permettent à de plus en plus de clients de se charger eux-mêmes de la scannérisation. Reste que le cabinet – toujours lui ! – devra assurer l’éducation des clients pour assurer cette tâche. Pas convaincu ? Rappelez-vous les railleries lorsque les premiers fax sont arrivés sur le marché… Vous découvrirez dans ce dossier les informations utiles sur les solutions proposées par les éditeurs majeurs de la Profession. Et demain, alors ? Nous vous proposons deux axes de réponse : • d’abord, la Banque Fédérale des Banques Populaires, a accepté de nous donner sa position de fournisseur de matière première pour les Cabinets. Vous découvrirez ici la vision d’un des partenaires bancaires les plus engagés autour de la profession. • enfin, en conclusion de ce grand dossier, et pour voir encore plus loin, Stéphane GASCH, conseiller du Conseil Supérieur pour les questions des nouvelles technologies, nous dévoile ses travaux d’anticipation et sa vision des gains de productivité dans les années à venir. Pour tous les sujets évoqués dans les lettres n°8, n°11 et dans le présent numéro, autour de la productivité, n’hésitez pas à joindre directement Gauthier ROUSSEL au 06 89 06 03 84. Un séminaire « Productivité » faisant le point sur les plus récentes évolutions de ce sujet est organisé le 21 Octobre 2008 à Paris : il procurera aux cabinets présents une méthode inédite pour analyser son portefeuille clients afin d’adapter les outils et optimiser ses méthodes de gain de productivité. Pour en savoir plus, cliquez ici. Rappel des liens vers les articles « productivité » de la lettre n° 11 : Accélérer la saisie des journaux de banques Accélérer la saisie des journaux d’achat et de vente Jedeclare.com fournisseur de gains de productivité Témoignage du cabinet BALLATORE ET CHABERT Téléchargez ici (article en lecture libre) Téléchargez ici (article en lecture libre) Téléchargez ici (article en lecture libre) Téléchargez ici (article en lecture libre) L’offre La chaîne de production comptable La chaîne de production comptable AGIRIS intègre de nombreuses fonctions vous amenant des gains importants de productivité, dont en particulier : • L’intégration et la reconnaissance automatique des relevés bancaires dans ISACOMPTA au format ETEBAC, qui permet de gagner un temps considérable en saisie sans aucun outil intermédiaire • La télétransmission et la génération de PDF dans votre GED, disponibles dans tous les modules • L’attachement d’images scannées aux écritures, aux immobilisations et emprunts, au programme de révision, pour gagner du temps lors de la révision Au total, une chaîne de production réellement et totalement intégrée, qui vous épargne toutes les fastidieuses opérations de transfert entre modules. Téléchargez la suite de l’article ici (article réservé aux abonnés) ACD BANQUE AzurConception et Cador/Dorac innovent via leur gamme SuiteExpert au travers de nombreuses nouveautés liant le cabinet et ses clients : un système collaboratif de scannérisation de pièces par les clients couplé à un assistant de saisie sur images au cabinet. Bénéfices cabinet • Plus de perte de temps dans la numérisation des pièces (c’est le client qui s’en charge). • Automatismes d’affectation et de saisie. • Externalisation de la saisie. • Organisation, classement et disponibilité des images liées. Bénéfices clients • Plus de déplacement pour déposer les pièces. • Les pièces papier ne sortent pas de l’entreprise et peuvent être directement classées. • Suivi des pièces déposées. • Service client -> Via internet, la Ged du cabinet est mise à disposition du client. Il y retrouve tous les documents déposés et produits par le cabinet dans un classement arborescent : bulletins, déclarations, situations, liasses fiscales, contrats, pièces …. Téléchargez la suite de l’article ici (article réservé aux abonnés) • Un module de récupération et d’intégration des écritures bancaires. Téléchargez la suite de l’article ici (article réservé aux abonnés) Scan Expert Après les produits Xperts du groupe SAGE et Démat’Expert d’EIC, voici un nouveau produit de scanérisation de pièces proposé par le groupe CEGID. Ce dernier propose deux solutions couplées à des scanners HP : • scanérisation au cabinet • scanérisation chez le client et transmission via le portail eWs. Explications… Téléchargez le diaporama ici (article réservé aux abonnés) Le Groupe CEGID complète et enrichit son offre de produits à l’attention de la Profession Comptable avec des modules dédiés à la collecte des mouvements bancaires : • Cegid Expert Etebac : pour les utilisateurs de la gamme Cegid Expert • Quadra Expert Etebac : pour les utilisateurs de la gamme Quadra Expert Téléchargez la plaquette ici (article réservé aux abonnés) • CCMX Expert Traitement Etebac : pour les utilisateurs de la gamme CCMX Expert. Pour encore améliorer la productivité de la solution informatique du cabinet, ces options permettent : • La collecte automatique à fréquence régulière des relevés via le compte Jedeclare.com ou CegidJedeclare.com • La collecte automatique à fréquence régulière des relevés par télécommunication avec les établissement bancaires. • L'imputation comptable automatique des mouvements par analyse des données reçues • La saisie corrective ou complémentaire immédiate • L'intégration automatique dans les dossiers comptables • La traçabilité de toutes les opérations, du relevé à l'écriture Simples à mettre en œuvre, ils simplifient les travaux répétitifs en offrant une fiabilité inégalée dans la saisie des informations comptables. Intégrés aux solutions Cegid, ils évitent le recours à des produits additionnels générateurs de complexité inutile.* Avec ces nouveaux modules, les utilisateurs peuvent "passer à la vitesse supérieure" DÉMAT’EXPERT EIC a depuis toujours prouvé sa quête de la productivité dans les cabinets avec REV’AO dès 1997. Outre la RAO dont EIC fait toujours aujourd’hui figure de spécialiste, l’éditeur a encore récemment étendu son offre en matière d’outils productifs avec DEMAT’EXPERT® lancé il y a un an au Congrès de Lille. DEMAT’EXPERT® est un concentré de nouvelles technologies en matière de dématérialisation. Il est composé de 2 principaux modules "BANQUE" et "FACTURE" savamment couplés à un moteur d’OCR/LAD de dernière génération qui permet d’offrir toute la productivité attendue de la dématérialisation, grâce à des taux de reconnaissance proches des 100%. Téléchargez la suite de l’article ici (article réservé aux abonnés) grée apporte un gain de temps complémentaire pour la révision du dossier grâce à l’association entre chaque écriture comptable générée et l’image de la pièce comptable correspondante. Elle permet également de réponse pertinente à la réalité des besoins mettre ses factures à disposition du client, sur dans un cabinet comptable, quelle que soit support CD Rom. sa taille. De nombreuses fonctionnalités et automatismes permettent d’obtenir un gain Téléchargez la plaquette ici de temps optimal sur le traitement comptable (article réservé aux abonnés) des données bancaires. ScanBANK et ScanFACT Xperts sont des Téléchargez la plaquette ici solutions ouvertes et interfacées avec l’en(article réservé aux abonnés) semble des logiciels de production comptable du marché. Les clients sont accompagnés ScanFACT Xperts permet la dématérialisation dans la mise en place de la solution, les relations des factures, à partir de tout type de matériel, avec le réseau bancaire, la formation et l’asscanner de production ou copieur numérique, sistance des utilisateurs, par une équipe depuis le cabinet d’expertise comptable ou dédiée de spécialistes. directement chez son client. Le puissant moteur de reconnaissance de caractères, associé à De plus, le rapprochement récent d’Xperts une expertise de la technique de vidéoco- avec la division Sage experts-comptables a dage, acquise par l’expérience de plusieurs permis de renforcer le développement de années, permettent là encore de bénéficier ces solutions pour le plus grand bénéfice des clients et leur apporte la garantie de la du gain de productivité le plus fort. La Gestion Electronique de Documents inté- pérennité de leur investissement. S CAN BANK ET S CAN FACT ➜ Hervé GALLOUIN, fondateur, en 1993, et gérant d’XPERTS jusqu’en juin 2007, est désormais responsable Développement de l’offre Xperts au sein de la branche SAGE Experts Comptables. Il nous donne succinctement la vision des produits ScanBANK et ScanFACT désormais au catalogue du groupe SAGE. Les solutions de gain de productivité sur les opérations de tenue comptable ScanBANK et ScanFACT Xperts sont devenues de véritables références sur le marché des cabinets d’expertise comptable avec près de 3000 clients utilisateurs, et ce depuis plus de 10 ans. ScanBANK Xperts est une plateforme de traitement des données bancaires ouverte à tous les vecteurs de récupération disponibles (ETEBAC, scan des relevés, Internet, Jedeclare.com), ce qui constitue la seule Banques et Institutions Stéphane GASCH Philippe de MEYER est Responsable des professions libérales au sein du Groupe Banque Populaire. Depuis plusieurs années, il coordonne le positionnement et les prestations techniques et commerciales de qualité proposées par les différentes Banque Populaire régionales auprès des cabinets d’Expertise Comptable via ses relations avec le CSOEC. Il évoque également la récupération des liasses fiscales produites par les cabinets. Téléchargez le diaporama ici (article réservé aux abonnés) est Directeur des études informatique du CSOEC, directeur de Jedeclare.com. La productivité au sein du Cabinet d’Expertise Comptable et un sujet toujours au centre des préoccupations de chaque professionnel avec le développement régulier des technologies de l’information et de la communication, les TIC ! Dans la mouvance d’un congrès national à Paris tourné résolument vers ces technologies mais aussi centré autour de l’entreprise, nous vous proposons un focus de la situation actuelle et de l’avenir proche de la productivité de chaque facette de la tenue comptable : • récupération des écritures bancaires • récupération des achats • récupération des ventes. Téléchargez le diaporama ici (article réservé aux abonnés) SÉMINAIRE “PRODUCTIVITÉ” ➜ Les occasions sont nombreuses pour se pencher sur votre productivité en tenue : • choix d’un nouvel outil de production • turn-over dans l’équipe des collaborateurs • regroupement ou rachat de sites • réorganisation du cabinet • construction de la stratégie du cabinet… …ou tout simplement recherche d’une meilleure rentabilité ! La méthode développée dans ce séminaire s’appuie sur certains outils de collecte et d’analyse de la gamme StratéGo. Sa force est de réaliser un audit initial du portefeuille clients, Mardi 21 oc tobre 2008 à Paris Hôtel Holid ay Inn Paris Montp arnasse mixant entretiens collaborateurs et analyse de données, afin de déterminer les dysfonctionnements actuels et les gains de productivité potentiels futurs. Tous les outils actuels sont évoqués (télétransmission, scannérisation/OCR,…) ainsi que les options d’externalisation ou de délocalisation. Calendrier de mise en place et coûts sont également évoqués. Le séminaire s’appuie sur une expérience terrain de quinze années en cabinet. Téléchargez le programme et le bon de commande (article en lecture libre) L’INVITÉE LES OUTILS DU COACH Catherine BOUILLAND Consultante qualité dans les services et collectivités Les étapes de notre évolution Catherine BOUILLAND est co-gérante d’OPTEAMIZ, société de quatre consultants associés (certifiés AFNOR) spécialisée dans la qualité, les RH et l’organisation. Installée à Paris et à Lyon, elle a déjà réalisé une trentaine de missions dans les cabinets d’expertise et d’audit. Opteamiz a également animé le séminaire « Relever le défi qualité » à l’initiative du Conseil Supérieur, ainsi que « La démarche qualité du cabinet » pour le CFEC. Catherine BOUILLAND a également accompagné la démarche qualité du CROEC Rhône Alpes. Elle nous livre son vécu dans les cabinets, ses réflexions et ressentis forts intéressants dans le cadre de cet interview. Téléchargez ici le texte de l’entretien (article en lecture libre) Dans cet article je vous propose de poursuivre l’examen de nos relations avec nos clients à travers un nouvel outil. Avant de poursuivre, je veux préciser que j’utilise la relation avec les clients pour illustrer cet outil, mais que son champ d’application ne se limite pas à nos clients. Ce qui est nommé « outil » est en fait un concept qui s’applique à toutes les relations humaines, aussi bien avec vos clients qu’avec vos collaborateurs et vos associés mais aussi, en dehors de la sphère professionnelle, avec les membres de votre famille, vos amis, etc… Ceci vaut d’ailleurs autant pour les concepts traités dans les précédents articles, qui portaient sur les questions ouvertes et la pyramide de Maslow, que pour cet outil que nous allons voir maintenant, qui traite des étapes de l’évolution. Téléchargez la suite de l’article ici (article réservé aux abonnés) SÉMINAIRE “DOUBLEZ LA RENTABILITÉ DE VOTRE CABINET” Stéphane REGNIER ➜ Serait-il possible d’améliorer très sensiblement le RNAI d’un cabinet en 12 mois seulement ? C’est le pari proposé par RC&A Consulting via son nouveau séminaire basé sur les outils de la gamme StratéGo! qui s’est déjà tenu deux fois en début d’année 2008. Jeudi 30 octo bre 2008 à Paris Hôtel Holid ay Inn Paris Montp arnasse Quelques témoignages des premiers participants : « J’ai bien perçu la nécessité de ne pas nous satisfaire uniquement d’indicateurs quantitatifs, comptables et financiers : c’est le qualitatif qui permet la détection des causes de nos dysfonctionnements… » « La méthode énonce logiquement les étapes à parcourir pour atteindre l’objectif : elle offre une trame logique permettant à chacun de se positionner au regard de ses propres besoins » Téléchargez ici le programme et le bulletin d’inscription (article en lecture libre) Voir la vidéo de présentation de la gamme StratéGo! (vidéo 56 minutes en lecture libre) Nouveauté ➜ Présenté pour la première fois au Congrès de Lille, Quéoval société Montpellieraine propose une gestion de cabinet d’expertise comptable « full web » d’où son appellation « SAAS » pour « software as a service ». Doté des fonctionnalités basiques d’une gestion interne (lettre de mission, temps et facturation), Quéoval ajoute un certain nombre de possibilités originales : • outils complets de communication y compris multisites • fonctionnalités de planification, de notification et d’alertes aux collaborateurs • gestion des ressources humaines • gestion des procédures et démarche qualité. Outil créatif et complet, cette solution est proposée en mode locatif à un prix attractif pour de petites structures : l’offre starter (5 modules de base) coûte 1.530€ HT/an pour un cabinet de moins de 10 collaborateurs. Un test complet vous sera proposé dans la lettre n° 13. Quéoval : un SAAS pour la gestion de cabinet Téléchargez la plaquette Téléchargez la video Téléchargez la suite de l’article Diaporama “30 minutes pour convaincre” Ces 4 téléchargements sont en lecture libre. Actualité de la gamme SuiteExpert Toute la gamme SuiteExpert Téléchargez la plaquette ici ComptabilitéExpert Téléchargez la plaquette ici GedExpert Téléchargez la plaquette ici Ces 3 téléchargements sont en lecture libre. La lettre OPTIM’Gestion concerne spécifiquement la gestion interne des cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes. OPTIM’Gestion est une lettre trimestrielle exclusivement livrée en format Acrobat. http://www.adobe.fr/products/acrobat/readstep2.html Tarif d’abonnement annuel : 99 € hors taxes Remplissez votre bulletin d’abonnement ci-dessous, ou appelez Chantal DOSSARD au 05 56 60 38 29 pour en savoir plus. Directeur de la rédaction : Stéphane REGNIER - [email protected] REMPLIS SEZ V OTRE BULLETIN D’ABONNEMENT CI-DE SSOUS LETTRE OPTIM’GESTION BULLETIN D’ABONNEMENT à renvoyer par fax au 05 57 70 28 15 ✓ Abonnez-moi pour un an (4 numéros trimestriels à servir à partir de la date de commande) à votre lettre OPTIM’Gestion au tarif de 99 € hors taxes soit 118,40 € TTC. Je note que cet abonnement est réglable d’avance exclusivement par prélèvement automatique pour le montant total TTC. ✓ Je vous retourne par fax au 05 57 70 28 15 : ✓ ce bulletin d’abonnement, ✓ l’autorisation de prélèvement dûment complétée, ✓ un relevé d’identité bancaire. Je note que cet abonnement est résiliable librement (aucun remboursement ne pourra être demandé pour les numéros restant à servir) par écrit (fax ou courrier) au moins un mois avant la date anniversaire de mon abonnement. Coordonnées du cabinet (raison sociale et adresse) : NOM et prénom du dirigeant : Téléphone et fax : ! ! ! 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