Document de stockage - AIS

Document de stockage
Information générale :
Le demandeur doit être le créateur du document et faire partie du département AB car
seuls les membres de ce département peuvent créer une demande de stockage. Ce
champ n’est pas modifiable. Si une personne d’un autre département devait créer des
demandes de stockage, il lui faudrait contacter AIS Support pour obtenir un droit d’accès
spécial.
L’option ‘Demande de déstockage’ apparait si ‘Déstockage’ a été choisi dans le champ
‘nature ‘ . Ce champ est modifiable seulement par le créateur.
L’option ‘Demande de stockage’ apparait si ‘Stockage’ a été choisi dans le champ
‘nature ‘. Ce champ est modifiable seulement par le créateur.
“Transport nécessaire” Champ modifiable seulement par le créateur.
Demande de stockage
Adresse d’enlèvement : n’apparait que quand nature = “Stockage”. Champ modifiable
seulement par le créateur.
Demande de déstockage
Adresse de destination : n’apparaît que quand nature = ‘Déstockage’. ”. Champ
modifiable seulement par le créateur.
Date désirée : ”. Champ modifiable seulement par le créateur.
Liste d’Articles
“Code de l’article”
Si vous connaissez le code de l’article vous pouvez l’entrer directement ou utiliser l’écran
de recherche – accessible en cliquant sur l’intitulé du champ. C’est le moyen le plus
simple d’entreposer ou prélever un article. Après saisie d’un code article, les
informations suivantes sont affichées automatiquement : Géré par lot, Danger*, Type
INB*, Propriétaire*, Fournisseur, Fragile*, Origine, Commande d’achat, Unité*, Poids
unitaire et Dimensions. La Quantité* doit être saisie. (A noter : les champs obligatoires
marqués avec un * peuvent changer en fonction de la nature du document.)
Dans le cas d’une demande de déstockage, si le demandeur n’entre pas le code article
mais seulement la description de l’article, les magasiniers devront entrer le code d’un
article connu. Dans le cas d’un déstockage, ce champ devient obligatoire au moment de
l’approbation de la demande par les magasiniers. Ils devront saisir le bon code article
avant de signer.
“Nouveau code article (Magasiniers)”
Ce champ est modifiable uniquement par les magasiniers lorsqu’aucun code article n’a
été entré. Il devient ensuite visible pour tout le monde. Entrer une valeur dans ce champ
implique la création d’un nouvel article dans Baan.
Dans le cas d’une demande de stockage pour un nouvel article, les magasiniers devront
créer le nouvel article dans Baan et ensuite saisir le code dans le champ ”Nouveau code
article” avant le transfert de la demande dans Baan.
“Description de l’Article”
Si vous ne connaissez pas le code de l’article, entrez la description de l’article ainsi que
tous les champs – Géré par lot, Danger*, Type INB*, Propriétaire*, Fournisseur,
Fragile*, Origine, Numéro de commande, Unité, Poids unitaire, Dimensions et Quantité*.
(A noter : les champs obligatoires marqués avec un * peuvent changer en fonction de la
nature du document.) Si le code article a été entré, ce champ sera visible mais non
modifiable. Il redeviendra modifiable si le code article est enlevé.
Ce champ n’est modifiable que par le créateur de la demande ou les magasiniers.
Dans le cas de “Déstockage”, la signature du propriétaire est obligatoire. Si vous ne
connaissez pas le code de l’article, vous ne pouvez pas créer plus d’une ligne d’article.
“Géré par lot”
Fenêtre de sélection oui/non.
Si vous sélectionnez oui, de nouveaux champs relatifs au code du lot vont apparaître.
Vous devrez entrer soit un numéro de lot existant soit un nouveau numéro de lot.
On ne peut sélectionner qu’un lot par article et par ligne.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Danger”
Valeurs possible : Matériel sans danger/Matériel radioactif/Déchets radioactifs/Matériel
chimique/Matériel radioactif et chimique.
Si un type de danger est choisi, le responsable radioprotection du bâtiment doit signer le
document. .
Si l’article est radioactif, un nouveau champ va apparaître pour permettre d’entrer la
dose. Si l’article est géré par lot, cette ‘dose’ apparaîtra au niveau du lot.
Tous les articles d’une même demande doivent avoir le même niveau de danger..
Ce champ est obligatoire.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Dose”
Le champ ‘dose’ apparaît soit au niveau du lot si l’article est géré par lot, soit au niveau
de l’article dans le cas contraire.
“Type INB”
Valeurs possibles : non applicable/LHC/LEP/PS/SPS/autres
Ce champ est obligatoire.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Propriétaire”
C’est le propriétaire de l’ article.
Ce champ est obligatoire pour le créateur et pour les magasiniers dans le cas d’un
nouvel article et d’une demande de stockage
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers
“Fragile”
Oui/Non
Ce champ est obligatoire.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Fournisseur”
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Origine”
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Unité”
Ce champ est obligatoire.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Poids”
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Dimensions”
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Lot répertorié”
Ce champ est obligatoire mais apparaîtra uniquement dans le cas d’une demande de
déstockage pour un article géré par lot
Un lot existant ne peut être entré qu’en accédant à l’écran de recherche des lots. Une
demande de déstockage ne peut concerner que des lots existants. Pour une demande de
stockage et un nouveau lot, le nouveau numéro de lot doit être entré dans le champ
‘Nouveau lot’.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Nouveau lot”
Ce champ n’apparaît que dans le cas d’une demande de stockage pour un article géré
par lot et quand aucun code article n’est rentré
On ne peut entrer un lot existant qu’en passant par l’écran de recherche. Un nouveau
numéro de lot doit être saisi dans le champ ‘Nouveau Lot’.
Ce champ est modifiable par le créateur ou les magasiniers.
“Quantité”
Ce champ est obligatoire.
Dans le cas d’une demande de déstockage, la quantité saisie ne peut être plus grande
que la quantité effectivement en stock.
Dans le cas d’une demande de stockage, la quantité est libre.
Si l’article est gère par lot, la quantité est force a un (applicable pour les entrées et les
sorties)
Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le
créateur.
Bouton Ajouter
Ce bouton n’apparaitra pas si le code article n’est pas connu car on ne peut gérer qu’un
article non connu par demande de déstockage.
“Commentaires pour le Transport”
Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le
créateur.
“Autres commentaires”
Ce champ est modifiable par les magasiniers, le responsable radioprotection (RPO) ou le
créateur.
Circuit d’approbation Stockage
Principes généraux pour le routage du Stockage
Pour tout type d’unité organisationnelle impliquée, les principes suivants s’appliquent:
•
•
•
•
Si le propriétaire contacté pour approbation est absent, le document de Stockage
sera adressé à son adjoint comme il est spécifié dans la base de données
Foundation AIS.
Personne ne sera contacté deux fois pour approuver le document. Dés qu’une
personne a donné son accord, si son approbation est nécessaire pour un autre
rôle, elle sera accordée d’office.
Le délai d’absence est 1 jour
Le demandeur est informé quand le document est rejeté ou approuvé en totalité.
Aperçu du routage pour le Stockage
Fig 1Aperçu du routage pour le stockage
Comme vous pouvez le constater dans la fig. 1, en function du contenu du document le
routage suivra les étapes suivantes :
•
•
•
Signature du demandeur
Approbation par le propriétaire dans le cas d’un déstockage
o Si le demandeur approuve le document et la nature du document est
déstockage, nous devons vérifier si le code article a été saisi. Dans le cas
contraire, la demande est adressée aux magasiniers qui sont censés
remplacer la description par le code article approprié.
o Toutes les demandes de déstockage doivent être approuvées par le
propriétaire des articles. Dans le cas d’un article connu, seule la
signature du propriétaire est requise.
Approbation du responsable radioprotection:
o Dans le cas d’un article radioactif, le responsable radioprotection du bâtiment concerné doit approuver le document. Il peut aussi modifiée la dose liée à l’article (ou au lot si géré par lot)
•
Validation des magasiniers avant transfert dans BAAN
o Les magasiniers doivent valider la demande avant son transfert dans Baan. Ils peuvent modifier toutes les informations liées à l’article, supprimer ou ajouter de nouveaux articles.
•
Si le document est approuvé en totalité, un courrier électronique doit être envoyé
au demandeur pour l’aviser du succès de sa demande.
•
Dans le cas d’un rejet du document, il faudrait aviser le demandeur par
courrier électronique. Il faudrait également afficher dans les lignes de statut du
document le nom de la personne ayant rejeté le document et son rôle.
Stockage : Exercices
Vous devez vous connecter à EDH (AIS login) Allez dans l’url https://devedh.cern.ch:8065/Document/Stockage/ (Environnement test,) Exercice 1 Déstockage article connu Option Nature = déstockage •
•
•
Pensez‐vous que vous aurez besoin des services de transport ? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l’adresse de destination Et la date souhaitée •
Si vous connaissez le code article, entrez le directement et cliquez il va apparaître automatiquement avec tous ses attributs définis dans Baan. •
Si vous ne vous rappelez plus du code, vous pouvez le retrouver en cliquant sur ‘Code de l’article’ : Par exemple : ‘Plaque blindage’. •
•
Seuls les articles en stock seront ramenés par la recherche. Sélectionnez l’article et vérifiez s’il est radioactif et s’il est géré par lot. •
Circuit de routage pour déstockage d’articles connus : o Le propriétaire est impliqué pour toutes les demandes de déstockage o Le RPO (seulement pour les articles radioactifs) o Les magasiniers (qui doivent vérifier et approuver chaque demande avant son transfert dans Baan) •
Intégration dans Baan Règle à retenir: Les demandes concernant du matériel radioactive sont validées par le RPO (Responsable Radioprotection) du bâtiment concerné. Le RPO peut modifier la dose des articles. Règle à retenir: Une demande de déstockage ne peut concerner que des articles en stock. Exercice 2 Déstockage d’un “article inconnu” Le demandeur souhaite recupérer un article mais ne peut se souvenir du ‘code article’… Option Nature = déstockage •
•
•
•
•
Pensez‐vous que vous aurez besoin des services de transport ? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l’adresse de destination Et la date souhaitée Même après avoir lancé la recherche… Aucun résultat Saisir la ‘description de l’article’ •
La requête est envoyée aux magasiniers qui remplacent la description par le code article correct •
L’approbation du propriétaire est nécessaire pour les demandes de déstockage Règle à retenir: Les demandes de déstockage sont toujours validées par le propriétaire. Si la demande a plus d’un article, tous les articles doivent avoir le même propriétaire. Exercice 3 Enlogement de nouveaux articles Option Nature = stockage •
•
•
•
Pensez‐vous que vous aurez besoin des services de transport ? Sélectionnez oui ou non suivant le cas Sélectionnez l’adresse d’enlèvement Et la date souhaitée Nouvel article: •
Recherchez le lot en cliquant sur ‘Lot répertorié’ ou entrez le nouveau code de lot : •
Veuillez noter que si la demande porte sur plusieurs articles, leur niveau de danger doit être identique Si le type de danger est ‘radioactif’, la signature du RPO est requise : Quand le RPO reçoit le document, il peut changer la dose estimation et la quantité, Et supprimer des articles de la liste s’il n’est pas d’accord. •
Les magasiniers valident toujours la demande avant transfert dans Baan. Ils peuvent modifier, ajouter et supprimer des articles (en tant que Super Utilisateur). Une fois l’approbation effectuée, le document est transféré dans Baan. Le demandeur sera avisé que sa demande est approuvée et transférée dans Baan