Le règlement du Point associations en PDF

Validité : du 01/09/2010 au 31/08/2011
Règlement intérieur du Point Associations
La ville de Cherbourg-Octeville, étant soucieuse de soutenir le fonctionnement de la
vie associative, a mis à la disposition des associations un « Point Associations », rattaché à la direction
de la Population et de la Citoyenneté.
Depuis son origine, il est destiné à soutenir le fonctionnement même des associations
de la commune et leur permettre d’exister.
La ville a souhaité revoir le règlement du Point Associations pour recentrer le travail
qui y est effectué et pouvoir continuer à remplir cette mission. En effet, les associations qui en bénéficient
sont de plus en plus nombreuses depuis la fusion et une réorganisation s’impose.
Article 1
- Démarches à effectuer pour bénéficier du Point Associations
Seules les associations ayant leur siège social sur Cherbourg-Octeville peuvent
bénéficier des prestations du Point Associations. L’association doit lui transmettre la
déclaration officielle ainsi que les statuts types.
Article 2
- Missions du Point Associations
Le Point Associations a pour mission de favoriser le développement de la vie associative.
Il est chargé d’aider les associations dans leur fonctionnement interne et de leur
permettre ainsi d’exister (courriers et documents divers destinés aux adhérents,
imprimés utilisés en interne, photocopies de documents de gestion ...).
Par contre, compte tenu du nombre d’associations, il n’est pas en mesure d’effectuer des
prestations liées à l’activité extérieure de l’association (affiches pour l’organisation
manifestations ...).
Pour information, l’imprimerie municipale peut apporter une aide aux associations, lors
des manifestations dans lesquelles la ville est partenaire (selon son plan de charge et
dans les conditions de son règlement intérieur).
a) Photocopies
Le Point Associations utilise du matériel de base (photocopieur, duplicopieur...).
Ce n’est pas une imprimerie : les travaux réalisés seront « qualité photocopieur »
notamment pour les photographies.
Photocopies pouvant être réalisées :
-
A4 et A3 ;
en noir et blanc ;
sur du papier blanc ou couleur ;
chaque fois que cela sera possible, le travail sera effectué recto-verso.
Le Point Associations ne réalisera pas les travaux suivants :
- fond noir (sur une grande surface du document) ou très foncé ;
- copies couleurs ;
- copie de documents se rapportant à un acte commercial (prix, logo privé,
publicité, références à des sponsors...) ou qui apporterait à des tiers des
recettes hors fiscalité.
- copie de livre et de revue ;
- tri de dossier : au delà de 50 exemplaires, le Point Associations ne pourra pas
effectuer de tri, le matériel ne le permettant pas. Chaque feuille du document sera
donnée en tas séparé.
b) Dactylographie
Des documents simples en nombre limité peuvent être dactylographiés au Point
Associations (lettres, comptes-rendus, tableaux...). Il ne pourra pas être effectué de
mise en forme complexe (PAO…).
c) Demande particulière
Toute demande particulière ne relevant pas de ce règlement devra être
soumise
à la décision de l’adjoint délégué par l’intermédiaire du Point Associations.
d) Conseil, information, formation des associations
Les associations de la Ville de Cherbourg-Octeville sont rattachées aux directions
de la Mairie, en fonction de leur objet (ex : les associations sportives sont rattachées
à la Direction des Sports). Elles ont généralement des interlocuteurs privilégiés dans
ce cadre (directeur, référent associations de la direction ...), notamment pour
l’organisation de manifestations, les
subventions ...
Le Point Associations participe de manière plus générale à une mission de conseil,
d’information et de formation :
- possibilité de consulter sur place de la documentation, d’avoir copie de statuts
types pour créer une association ...
- orientation des associations vers un interlocuteur adapté (interne ou extérieur), en
fonction de la question soulevée ;
- recensement des besoins en formation et organisation de formation, pour les
associations ne comptant pas de salariés.
Article 3
- Délais pour travaux de photocopie et dactylographie
Photocopies : délai de 3 jours ouvrés quand le nombre est inférieur à 500 copies et au
delà de cette quantité 5 jours ouvrés.
Calcul des dates de reprises
JOUR DE REPRISE
JOUR DE DEPOT
Moins de 500 exemplaires :
3 jours pleins ouvrés
Plus de 500 exemplaires :
5 jours pleins ouvrés
(semaine suivante)
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Jeudi
Vendredi
Lundi
Mardi
Mercredi
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Dactylographie : délai de 3 jours ouvrés pour un courrier recto-verso et de 5 jours
ouvrés pour un document de 5 à 6 pages. Au-delà de cette quantité, le Point
Associations indiquera les délais.
Le jour de dépôt n’est pas comptabilisé dans le calcul du délai.
Article 4
- Matériel mis à disposition
Le Point Associations n’effectue pas les travaux de reliure, coupage ou agrafage.
Les associations ont toutefois la possibilité d’utiliser du matériel dans les locaux du Point
Associations pour effectuer elles-mêmes ces tâches (massicot, relieuse, agrafeuse) sous
leur entière responsabilité.
Article 5
- Heure d’ouverture du Point Associations
Le Point Associations est ouvert pendant les heures d’ouverture de la mairie de la Butte,
place René Cassin, de 8 h 15 à 12 h 15 et de 13 h 30 à 17 h 00, du lundi au vendredi.
Il est possible de déposer un travail et de le reprendre, même en l’absence du
personnel, pendant les heures d’ouverture de la mairie de la Butte.
Les associations complètent un imprimé et y joignent leurs travaux. Ceux-ci peuvent
être repris dans une étagère prévue à cet effet, située à l’entrée du Point Associations.
Le Point Associations ferme annuellement durant un mois pour la période estivale
(juillet ou août). Les associations en sont informées au préalable afin qu’elles puissent
s’organiser.
Article 6
- Engagement des associations
a) Respect des prescriptions légales
L’association s’engage à respecter les textes en matière de dispositions légales et
notamment les points suivants :
-
Respect des mentions légales :
. pour tout document photocopié, il y a obligation d’indiquer le nom de
« l’imprimeur ». Aussi les documents porteront la griffe du Point
Associations. Un petit espace vierge devra être laissé en bas du document
dans le coin droit.
. pour les affiches (faites dans le cadre du fonctionnement interne de
l’association) indiquer « ne pas jeter sur la voie publique ».
-
Respect des droits d’auteur : impossibilité de reproduire les documents
protégés par un copyright ;
-
Impossibilité de reproduire des documents reprenant
discriminatoires ou portant atteinte aux bonnes mœurs.
des
propos
Ces dispositions s’appliquent à tous documents imprimés avec des moyens de la
Ville, que ce soit au Point Associations ou non.
Le Président de l’association s’engage à respecter le règlement du Point
Associations, lequel sera signé annuellement à la fois par la Ville et le Président de
l’association, pour une période allant du 1er septembre au 31 août suivant.
b) Information des membres de l’association
Le Président informe les membres de son association du fonctionnement du Point
Associations et de son règlement, et notamment des périodes de fermeture.
A Cherbourg-Octeville, le ...........................................................
Pour le Maire
L’adjoint délégué,
Pour l’association
Le (a) Président (e)
Jean-Claude Magalhaes
Nom