Un logiciel simple pour faciliter le traitement du courrier

Étude de cas
Décembre 2014
Un logiciel simple pour faciliter
le traitement du courrier
L’Association des ingénieurs et cadres norvégiens, la FLT,
est un syndicat qui représente des ingénieurs en génie civil,
des techniciens, des cadres moyens et des chefs d’entreprise
en Norvège. La FLT compte environ 21 000 membres, qui la
consultent pour des questions d’ordre professionnel.
L’association fournit également des subventions destinées
à des cours et formations approfondis.
Des périodes chargées
Chaque mois, l’organisation traite
environ 5 000 courriers, chiffre qui
peut approcher les 20 000 pendant
les périodes les plus chargées.
Une grande partie des envois de
la FLT concerne des factures.
Ces documents transactionnels,
qui appellent au règlement des
adhésions, sont adressés à des
personnes ou à des entreprises.
La période avant Noël est
particulièrement chargée, car la
FLT envoie des informations à tous
ses membres, notamment relatives
aux changements des montants
de cotisations pour l’année suivante.
Une course contre la montre
Avant d’investir dans la solution
OMS-500, l’association triait
manuellement tout son courrier,
tâche qui s’avérait fastidieuse.
L’équipe du service courrier a donc
décidé d’acquérir une solution
d’éditique basique qui lui permettrait
de raccourcir le temps de traitement
du courrier. Cependant, elle s’est
vite rendu compte que cette
solution n’était pas suffisante.
Une solution rapide et flexible
La FLT avait déjà travaillé avec
Neopost, car elle possédait déjà
une plieuse-inséreuse DS-85 et
une machine à affranchir IS-480.
Ainsi, lorsque l’association a fait
part de ses difficultés à Neopost,
les discussions se sont orientées
sur les solutions d’éditique.
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Avant d’investir dans la solution
OMS-500, le tri du courrier
représentait près d’une demijournée de travail pour la FLT.
À présent, cette tâche ne lui
demande plus qu’une heure par
mois. Et comme l’explique Tone
« cette solution est simple et facile
à utiliser, et elle ne nous sert pas
uniquement pour la facturation. »
Grâce au logiciel OMS-500,
l’association passe moins de temps
sur des tâches manuelles et a plus
de temps à consacrer à ses
adhérents. OMS-500 est un logiciel
multifonctionnel, qui offre un
potentiel élevé. L’association
prévoit maintenant de l’utiliser
également pour ses communications
numériques. « Grâce à OMS-500,
nous envisageons l’avenir de façon
sereine », confirme Tone.
Après la formation proposée
par Neopost, nous nous
sommes rendu compte que
notre logiciel OMS-500
pouvait nous être très utile,
et pas uniquement pour la
facturation. Je recommande
cette solution, qui est
multifonctionnelle, flexible
et facile à utiliser.
Tone Eriksen, responsable
des adhésions à la FLT
neopost.com
Fonctionnement
Il n’est pas nécessaire d’être
un opérateur expérimenté
pour utiliser cette solution.
Quelques opérations simples
suffisent :
• Sélectionnez vos fichiers
• Placez-les dans un dossier
• Ouvrez OMS-500
• Regardez le système traiter
vos fichiers
La FLT en un coup d’oeil
• Syndicat installé à Oslo,
en Norvège
• Représente des ingénieurs
en génie civil, des
techniciens, des cadres
moyens et des chefs
d’entreprise
• Plus de 21 000 membres
• Propose une assistance
juridique et intervient en
cas de problèmes d’ordre
professionnel.
• Aide les employés et la
direction à communiquer et
à collaborer.
• Propose et finance des
cours et formations pour
les employés.