C1 : Excel : Introduction aux commandes et à l`interface

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C1 : Excel : Introduction aux commandes et à l'interface
Dorat Rémi
1. L'interface Excel
P2
2. Saisie de valeurs et de formules
p9
3. Références des cellules et des plages
p 28
4. Gestion des classeurs et des feuilles
p 39
5. Mises en formes
p 41
6. Manipulation des graphiques
p 45
7- L'aide Excel
p 48
Généralités Excel 1
1. L'interface Excel
Dans le cours qui suit, les copies d'écran qui sont présentées et les procédures qui sont proposées sont
valables pour Excel version 2007 ou ultérieure. Pour la plupart des outils évoqués, ils préexistaient à cette version, mais
n'étaient pas nécessairement accessibles de la même manière. Généralement il y a compatibilité ascendante des
versions du logiciel : les feuilles produites dans des versions antérieures fonctionnent avec la nouvelle version du
logiciel.
Avec le passage à Excel 2007, un nouveau format est apparu : le format xlsx qui s'ajoute au format qui existait
déjà pour les documents Excel : le format xls. Pour comprendre les raisons de l'introduction de ce format, on peut se
reporter au lien suivant : http://www.microsoft.com/france/office/LivreBlanc.mspx.
Interface Excel
Un document Excel est appellé un classeur (Workbook). Un classeur apparaît comme un fichier dans les fenêtres de
l'interface graphique :
Ce classeur est composé d'un ensemble de feuilles (Sheets) dont notamment des feuilles de calculs (Worksheet).
Lorsqu'on lance l'application à partir de l'icône Excel et non pas à partir d'un classeur, on obtient un classeur vierge avec
trois feuilles de calcul.
En cliquant le bouton/logo :
on accède à différentes fonctionnalités de manipulation de fichier : "Ouvrir", "Quitter", accès aux documents récents,
"Enregistrer", "Enregistrer sous", "Imprimer" etc...
Les utilisateurs avancés peuvent personnaliser les fonctionnalités qui apparaissent dans la barre des outils :
Pour les différents menus/onglets qui apparaissent dans la partie supérieure de l'interface du logiciel, on peut donner
rapidement quelques indications sur les fonctionnalités auxquelles ils donnent accès :
●
Accueil : les fonctionnalités de presse papiers, de mise en forme, l'insertion ou la suprresion de colonnes
ou de lignes, le filtre ou le tri de données...
●
Insertion : les commandes pour insérer des graphiques, des tableaux croisés dynamiques, des
illustrations, des éléments de mise en forme.
●
Mise en page
●
Formules : bibliothèques d'insertion de formules, fonctionnalités de nommage des plages, fonctionnalités
pour l'audit des formules, option de calcul et re-calcul des formules.
●
Données : des fonctionnalités de récupération des données, de connexion, de tri, de filtrage et de
conversion des données.
●
Révisions : vérification orthographique, commentaires sur les documents, protection et partage des
classeurs.
●
Affichage : option d'affichage, visualisation et zoom, interface d'enregistrement des macros et de
visualisation de celles qui ont été précédemment créées.
La plupart des fonctionnalités sont accessibles de plusieurs manières et non pas seulement en passant par les
menus/onglets. Par exemple, un clic-droit sur une cellule fait apparaître une série de fonctionnalités, de possibilités de
mise en forme :
Rappel de quelques raccourcis fondamentaux de Windows
Excel fait partie de la bureautique de Microsoft Office : les principaux raccourcis de Windows fonctionnent normalement.
Pour les versions d'Excel proposées sous Mac, les raccourcis claviers de l'interface Mac sont aussi disponibles.
Raccourcis
CTRL+A
Utilisation
"Tout sélectionner" : sélectionne l'ensemble des lignes et des colonnes
d'un document.
CTRL+Z
Annuler la dernière opération qui a été faite. En exécutant n fois cette
commande, on annule les n dernières opérations.
CTRL+Y
Répéter la dernière action.
CTRL+C
Copie de la sélection courante.
CTRL+V
Coller la sélection courante.
CTRL+X
Couper et copier le contenu courant.
CTRL+S
Sauvegarder le classeur courant.
CTRL+SHIFT+S "Sauvegarder sous" pour le classeur courant
CTRL+O
Ouvrir un nouveau classeur.
CTRL+N
Créer un nouveau classeur vierge.
CTRL+P
Imprimer le document.
F1
ImprEcran
Appel de l'interface d'aide.
Copie d'écran.
Il est à noter que le raccourci CTRL+A ne sélectionnera pas tout le classeur, mais l'ensemble du contenu de la feuille
couramment à l'écran. Un bon réflexe à prendre est de sauvegarder très régulièrement : des manipulations de
données massives, une instabilité de la machine sous-jacente ou des manipulations malencontreuses peuvent faire
perdre beaucoup de temps. A ce titre, le raccourci CTRL+S est très utile.
Sélection de cellules
On appelle cellule l'intersection d'une ligne et d'une colonne. Une cellule se désigne par sa référence. Par
exemple D4. On appelle cellule active la cellule couramment sélectionnée. Au départ, c'est la cellule A1 qui est
sélectionnée, mais en cliquant sur une autre cellule ou en utilisant les flèches de direction, il est possible de sélectionner
n'importe laquelle des autres cellules de l'interface. Sur la figure suivante, la cellule C7 est sélectionnée : sa bordure
apparaît en gras à l'écran.
Pour atteindre une cellule quelconque : on peut utiliser le raccourci CRTL + T qui ouvre une interface
permettant de focaliser l'interface sur une cellule précise.
Il faut distinguer les cellules sélectionnées de la cellule active. En effet, il peut y avoir plusieurs cellules
sélectionnées à un moment donné du temps alors qu'il n'y a toujours qu'une seule cellule active, cette cellule étant
nécessairement membre de la sélection courante. La référence de la cellule active est indiquée en dessous des barres
d'outils.
Plusieurs cellules peuvent être sélectionnées en même temps, afin de leur appliquer une action commune. Elles
apparaissent alors grisées à l’écran :
Sur l'écran, la sélection courante est B8:D19 et B8 est la cellule active au sein de cette sélection.
Pour un ensemble de plusieurs cellules contigües, on parle de plage. Il peut être utile de sélectionner une plage pour
faire des modifications sur toutes les cellules de la plage à la fois, pour introduire des formules dans un ensemble de
cellules à la fois. Il existe plusieurs solutions pour sélectionner une plage :
●
On place le curseur sur une première cellule, on appuie sur le bouton gauche de la souris et on fait glisser le
curseur jusqu'à avoir la zone désirée.
●
On clique sur sur une première cellule, on enfonce SHIFT et on clique sur une autre cellule. La plage entre les
deux cellules est sélectionnée. On peut relâcher SHIFT.
●
A partir d'une sélection déjà existante : on enfonce SHIFT et on fait glisser la souris ou on clique une autre
case. Comme on ne peut sélectionner que des plages rectangulaire, le logiciel sélectionnera toutes les cellules
intermédiaires entre celle la plus en haut à gauche et celle la plus en bas à droite.
Une plage est désignée par la référence de la cellule en haut à gauche de la plage et la référence de la cellule en bas à
droite de la plage. Ainsi, sur la copie d'écran qui précède, la plage sélectionnée est B8:D19. La plage A:E désigne
l'ensemble des cellules des colonnes A à E. La plage 2:5 désigne l'ensemble des cellules des lignes 2 à 5.
Pour sélectionner l'ensemble des éléments d'une colonne ou d'une ligne, on clique sur la lettre de la colonne ou
sur le numéro de la ligne.
Pour faire une sélection, on peut taper directement la désignation de la plage qui sera alors automatiquement
sélectionnée:
Circulation et sélection en fonction du contenu
Pour atteindre la dernière cellule remplie d'une colonne : CTRL + FLECHE BAS
Pour atteindre la première cellule remplie d'une colonne : CTRL + FLECHE HAUT
Pour atteindre la dernière cellule remplie d'une ligne : CTRL + FLECHE DROITE
Pour atteindre la première cellule remplie d'une ligne : CTRL + FLECHE GAUCHE
Pour sélectionner depuis la sélection actuelle jusqu'à la première case occupée au dessus : SHIFT + CTRL + FLECHE
Haute.
Attention, les plages ne peuvent être que des rectangles. Supposons que la sélection courante est B5:D7, la
cellule active étant B5, si j'appuie sur CTRL+SHIFT+Flèche Haute, ce sont uniquement des cellules de la colonne B qui
sont sélectionnées : les cellules des colonnes C et D sont déselectionnées.
2. Saisie de valeurs et de formules
En double-cliquant ou en utilisant F2, une cellule passe d'une cellule active à une cellule active en cours de
saisie. Pour une cellule, on peut y saisir soit une valeur, soit une formule/fonction. Il existe un autre moyen de rentrer du
contenu dans une cellule : on clique le champ de saisie alors que la cellule est active :
Contenu des cellules
Dans la cellule active il est possible d’entrer :
●
soit une valeur, nombre, date ou texte : cette valeur sera affichée
●
soit une fonction avec ses paramètres : c'est la valeur résultant du calcul de la fonction qui sera
affichée à l'écran dans la case dans laquelle on a entré la fonction, ou sinon une erreur d'exécution de la
fonction.
Valider l'entrée
Une fois une valeur ou une fonction saisie, il convient de valider le contenu de la cellule. Cela se fait :
●
en utilisant la touche ENTER
●
en utilisant la touche TABULATION
●
En cliquant n'importe où ailleurs sur la feuille
2.A Remplissage par des valeurs
Nombre et texte
Si Excel reconnaît la valeur entrée comme étant un nombre, il la cadre à droite, de même pour une date. Sinon il la
cadre à gauche comme une chaîne de caractères quelconque :
Remplissage automatique
- en A4 entrer 1
- en A5 entrer 2
- sélectionner la plage A4 et A5
- puis placer le curseur en bas à droite de la plage sélectionnée, il change de forme pour devenir une croix
- faire glisser la souris jusqu'en A15 sans relâcher le bouton pour effectuer une recopie incrémentée de la progression
arithmétique dont les deux premiers termes sont donnés en A4 et A5 :
Format automatique
Un nombre est automatiquement interprété comme tel (cf plus haut). Il existe d'autre formes d'interprétations
automatiques. Par exemple, la saisie de 12/09/2009 est interprétée comme une date et la saisie conduit à son
alignement à droite dans la cellule :
Notons que pour le cas des nombres, en fonction de la configuration d'Excel utilisée, les nombres sont reconnus par
l'utilisation des "," ou par des "." (il est possible de changer la configuration dans le menu principal : Menu – options
Excel -Options avancées). Pour une version où la numération repose sur des virgules :
Dans cet exemple, 12,9 est interprété comme un nombre et non pas comme une chaîne de caractères alors que 12.9
est interprété comme une chaîne de caractères (String).
Le cas où le contenu est trop important
Si on rentre un contenu trop grand dans une case et qu'il n'y a pas de contenu dans la cellule adjacente à droite, le
contenu introduit dans la cellule déborde sa cellule :
En revanche, si la cellule adjacente à droite n'est pas vide, le contenu de la case ne peut plus être affiché :
Sur l'exemple, le texte de la cellule de gauche n'a pas changé.
Dans le cas d'une cellule contenant un nombre trop grand pour être affiché dans cette cellule, on obtient :
On voit bien dans le champ de saisie que la cellule à un contenu différent de celui qui est affiché, mais le nombre, dans
le format actuel de la case, est trop grand pour être affiché. Dans la partie sur les mises en forme, est évoquée la
possibilité de changer le format de la cellule pour éviter ce type de problème.
Les chaînes de caractères
Si on veut qu'une entrée soit considérée comme une chaîne de caractères :
si on valide cette saisie, on obtient :
De la même manière, la saisie de
Donne :
On constate que si met le symbole =, le logiciel interprète ce qui suit et ne l'affichage pas comme tel. Comment faire si
on veut afficher un signe égal dans une case ? On saisit ="=". Par exemple, en saisissant ="=7+8", on obtient :
En revanche, si on saisit : "=7+8", on obtient :
L'affichage est différent, dans le premier cas, on a saisi une chaîne de 4 caractères contenant les caractères : '=', '7', '+'
et '8'. Dans le second cas, on a saisi une chaîne de 6 caractères contenant les caractères : le caractère guillemet, '=', '7',
'+', '8' et le caractère guillemet.
La chaîne vide est notée "". Si l'on veut mettre comme contenu d'une cellule la chaîne vide, on y rentre ="". Dans ce
cas, la cellule n'est pas vide ! Rien n'apparaît à l'affichage de cette cellule, mais elle a un contenu :
Il faut bien distinguer :
●
la cellule vide. Rien n'apparaît dans la cellule à l'affichage, rien dans la barre de saisie.
●
la cellule contenant la chaîne vide. Rien n'apparaît dans la cellule à l'affichage, mais dans la barre de saisie,
on a ="". Dans ce cas, la cellule a un contenu.
●
la cellule contenant la valeur 0. Dans ce cas, la valeur 0 apparaît à droite dans la cellule.
●
la cellule contenant la chaîne de caractères "0" qu'on a rentré en saisissant ="0". La valeur 0 apparaît à gauche
dans la cellule.
Menu déroulant de valeurs dans une cellule
Il est possible de contraindre les valeurs d'une cellule à un ensemble donné de valeurs contenu dans une plage
de cellules. Supposons par exemple que l'on veut que la cellule A1 ne prenne que des valeurs paires entre 2 et 10. Dans
la colonne B : on met 2 dans B1, 4 dans B2, on remplit ensuite automatiquement le reste des cellules jusqu'à avoir
l'ensemble des entiers pairs de 2 à 10.
On sélectionne ensuite la cellule pour laquelle on veut limiter les valeurs possibles par le biais d'un menu
déoulant. Dans le menu "Données", on sélectionne ensuite "Validation des données".
Sous l'onglet "Options", on choisit "Autoriser" : "Liste". Il suffit alors de renseigner la source et de valider. On aurait
également pu nommer la plage contenant les données et la mettre dans le champ Source.
Bien sûr, il est un peu gênant de devoir réserver de l'espace au sein de la feuille dans laquelle on veut afficher
le menu déroulant pour coder les valeurs possibles dans le menu. On verra comment on peut faire référence à des
feuilles stockées dans d'autres feuilles plus loin dans ce cours. De sorte que dans une feuille apparaîtra le menu
déroulant, tandis que dans une autre, seront stockées les valeurs contenues dans ce menu.
Validation de données
La fenêtre "Validation de données" de l'onglet "Données" qui est affichée dans la copie d'écran ci-dessus offre
d'autres possibilités. Sous l'onglet "options", si on déroule le menu "Autoriser", on voit qu'il est possible de contraindre à
ce que les valeurs soient comprises dans un certain intervalle, on peut aussi contrainte le format de l'entrée (numérique,
date etc.). Le lecteur est invité à explorer les autres onglets ("Message de saisie" et "Alerte d'erreur") pour voir les autres
possibilités qui sont à sa disposition.
2.B Remplissage par des fonctions
Il est possible de rentrer des fonctions dans les cellules. Dans ce cas, l'affichage de la cellule est le résultat de
l'exécution des opérations de la fonction quand le contenu de la cellule est la fonction.
Pour saisir une fonction, on commence par le signe =.
Fonctions simples
Il est possible d'utiliser une série de fonctions numériques de base, par exemple, le fait de rentrer la formule
=7+8, soit :
donne comme résultat, après validation de la saisie :
Il est possible de faire que la formule d'une cellule donnée repose sur la valeur d'une autre cellule. En introduisant dans
A2 la formule =A1+7, on obtient :
Le calcul de la valeur de la cellule A2 repose sur le résultat du calcul de la valeur de la cellule A1.
Pour construire des formules, les opérateurs classiques sont possibles : +(addition), - (soustraction), / (division), *
(multiplication). S'y rajoute un l'opérateur de concaténation & qui permet de fusionner deux chaînes de caractères en
une seule. Par ailleurs, on peut introduire des parenthèses dans les calculs :
L'opérateur ^ permet d'introduire un exposant : 2^3 correspond à 2 à la puissance 3.
Une autre manière d'introduire une référence dans formule est de cliquer sur cette formule en cours de saisie. On
commence à saisir la formule :
on clique sur la cellule F4, la formule s'actualise automatiquement :
On peut ensuite valider la fonction.
Pour l'opérateur de concaténation, si on rentre "arr" en A1 et "et" en A2, alors que dans A3 on met =A1 & A2 & " !" & 8,
on obtient :
Fonctions
Une série de fonctions est disponible en Excel. Pour la syntaxe des fonctions, deux choses sont à noter :
●
A part les fonctions numériques de base, les fonctions sont écrites en notation préfixe, soit
=NOM_FONCTION(parametre1;parametre2;...)
●
Les différents paramètres d'une fonction sont séparées par des ";"
Soit par exemple, la fonction SOMME, elle admet plusieurs syntaxes :
●
elle peut être la somme de deux valeurs : =SOMME(5;7,2)
●
elle peut être la somme d'une valeur et d'une valeur de cellule : =SOMME(A1;7)
●
elle peut être la somme de plus de deux valeurs : =SOMME(A1;7;8,9)
●
elle peut être la somme d'une valeur et d'une plage de cellules : =SOMME(A1:C1;5)
●
elle peut être la somme d'une plage de cellules : =SOMME(A1:C1)
●
elle peut être la somme d'une plage de cellules – colonnes : =SOMME(C:C)
Que se passe t'il si on fait une somme sur une plage alors que l'une des cellules de la plage est vide ? Alors que l'une
des cellules de la plage contient une chaîne de caractère ? Alors que l'une des cellules de la plage contient une date ?
On considère la série des cases sur la ligne A, de A1 à A8 :
Avec la 7ème cellule qui contient la chaîne vide. Dans ce cas,
●
Une cellule dans laquelle on saisit =SOMME(A1) affiche 1
●
Une cellule dans laquelle on saisit =SOMME(A1:A2) affiche 4
●
Une cellule dans laquelle on saisit =SOMME(A1:A3) affiche 38611. En effet, pour chaque date, Excel lui
donne un équivalent numérique, on le voit en changeant le format de la cellule qui contient une date, on
tombe sur un nombre entier. L'équivalent numérique d'une date est le nombre de jours depuis le 01/01/1900.
●
Une cellule dans laquelle on saisit =SOMME(A1:A4) affiche 38611 : la cellule contenant la chaîne "5" est
ignorée.
●
Une cellule dans laquelle on saisit =SOMME(A1:A8) affiche 38611 : les cellules qui contiennent les chaînes
sont toutes ignorées dans le calcul.
●
Une cellule dans laquelle on saisit =MOYENNE(A1:A8) affiche la même chose qu'une cellule dans laquelle on
saisit =MOYENNE(A1:A4) : là aussi les cellules ne sont pas prises en compte : elles ne sont notamment pas
ajoutées au nombre des valeurs pour diviser.
Note : comme les dates sont équivalentes à des valeurs numériques, il est possible de faire des opérations, si A1
contient une date, alors une case contenant A1+1 contient la date du jour suivant. De la même manière, il est possible
de faire du remplissage automatique à partir de deux cases contenant des dates.
Aide en ligne à la saisie
Il y a plusieurs manières d'accéder la liste des fonctions en cours de saisie. Par exemple, en commençant une formule
avec =, on peut appuyer sur le symbole de la fonction dans la barre d'outils (1), où avec le bouton principal (2) :
(2)
(1)
En faisant cela, on arrive à une interface qui permet d'abord de sélectionner une fonction :
Puis, la fonction choisie, on obtient une aide pour en saisir les paramètres :
Les paramètres peuvent être des références de cellule, des chaînes de caractères, des valeurs numériques, des plages
de cellules... En appuyant sur OK, la cellule est insérée dans la cellule qu'on est en train de renseigner, avec les
paramètres que l'on a choisis. Lors de la saisie des paramètres, le nom de certains paramètres apparaît en gras (cf
Nombre1 dans la copie d'écran précédente) : ce sont les paramètres qu'il faut obligatoirement renseigner, quand les
autres paramètres (Nombre2 sur la copie d'écran précédente), apparaissent en caractères normaux : ces attributs sont
facultatifs.
Catégories de formules
Les fonctions sont organisées en catégories :
●
Finances : des fonctions permettant de faire des calculs d'amortissement, des calcules d'annuités, des calculs
de taux effectif...
●
Date & Heure : des fonctions qui permettent d'afficher la date du jour, d'extraire les minutes, heures d'une
date...;
●
Math & Trigo : donne accès aux fonctions mathématiques classiques : exponentielle, logarithme, sin, cos, tan,
etc. Dans cette catégorie, on trouve aussi des fonctions permettant de faire des arrondi... Cette catégorie
contient aussi des fonctions de génération aléatoire.
●
Statistiques : contient un ensemble d'éléments de statistique descriptive : moyenne, écart-type, kurtosis,...
Cette catégorie permet aussi la manipulation de fonctions probabilistes standards.
●
Recherche & Matrices : contient des fonctions de recherche au sein d'ensembles de données, des fonctions
de recherches textuelles, des fonctions de manipulations de l'interface, des tableaux croisés dynamiques...
●
Base de données : permet de manipuler des données ou des listes de données, voir d'en extraire de
l'information.
●
Texte : des fonctions de manipulation du texte, des chaînes de caractères.
●
Logiques : des fonctions permettant de spécifier des instructions conditionnelles sous des conditions
particulières et une fonction de gestion des erreurs.
●
Informations : des fonctions particulières qui permettent de décider si une expression a pour valeur un
booléen, un nombre pair ...
●
Ingénierie : manipulation de nombres complexes, conversion de nombres (binaire, hexadécimal).
●
Cube : des fonctions de manipulation de données dans le formalisme OLAP
Pour consulter les ensembles de fonctions de chaque catégorie, on peut cliquer l'onglet "Fonctions" et ensuite cliquer sur
l'une ou l'autre des bibliothèques. Dans ce qui suit et dans les cours suivants, on introduit et on décrit le fonctionnement
de certaines de ces fonctions, mais certainement pas l'ensemble des fonctions de manière exhaustive : l'aide d'Excel et
l'aide à la saisie des fonctions semblent suffisantes à l'utilisation des fonctions.
Les fonctions imbriquées
Il est possible de spécifier des fonctions dont un ou plusieurs paramètres sont des fonctions. Plusieurs
exemples :
●
ARRONDI(MOYENNE(A:A))
●
SOMME(PUISSANCE(A1,4);PUISSANCE(A2;3);PUISSANCE(A3;2);PUISSANCE(A4,1);A5)
On verra plus loin que l'imbrication des fonctions est également possible dans le cas des fonctions non
numériques (voir le paragraphe sur la fonction SI par exemple).
Les fonctions date et heures
La fonction MAINTENANT() permet d'afficher la date du jour (celle de l'ordinateur) avec le jour, mois, année,
heure, minute. La fonction =AUJOURDHUI() affiche directement la date (sans les heures). Les valeurs affichées dans
les cellules sont actualisées lors des recalculs de la feuille (voir Recalcul des fonctions ci-dessous).
La fonction JOUR prend une date en paramètre et renvoie le numéro du jour. Par exemple :
JOUR("01/01/2000") renvoie 1, soit le numéro du jour du mois.
●
MOIS, ANNEE renvoient respectivement le numéro du mois et le numéro de l'année.
●
JOURSEM renvoie le jour de la semaine d'une date, avec 1 pour le dimanche, 2 pour le lundi, etc.
●
DATEVAL prend en paramètre une chaîne de caractères et en fait une date.
Le lecteur est invité à découvrir les autres fonctions en explorant les listes d'Excel.
Les fonctions logiques
La sémantique d'Excel est considérablement augmentée par la mise à disposition des fonctions logiques. Par
exemple, pour l'affichage d'un bilan, on peut vouloir qu'une cellule
contienne “PERTE”' si le résultat est négatif,
“BENEFICE” sinon. On parle d'instruction conditionnelle : la fonction prend une valeur si une condition est remplie, une
autre valeur si une autre condition est remplie. La syntaxe de la fonction est la suivante :
=SI (condition;valeur si vrai;valeur si faux)
●
Condition est une expression à valeur dans {VRAI, FAUX}, soit une expression à valeurs booléennes.
●
Valeur si vrai est la valeur de la case si la condition est remplie.
●
Valeur si faux est la valeur de la case si la condition n'est pas remplie.
Les expressions à valeur booléennes sont de formes diverses, la majeure partie du temps, elles intègrent un ou
des opérateurs de comparaison :
>=
supérieur ou égal
>
supérieur
<
inférieur
<=
inférieur ou égal
=
égal
>=
supérieur ou égal
<>
différent
Ces opérateurs de comparaison peuvent comparer des valeurs numériques entre elles, mais aussi des chaînes
de caractères entre elles par exemple “Wagon”>”Zoo” est une expression booléenne à valeur vraie. Lorsque le logiciel
doit comparer entre deux chaînes de caractères, il fait une comparaison alphanumérique, ie il classe les chaînes à
l'instar de la manière dont les mots sont classés dans un dictionnaire, supposons qu'on compare mot1 et mot2 :
●
si la première lettre de mot1 précède la première lettre de mot2 alors mot1 est avant mot2
●
si la première lettre de mot2 précède la première lettre de mot1 alors mot2 est avant mot1
●
si la première lettre de mot2 est la même que la première lettre de mot2 alors
○
si la deuxième lettre de mot1 précède la deuxième lettre de mot2 alors mot1 est avant mot2
○
si la deuxième lettre de mot2 précède la deuxième lettre de mot1 alors mot2 est avant mot1
○
si la deuxième lettre de mot2 est la même que la deuxième lettre de mot2 alors
■
si la troisième lettre...
Les expressions booléennes peuvent bien sûr intégrer des références de cellules : =SI(A1>2;A1;A2), ou des
fonctions imbriquées : =SI(ESTVIDE(A1);A2;A1).
Si on met une expression à valeurs booléennes dans une cellule, il est affiché VRAI ou FAUX dans la cellule.
Par exemple, si on met =(A1>5) dans la cellule A2, la valeur de la cellule A2 variera entre VRAI et FAUX en fonction de
la valeur introduire dans la cellule A1.
A partir des expressions booléennes, on peut construire des instructions conditionnelles. Par exemple, dans la
cellule F5, on calcule la moyenne d'un étudiant. Dans la cellule F6, on veut afficher l'état de l'étudiant pour la session :
=SI(F5>10;"admis";"ajourné")
Lorsque l'on change la valeur de la moyenne, la valeur de la case F6 peut changer.
En passant la valeur de la case F5 à 11, F6 s'actualise automatiquement :
Il est possible de spécifier des instructions conditionnelles plus complexes que ce qui vient d'être présenté,
d'abord en utilisant des connecteurs logiques ET et OU.
=ET(expression booléenne 1;expression booléenne 2;...;expression booléenne N) renvoie vrai si et seulement si toutes
les expressions booléennes sont vraies
=OU(expression booléenne 1;expression booléenne 2;...;expression booléenne N) renvoie vrai si au moins l'une des
expression booléenne est vraie
=NON(expression booléenne) renvoie vraie si l'expression booléenne est fausse.
On peut utiliser ces connecteurs pour augmenter la sémantique des SI. Supposons que la valeur de A5 doit être
comprise entre -10 et 10, pour que l'on affiche "CORRECT" et que l'on affiche "ERREUR" sinon :
=SI(ET(A5<10;A5>-10);"CORRECT";"ERREUR")
Dans le cas du SI, on a deux alternatives : soit la condition est vraie, soit elle est fausse. Cependant, on peut
avoir des cas où plus de deux alternatives sont nécessaires. Dans ce cas, on utilise des SI imbriqués.
=SI(F5<8;"Ajourné";SI(F5<10;"Rattrapage";"Admis"))
Ici, si la moyenne est inférieur à 8, la cellule prend la valeur "Ajourné", sinon, soit la moyenne est inférieure à 10, et dans
ce cas, c'est que la moyenne est entre 8 et 10 : la cellule affiche "Rattrapage". Enfin, dans le cas où la moyenne est
supérieure à 10 : "Admis".
Soit un exemple de fonction logique complexe, qui affiche vrai si la valeur dans la case A1 est un numéro
d'année bissextile. On utilise la fonction MOD : MOD(n;m) renvoie le reste dans la division euclidienne de n par m. Par
exemple MOD(50;7) renvoie 1 puisque 50 se décompose en 50=7*7+1 : 1 est le reste dans la division de 50 par 7.
=SI(MOD(A1;100)=0;SI(MOD(A1;400)=0;"bissextile";"");SI(MOD(A1;4)=0;"bissextile";""))
Cette fonction est de la forme : SI(MOD(A1;100)=0;Valeur si vraie;Valeur si fausse)
Si A1 contient un multiple de 100 alors la case prend SI(MOD(A1;400)=0;"bissextile";"") comme valeur, soit
"bissextile" si A1 est un multiple de 400, "" si A1 n'est pas un multiple de 400. Si A1 ne contient pas un multiple de 100
alors la cellule prend SI(MOD(A1;4)=0;"bissextile";"") comme valeur, soit "bissextile" est affiché si la valeur de A1 est
un multiple de 4. Ie si un nombre est multiple de 400 ou s'il est multiple de 4 sans être multiple de 100, il est bissextile.
Il serait possible d'obtenir une fonction conditionnelle équivalente :
On note la condition que A1 est un nombre multiple de 4 et non de 100 : ET(MOD(A1;4)=0;NON(MOD(A1;100)=0)
On note la condition que A1 est multiple de 400 : MOD(A1;400)=0
Soit la condition q'un nombre est bissextile : OU(ET(MOD(A1;4)=0;NON(MOD(A1;100)=0);MOD(A1;400)=9)
De sorte, la condtion qui affiche "bissextile" si le nombre dans A1 correspond à une année bissextile est :
=SI(OU(ET(MOD(A1;4)=0;NON(MOD(A1;100)=0));MOD(A1;400)=0);"bissextile";"")
Pour la condition, elle peut être prise comme une valeur prise dans une cellule si cette cellule contient VRAI ou
FAUX. Supposons par exemple que B5 contient une valeur booléenne : =SI(B5;B6+1;B7+1).
Manipulation de chaînes de caractères
Lorsque l'on manipule des chaîne de caractères au sein des fonctions, il faut les écrire entourées de guillemets.
Par exemple, pour tester si dans la case A1 on a la chaîne "début", on écrit : =SI(A1="début"....). Si on se contente de
mettre =SI(A1=début...) cela ne fonctionnera pas ou du moins, cela ne comparera pas la case A1 à la chaîne "début" :
cela aura un autre sens qui sera évoquée dans la partie sur le nommage des cellules ci-dessous. On présente quelques
fonctions :
○
CHERCHE : cette fonction prend 3 paramètres : une chaîne de caractères à chercher c1, une chaîne à
explorer c2 et un paramètre optionnel qui est le numéro du caractère à partir duquel commencer la
recherche. Si c2 contient la chaîne c1, alors la fonction renvoie le numéro du premier caractère de c1 dans
la chaîne c2. Par exemple,
■
=CHERCHE("naissance";"connaissance") renvoie 4.
■
=CHERCHE("t";"sentiment") renvoie 4.
■
=CHERCHE("t";"sentiment";6) renvoie 9.
Tous les paramètres peuvent être des références de cellules.
○
CONCATENER(chaine1;chaine2;chaine3...) renvoie une chaîne de caractères qui est l'ensemble des
caractères de chaine1, chaine2, chaine3... mis bout à bout.
○
Des fonctions de conversion : CNUM convertit une chaîne représentant un nombre en un nombre,
BAHTTEXT fait l'opération inverse :
■
○
CNUM("2") renvoie le nombre 2.
DROITE(chaine1;n) : cette fonction renvoie les n derniers caractères d'une chaine :
■
DROITE("anticonstitutionnellement";4) renvoie "ment", qui est affiché dans la case.
■
GAUCHE("silo";2) renvoie "si"
○
NBCAR("chaine") renvoie le nombre des caractères de la chaîne paramètre.
○
Etc. Le lecteur est invité à consulter la bibliothèque Excel.
Introduction d'un lien hypertexte
Il est possible de faire en sorte qu'une cellule contiennent un lien hypertexte cliquable. Pour cela, dans la case pour
laquelle on veut faire apparaître ce lien hypertexte, on introduit la fonction LIEN_HYPERTEXTE.
=LIEN_HYPERTEXTE("http://www.google.fr") affiche le lien vers google dans la page
Si maintenant on utilise la même fonction en spécifiant le paramètre optionnel :
=LIEN_HYPERTEXTE("http://www.google.fr";"Faire une recherche")
Le lien apparaît sous un nom différent de la cible, mais renvoie bien vers google lorsque l'utilisateur le clique.
Recalcul des fonctions
A chaque nouvelle validation de valeur ou de fonction contenue dans une cellule, il est procédé au recalcul de
l'ensemble du classeur. Il est possible de modifier ce comportement du logiciel, dans le menu Formules, il existe un
onglet "Options de calcul", on peut faire passer l'option de calcul à "Manuel".
Dans ce cas, si dans G17 on introduit =7+G16 et qu'on change la valeur de G16, la valeur de G17 n'est pas
actualisée tant que l'utilisateur ne revalide pas le contenu de la cellule G17. Cette démarche est risquée puisque on
risque d'introduire des erreurs en oubliant de recalculer certains parties de la feuille et donc d'aboutir à des feuilles
incohérentes. La démarche ne semble devoir se justifier que dans des cas très rares, par exemple, lors de tirages
aléatoires massifs, pour éviter que chaque nouvelle validation de cellule conduise à de ce que soient relancés tous les
tirages aléatoires. Cependant, sur une machine moderne, le recalcul ne semble pas devoir prendre à ce point longtemps
qu'il est nécessaire de prendre un risque.
Deux fonctions utiles pour tester le contenu des cellules
On donne ici deux fonctions qui peuvent être souvent utiles :
○
ESTVIDE(référence de cellule) : renvoie vrai si la cellule référencée est vide, faux sinon.
○
NBVAL(plage de cellules) : renvoie le nombre de cellules non vides sur une plages
Erreurs classiques dans la saisie des fonctions
Les erreurs sont affichées dans la case qui contient la cellule lorsque son calcul est impossible.
●
#DIV-0 : la fonction conduit la machine à devoir diviser par 0 ou l'une des fonctions imbriquées conduit à une
division par 0.
○
Par exemple, si je mets =5/B1 en A1 alors que B1 est vide, il s'affiche :
○
Si je mets =SI(MOD(5;0)=7;"Multiple";) dans une case, elle affichera l'erreur : pour déterminer le reste dans
la division de 5 par 0, il faut diviser 5 par 0...
●
#AUTO-REF : cette erreur apparaît lorsque il existe un cycle de ce type : pour calculer la cellule A1, il faut
calculer la cellule A2, pour calculer la cellule A2, il faut calculer la cellule A1...
○
●
●
Par exemple, le fait de mettre SOMME(A:A) dans la cellule A1.
#VALEUR : Cette erreur apparaît si l'un des paramètres n'est pas d'un format convenable pour la fonction :
○
=MOD("elysee";7)
○
=JOUR("galaxie")
#REF : une référence est manquante ou incorrecte dans une fonction. Cette erreur peut apparaître notamment
lorsque on supprime des lignes et des colonnes qui contiennent des données-input nécessaires au calcul
d'autres fonctions.
●
#NOM : le nom de la fonction ou le nom d'une fonction imbriquée ne correspond à aucune fonction
●
#NOMBRE : Le résultat de la fonction n'est pas une donnée numérique acceptable par Excel. Par exemple, les
307
nombres gérés par Excel doivent se situer entre -1*10
307
et 1*10 .
Ce n'est bien sûr pas parce que les fonctions ne renvoient pas d'erreurs qu'elles font ce qu'on attend, il faut faire
attention aux détails. Par exemple, MIN(C3;C100) est différent de MIN(3:C100), mais les deux fonctions ont une syntaxe
correcte.
Paramètres optionnels
Pour les paramètres optionnels, il existe plusieurs syntaxes pour le cas où on ne renseigne pas le paramètre optionnel :
=SI(A1=7;8) ou =SI(A1=7;8;) correspondent à la même chose.
Plage de cellules
De la même manière qu'on peut introduire une cellule dans une fonction en cliquant sur cette cellule en cours de saisie
de la fonction, on peut introduire une plage dans une fonction en cours de saisie, on commence à saisir la fonction :
puis on sélectionne la plage avec la souris : la fonction s'actualise automatiquement :
3. Références des cellules et des plages
Gestion des cellules : audit et affichage des fonctions
Excel propose une visualisation des feuilles de calcul avec les fonctions et non pas avec les valeurs résultantes de
l'exécution de ces fonctions. Dans l'onglet Formules, on a notamment l'onglet "Audit de formules" :
Pour faire apparaître les formules, on clique "Afficher les formules" :
En recliquant sur "Affichage des formules", on revient à l'interface normale. Dans la suite de ce cours, on utilisera
massivement l'option de visualisation des formules pour présenter les interfaces.
Dans l'onglet d'Audit des formules, on dispose d'une fonctionnalité "Évaluation de formule" : cet onglet permet, pour la
cellule couramment sélectionnée, de voir sont les valeurs des fonctions imbriquées, de voir si elles produisent des
erreurs etc. Cette fonctionnalité permet donc de résoudre des erreurs sur des fonctions complexes et reposant sur des
fonctions intermédiaires imbriquées.
Enfin, l'audit des formules permet, à partir de la cellule couramment sélectionnée, de faire apparaître ses antécédents, ie
les cellules dont dépend sa valorisation et de faire apparaître les cellules qui dépendent d'elle pour sa valorisation.
Forme générale d'une référence de cellule
Jusqu'à maintenant, on a considéré uniquement des références vers des cellules de la feuille courante. Quand
on utilise A1 dans une formule, il s'agit implicitement de la cellule A1 dans la même feuille dans le même classeur. On
pourrait vouloir faire référence à la cellule d'une autre feuille de calcul du même classeur ou à la cellule d'une autre
feuille d'un autre classeur. De cette manière, des colonnes entières de calcul peuvent être reportées sur d'autres feuilles,
la première feuille ne faisant apparaître que les résultats principaux.
Le nom d'une feuille apparaît dans un onglet en dessous de la feuille :
Pour faire référence à la cellule A1 de Feuil1 de manière non ambigüe par rapport à la cellule A1 de Feuil2, on indique :
Feuil1!A1. Ces références peuvent par suite être introduites dans des formules etc... Elles peuvent également servir à
désigner des plages : Feuil1!A1:B8. Il n'est pas possible de spécifier une plage de cellules appartenant à plusieurs
feuilles différentes. Si on change le nom de la feuille, la référence à utiliser change également :
dans ce cas, les références deviennent de la forme Data!A1. Au moment où on change le nom de la feuille, toutes les
références contenant le nom de la feuille sont automatiquement actualisées. Si par exemple on veut sommer le
contenu de la colonne A de la feuille Data avec le contenu de la ligne 4 de la Feuil2 :
=SOMME(Data!A:A;Feuil2!4:4)
On peut également vouloir faire référence à des cellules de classeurs différents. La forme la plus générale de la
référence est alors 'C:\Enseignement\Excel VBA\[EvolCours.xlsx]Axa'!A1. On peut par exemple envisager de séparer
une application en deux parties: un classeur de stockage des données et un classeur de traitement sur ces données.
Pour des raisons de sécurité, la mise à jour automatique des liens est désactivée (ie les cellules ne s'actualisent pas
automatiquement si le contenu des autres classeurs référencé a changé). Pour réactiver ces liens et faire en sorte qu'il y
a actualisation des liens : on va dans le menu "Données" et dans l'onglet "Connexions". En choisissant l'option "Modifier
les liens d'accès", on arrive sur une interface :
Est indiqué la liste des sources, ie des classeurs qui contiennent des cellules référencées par le présent classeur. En
cliquant "Mettre à jour les valeurs", on actualise toutes les valeurs issues de classeurs extérieurs. En appuyant le bouton
"Invite de démarrage", on peut configurer le logiciel pour qu'à l'ouverture du classeur, soit les liens s'actualisent
automatiquement (ie le logiciel va automatiquement chercher les valeurs référencées), soit ils s'actualisent à condition
de la validation par l'utilisateur (un message apparaît), soit ils ne s'actualisent pas et aucun message n'est signifié à
l'utilisateur.
Références relatives : Copie-collage de cellules
Jusqu'à maintenant, on n'a utilisé que des références relatives. Dans C1, on rentre la formule =A1+B1. On copie ensuite
cette formule et on la colle en D3. Quelle formule apparaît en D3 ? Dans le passage de C1 en D3, on translate de deux
lignes et d'une colonne. On constate que toutes les références sont translatées de deux lignes et une colonne et la
formule qui apparaît en D3 est B3+C3.
Dans le cas de valeurs et non pas de références, il n'y a pas de modification, seules les références sont translatées. Par
exemple, on met en première ligne d'un tableau (affichage des formules ici)
On rentre d'autres valeurs dans la colonne A jusqu'à A10. Ensuite, on sélectionne B2. On copie le contenu de B2. On
sélectionne B3:B10 et on copie :
Si on sort du mode affichage formule, le format d'affichage des cellules est de nouveau pris en compte :
Pour copie une cellule telle qu'elle d'une cellule à l'autre, on sélectionne le contenu de la cellule en barre de saisie,
on copie, on valide puis on selectionne une autre cellule et on colle le contenu : on obtient la cellule inchangée. Il faut
donc bien distinguer le fait de copie la cellule sélectionnée et le fait de copier la formule dans la barre de saisie.
Référence absolues
Pour certains cas, on veut que lors de la recopie de cellules, certaines références restent les mêmes et que d'autres
évoluent. Soit par exemple le cas suivant:
Ici le taux de TVA a été placé en case D3 et les cellules utilisent la référence à cette cellule pour le calcul de la TVA. Si
on copie la cellule B2 sur les cellules B3:B10, on obtient :
Ce qui donne des valeurs incohérentes pour les valeurs avec TVA.
Pour corriger cela, on passe aux références absolues pour celles des références qui ne doivent pas changer lors de la
copie.
Ce qui donne à la copie de B2 sur B3:B10 :
Ce qui donne les bonnes valeurs lorsque l'on sort de l'interface d'affichage des cellule. Si on met un $ avant la lettre de
la colonne, on fixe la colonne : elle n'évoluera pas à la copie, si on met un $ avant le numéro de la ligne, on fixe la ligne :
elle n'évoluera pas à la copie. Si on met un $ devant la lettre de la colonne et un $ devant le numéro de la ligne, on fixe à
la fois la ligne et la colonne.
Une technique pour faire passer toutes les références d'une fonction de références relatives à des références absolues :
on sélectionne la cellule contenant la formule et on utilise F4 : toutes les références de la cellule deviennent des
références absolues. Dans ce cas, si on copie cette cellule, on copie toujours la même formule et on perd l'intérêt des
valeurs relatives qui est de pouvoir copier des formules pour les appliquer à des grands ensembles de données.
Nommer une cellule ou une plage de cellule
Une autre méthode consiste, pour éviter l'évolution des références avec la copie et pour simplifier les formules est de
nommer les cellules ou les plages. Par exemple dans l'exemple du taux de TVA présenté précédemment, on nomme la
cellule :
Dans l'espace qui indique d'habitude la référence de la cellule, on saisit un nom (qui doit être différent d'une référence de
cellule et qui doit être différent du nom d'une formule). A partir de là, la cellule D3 sera nommée TVA. En notant dans B2
la formule =A2*(1+TVA) et la copiant ensuite dans B3:B10, on obtient :
Ici, la recopie de D3 fonctionne comme une valeur absolue et la formule est plus lisible.
L'ensemble des remarques relatives aux références relatives, références absolues et nommage valent autant pour les
plages de cellules que pour les références de cellules : en sélectionnant une plage, on peut la nommer de la même
manière.
Modification des lignes et des colonnes, modification des formules
L'utilisateur peut toujours ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes. Si on insère une ligne avant la ligne
1, le taux de TVA qui était en D3 dans le paragraphe précédent, passe en D4. Toutes les références de toutes les
formules sont actualisées automatiquement, y compris les références absolues. Le principe de la modification est le
suivant : pour toute référence de numéro de ligne supérieur au numéro de la ligne inséré, on augmente le numéro de
ligne de la référence de 1. Pour les références dont le numéro de ligne est antérieur, il n'est pas besoin de la modifier.
Pour les références dans un classeur1 vers un classeur2, elles ne s'actualisent pas si on rajoute une ligne dans
classeur1. L'actualisation des colonnes fonctionne de la même manière : l'utilisateur n'a pas à se préoccuper en
rajoutant une ligne.
L'utilisateur devra être plus prudent lorsque il supprime des lignes. Soit l'exemple du paragraphe précédent :
Si on supprime la ligne 3 ou la colonne B, les référence vers D3, $D$3 ou TVA ne sont plus valables : toutes les cases
dont la valeur dépend de cette référence affichent #REF.
Formules et collage spécial
Supposons que l'on veuille copier non pas la formule d'une cellule (resp. les formules d'une plage) mais la valeur
affichée dans cette cellule (resp. plage de cellule). Pour ce faire, on sélectionne la cellule (resp la plage), on la copie et
on sélectionne la cellule (resp. plage) de destination. Avec un clic droit, on fait apparaître le menu habituel :
On choisit collage spécial. Une série de possibilités apparaissent, on sélectionne le collage en Valeurs :
Il ne reste plus qu'à valider.
4. Gestion des classeurs et des feuilles
Protection des des feuilles et des cellules
Si un développeur crée un classeur contenant des fonctions complexes et nombreuses, un utilisateur malavisé
peut rendre inutilisable cette interface en modifiant telle ou telle fonction. La protection des cellules est un moyen utile de
n'autoriser à l'utilisateur que la manipulation de quelques cellules, dans laquelle il pourra rentrer des paramètres, choisir
des options. Pour se faire, on utilise le menu/onglet Révision et le sous-onglet Modifications.
On commence par cliquer sur "Permettre la modification des plages" :
Se faisant, on peut ajouter des plages de cellules qui seront modifiables par un utilisateur, même quand la
feuille sera modifiée. On peut ensuite protéger la feuille.
En cliquant "Protéger la feuille", une interface apparaît :
Le développeur de la feuille choisira les autorisations qu'il donne aux utilisateurs.
Dans une interface où la majeure partie des cellules sont verrouillées, un minimum d'ergonomie à destination
de l'utilisateur est utile : on peut faire apparaître en couleur les cellules qu'il peut modifier. Cette solution est aussi utile
pour celui qui veut utiliser une interface qu'il a construite sans l'endommager.
La protection des classeurs
Toujours dans le menu Modifications de l'onglet Révisions, il est possible de protéger le classeur. Celle ci
comprend la protection de toutes les feuilles et l'interdiction pour l'utilisateur de rajouter des feuilles ou de modifer celles
qui existent.
Manipulation des feuilles et des classeurs
Il est à noter que lorsque les feuilles sont renommées, l'ensemble des références du classeur prennent en
compte cette modification. Soit la référence Feuil!A1 insérée dans la feuil2 d'un classeur, alors le renommage de Feuil1
en Data conduit à ce que la référence soit modifiée en Data!A1.
Le changement dans le nom des classeurs n'entraîne pas en revanche la modification automatique des
références qui contiennent ce nom de classeur.
Visualisation des classeurs
Il est possible d'avoir plusieurs fenêtres courantes ouvertes sur le même classeur. Cette fonctionnalité s'avère
intéressante en introduisant par exemple un graphique dans une fenêtre et les données permettant de le construire dans
une autre. Pour ce faire, on utilise l'onglet "Affichage" et on sélectionne "Nouvelle fenêtre". Ensuite, on peut utiliser la
fonctionnalité "Réorganiser tout" pour que le logiciel fasse apparaître toutes les fenêtres Excel couramment ouvertes :
5. Mise en formes
Excel possède des outils de dessin et de mise en page qui enrichissent et clarifient la présentation des
tableaux. Pour tracer des filets, la palette d’outils de bordures s’obtient en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Format de cellule
En choisissant "Format de cellule" dans le menu précédent, on obtient une interface qui permet de faire une
série de mises en forme :
Dans la suite, on développe quelques élements sur chacun des différents onglets.
L'onglet Nombre
Plusieurs possibilités existent pour la manière qu'affiche le contenu d'une cellule.
●
Standard est le format standard des cellules d'EXCEL. Le texte est aligné à gauche, les nombres alignés à
droite.
●
Nombre permet de modifier la présentation des nombres : "formater" les nombres négatifs, insérer un espace
automatiquement entre les centaines et les milliers etc.
●
Monétaire permet d'insérer le sigle € automatiquement après les chiffres. Pour que le symbole € soit utilisé par
défaut, vous devez modifier le format monétaire dans les paramètres régionaux du panneau de configuration de
Windows.
●
Comptabilité est identique au format monétaire, seul le sigle - éventuel est mis à gauche.
●
Date permet des formats de jour. Comme on l'a vu plus haut, lorsqu'on rentre une date dans une cellule, elle
est automatiquement reconnue. Si on veut mettre une valeur qui n'est pas une date dans une cellule qui a
contenu une date., il faut au préalable changer le contenu de la cellule.
●
Heure permet des mises en formes d'heures, minutes et secondes.
●
Pourcentage insère un format de pourcentage (/100) pour des nombres. Attention à la valeur réelle dans les
calculs
●
Texte modifie le contenu de la cellule pour que le contenu soit vu uniquement comme du texte, même si c'est
un nombre.
Attention : la modification du format ne modifie pas le contenu de la cellule : ainsi, si la valeur 2.14 est affichée, cela ne
veut pas dire que la cellule contient la valeur 2,14 ! Cela signifie juste que la mise en forme de la valeur contenue est
2,14.
L'onglet Alignement
L'onglet alignement permet de modifier l'orientation du texte dans une cellule.
Si l'on veut que le texte d'une cellule apparaisse sur plusieurs lignes (et que la cellule s'adapte automatiquement à la
taille), on clique l'option "Renvoyer à la ligne automatiquement".
L'option Ajuster va, dans le cas de chaînes de caractères, diminuer la taille des caractères pour rentrer toute la phrase
dans la cellule. Elle n'a aucune influence sur les chiffres.
Lorsque la sélection courante est une plage de cellules et non pas une cellule, il est possible de les fusionner en une
seule cellule. Pour ce faire, on clique "Fusionner les cellules".
L'onglet Police
Les éléments de mises en forme des caractères de la cellule. Il est à noter qu'il n'est pas possible d'utiliser
plusieurs mises en forme pour le contenu d'une cellule.
L'onglet Bordures
Gestion des bordures de la cellule ou de la plage de cellules sélectionnée.
L'onglet Remplissage
Permet de mettre une couleur sur le fond de la cellule, ou un motif, une texture.
L'onglet Protection
Permet de gérer la protection de la cellule.
Pour tous ces éléments de mise en forme, il est également possible de les atteindre par la barre d'outils.
Insertion d'images, logos, ...
Il est possible d'insérer des images dans les feuilles Excel : voir dans le menu Insertion. Le coin supérieur
gauche de l'image sera placée dans le coin supérieure gauche de la cellule sélectionnée au moment de l'insertion.
Note : pour mettre une image en fonds d'écran, voir le menu "Mise en page" et "Arrière-Plan".
Mise en forme conditionnelles des cellules
Il est possible de mettre en forme les cellules en fonction de critères (colorer en rouge toutes les cellules dont
les valeurs sont négatives). Différents types de critères sont possibles dans ce cas. Le lecteur est invité à explorer les
différentes possibilités : onglet "Accueil"-"Mise en forme conditionnelle".
6. Manipulation des graphiques
Dans le menu Insertion, on a une série de possibilités pour la création de graphiques. A partir d'une sélection
courante, on appuie sur le bouton qui correspond au graphe que l'on veut obtenir. Le graphique est alors vide si la plage
de valeurs couramment sélectionnée est vide ou si les données ne sont pas interprétables. Tout ce qui va être dit sur les
graphiques insérés dans les feuilles pourra être dit sur les feuilles graphiques.
Il n'est pas possible de tracer des fonctions sans avoir préalablement généré des séries de données dans les
cases. De même pour avoir des données sur une échelle log, il faudra au passage créer la série du log des données que
l'on veut tracer.
Ajout ou modifier des séries
Que dans la conception initiale du graphe on ait ou non des données, on peut ajouter ou modifier des séries de
données. Pour se faire, on fait un clic droit sur le graphe (ou sur la feuille de graphe). On clique alors sur "Selectionner
des données".
On peut alors sur cliquer "Ajouter" pour ajouter une série ou sélectionner une série courante et cliquer Modifier. Dans les
deux cas, c'est la même interface qui est à renseigner :
On renseigne d'abord le nom de la série. Il faut ensuite renseigner la série des abscisses et celles des ordonnées. Il y a
trois manières de le faire :
●
Rentrer manuellement les références des plages de données. Attention, les références doivent toujours être
absolues. Attention dans ce cas, à ne pas utiliser les touches directionnelles qui ne seraient pas perçus
commes des mouvements au sein du code de référence qu'on est en train de saisir, mais un mouvement pour
sélectionner des cellules.
●
On sélectionne directement les cellules dans la feuille.
●
On clique sur le symbole
ce symbole fait apparaître une interface dans laquelle il est possible de saisir les références de la série. Dans
cette interface, il est possible d'utiliser les touches directionnelles
Mise en forme du graphique
Pour la mise en forme du graphique (étiquette sur les axes, titre du graphique...) : lorsque l'on a cliqué sur le
graphique, un menu apparaît dans la barre d'outils :
On peut alors utiliser ce menu pour mettre en forme les différents graphes.
Les différents types de graphe
Sélectionnez l'ensemble du tableau avec la souris et sélectionnez la commande graphique dans le menu Insertion. La
fenêtre suivante apparaît. Faisons un test à partir de deux séries de données pour les différents type de graphe. Le
lecteur est renvoyé à des tests personnels. On fait juste noter à l'utilisateur que pour une fonction, il convient d'utiliser
"nuage de points" et non pas "lignes". Un exemple est fourni dans la feuille C1_courbe.xlsx en modifiant les paramètres
a, b et pas.
7- L'aide Excel
L'aide est appelée par F1. Une fenêtre apparaît dont un champ dans lequel l'utilisateur pourra mettre les mots clés de sa
recherche.

C1 : Excel : Introduction aux commandes et à l`interface

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