Les archives de l`association Création

Création-­‐Fonctionnement Les archives de l’association Conserver, garder trace, bâtir l’histoire de l’association, beaucoup d’administrateurs s’interrogent sur leurs archives, les documents à conserver et combien de temps. 3 types d’archives peuvent être différenciés : Le Classeur des Procédures Depuis le 25 juillet 2015, les associations n’ont plus à tenir à jour un registre spécial (obligation qui était inscrite dans la loi du 1er juillet 1901). Mais afin de consigner tous les changements qui interviennent dans le fonctionnement de l’association (modifications des statuts, renouvellement des administrateurs…) et les modalités d’organisation (gestion comptable, contrats, codes d’accès…), nous vous invitons à créer un Classeur des Procédures (voir la fiche pratique). La mémoire de l’association Ce type d’archivage n’a aucune valeur obligatoire, il repose sur la volonté et le ressenti des personnes qui le mettent en place : plaquettes, affiches, bilan de manifestation, reportage photos, vidéos…, la liste peut être longue. Les documents à conserver Certains sont à garder durant toute la vie de l’association, d’autres peuvent avoir des durées de vies différentes : 1 an -­‐
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récépissés d'envois de lettres ou d'objets recommandés garanties (selon la durée) feuilles d'impôts locaux (taxe d'habitation, taxes foncières) validité des chèques (1 an et 8 jours) 2 ans -­‐
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factures d'eau, de téléphone quittance de prime d'assurance, duplicata de la demande de résiliation du contrat correspondance avec l'assureur en cas de sinistre 3 ans -­‐
justificatifs servant au calcul des cotisations (fiches de paie, etc.) 5 ans -­‐
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livre de paie quittances de loyer 6 ans -­‐
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déclarations de TVA, de taxe professionnelle, de taxes sur les salaires justificatifs de paiement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales avis d'imposition sur les sociétés Centre de Ressources à la Vie Associative -­‐ Rennes 02 99 85 89 52 -­‐ accueil@crva-­‐rennes.org -­‐ www.crva-­‐rennes.org 10 ans -­‐
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La comptabilité factures EDF-­‐GDF factures agent immobilier factures des travaux souches de chéquiers, relevés bancaires Pendant toute la durée de vie de l'association (Classeur des Procédures) -­‐
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statuts de l'association, récépissés des déclarations à la préfecture règlement intérieur rapports des commissaires aux comptes procès-­‐verbaux des assemblées générales et des conseils contrat de bail pendant toute la durée de la location et cinq ans après le départ des lieux Il est prudent de garder les archives plus longtemps que le délai légal. Le stockage Bâtir une mémoire c’est bien, mais il faut éviter de garder des tonnes de papier. Une solution, convertir ces documents en PDF et les conserver sur une clé USB ou un disque dur externe. Une fois numérisés, vous pouvez aussi les stocker sur Internet via des sites spécialisés comme DropBox… Cette mémoire qui fait l’histoire de l’association sera très utile pour les nouveaux administrateurs. Source : CRVA Mise à jour juin 2016 Centre de Ressources à la Vie Associative -­‐ Rennes 02 99 85 89 52 -­‐ accueil@crva-­‐rennes.org -­‐ www.crva-­‐rennes.org