Refonte du système d`information de gestion de la formation

Refonte du système d’information de gestion
de la formation professionnelle continue
Le service de la formation professionnelle continue est équipé d’un logiciel
spécifique depuis une dizaine d’années. Il a souhaité mettre en œuvre un projet
d’évolution de son système d’information visant à :
Au coeur du Grand Sud-Ouest européen MidiPyrénées couvre 8 départements sur un vaste
territoire.
Son espace est fortement ruralisé, mais les
trois quarts de ses habitants vivent en milieu
urbain.
La formation est le premier métier de la
Région. Du lycée à la retraite, elle
accompagne les jeunes et les adultes dans
leurs besoins de formation tout au long de la
vie.
Pour la Région, l’éducation et la formation
demeurent la priorité des priorités. Elle y
consacre cette année 42% de son budget, soit
près de 505 M€. La Région Midi-Pyrénées
finance
chaque
année la
formation
professionnelle
continue
de
26 000
stagiaires. Elle s’appuie pour cela sur un
réseau de près de 400 organismes de
formation.
Son
système
d’information
supporte
l’ensemble de ces activités en offrant de
nombreuses fonctions et des échanges de
données.
 Améliorer l’efficacité et la cohérence de traitement de l’information au sein de
la DFPA (Direction Formation Professionnelle et de l’Apprentissage) et avec les
partenaires du SFPC (Service Formation Professionnelle Continue) ;
 Limiter les risques juridiques et financiers ;
 Dématérialiser les échanges et développer le travail collaboratif avec ses
partenaires.
L’intégration au système d’information global de la Région et aux systèmes
d’informations des partenaires est essentielle.
L’évolution du système d’information de gestion de la formation professionnelle
continue couvre quatre grands domaines fonctionnels : la passation des marchés
publics, le suivi d’exécution des marchés, l’attribution des aides et le suivi des
parcours des stagiaires.
Les enjeux forts d’urbanisation du système d’information et de refonte des
processus métiers, dans un contexte d’offre progicielle et spécifique mouvant, ont
amené la Région à sélectionner le cabinet Infhotep pour l’accompagner dans son
projet.
Démarche proposée
Ce nouveau système d’information a été construit en coopération avec le service
de la formation professionnelle continue et la DSI.
Cartographier la couverture applicative pour
bâtir une vision partagée du système
d’information.
Le cabinet Infhotep a mis en place une démarche visant la convergence des
applications et des flux vers les processus cibles. Elle intègre les stratégies des
fournisseurs de solutions et des partenaires du secteur.
En savoir plus ? [email protected] ou 01 55 35 36 36
Phase 1 - Réalisation d’une étude préliminaire
1. Formalisation du référentiel de l’ensemble des processus métiers,
identification des acteurs et des applications utilisées
2. Formalisation des cartographies du système d’information existant
et cible : cartographie fonctionnelle, cartographie des flux
3. Modélisation des processus clefs
4. Construction d’un outil d’aide à la décision permettant l’arbitrage
entre plusieurs scénarios
5. Planification détaillée des phases de mise en œuvre, définition de
l’organigramme projet et des ressources
Phase 2 et 3 : rédaction du cahier des charges et analyse des offres
(A venir)
6. Formalisation du cahier des charges et du cadre de réponses selon
la logique « processus » traduite en exigences
7. Conseil juridique sur la formalisation des autres pièces du dossier de
consultation des entreprises
8. Assistance méthodologique pour l’analyse des offres
Modéliser les processus clefs pour favoriser leur réingénierie
Chantier "Passation des
marchès"
Scenario A
Scenario B
Scenario C
Utilisation de l'outil marché commun de RMP
(sans spécificité FPC)
Utilisation de l'outil marché commun de RMP
(intégrant un module spécifique FPC)
Acquisition d'une PMP spécifique FPC
Note pondérée du scenario
(COUTS)
70
60
82
71
49
Note moyenne de coût
scenario sur 100
Reprise des données
Pa s de repri s e des données
12 Pa s de repri s e des données
12 Pa s de repri s e des données
Côut de mise en œuvre
Pa s de coût
16 i nféri eur 50 K€
12 Entre 100 et 150K€
Sol ution progi ci a l i s ée
Maintenabilité
Charge de déploiement
Es timée à moi ns de 20 jours hommes
équipe projet
Formation des utilisateurs Forma tion es timée à envi ron 1 jour pour l es
& Conduite du changement util i s a teurs
Ma rché négoci é
Risque Juridique
Gouvernance
Durée de déploiement
Intégrabilité au SI existant
Note pondérée du scenario
(Gains)
Note moyenne de gains
scenario sur 100
Evolutivité
Couverture fonctionnelle
Gain : Qualité de service
aux usagers ou aux
partenaires
Projet excl us i vement géré en i nterne a vec un
ou pl us i eurs pres tatai res , une ou pl us i eurs
di rections et cha ntiers pa ra l l èl es ,
gouverna nce moyenne
Moi ns de 6 moi s
Pa s d'i nterfa ce
26
4
4
4 Es timée entre 20 et 50 jours hommes
2 Es timée entre 50 et 150 jours hommes
0
4 Forma tion es timée à envi ron 2 jours pour l es 2 Forma tion es timée à envi ron 2 jours pour l es 2
util i s a teurs
util i s a teurs
5 Procédure de ma rché s i mpl e a vec peu de
10 Procédure de ma rché s i mpl e a vec peu de
10
ri s ques de recours
ri s ques de recours
3 Projet excl us i vement géré en i nterne a vec un
3 Projet excl us i vement géré en i nterne a vec un
6
ou pl us i eurs pres tatai res , une ou pl us i eurs
s eul pres tatai re, gouverna nce s i mpl e
di rections et cha ntiers pa ra l l èl es ,
gouverna nce moyenne
6 De 6 moi s à 1 a n
3 De 6 moi s à 1 a n
3
73
94
Pa s d'évol ution s péci fi que pos s i bl e,
uni quement da ns l e ca dre d'un cl ub
util i s a teur
Es timée à moi ns de 60% des bes oi ns
expri més
La s ol ution fa ci l i te l e tra va i l des pa rtena i res
12
8 Sol ution mutua l i s ée ou mi xte
12 Peu d'i nterfa ces à mettre en œuvre, i nterfa ces
s i mpl es
20
58
8 Sol ution progi ci a l i s ée
3 Sol ution évol utive da ns l e ca dre d'un cl ub
util i s a teur et a da ptabl e à l a RMP a u bes oi n
8 Peu d'i nterfa ces à mettre en œuvre, i nterfa ces
s i mpl es
8
78
100
6 Sol ution évol utive da ns l e ca dre de l a vers i on
dével oppée pour l a RMP
9
7 Es timée à pl us de 80% des bes oi ns expri més
21 Es timée à pl us de 80% des bes oi ns expri més
21
4 La s ol ution fa ci l i te l e tra va i l des pa rtena i res
4 La s ol ution fa ci l i te bea ucoup l e tra va i l des
us a gers et des pa rtena i res
6
Justifier des décisions et propositions
Phase 4 : Assistance à la mise en œuvre
(A venir)
Conduite du projet
Pilotage du plan de conduite du changement, ingénierie de formation
Assistance aux tests
Mise en œuvre des processus ITIL
Présentation du cabinet Infhotep
Créé en 2005 par une équipe de consultants et de directeurs de projets de 10 à 25 ans d’expérience, le cabinet Infhotep est
totalement indépendant et a pour vocation de rendre opérationnelles les ambitions des cadres dirigeants d’entreprises tant
privées que publiques.
Cabinet de conseil, expert en architecture et organisation des systèmes, le cabinet Infhotep structuré en partnership est
aussi centre de formation agréé.
Notre offre d’assistance à maîtrise d’ouvrage s’adresse à toutes les directions d’organismes privés, publics ou
associatifs qui souhaitent se faire accompagner dans leurs projets d’évolution de système d’information en
environnement complexe.
En savoir plus ? [email protected] ou 01 55 35 36 36