Protection 24 témoigne de la mise

Protection 24 | Etude de cas
Amélioration du circuit des flux de courriers
entrants et gains en termes de réactivité :
Protection 24 témoigne de la mise en place
de la Solution OnBase
Le client
Comment améliorer le circuit
des flux entrants pour retrouver
rapidement les éléments
nécessaires, et gagner en réactivité ?
Acteur incontournable de la télésurveillance des particuliers et des professionnels
depuis plus de 15 ans, Protection 24 assure la sécurité des biens de ses clients.
Filiale de BNP Paribas et partenaire commercial exclusif d’AXA France, Protection 24
apporte l’expertise quotidienne de ses équipes à plus de 46 000 clients.
Outre la gestion de ses 46 000 clients en portefeuille, ce sont également 10 000
nouveaux dossiers entrants qui sont traités par an.
Chaque jour, ce sont donc entre 400 et 700 courriers qui sont reçus, soit un peu plus
de 11 000 par mois, représentant plus de 18 000 pages mensuellement.
Jusqu’à mi 2011, tous ces documents papiers étaient traités manuellement, puis
archivés et stockés dans les locaux de Protection 24, induisant des problèmes de place
ou encore d’accessibilité par les différentes personnes en charge des dossiers clients.
Comment améliorer le circuit des flux entrants pour retrouver rapidement les éléments
nécessaires, et gagner en réactivité ?
La solution
Protection 24 retient alors Numerial, qui lui propose l’intégration du système de gestion
de contenu OnBase.
OnBase permet alors à Protection 24 de maîtriser le parcours des différents courriers
en numérisant totalement le circuit entrant et maîtrisant ainsi tous les process.
Le déploiement
Grâce à la solution mise en
œuvre par Numerial, les gains
de productivité chez Protection
24 sont équivalents à plus de 3
postes homme.
Dans un premier temps un état des lieux de tous les flux papier est établi pour
déterminer le parcours des différents courriers.
La solution est intégrée puis déployée progressivement de façon à numériser tout ce
circuit une fois qu’il a été amélioré.
Un code barre attribué à chaque document permet la constitution d’une base référencée.
Les gains
La mise en place de la solution proposée par Numerial a permis plusieurs types de gains :
• Gains de réactivité avec un accès immédiat aux documents numérisés par toutes
les personnes ayant à intervenir sur le dossier du client,
• Gains en termes d’efficacité de gestion et d’organisation du process courrier.
Grâce à la solution mise en œuvre par Numerial, les gains de productivité chez Protection
24 sont équivalents à plus de 3 postes homme.
L’évolution
Aujourd’hui, Protection 24 envisage d’étendre les capacités du système sur deux
nouveaux projets.
• La gestion du courrier purement administratif qui, jusque là, n’était pas une priorité.
• L’état du courrier sortant et l’amélioration de son circuit.
« OnBase est la solution la plus
ouverte, ayant la meilleure
compatibilité avec nos bases de
données et elle nous permet de
maîtriser tous les process. »
– Christophe Duvilers
Directeur Informatique et Opérations
Pourquoi choisir Numerial ?
Optimiser la gestion et l’accessibilité de l’information est la clé pour une plus grande
efficacité dans l’intérêt de l’organisation. Avec sa gamme de solutions de Gestion
Electronique de Documents couplée à une offre étendue de services, Numerial définit la
solution la plus adaptée aux besoins de ses clients.
Composé d’experts du métier du document, Numerial édite depuis 2012 des solutions
pour optimiser la performance des entreprises via des solutions de gestion de parcs
globales, de dématérialisation des factures fournisseurs, ou encore de gestion
d’interventions de techniciens sur tablettes mobiles.
Christophe Duvilers, Directeur Informatique et Opérations indique : « La réactivité est
un élément capital de notre mission. Protection24 a choisi la solution OnBase proposée
par Numerial après comparaison avec d’autres solutions existantes. C’est la solution la
plus ouverte, ayant la meilleure compatibilité avec nos bases de données et elle nous
permet de maîtriser tous les process. Après une intégration parfaitement réussie, les
améliorations sur les flux de courriers entrants et leur immédiate accessibilité nous
permettent des gains conformes à nos attentes. Cette solution nous permet également
de réaliser un état des lieux progressif du process courrier dans sa globalité. »
Ruggero Pizzo, PDG de Numerial précise : «Onbase est une solution éprouvée,
clairement orientée client et processus, particulièrement adaptée à la problématique
de Portection 24. En plus de gérer les documents et les informations, elle permet de
déployer des processus dont tout ou partie est automatisable et sur lesquels des règles
de contrôles et de validation peuvent être mises en place. La solution, facile à déployer,
fiable et évolutive peut être migrée sans investir dans des prestations démesurées. Notre
expérience dans la mise en place de solutions en réponse à des problématiques précises
permet de faire bénéficier nos clients en général et Protection 24 en particulier, d’une
expertise solide et d’un retour sur investissement évident.»
À propos d’Hyland Software
Depuis plus de 20 ans, Hyland Software répond aux besoins des entreprises en
termes de gestion des documents et des processus avec OnBase, une gamme de
solutions dédiées à la gestion du contenu d’entreprise (ECM). Bien qu’OnBase évolue
constamment du fait des innovations régulières apportées au produit, cette solution reste
orientée sur l’automatisation des processus métier reposant sur des documents, du
contenu ou une intervention humaine.
Taillée sur mesure pour les besoins des services tout en étant suffisamment exhaustive
pour répondre à ceux de l’entreprise, OnBase est conçue pour croître avec les
organisations, qu’elles adoptent un modèle de déploiement sur site ou de type Saas
(logiciel à la demande). Comptant plus de 11 500 clients fidèles dans 67 pays, forte
d’un réseau de partenaires de plus de 300 revendeurs OnBase agréés et disposant de
bureaux sur quatre continents, Hyland Software est l’un des fournisseurs ECM les plus
solides du marché. Pour plus d’informations sur les solutions ECM d’Hyland Software,
rendez‑vous sur notre site, à la page Hyland.com/FR.
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