DreamWorks accélère ses opérations grâce à l

Étude de cas | DreamWorks
DreamWorks accélère ses opérations grâce
à l'automatisation de son workflow
Le problème
Client :
DreamWorks Animation
Capital :
706 millions de dollars américains
Bureaux :
Glendale, Californie.
Département utilisant OnBase :
Consumer Products
DreamWorks Animation SKG est reconnu pour repousser les limites de la technologie afin
de mettre en sons et en images de magnifiques histoires. Il s'agit là du côté production de la
maison. Jusqu'à tout récemment, dans leurs bureaux administratifs, l’histoire était toute autre.
Les processus manuels affectaient considérablement la productivité et consommaient de
nombreuses ressources — que ce soit le temps du personnel, ou l'espace des locaux —.
Le service du Consumer Products est la division de DreamWorks chargée de la gestion des
programmes de marketing et de promotion relatifs aux sorties de films et animations télévisées
du studio DreamWorks. Par exemple, tout élément publicitaire, enseigne et autres affichés dans
les restaurants, et fast-food ou toute figurine, jouet se rapportant à Shrek par exemple, est le fruit
d'un contrat établit par cette division. Finaliser un deal comme celui-là nécessite de nombreux
échanges de communication, la clarification à maintes reprises des termes et détails du contrat,
la soumission des différentes versions pour approbation—ce qui peut prendre trois mois, voire
plus.
Distribuer les guides de style ainsi que les maquettes et autres éléments artistiques était un
autre processus consommateur de ressources. DreamWorks avait l'habitude de publier des
livres et disques qu’il expédiait dans les quatre coins du monde. Ce processus était devenu
couteux, limitait les quantités à expédier et n'offrait pas aux partenaires de DreamWorks un accès
ponctuel aux images récemment approuvées.
C'est ainsi que DreamWorks décida de remédier à cette situation. Client de longue date de HP
dans le cadre de ses projets d’innovation technologique et cinématographique, DreamWorks
s'est une fois de plus associé à HP afin de rationnaliser ses processus avec l'aide de la solution de
gestion de contenu d'entreprise de Hyland Software : OnBase.
« Mon ultime objectif était la résolution de problèmes de façon
autonome en rendant les contrats et toute la communication et
documentation connexes disponibles sur appareils mobiles. Ceci dans
le but d’éliminer les goulots d'étranglement qui gangrainent notre
workflow, d’éliminer les inefficacités et accélérer la génération de
revenus. »
La solution
« L’examen de notre processus de production pour la réalisation de films, nous a permis de
découvrir des worflows très efficaces et hautement intégrés, reposant sur les toutes dernières
technologies. Par contre, lorsque nous examinions nos bureaux administratifs, nous voyions
des processus manuels, des frais généraux élevés et des retards » ; se remémore Sean
O’Donoghue, responsable informatique chez DreamWorks. « Nous tenions là notre opportunité
! HP savait exactement comment nous aider à créer le changement qui clairement, s'imposait. »
HP a introduit la solution ECM OnBase de Hyland Software afin d’atteindre les objectifs du
projet. Les solutions de capture de documents et de gestion de workflow de HP et Hyland
Software capturent les documents électroniques et papier, les intègre dans des applications
métier front et back office puis automatise les workflows en permettant un accès instantané
aux données stockées dans le référentiel sécurisé et centralisé OnBase. L'indexation en
texte intégral pour Autonomy IDOL offre plus de contrôle pour accéder aux informations
recherchées grâce à sa technologie de moteur de recherche puissante.
Retour sur investissement
Impact sur le processus de prise de décisions avec des capacités puissantes de recherche et de
récupération d'informations ;
Une réduction de 33 pourcent du cycle de traitement des processus d'approbation des
contrats de bout en bout grâce à la mise en place d'un workflow numérisé ;
Amélioration de la visibilité tant dans la vue détaillée que généralisée du procesus contractuel ;
Informations à portée de clic au sein de toute l'entreprise : dont les contrats numérisés et leur
historique, les annotations et le statut des processus connexes ;
Conformité aux politiques de sécurité à travers des pistes d'audit et des niveaux de sécurité
applicables à chaque document ;
Amélioration de la productivité des employés grâce à la possibilité d'accéder à distance aux
documents contractuels et de les réviser et les examiner à tout moment ;
Élimination du double travail requis pour accéder et assurer le suivi des contrats, élimination
des problèmes de disposition inappropriée de documents et de contrôle des versions ;
Élimination des pertes de temps, du gaspillage de ressources et du papier dans les processus
de back-office.
À propos de Hyland Software
Depuis plus de 20 ans, Hyland Software aide plus de 11 300 clients fidèles en leur
fournissant des solutions concrètes aux défis professionnels qu’ils rencontrent au
quotidien. Cet engagement est la raison pour laquelle Hyland réalise une croissance à
deux chiffres, et pourquoi 98 % de sa clientèle continue de renouveler ses contrats
annuels de maintenance. Nos clients ont conscience de l'avantage durable qu’offre un
partenariat avec Hyland, et continuent de travailler avec nous année après année.
OnBase, la solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM) développée par Hyland,
est l’un des produits ECM les plus flexibles et complets sur le marché actuel. OnBase
donne la possibilité à ses utilisateurs de développer leurs solutions à mesure qu'évoluent
leurs besoins et leur activité. Taillée sur mesure pour les besoins de chaque département
tout en étant suffisamment complète pour répondre à ceux de l’entreprise toute entière,
la solution OnBase est conçue pour satisfaire vos besoins actuels et évoluer avec vous au fil du
temps. Pour plus d’informations sur les solutions ECM de Hyland Software, rendez-vous sur
notre site Hyland.com/fr.
©Hyland Software, Inc. All rights reserved. v3102.40.20-003295FR