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MANUEL DU
CONSEIL D’ADMINISTRATION
TABLE DES MATIÈRES
1.0
Mandat .............................................................................................................................................................2
1.1
Objet et portée des travaux .........................................................................................................................2
1.2
Restrictions à l’égard des pouvoirs décisionnels .........................................................................................2
1.3
Critères de nomination des membres du conseil d’administration .............................................................2
1.4
Nomination et élection des membres du conseil d’administration .............................................................3
2.0
3.0
4.0
Durée du mandat..............................................................................................................................................3
Plan d’action du conseil d’administration en matière de recrutement ...........................................................3
Documents de gouvernance .............................................................................................................................3
Assurance ..................................................................................................................................................................3
Constitution en personne morale ..............................................................................................................................3
3.0 POLITIQUES ET PROCÉDURES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ............................................................................3
Fonctionnement des réunions du conseil d’administration ......................................................................................3
Assemblée générale annuelle ....................................................................................................................................4
ANNEXE A : Composition du club ..................................................................................................................................5
Conseil d’administration et structure du club .......................................................................................................5
ANNEXE B : Formule de déclaration d’assurance ..........................................................................................................6
(Année en cours)....................................................................................................................................................6
ANNEXE C : Certificat de constitution en personne morale ..........................................................................................7
Dernière mise à jour : 01-02-2022
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1.0 MANDAT
CONSEIL D’ADMINISTRATION ET STRUCTURE DU CLUB Liste des membres du conseil d’administration et
structure du club
1.1 OBJET ET PORTÉE DES TRAVAUX
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
Formuler les politiques organisationnelles clés et les objectifs stratégiques, en mettant
l’accent sur les défis à relever et les possibilités à court et à long terme.
Autoriser les opérations ou autres mesures majeures.
Superviser les questions qui sont essentielles à la santé de l’organisation – non pas les
décisions ou approbations sur des questions particulières, qui s’inscrivent dans le rôle de la
direction, mais plutôt celles qui portent sur des questions fondamentales comme la
viabilité de son modèle opérationnel, l’intégrité de ses systèmes et contrôles internes et
l’exactitude de ses états financiers.
Évaluer le risque et contribuer à la gestion du risque.
Assurer l’intendance des ressources de l’organisation à long terme, non seulement en
examinant soigneusement les budgets annuels et en évaluant les activités, mais aussi en
encourageant la prévoyance dans le cadre de plusieurs cycles budgétaires, en tenant
compte de l’évolution future dans les décisions d’investissement et en prévoyant les futurs
besoins en capital.
Encadrer les membres de la haute direction; fournir des ressources, des conseils et des
présentations afin de faciliter les activités.
1.2 RESTRICTIONS À L’ÉGARD DES POUVOIRS DÉCISIONNELS

Les pouvoirs décisionnels du conseil d’administration s’étendent aux secteurs d’activité du
club qui sont énoncés dans ses règlements.
1.3 CRITÈRES DE NOMINATION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
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Compréhension des valeurs du sport pour les participants et la communauté.
Acceptation de la responsabilité et une volonté de donner gratuitement du temps et de
l’énergie.
La volonté de travailler pour le club, de le développer et d’en faire la promotion.
Engagement à collaborer avec les autres et à faire preuve de coopération, d’objectivité et
d’impartialité.
Être disposé à participer pleinement aux réunions.
Compréhension des buts et des objectifs du club et volonté de faire progresser
l’organisation.
Reconnaître que tous les membres de tous âges et de tous les niveaux de compétence
doivent se voir offrir les mêmes possibilités de bénéficier des programmes et des services
du club.
Participer à toutes les réunions du conseil d’administration et aux comités spécifiques.
Observer et évaluer les programmes du club de façon continue.
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
Siéger au sein des comités du conseil.
Réaliser les tâches attribuées et en faire rapport.
Être responsable envers les autres membres
Les entraîneurs du club ne doivent pas former la majorité du conseil d’administration.
Aucun membre du personnel rémunéré ne peut être membre du conseil d’administration
avec droit de vote.
1.4 NOMINATION ET ÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Les membres du conseil d’administration sont élus à l’Assemblée générale annuelle,
conformément aux règlements du club.
2.0 DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des membres du conseil d’administration sera de deux (2) ans à partir
de l’assemblée générale annuelle durant laquelle ils sont élus ou jusqu’à ce que leurs
successeurs soient élus. Une personne nommée par les membres du conseil alors en
fonction occupera le poste pour le reste de la durée non expirée du mandat du conseil.
3.0 PLAN D’ACTION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION EN MATIÈRE DE RECRUTEMENT

En publiant les activités du club sur son site Web, nous partageons les avantages de
l’adhésion au club, ce qui nous permet de faire le marketing du club et de recruter de
nouveaux bénévoles, membres du conseil, membres et athlètes.
4.0 DOCUMENTS DE GOUVERNANCE
ASSURANCE
ANNEXE B : FORMULAIRE DE DÉCLARATION D’ASSURANCE
CONSTITUTION EN PERSONNE MORALE
ANNEXE C : Certificat DE CONSTITUTION EN PERSONNE MORALE
3.0 POLITIQUES ET PROCÉDURES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
FONCTIONNEMENT DES RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
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
Les réunions du conseil ont lieu tous les mois, sauf si elles sont expressément reportées ou
annulées. Généralement, le conseil tient en moyenne dix réunions par année.
Avant la réunion du conseil, l’ordre du jour et le procès-verbal de la réunion précédente
sont envoyés par courriel aux membres du conseil.
L’ouverture et la levée de la séance sont annoncées par le président. Si le président n’est
pas en mesure de participer à la réunion, le vice-président assumera les tâches du
président. Le quorum est de 5 membres du conseil.
Lors des réunions du conseil, seulement les membres du conseil peuvent voter, puisque
l’administrateur et le coordonnateur des entraîneurs n’ont pas de droit de vote.
Les motions sont présentées et appuyées par tout membre du conseil ayant droit de vote,
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à l’exception du président. Les étapes de traitement d’une motion sont les suivantes :

La motion est présentée au conseil d’administration

La motion est appuyée

La motion fait l’objet d’une discussion

Le président fait un appel au vote sur la motion

Le conseil d’administration procède au vote sur la motion
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
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L’Assemblée générale annuelle (AGA) a lieu après la fin de l’exercice financier, une fois que
les états financiers ont été complétés et examinés. Un préavis de trois semaines est fourni à
tous les parents et athlètes seniors afin qu’ils puissent y participer. L’AGA se tient
généralement à la fin de l’automne.
Les documents suivants sont fournis aux parents et aux athlètes seniors :
 Les états financiers de l’année précédente
 Le budget de fonctionnement pour l’année à venir
 La liste des candidats au conseil d’administration
Au besoin, toutes les motions spéciales qui doivent être soumises à l’examen du club.
Si le parent/athlète ne peut participer à l’AGA, il peut soumettre un vote par procuration
indiquant qu’il approuve ou n’approuve pas les motions fournies.
Le quorum pour l’AGA correspond au tiers des membres du club sous forme de votes sur
place et de votes par procuration.
L’ordre du jour normal pour l’AGA est le suivant :
 Ouverture de la séance et confirmation du quorum
 Examen et acceptation du procès-verbal de l’AGA précédente
 Rapport du président
 Rapport du trésorier, avec les motions visant l’acceptation des états financiers et du
budget de fonctionnement
 Élection des membres de la direction et du conseil d’administration
 Rapport du coordonnateur des entraîneurs
 Affaires nouvelles
 Levée de la séance
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ANNEXE A : COMPOSITION DU CLUB
CONSEIL D’ADMINISTRATION ET STRUCTURE DU CLUB
Conseil
d'administration
(président)
Conseil
d'administration
(trésorier)
Gord Gordensen
Comité d'élaboration
des programmes
Chris Evans
Entraîneur-chef
Comité de sécurité
Connie Careful
Secrétaire
Coach McBeard
Entraîneur subalterne programmes de niveau
1
Entraîneur adjoint programmes de niveau
1
Entraîneur subalterne programmes de niveau
1
Entraîneur adjoint programmes de niveau
2
Maximus Fastus
Heather Reese
Entraîneur subalterne programmes de niveau
3
Entraîneur adjoint programmes de niveau
3
Conseil
d'administration (viceprésident)
Liz Queene
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ANNEXE B : FORMULAIRE DE DÉCLARATION D’ASSURANCE
(ANNÉE EN COURS)
Déclaration d’assurance (pour les demandes de N1 du Club Excellence SEULEMENT)
DÉCLARATION D’ASSURANCE
Conformément aux exigences de la norme de niveau 1 du Club Excellence, j’ai examiné l’assurance du club et je
peux confirmer qu’elle satisfait aux exigences suivantes :
Le club possède un certificat d’assurance, au nom du club, pour tous les membres, programmes et activités,
notamment les couvertures minimales suivantes : une assurance responsabilité civile générale de 2 millions de
dollars et une assurance responsabilité des administrateurs et des dirigeants de 1 million de dollars, et satisfait à
toute exigence relative aux assurances de l’OPS/ONS. Le certificat doit préciser les activités couvertes, par exemple
toutes celles sanctionnées par le club ou l’association.
Je suis autorisé(e) à soumettre cette déclaration au nom du conseil d’administration du club.
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Nom (en caractères d’imprimerie)
Signature
Date
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ANNEXE C : CERTIFICAT DE CONSTITUTION EN PERSONNE MORALE
Year