procuration proxy

ASSEMBLEES GENERALES ANNUELLE ET EXTRAORDINAIRE
DES ACTIONNAIRES
27 MAI 2016
ANNUAL AND EXTRAORDINARY GENERAL
SHAREHOLDERS' MEETINGS
27 MAY 2016
PROCURATION
PROXY
(pour actionnaires uniquement)
(for shareholders only)
Cette procuration doit être utilisée par les titulaires d'actions de
MDxHealth SA (la "Société") qui désirent être représentés aux assemblées
générales annuelle et extraordinaire des actionnaires.
This proxy should be used by shareholders of MDxHealth SA (the
"Company") who want to be represented by a proxy holder at the
annual and extraordinary general shareholders' meetings.
Cette procuration ne constitue pas une demande de procuration au sens des
l'articles 548 et 549 du Code des sociétés belge.
This proxy does not constitute a proxy solicitation in the sense of
Articles 548 and 549 of the Belgian Companies Code.
La procuration doit être signée par écrit ou électroniquement. Si une
signature électronique est utilisée, elle doit être une signature électronique
avancée au sens de l'Article 4, §4 de la Loi belge du 9 juillet 2001 relative à
la détermination de certaines règles relatives au cadre juridique pour les
signatures électroniques et les services de certification, ou une signature
électronique conforme aux conditions de l'article 1322 du code civil belge.
The proxy must be signed in writing or electronically. In the event an
electronic signature is used, it must be an advanced electronic signature
in the sense of Article 4, §4 of the Belgian Act of 9 July 2001 regarding
the determination of certain rules in relation to the legal framework for
electronic signatures and certification services, or with an electronic
signature that complies with the conditions set out in Article 1322 of
the Belgian Civil Code.
La procuration signée et complétée doit parvenir à la Société au plus tard le
sixième jour calendrier avant les assemblées générales annuelle et
extraordinaire des actionnaires, soit le, ou avant le, samedi 21 mai 2016 au
plus tard, par courrier à :
The signed and completed proxy must reach the Company at the latest
on the sixth calendar day prior to the annual and extraordinary general
shareholders' meetings, i.e. on or before Saturday May 21, 2016 at the
latest, by mail to:
MDxHealth SA
A l’attention de Veronique Denis
Secrétaire de la Société
CAP Business Center
Zone Industrielle des Hauts Sarts
Rue d'Abhooz 31,
4040 Herstal
Belgique
MDxHealth SA
Attention Veronique Denis
Company Secretary
CAP Business Center
Zone Industrielle des Hauts Sarts
Rue d'Abhooz, 31
4040 Herstal,
Belgium
ou par e-mail à :
or by e-mail to:
[email protected]
[email protected]
Les titulaires d'actions de la Société qui désirent être représentés par
procuration doivent aussi s'enregistrer aux assemblées générales annuelle et
extraordinaire des actionnaires, tel que décrit dans l'invitation aux
assemblées générales annuelle et extraordinaire des actionnaires. Les
titulaires de titres dématérialisés doivent joindre à ce formulaire un certificat
délivré par l’organisme de liquidation compétent pour les titres concernés,
ou par un teneur de comptes agréé, confirmant le nombre de titres qui a été
enregistré à leur nom à la date d’enregistrement (soit le vendredi 13 mai
2016, à minuit (00h00, Heure d’Eté d'Europe Centrale)) et avec lesquelles
ils veulent participer aux assemblées générales annuelle et extraordinaire des
actionnaires.
Holders of shares of the Company who wish to be represented by proxy
must also register for the annual and extraordinary general
shareholders' meetings, as described in the notice convening the annual
and extraordinary general shareholders' meetings. Holders of
dematerialized securities must attach to the present form a certificate
issued by the applicable settlement institution for the securities
concerned, or by a certified account holder, confirming the number of
securities that have been registered in their name on the registration
date, (i.e. Friday May 13, 2016, at midnight (12:00 a.m., Central
European Summer Time)) with which they want to participate to the
annual and extraordinary general shareholders' meetings.
En cas de modification de l'ordre du jour ou si des nouveaux projets de
résolutions sont proposés, la Société publiera un ordre du jour amendé avec,
le cas échéant, les éléments additionnels de l'ordre du jour et le projet de
résolutions additionnelles. Ceci sera fait au plus tard le quinzième jour
calendrier avant les assemblées générales annuelle et extraordinaire des
actionnaires, soit le, ou avant le, jeudi 12 mai 2016 au plus tard. En outre, la
Société mettra aussi à disposition un formulaire modifié de vote par
procuration. Les procurations qui parviennent à la Société préalablement à la
publication d'un ordre du jour modifié demeurent valides pour les éléments
de l'ordre du jour auxquels les procurations s'appliquent, sous réserve,
cependant, du droit applicable et des clarifications complémentaires décrites
dans les formulaires de procuration.
In case of amendments to the agenda of if new draft resolutions a re
tabled, the Company will publish an amended agenda with, as the case
may be, additional agenda items and additional draft resolutions. This
will be done no later than on the fifteenth calendar day prior to the
annual and extraordinary general shareholders' meetings, i.e. on or
before Thursday May 12, 2016 at the latest. In addition, the Company
will also make amended forms available for votes by proxy. Proxies
that reach the Company prior to the publication of an amended agenda
remain valid for the agenda items to which the proxies apply, subject,
however, to applicable law and the further clarifications set out on the
proxy form.
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
1/7
Le/La soussigné(e),
The undersigned,
Prénom / First name:
Nom de famille / Family name:
Adresse / Address:
ou / or
Dénomination / Corporate name:
Forme juridique / Corporate form:
Siège social / Registered office:
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
Représenté par (prénom, nom de famille et
qualité) / Represented by (first name, family
name and capacity):
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………
titulaire du (des) nombre(s) suivant(s) d'actions émises par MDxHealth SA,
ayant son siège social au CAP Business Center, Zone Industrielle des Hauts
Sarts, Rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgique,
Nombre d'actions / Number of shares:
owner of the following number(s) of shares issued by MDxHealth SA,
with its registered office at CAP Business Center, Zone Industrielle des
Hauts Sarts, rue d'Abhooz 31, 4040 Herstal, Belgium,
………………..
Formes des actions susmentionnées / Form of the above mentioned shares:
(veuillez cocher la case appropriée / please tick the appropriate box)
o Nominatives / Registered
o Dématérialisées / Dematerialized
constitue pour mandataire spécial, avec pouvoir de substitution:
appoints as his/her/its proxy holder, with power of substitution:
o M./Mme / Mr./Mrs. …………………………………………………………………………………………1
o Chief Executive Officer 2
1
Veuillez cocher tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme
une nomination du Chief Executive Officer de la Société, Dr. Jan Groen, en tant que
mandataire.
2
Le Chief Executive Officer de la Société, Dr. Jan Groen, est administrateur de la
Société et, par conséquent, a un conflit d'intérêts potentiel tel que décrit à l'article
547bis, §4 du Code des sociétés belge. Il votera uniquement conformément à la
procuration selon les instructions de votes spécifiques décrites dans la procuration.
En l'absence d'une instructions de vote spécifique, ou si, pour quelque raison que ce
soit, l'instruction de vote manque de clarté, il votera en faveur des propositions de
résolutions supportées par le conseil d'administration.
1
ci-après le "mandataire",
qui accepte d'être ainsi nommé et à qui le/la soussigné(e) autorise:
hereinafter the "proxy holder",
who agrees to be so appointed and to whom the undersigned authorizes:
I. De le/la représenter à l'assemblée générale annuelle des actionnaires de la
I. To represent him/her at the annual general shareholders' meeting of
Société, qui se tiendra le vendredi 27 mai 2016 à 10 heures à l'adresse
suivante: Regus Brussels, Pegassuslaan 3, 1831 Diegem, Belgique, ou à tout
autre endroit tel qu'indiqué à cet endroit à ce moment, et qui délibérera sur
l'ordre du jour ci-dessous.
the Company, to be held on Friday May 27, 2016 at 10:00 a.m. at the
the following addres: Regus Brussels, Pegassuslaan 3, 1831 Diegem,
Belgium, or at such other place as will be indicated at that place at that
time, and that shall discuss the items of the agenda below.
ORDRE DU JOUR
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
AGENDA
ANNUAL GENERAL MEETING
1. Rapports sur les comptes annuels statutaires et sur les comptes annuels
consolidés
Communication et discussion (a) du rapport annuel combiné du conseil
d'administration sur les comptes annuels consolidés et les comptes
annuels statutaires (non consolidés) de la Société pour l'exercice social
clôturé au 31 décembre 2015; (b) du rapport du commissaire sur les
comptes annuels statutaires (non consolidés) de la Société pour l'exercice
social clôturé au 31 décembre 2015; et (c) du rapport du commissaire sur
les comptes annuels consolidés de la Société pour l'exercice social
clôturé au 31 décembre 2015.
1. Reports on the annual statutory financial statements and on the
consolidated financial statements
Submission of, and discussion on (a) the combined annual report of
the Board of Directors on the consolidated and (non-consolidated)
statutory financial statements of the Company for the financial year
ended on December 31, 2015; (b) the report of the Statutory Auditor
relating to the (non-consolidated) statutory financial statements of
the Company for the financial year ended on December 31, 2015;
and (c) the report of the Statutory Auditor relating to the
consolidated statutory financial statements of the Company for the
financial year ended on December 31, 2015.
2. Approbation des comptes annuels statutaires
Communication, discussion et approbation des comptes annuels
statutaires (non consolidés) pour l'exercice social clôturé au 31 décembre
2015 et approbation de l'affectation du résultat tel que proposé par le
conseil d'administration.
2. Approval of the annual statutory financial statements
Submission of, discussion on, and approval of the annual (nonconsolidated) statutory financial statements for the financial year
ended on December 31, 2015, and approval of the allocation of the
result as proposed by the Board of Directors.
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount
to an appointment of the Chief Executive Officer of the Company, Dr. Jan
Groen, as proxy holder.
2
The Chief Executive Officer of the Company, Dr. Jan Groen is director of the
Company and therefore has a potential conflict of interest as provided for in
article 547bis, §4 of the Belgian Companies Code. He will only vote in
execution of the proxy in accordance with the specific voting instructions set out
in the proxy. In the absence of a specific voting instructions, or if, for whatever
reason, there is a lack of clarity with regard to the voting instruction given, he
will vote for the proposed resolutions supported by the board of directors.
2/7
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver les comptes
annuels statutaires (non consolidés) de la Société pour l'exercice social
clôturé le 31 décembre 2015 et d'approuver l'affectation du résultat
annuel tel que proposé par le conseil d'administration.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to approve the annual
(non-consolidated) statutory financial statements of the Company
for the financial year ended on December 31, 2015 and to approve
the allocation of the annual result as proposed by the Board of
Directors.
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
0 Abstention
3. Comptes annuels consolidés
Communication et discussion des comptes annuels consolidés de la
Société pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
3. Consolidated financial statements
Submission of, and discussion on, the consolidated financial
statements of the Company for the financial year ended on
December 31, 2015.
4. Décharge de responsabilité des administrateurs
Décharge de responsabilité des administrateurs pour l'exercice de leur
mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge à
chacun des administrateurs qui était en fonction au cours de l'exercice
social clôturé le 31 décembre 2015 pour l'exercice de son mandat au
cours de cet exercice social.
4. Discharge from liability of the Directors
Discharge from liability of the Directors for the exercise of their
mandates during the financial year ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to grant discharge from
liability to each of the Directors who was in office during the
financial year ended on December 31, 2015, for the performance of
his or her mandate during that financial year.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
5. Décharge de responsabilité du commissaire
Décharge de responsabilité du commissaire pour l'exercice de son
mandat au cours de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide d'accorder la décharge au
commissaire qui était en fonction au cours de l'exercice social clôturé le
31 décembre 2015 pour l'exercice de son mandat au cours de cet
exercice social.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de
rémunération pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
5. Discharge from liability of the Statutory Auditor
Discharge from liability of the Statutory Auditor for the exercise of
its mandate during the financial year ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to grant discharge from
liability to the Statutory Auditor which was in office during the
financial year ended on December 31, 2015, for the performance of
its mandate during that financial year.
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
6. Rapport de rémunération
Communication, discussion, et approbation du rapport de rémunération
inclus dans le rapport annuel combiné du conseil d'administration sur les
comptes annuels consolidés et sur les comptes annuels statutaires (non
consolidés) pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
0 Abstention
6. Remuneration report
Submission of, discussion on and approval of the remuneration
report, included in the combined report of the Board of Directors on
the consolidated financial statements and the (non-consolidated)
statutory financial statements of the Company for the financial year
ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to approve the
remuneration report for the financial year ended on December 31,
2015.
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
7. Nomination de LabDx L.L.C., représentée par Mr. Walter Narajowski,
en tant qu'administrateur
Le 28 mai 2010, LaurelWey Consulting LLC, représentée par Mr. Park
Myslinksi, a été nommée en tant qu'administrateur indépendant nonexécutif de la Société. Le 2 octobre 2015, LaurelWey Consulting LLC,
représentée par Mr. Mark Myslinksi, a démissionné en tant
qu'administrateur et LabDx L.L.C., représentée par Mr. Walter
Narajowski, a été nommée par le conseil d'administration de la Société
en vue de remplacer LaurelWey Consulting LLC, représentée par Mr.
Mark Myslinksi, en tant qu'administrateur indépendant non-exécutif de
la Société. Par conséquent, et en tenant compte de l'avis du Comité de
Nomination et de Rémunération, le conseil d'administration recommande
de confirmer la nomination de LabDx L.L.C., représentée par Mr. Walter
Narajowski. Pour plus d'information à propos de Mr. Walter Narajowski,
il est fait référence au rapport annuel combiné du conseil
d'administration sur les comptes annuels consolidés et les comptes
annuels statutaires (non consolidés) de la Société pour l'exercice social
clôturé au 31 décembre 2015.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires confirme la nomination de LabDx
L.L.C., représentée par Mr. Walter Narajowski, en tant
qu'administrateur indépendant non-exécutif de la Société, au sens de
l'article 526ter du Code des sociétés belge et l'article 2.3 du Code belge
de gouvernance d'entreprise, pour une durée à partir de sa nomination
initiale et s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'assemblée
0 Abstention
0 Abstention
7. Appointment of LabDx L.L.C., represented by Mr. Walter
Narajowski, as Director
On May 28, 2010, LaurelWey Consulting LLC, represented by Mr.
Mark Myslinski, was appointed as independent non-executive
Director of the Company. On October 2, 2015, LaurelWey
Consulting LLC, represented by Mr. Mark Myslinski, resigned as
Director, and LabDx L.L.C., represented by Mr. Walter Narajowski,
was appointed by the Board of Directors of the Company to replace
LaurelWey Consulting LLC, represented by Mr. Mark Myslinski, as
independent non-executive Director of the Company. In view
hereof, and taking into account the advice of the Nomination and
Remuneration Committee, the Board of Directors recommends that
the appointment of LabDx L.L.C., represented by Mr. Walter
Narajowski as permanent representative, be confirmed. For further
information about Mr. Walter Narajowski, reference is made to the
Company's combined annual report of the Board of Directors on the
consolidated and (non-consolidated) statutory financial statements
of the Company for the financial year ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting confirms the appointment of
LabDx L.L.C., represented by Mr. Walter Narajowski, as
independent non-executive Director of the Company, within the
meaning of Article 526ter of the Belgian Companies Code and
Provision 2.3 of the Belgian Code on Corporate Governance, for a
term as of his initial appointment up to and including the closing of
3/7
générale annuelle des actionnaires à tenir en 2020 qui statuera sur les
comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2019. Il
apparait des informations à la disposition de la Société et d'information
fournie par Mr. Walter Narajowski que LabDx L.L.C. et Mr. Walter
Narajowski satisfont aux critères applicables en matière d'indépendance.
Le mandat d'administrateur sera rémunéré tel qu'indiqué pour les
administrateurs non-exécutifs dans le rapport de rémunération inclus
dans le rapport annuel du conseil d'administration pour l'exercice social
clôturé le 31 décembre 2015.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
8. Nomination de Hasseltberg BVBA, représentée par Mme Ruth
Devenyns, en tant qu'administrateur
En tenant compte de l'avis du Comité de Nomination et de
Rémunération, le conseil d'administration prend note de la fin du mandat
de Mme Ruth Devenyns en tant qu'administrateur de la Société et
recommande de nommer Hasseltberg BVBA, représentée par Mme Ruth
Devenyns, en tant qu'administrateur indépendant non-exécutif de la
Société. Pour plus d'information à propos de Mme Ruth Devenyns, il est
fait référence au rapport annuel combiné du conseil d'administration sur
les comptes annuels consolidés et les comptes annuels statutaires (non
consolidés) de la Société pour l'exercice social clôturé au 31 décembre
2015.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de nommer Hasseltberg
BVBA, représentée par Mme Ruth Devenyns, en tant qu'administrateur
indépendant non-exécutif de la Société, au sens de l'article 526ter du
Code des sociétés belge et l'article 2.3 du Code belge de gouvernance
d'entreprise, avec effet immédiat et pour une durée s'étendant jusqu'à, et
y compris, la clôture de l'assemblée générale annuelle des actionnaires à
tenir en 2020 qui statuera sur les comptes annuels de l'exercice social
clôturé le 31 décembre 2019. Il apparait des informations à la
disposition de la Société et d'information fournie par Mme Ruth
Devenyns que Hasseltberg BVBA et Mme Ruth Devenyns satisfont aux
critères applicables en matière d'indépendance. Le mandat
d'administrateur sera rémunéré tel qu'indiqué pour les administrateurs
non-exécutifs dans le rapport de rémunération inclus dans le rapport
annuel du conseil d'administration pour l'exercice social clôturé le 31
décembre 2015.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
the annual general shareholders' meeting to be held in 2020 which
will have decided upon the financial statements for the financial
year ended on December 31, 2019. It appears from information
available to the Company and from information provided by Mr.
Walter Narajowski that each of LabDx L.L.C. and Mr. Walter
Narajowski satisfies the applicable requirements with respect to
independence. The mandate of the Director shall be remunerated as
set out in relation to non-executive Directors in the remuneration
report included in the annual report of the Board of Directors for
the financial year ended on December 31, 2015.
8. Appointment of Hasseltberg BVBA, represented by Ms. Ruth
Devenyns, as Director
Taking into account the advice of the Nomination and
Remuneration Committee, the Board of Directors takes note of the
end of the term of the mandate of Ms. Ruth Devenyns as Director of
the Company and recommends that Hasseltberg BVBA, with Ms.
Ruth Devenyns as permanent representative, be appointed as
independent non-executive Director of the Company. For further
information about Ms. Ruth Devenyns, reference is made to the
Company's combined annual report of the Board of Directors on the
consolidated and (non-consolidated) statutory financial statements
of the Company for the financial year ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting decides to appoint Hasseltberg
BVBA, with Ms. Ruth Devenyns as permanent representative, as
independent non-executive Director of the Company within the
meaning of Article 526ter of the Belgian Company Code and
Provision 2.3 of the Belgian Code on Corporate Governance, with
immediate effect and for a term continuing up to and including the
annual general meeting to be held in 2020 which will resolve upon
the financial statements for the financial year ending on December
31, 2019. It appears from information available to the Company
and from information provided by Ms. Ruth Devenyns that each of
Hasseltberg BVBA and Ms. Ruth Devenyns satisfies the applicable
requirements in relation to independence. The mandate of the
Director shall be remunerated as set out in relation to nonexecutive Directors in the remuneration report included in the
annual report of the Board of Directors for the financial year ended
on December 31, 2015.
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
9. Nomination de Mr. Mark Shaffar en tant qu'administrateur
En tenant compte de l'avis du Comité de Nomination et de
Rémunération, le conseil d'administration recommande de nommer Mr.
Mark Shaffar (ou, au choix de Mr. Mark Shaffar, une société de
management contrôlée par Mr. Mark Shaffar et avec Mr. Mark Shaffar
en tant que représentant permanent) en tant qu'administrateur
indépendant non-exécutif de la Société. Mr. Mark Shaffar est consultant
et conseiller chez Shaffar LLC depuis mai 2014 et est administrateur
chez Biocartis Group NV depuis juin 2015. Il a trente-neuf ans
d'expérience dans le secteur de la biotechnologie, ayant détenu plusieurs
positions diverses au sein de Abbott Laboratories, en ce compris viceprésident de division pour acquisitions et licences pendant douze ans,
directeur de technologie d'acquisitions et licences pendant sept ans et
directeur d'acquisitions et licences pendant cinq ans. Mr. Mark Shaffar a
obtenu un master avec une majeur en politique de management, finance
de Northwestern University Kellogg Graduate School of Management et
un bachelier en biochimie de University of Wisconsin-Madison.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de nommer Mr. Mark
Shaffar, soit directement soit, tel qu'il sera indiqué par Mr. Mark Shaffar
lors de l'assemblée générale des actionnaires, à travers la nomination de
Shaffar LLC ou une telle autre société de management contrôlée par Mr.
Mark Shaffar et avec Mr. Mark Shaffar en tant que représentant
permanent, en tant qu'administrateur indépendant non-exécutif de la
Société, au sens de l'article 526ter du Code des sociétés belge et l'article
2.3 du Code belge de gouvernance d'entreprise, avec effet immédiat et
pour une durée s'étendant jusqu'à, et y compris, la clôture de l'assemblée
générale annuelle des actionnaires à tenir en 2020 qui statuera sur les
comptes annuels de l'exercice social clôturé le 31 décembre 2019. Il
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
0 Abstention
0 Abstention
9. Appointment of Mr. Mark Shaffar as Director
Taking into account the advice of the Nomination and
Remuneration Committee, the Board of Directors recommends that
Mr. Mark Shaffar (or at the election of Mr. Mark Shaffar, a
management company under the control of Mr. Shaffar, with Mr.
Shaffar as permanent representative) be appointed as independent
non-executive Director of the Company. Mr. Mark Shaffar has been
a consultant and advisor at Shaffar LLC since May 2014 and he also
holds a mandate as an independent director of Biocartis Group NV
since June 2015. He has thirty-nine years of experience in the
biotechnology sector, having held numerous positions at Abbott
Laboratories, including divisional vice-president of acquisition and
licensing for twelve years, director of technology acquisition and
licensing for seven years, and manager of licensing and acquisitions
for five years. Mr. Mark Shaffar holds a master of management
with a major in management policy, finance from the Northwestern
University Kellogg Graduate School of Management and a bachelor
of science in biochemistry from the University of WisconsinMadison.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting decides to appoint Mr. Mark
Shaffar, either directly or, as shall be indicated by Mr. Mark
Shaffar at the time of the general shareholders' meeting, through
the appointment of Shaffar LLC or such other management
company under the control of Mr. Mark Shaffar, with Mr. Mark
Shaffar as permanent representative, as independent non-executive
Director within the meaning of Article 526ter of the Belgian
Companies Code and Provision 2.3 of the Belgian Code on
Corporate Governance, with immediate effect and for a term up to
and including the annual general shareholders' meeting to be held
in 2020 which will have decided upon the financial statements for
4/7
apparait des informations à la disposition de la Société et d'information
fournie par Mr. Mark Shaffar que Shaffar LLC et Mr. Mark Shaffar
satisfont aux critères applicables en matière d'indépendance. Le mandat
d'administrateur sera rémunéré tel qu'indiqué pour les administrateurs
non-exécutifs dans le rapport de rémunération inclus dans le rapport
annuel du conseil d'administration pour l'exercice social clôturé le 31
décembre 2015.
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
the financial year ended on December 31, 2019. It appears from
information available to the Company and from information
provided by Mr. Mark Shaffar that each of Shaffar LLC and Mr.
Mark Shaffar satisfies the applicable requirements in relation to
independence. The mandate of the Director shall be remunerated as
set out in relation to non-executive Directors in the remuneration
report included in the annual report of the Board of Directors for
the financial year ended on December 31, 2015.
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
0 Abstention
ORDRE DU JOUR
ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
AGENDA
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
1. Rapport spécial
Communication et discussion du rapport spécial du conseil
d'administration préparé conformément à l'article 604 du Code des
sociétés belge relatif à la proposition de renouveler et modifier le
pouvoir du conseil d'administration d'augmenter le capital social de la
Société dans le cadre du capital autorisé tel que décrit ci-dessous au point
2 de l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire des
actionnaires.
1. Special report
Submission of, and discussion on, the special report of the Board of
Directors prepared in accordance with Article 604 of the Belgian
Companies Code in relation to the proposed renewal and
amendment of the powers of the Board of Directors to increase the
share capital of the Company under the authorized capital as set out
below in item 2 of the agenda of the extraordinary general
shareholders' meeting.
2. Renouvellement et modification du pouvoir du conseil d'administration
d'augmenter le capital social de la Société dans le cadre du capital
autorisé
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de renouveler et de
modifier le pouvoir du conseil d'administration d'augmenter le capital
social de la Société dans le cadre du capital autorisé conformément au
rapport du conseil d'administration établi conformément à l'article 604
du Code des société et en conséquence, l'assemblée générale adopte les
résolutions suivantes (sachant que les montants et la date auxquels il est
fait référence entre crochets seront déterminés lors de l'approbation de
la résolution proposée conformément à la proposition décrite dans les
sous-sections ci-dessous):
(a) L'article 6.1 des statuts de la Société sera reformulé comme suit:
"En vertu de la décision de l'assemblée générale extraordinaire des
actionnaires tenue le [date d'approbation de la résolution], le
conseil d'administration a été expressément autorisé à augmenter le
capital en une ou plusieurs transactions à concurrence d'un
montant global maximum de [100% du capital social au moment de
l'approbation de la proposition de résolution] (ci-après le "Montant
du Capital Autorisé").
Le conseil d'administration peut exercer ce pouvoir à partir de la
date de la publication de la décision de l'assemblée générale
extraordinaire en question aux Annexes du Moniteur belge, jusqu'à
la date de l'assemblée générale annuelle des actionnaires qui se
tiendra en 2021 et qui se prononcera sur les comptes annuels
relatifs à l'exercice comptable qui se terminera au 31 décembre
2020.
Cette autorisation peut être renouvelée conformément aux
dispositions légales applicables."
2. Renewal and amendment of the powers of the Board of Directors to
increase the share capital of the Company under the authorized
capital
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to renew and amend the
powers of the Board of Directors to increase the share capital of the
Company under the authorized capital as further explained in the
special report of the Board of Directors prepared in accordance
with Article 604 of the Belgian Companies Code and, as a result,
the general shareholders' meeting adopts the following resolutions
(whereby the amounts and date referred to in the subsections
between square brackets shall be determined at the time of the
approval of the proposed resolution in accordance with the
proposal set out in such subsections):
(a) Article 6.1 of the Company's Articles of Association shall be
restated as follows: "By virtue of the resolution of the
extraordinary general shareholders’ meeting held on [date of
the approval of the resolution], the board of directors was
expressly authorized to increase the share capital in one or
more transactions by a maximum amount of [100% of the
amount of the share capital as at the time of the approval of
the proposed resolution] (the “Authorized Capital Amount”).
The board of directors may exercise this power for a period
starting on the date of the publication of the relevant
resolution of the extraordinary general shareholders' meeting
in the Annexes to the Belgian Official Gazette and ending on
the date of the annual general shareholders' meeting to be held
in 2021, which shall resolve on the annual accounts relating to
the financial year ending on December 31, 2020.
This authorization may be renewed in accordance with the
relevant legal provisions."
(b) All the paragraphs of Article 6.2 of the Company's Articles of
Association shall remain unchanged, except for paragraph d)
of Article 6.2 of the Articles of Association that shall be
restated as follows: "By virtue of the resolution of the
extraordinary general shareholders’ meeting held on [date of
the approval of the resolution], the board of directors was also
expressly authorized to increase the share capital in one or
more transactions following a notification by the Belgian
Financial Services and Markets Authority that it has been
informed of a public takeover bid for the company’s financial
instruments, through contributions in cash with cancellation or
limitation of the preferential subscription rights of the
shareholders (including for the benefit of one or more well
defined persons who are not employees of the company) or
through contributions in kind, with issuance of shares,
warrants or convertible bonds, subject to the terms and
conditions provided for in the Belgian Companies Code. The
board of directors may exercise this power for a maximum
period of up to three years as of the date of the aforementioned
resolution."
(b) Tous les paragraphes de l'article 6.2 des statuts de la Société
resteront inchangés, sauf pour ce qui concerne le paragraphe d) de
l'article 6.2 des statuts de la Société qui sera reformulé comme suit:
"En vertu de la décision de l'assemblée générale extraordinaire des
actionnaires tenue le [date d'approbation de la résolution], le
conseil d'administration a également été expressément autorisé à
augmenter le capital, en une ou plusieurs transactions, après
notification par l'Autorité des services et marchés financiers de ce
qu'elle a été informée d'une offre publique sur les instruments
financiers de la société, par des apports en numéraire avec
annulation ou limitation des droits de souscription préférentielle
des actionnaires (y compris au profit d'une ou plusieurs personnes
bien définies qui ne sont pas employés de la société) ou par des
apports en nature, avec émission d'actions, warrants ou obligations
convertibles, sous réserve des conditions imposées par le Code des
sociétés. Le conseil d'administration peut exercer ce pouvoir
pendant une période de maximum trois ans à partir de la date de la
décision de l'assemblée générale extraordinaire en question."
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
5/7
(c) L'article 6.3 des statuts de la Société sera reformulé comme suit:
"Le conseil d'administration n'a pas encore pour l'instant fait usage
du pouvoir dont il est question à l'Article 6.1. Par conséquent, le
montant disponible pour une augmentation de capital social dans le
cadre du capital autorisé est égal au Montant du Capital Autorisé."
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
3. Modification des statuts
Communication, discussion, et approbation du rapport de rémunération
inclus dans le rapport annuel combiné du conseil d'administration sur les
comptes annuels consolidés et sur les comptes annuels statutaires (non
consolidés) pour l'exercice social clôturé le 31 décembre 2015.
► Proposition de résolution:
L'assemblée générale des actionnaires décide de modifier l'alinéa
premier de l'article 42bis des statuts de la Société afin de le faire
correspondre à l'article 550 du Code des sociétés belge et en
conséquence, l'assemblée générale décide de remplacer l'alinéa premier
de l'article 42bis des statuts de la Société par le texte suivant: "Si la
convocation le prévoit, un actionnaire peut voter à distance avant
l'assemblée générale des actionnaires, par correspondance ou sous
forme électronique, en utilisant des formulaires dont le contenu sera
spécifié dans la convocation et qui seront mis à disposition des
actionnaires."
► INSTRUCTION DE VOTE:
0 Pour / For
(c) Article 6.3 of the Company's Articles of Association shall be
restated as follows: "The board of directors has not used its
powers under the authorized capital provided for in article 6.1.
As a result, the available amount for a share capital increase
under the authorized capital is equal to the Authorized Capital
Amount."
Abstention
3. Amendment of the Articles of Association
Submission of, discussion on and approval of the remuneration
report, included in the combined report of the Board of Directors on
the consolidated financial statements and the (non-consolidated)
statutory financial statements of the Company for the financial year
ended on December 31, 2015.
► Proposed resolution:
The general shareholders' meeting resolves to amend the first
paragraph of Article 42bis of the Company's Articles of Association
in order to align it with Article 550 of the Belgian Companies Code
and, as a result, the general shareholders' meeting resolves to
restate the first paragraph of Article 42bis of the Company's
Articles of Association as follows: "If the convening notice so
provides, a shareholder may vote by distance prior to the general
shareholders’ meeting, by mail or via electronic means, using
forms, the contents of which shall be specified in the notice and
which will be made available to the shareholders."
► VOTING INSTRUCTION:
0 Contre / Against
II. Si les assemblées générales annuelle et extraordinaire des actionnaires
sont ajournées ou suspendues, le mandataire aura les pouvoirs de représenter
le soussigné aux assemblées générales qui seront tenues avec le même ordre
du jour, le cas échéant:
0
0 Abstention
II. In case the aforementioned annual and extraordinary general
shareholders' meetings would be postponed or suspended, the proxy
holder shall have the power to represent the undersigned at the general
meetings that would be held having the same agenda, as relevant:
o yes
o no
o oui
o non
Veuillez remplir la case appropriée. Une absence d'instruction ou si, pour quelque
raison, il y a une absence de clarté à propos de l'instruction donnée, le soussigné sera
supposé avoir choisi "oui". Veuillez noter qu'aux fins de s'appliquer à telle assemblée
subséquente, les titulaires d'actions doivent s'enregistrer à nouveau pour cette
assemblée.
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for
whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given,
the undersigned shall be deemed to have selected "yes". Please note that in
order to apply for such subsequent meeting, holders of shares must again
register for such meeting.
S, pendant les assemblées, il y a des modifications à une proposition de
résolution ou une nouvelle proposition de résolution:1
In case of amendments during the meetings to a proposed resolution or
a new proposed resolution:1
o le mandataire votera pour la résolution modifiée ou nouvelle
o le mandataire votera contre la résolution modifiée ou nouvelle
o le mandataire s'abstiendra de voter sur la résolution modifiée
ou nouvelle
o the proxy holder shall vote for the amended or new
resolution
o the proxy holder shall vote against the amended or new
resolution
o the proxy holder shall abstain from the vote on the
amended or new resolution
1
Veuillez cocher tel qu'approprié. Une absence d'instruction sera interprétée comme
une instruction de voter pour la résolution modifiée ou nouvelle. Si le Chief Executive
Officer est nommé (ou considéré nommé) mandataire, il votera alors sur la résolution
modifiée ou nouvelle selon la manière supportée ou recommandée par le conseil
d'administration.
1
III. Si un ordre du jour supplémentaire est publié conformément à
l'article 533ter du Code des sociétés belge après que cette procuration aie été
notifiée à la Société, le mandataire aura le pouvoir de voter sur des
nouveaux sujets qui ont été ajoutés à l'ordre du jour, le cas échéant:
III. If a supplemented agenda is published in accordance with Article
533ter of the Belgian Companies Code after this proxy has been
notified to the Company, the proxy holder shall have the power to vote
on the new items that have been added to the agenda, as relevant:
o oui
o non
Please complete as appropriate. An absence of instruction shall be tantamount
to an instruction to vote for the amended or new resolution. In case the Chief
Executive Officer of the Company is appointed (or deemed appointed) as proxy
holder, he will in such event vote on the amended proposed or new resolutions
in the manner as will be supported or recommended by the Board of Directors.
o yes
o no
Veuillez remplir la case appropriée. Une absence d'instruction ou si, pour quelque
raison, il y a une absence de clarté à propos de l'instruction donnée, le soussigné sera
supposé avoir choisi "oui".
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for
whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given,
the undersigned shall be deemed to have selected "yes".
Conformément au Code des sociétés belge, le mandataire peut, à propos des
sujets auxquels il est fait référence à l'ordre du jour pour lesquels en vertu de
l'article 533ter du Code des sociétés belge de nouvelles propositions de
résolutions ont été soumises, s'écarter à l'assemblée des instructions, le cas
échéant, données par le soussigné, si l'exécution de ces instructions pouvait
In accordance with the Belgian Companies Code, the proxy holder
may, with respect to the items referred to in the agenda for which
pursuant to Article 533ter of the Belgian Companies Code new
proposed resolutions have been tabled, deviate at the meeting from the
instructions, if any, given by the undersigned, if the execution of those
Annual and Extraordinary General Shareholders' Meetings of MDxHealth - Proxy
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porter préjudice aux intérêts du soussigné. Le mandataire doit notifier le
soussigné à ce propos.
instructions could prejudice the interests of the undersigned. The proxy
holder must notify the undersigned thereof.
IV. Au nom et pour le compte du soussigné, signer toutes listes de
présence et procès-verbaux, participer à toutes les délibérations, prendre part
au vote sur toutes les décisions ou sujets pouvant, conformément à cet ordre
du jour, être soumis à l'assemblée.
IV. In the name of and on behalf of the undersigned, to sign all
attendance lists and minutes, to participate in all deliberations, to vote
with respect to all decisions or items that can, pursuant to this agenda,
be presented to said meetings.
V. En général, faire tout ce qui semble nécessaire et/ou utile pour exercer
cette procuration.
V.
Le soussigné ratifie et approuve par la présente tous les actes accomplis par
le mandataire susmentionné. Le mandataire votera pour le compte du
soussigné conformément aux instructions données ci-dessus.
The undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the
aforementioned proxy holder. The proxy holder will vote on behalf of
the undersigned in accordance with the instructions given above.
In general, to do all that appears necessary and/or useful for the
exercise of this power of attorney.
BON POUR PROCURATION
GOOD FOR PROXY
……………………………… 2016
(date)
……………………………………………………..
(nom / name)
……………………………………………………..
( signature )
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