24 septembre 2015
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PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE ANNUELLE DE ROWING CANADA AVIRON 24 septembre 2015 à 17 h 30 HAP effectuée électroniquement par webinaire www.rowingcanada.org PRÉSENTS : Poste Nom Président Trésorier Walker, Mike Lamb, Brian Personnel de RCA & Scrutateur : Chef de la direction Secrétaire Scrutateur Atkinson, Donna Murdoch, Sid Hawker, Thomas Participer par webinaire: Blacquiere, Tom Dundas, Lynda Fitzgerald, Andy Fitzpatrick, Jen Horrocks, Julie Pelette, Dave Ventnor, Derek Zolinski, Doug Les membres mentionnés ici étaient en règle et ont participé au scrutin et voter avant 12 h HAP le 23 septembre 2015 : Province AB AB AB AB BC BC BC BC BC BC Membre Alberta Rowing Association Edmonton Rowing Club Lakeland Rowing Club University of Calgary Rowing Club Brentwood College School Burnaby Lake Rowing Club Cascadia Regatta Association Claremont Sports Institute Rowing Academy Delta Deas Rowing Club False Creek Rowing Club No. de vote 1 6 3 2 4 3 1 2 3 1 321 — 4371 rue Interurban • Victoria BC • V9E 2C5 • Canada Tél. : 1-‐877-‐722-‐4769/(250) 220-‐2577 ~ Télécopieur : (250) 220-‐2503 ~ Courriel : [email protected] Member of : F.I.S.A./Membre de F.I.S.A., Canadian Olympic Committee/Comité Olympique Canadien Canadian Paralympic Committee/Comité paralympique canadien BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC BC MB NB NB NL NL NS NS NS NS ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON 24 septembre 2015 Gorge Narrows Rowing Club Greater Victoria Youth Rowing Society Inlet Rowing Club Kamloops Rowing Club Lake Windermere Rowing Club Maple Bay Rowing Club Nanaimo Rowing Club Nelson Rowing Club Nicomekl Rowing Club Rowing British Columbia Salt Spring Island Rowing Club Shawnigan Lake Rowing Club South Cariboo Rowing Club St. Andrew's Rowing Academy St. Michaels University School Rowing Club University of British Columbia University of Victoria Rowing Vernon Rowing & Dragon Boat Club Victoria City Rowing Club Manitoba Rowing Association Kennebecasis Rowing Club Rowing New Brunswick Aviron Labrador West Rowing Club Rowing Newfoundland Antigonish Rowing Club Halifax Rowing Club Mic Mac Amateur Aquatic Club Row Nova Scotia Argonaut Rowing Club Cambridge Rowing Club Canadian Henley Regatta Joint Commission Corp. Canadian Henley Rowing Corporation Canadian Indoor Rowing Association Canadian Secondary Schools Rowing Association Central Ontario Rowing Association Dominion Day Regatta Association Don Rowing Club Durham Rowing Club Guelph Rowing Club Hanlan Boat Club Havergal College Kitchener Waterloo Rowing Club Leander Boat Club London Rowing Club Muskoka Rowing Club Notre Dame Rowing Club Ontario Adventure Rowing Association Ottawa New Edinburgh Club Ottawa Rowing Club Owen Sound Rowing Club Peterborough Rowing Club Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA 1 3 2 1 1 3 3 2 3 1 2 4 2 1 4 3 3 3 6 1 4 1 4 1 2 5 3 1 5 3 1 1 1 1 1 1 5 3 4 4 1 3 5 4 2 2 2 2 6 2 4 Page 2 ON ON ON ON ON ON ON ON ON ON PE QC QC QC SK SK SK SK 1. Queen's University Rowing ROWONTARIO Severn River Rowing Club South Niagara Rowing Club St. Catharines Rowing Club Thunder Bay Rowing Club Toronto Sculling Club Trenton Rowing & Paddling Club University of Western Ontario Boat Club Western Rowing Club Rowing PEI Association des coureurs en canots á glace Club d'aviron de Sherbrooke Montreal Rowing Club Prince Albert Drifters Rowing Club Regina Rowing Club Saskatchewan Rowing Association Saskatoon Rowing Club 2 1 1 4 6 2 1 2 2 2 2 5 3 5 1 3 1 3 Ouverture L’Assemblée annuelle de 2015 de Rowing Canada Aviron était ouverte par le président Walker à 17 h 30 HAP le 24 septembre 2015. Le nombre d’individus avec une connexion à la réunion électronique était de 15. Tom Hawker a été nommé comme Scrutateur pour l’Assemblée annuelle lors d’une réunion précédente par le conseil d’administration de RCA. 2. • • 3. • • • • • • • • • • Établir le quorum comme lu par le scrutateur : Il y avait 119 membres en règle représentant 292 votes – un quorum est de 147 votes. 79 membres ont voté, ayant un total de 205 votes; donc, un quorum existait selon le paragraphe 5.2 des règlements administratifs. Rapport du Scrutateur Le scrutin s’est effectué en ligne avec « Simply Voting »; L’avis de convocation de l’Assemblée annuelle a été expédié à tous les membres avant la date appropriée; Une explication sur la procédure du scrutin selon les nouveaux règlements administratifs a été offerte à tous les membres; De fréquents rappels ont été expédiés à tous les membres; Tous les membres en règle ont eu l’occasion de voter; Chaque individu qui a présenté un bulletin de vote était le représentant dument autorisé pour ce membre; Les bulletins de vote ont été correctement pondérés conformément au nombre de participants et entraîneurs inscrits de chaque membre; Rowing Canada Aviron a fourni suffisamment de renseignements pour les membres leur permettant d’exercer une décision éclairée; Les membres ont seulement voté une fois; et Seulement les membres en règle qui ont présenté leur déclaration annuelle ont voté. 24 septembre 2015 Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA Page 3 4. Rapport du président et du chef de la direction 4.1 Rapport du président : Le président Walker a offert le sommaire qui suit sur les activités pendant la période du 1er avril 2014 au 31 mars 2015 et a indiqué qu’un rapport complet était compris dans le rapport annuel de RCA publié en janvier 2015. Principales activités représentatives : • Participé au Congrès de la F.I.S.A. en septembre 2014 et à une réunion spéciale des Fédérations nationales en mars 2015. Le sujet principal d’intérêt pour ces réunions qui nous mènent au Congrès extraordinaire en 2017 est la façon à laquelle F.I.S.A. réagira à l’Ordre du jour 2020 du COI, particulièrement sur sa relation à l’universalité (participation maximale des pays dans le monde) et à l’égalité de la participation entre les hommes et les femmes. • Participé à la réunion du Comité olympique canadien en novembre où le thème principal était le développement des ressources des Fédérations nationales de sports. RCA a bénéficié de ceci à travers leur financement d’une activité « améliorée » pour soutenir notre stratégie de développement des donateurs. Activités du conseil d’administration : • Le conseil d’administration s’est réuni en personne à trois occasions pendant l’exercice financier : en novembre, janvier et en mars, et s’est réuni par conférence téléphonique à six autres occasions pendant l’année. • Les procès-verbaux des réunions sont disponibles au siteweb de RCA dans les deux langues officielles. • Les politiques et activités qui ont été approuvées par le conseil d’administration pendant l’exercice financier sont les suivantes : o Politique provisoire sur les Récompenses – une transition vers une structure plus simple des récompenses pour le banquet de 2015 o Établis une Réserve organisationnelle renouvelable pour fournir une source de financement pour résister aux insuffisances financières imprévues et a transféré un montant initial de 200,000 $ dans cette réserve o Formé un groupe d’étude pour examiner la création d’un Temple canadien de la renommée au sport de l’aviron o Nouvelle politique de sanction d’événement rationalise considérablement notre politique et offre une flexibilité pour l’appliquer à de nouveaux genres d’événements o Plusieurs politiques dans les secteurs de la gestion de ressources humaines, de la santé et de la sécurité, du code d’éthique, des appels et de la discipline ont été mises à jour et approuvées o La politique antidopage a été mise à jour, laquelle s’aligne avec les nouvelles exigences du Centre canadien pour l’éthique dans le sport – l’Agence antidopage du Canada • Le conseil d’administration a ciblé cinq secteurs stratégiques du conseil d’administration – on a progressé dans plusieurs secteurs : o progrès sur une vision pour un milieu d’entraînement de classe mondiale pour nos équipes nationales o progrès sur notre stratégie d’événements nationaux avec une réorganisation complète du format et de l’horaire des Championnats nationaux d’aviron en 2016 24 septembre 2015 Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA Page 4 o o o progrès dans le développement des effectifs avec le travail du groupe d’étude sur la révision des catégories de membres progrès sur l’établissement d’une stratégie de développement de donateurs avec un financement approuvé par le Comité olympique canadien pour soutenir l’établissement d’une campagne majeure succès à l’avancement de notre système d’influences en plaçant trois nouveaux membres avec les commissions de la F.I.S.A. Gouvernance : • Avec cette assemblée, l’horaire transitoire des assemblées générales et semi-annuelles est complété : o L’assemblée annuelle aura lieu en septembre dans les 6 mois de la fin de l’exercice financier avec une cible d’approuver les bilans financiers vérifiés, de nommer les vérificateurs et d’élire les directeurs o L’assemblée semi-annuelle aura lieu conjointement avec la Conférence nationale de RCA en janvier avec une cible sur toutes les autres affaires de la société, y compris la gouvernance, la politique et la programmation, les règlements, etc. • L’élection des directeurs lors de cette assemblée annuelle sera pour les premiers mandats de deux années complètes selon le tableau de la nouvelle gouvernance. 4.2 Chef de la direction CdD, Donna Atkinson, a présenté les faits saillants suivants en plus du rapport annuel qui a été publié en janvier 2015 : • Un important sondage des membres a été expédié en 2014 à environ 20,000 participants – les renseignements ont été utilisés pour prendre des décisions sur les programmes et pour influencer une proposition du groupe d’étude sur la révision des catégories de membres qui sera portée au scrutin par les membres. Cette proposition comprendra un système de régates basé sur des mesures d’encouragement et des niveaux améliorés de services aux membres. • Il y a eu des améliorations au programme d’assurance de RCA et aux stratégies et la divulgation de la gestion des risques. • RCA a participé et s’est préparé pour plusieurs événements internationaux importants, y compris les Jeux panaméricains de 2015. • 6 nouveaux juges-arbitres de la F.I.S.A. ont été entraînés et brevetés. • Il y a eu des améliorations d’infrastructure de haute performance • L’horaire et le format des Championnats nationaux d’aviron ont été améliorés et mis en place. • Le développement éducatif des entraîneurs a aussi eu des services améliorés – les arriérés de dossiers d’entraîneurs sont maintenant à jour. La complétion du programme de développement de la compétition pour une approbation provisoire est en temps. • L’athlète de RCA a été reconnu comme une meilleure pratique par Sport Canada et plusieurs autres sports utilisent le matériel de RCA comme un modèle pour un futur développement. • Les stratégies d’engagement de donateurs progressent avec le Temple de la renommée de l’aviron canadien et l’événement Cravate Rouge. • RCA s’adapte aux changements au financement fédéral avec un espoir accru que les ONS paient directement pour les articles qui ont été auparavant couverts — ceci comprend les coûts pour les tests antidopages pour les athlètes et le développement du matériel d’entraîneur pour le PNCE. 24 septembre 2015 Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA Page 5 5. Propositions – Assemblée annuelle de RCA Les résultats du scrutin en ligne ont été annoncés comme suit : 5.1 Les bilans financiers annuels et le rapport du vérificateur • • Brian Lamb, le trésorier, indiquait que l’on a fourni aux membres les bilans financiers annuels et le rapport du trésorier avant l’assemblée et avant la date limite prescrite par les règlements administratifs. On a noté que la variation de taux de change du dollar canadien envers le dollar américain a eu un effet négatif remarquable sur le budget de RCA et a eu comme résultat d’accroître notablement les coûts d’entraînement pour le programme de haute performance de RCA. Proposée par : Club d’aviron de la ville de Victoria Appuyée par : Club d’aviron d’Ottawa : Que RCA accepte les bilans financiers vérifiés pour l’exercice se terminant 31 mars 2015 comme rapportés par Hayes, Stewart, Little & Co., Comptables agréés. Résultats du scrutin : Pour : 202 Contre : 0 PROPOSITION ADOPTÉE. 5.2 Nomination du vérificateur Proposée par : Club d’aviron de la ville de Victoria Appuyée par : Club d’aviron d’Ottawa : Que RCA nomme Hayes, Stewart, Little & Co., Comptables agréés, comme les vérificateurs pour l’exercice financier se terminant 31 mars 2015 à des honoraires qui seront décidés par le conseil d’administration. Résultats du scrutin : Pour : 204 Contre : 0 PROPOSITION ADOPTÉE. 6 Résultats – Élection des directeurs Le président Walker indiquait que selon l’Article 11 des règlements administratifs de RCA, le comité de RCA sur les mises en candidature a soumis un groupe de candidats pour le conseil d’administration, lesquels se présentent pour le scrutin lors de l’Assemblée annuelle de 2015. Selon le paragraphe 11.6 des règlements administratifs de RCA, les membres en règle peuvent resoumettre des candidatures ou présenter d’autres candidatures pour le scrutin au conseil d’administration pour des candidats qui satisfont les exigences d’admissibilité décrites au paragraphe 9.3 en les présentant au siège social de RCA au plus tard 30 jours avant 24 septembre 2015 Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA Page 6 l’Assemblée annuelle. La date finale pour la fermeture des mises en candidature est passée (25 août 2015) et aucune autre candidature ne peut être reçue. Donc, • Pour le poste de directeur de l’athlète pour un mandat se terminant lors de l’Assemblée annuelle de 2017, Jon Beare a été réélu par acclamation; • Pour le poste de directeur par mandat spécial pour un mandat se terminant lors de l’Assemblée annuelle de 2017, Brian Lamb a été réélu par acclamation; et • Pour le poste de directeur par mandat spécial pour un mandat se terminant lors de l’Assemblée annuelle de 2017, Andrew Fitzgerald a été élu par acclamation. Le président Walker a remercié Debbie Sage pour ses 3 années de service comme directrice de RCA. On a remercié tous les candidats qui ont présenté leurs noms pour le scrutin. L’assemblée était ajournée à 17 h 58 HAP. 24 septembre 2015 Procès-verbal de l’Assemblée annuelle de RCA Page 7