Salle des fêtes d`Artannes-sur

Article 1 -Objet
Article 2 -Principe de mise à disposition
Article 3 -Réservation
Article 4 -Horaires
Article 5 -Dispositions particulières
Article 6 -Utilisation de la Salle des fêtes
Article 7 -Sécurité
Article 8 -Mise en place, rangement et nettoyage
Article 9 -Assurances - responsabilités
Article 10-Redevance-Caution
Article 11-Dispositions finales.
Salle des fêtes d’Artannes-sur-Indre
REGLEMENT INTERIEUR
Article 1 – Objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la Salle des fêtes
d'Artannes sur Indre, réservée prioritairement aux activités organisées par le mouvement associatif local.
Elle pourra en outre être louée à des particuliers de la commune ou hors commune.
La salle des fêtes d' Artannes sur Indre est mise à disposition sur la base du règlement suivant.
Article 2 - Principe de mise à disposition
La mise à disposition, hors les activités habituelles des associations de la commune, se décline suivant les périodes
suivantes :
Week-end : ................................................ du samedi 12 heures au lundi matin.
Jour ............................................................ de 8 heures du matin au lendemain 8 heures.
Demi-journée ............................................ matin, après midi ou soirée.
La salle des fêtes comporte : une grande salle , avec une scène, pouvant accueillir 120 personnes, une
mezzanine d’une capacité de 19 personnes, une cuisine équipée d’une gazinière et d’une armoire réfrigérante
et des sanitaires.
L'utilisateur ne devra en aucun cas dépasser le nombre de participants autorisés.
Article 3 - Réservation
Le planning annuel d'utilisation est établi chaque année lors d'une réunion avec la Commission municipale
« vie locale » et le monde associatif de la commune.
Cette planification intervient au mois de septembre pour l'ensemble des activités régulières
En cas de litige ou de désaccord, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n'est trouvé, la décision
de la Commission concernée fera autorité.
Un calendrier de réservation sera établi et, en cas de besoin, la Mairie reste prioritaire sur les locations
gratuites des associations du lundi au vendredi.
• 3 - 1 Associations de la commune
•
Les options de réservation sont prises à tout moment. Elles sont conservées pendant un mois.
Passé ce délai, elles sont automatiquement annulées. Pour éviter cela, le demandeur devra soit
confirmer son option de réservation soit annuler son option dans le mois donné.
•
Les demandes écrites de réservation doivent être déposées en Mairie, en tout état de cause, un an au
plus tôt et un mois au plus tard avant la manifestation.
En cas de disponibilité, la salle pourra être réservée hors délai, à titre exceptionnel.
•
La réponse définitive de la Municipalité sera transmise dans un délai de deux semaines.
Les demandes sont examinées dans l'ordre chronologique de dépôt de la demande de
réservation de la salle.
•
En cas d’annulation d’une manifestation prévue, l’organisateur doit en prévenir par courrier la Mairie
au moins 15 jours à l'avance.
• 3 - 2 Particuliers, sociétés &organismes ou associations extérieures à la commune
Les demandes de réservation se font auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d'ouverture. Elles
ne peuvent être confirmées, pour celles réalisées plus d’un an avant la manifestation, qu'après l'élaboration
du planning cité en 3-1.
Une convention sera établie entre la commune et les utilisateurs et précisera les conditions d'attribution et
les redevances.
1
Article 4 - Horaires
Le respect des horaires d'utilisation de la Salle des fêtes est exigé pour son bon fonctionnement.
La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans les conventions de mise à
disposition. En cas de manifestations en semaine, les horaires sont fixées par la personne responsable de la
gestion de la salle des fêtes. Toute manifestation devra être terminée à 3h00 du matin.
Article 5 - Dispositions particulières
z
Il doit être désigné un responsable de la manifestation, lequel devra être présent pendant toute sa durée.
z
La sous-location est formellement interdite.
z
Les clés de la Salle des fêtes devront être retirées au secrétariat de la Mairie, en début de saison pour les
utilisateurs à l'année, 24 heures avant la manifestation pour les utilisateurs occasionnels.
Les clés doivent être restituées au secrétariat à la fin de chaque saison pour les utilisateurs à
l'année,
rendues le lendemain ( le lundi matin pour les week-ends) pour les utilisateurs occasionnels.
z
Un état des lieux ainsi qu’un inventaire du matériel seront établis à la remise des clés et à l’issue de
l’utilisation des locaux.
z
L'utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d'usage d'œuvres musicales
dans le courant de la manifestation.
z
La tenue de buvette doit faire l'objet d'une demande préalable adressée au Maire au minimum 15 jours avant la
manifestation.
Article 6 - Utilisation de la Salle des fêtes
Les utilisateurs devront se conformer strictement aux consignes d'utilisation et de sécurité.
Chaque utilisateur reconnaît :
• avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter,
• avoir constaté l'emplacement des extincteurs d'incendie et avoir pris connaissance des itinéraires
d'évacuation et des issues de secours.
Il est interdit de déposer des cycles & cyclomoteurs à l'intérieur des locaux, et d'utiliser les locaux à des fins
auxquelles ils ne sont pas normalement destinés :
S'agissant d'une Salle des fêtes, elle ne pourra être utilisée pour des activités sportives proprement dites
nécessitant des équipements fixes ou permanents, mais seulement pour des exercices au sol. Sont donc ainsi
formellement exclus les sports de balle, collectifs ou individuels, du type basket-ball, hand-ball, tennis ou
tennis de table qui peuvent par ailleurs utiliser la Salle de Sports.
La salle des fêtes est située dans une zone habitée. En cours d'utilisation, les nuisances sonores devront rester
à un niveau acceptable pour le voisinage et cesser à 3 h00 du matin.
Afin d'éviter tout désagrément aux riverains, le bénéficiaire s'engage à ce que tous les participants quittent la
salle des fêtes le plus silencieusement possible. En particulier, l'usage des avertisseurs sonores des véhicules est
prohibé au départ. Il veillera également à ce que les règles du stationnement soient respectées.
Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs
pourra être expulsée immédiatement.
Article 7 -Sécurité
z
Il est formellement interdit de fumer dans la salle
z
Les installations électriques de la salle sont vérifiées périodiquement par un organisme agréé. Il est interdit
d'intervenir sur ces installations de les modifier ou de les transformer. Après 3 h 00 du matin l'installation
électrique est automatiquement coupée à l’exception de l’éclairage.
z
L'éclairage de sécurité doit être maintenu en état de veille et ne doit pas être masqué par des décorations
ou par toute installation.
z
Les installations de décorations seront limitées au minimum et ne devront en aucun cas présenter un caractère
dangereux (fixations, respect des critères de réaction au feu) Il est interdit d'introduire dans l'enceinte des
pétards ou fumigènes.
Il est formellement défendu d'ajouter des punaises, clous, vis etc. dans les murs : seules, les épingles à tête
sont tolérées sur le revêtement mural
2
z
En aucun cas, les sorties et dégagements ne doivent être neutralisés, ils doivent rester libre d’accès et visibles.
z
Les installations de cuisson autres que celles à disposition peuvent être tolérées dans la cuisine, à condition
que les appareils de cuisson soient placés hors d'atteinte du public.
z
Les animaux ne sont pas admis dans la salle.
Article 8 - Mise en place, rangement et nettoyage
La vaisselle et les sacs poubelle seront fournis par l'utilisateur.
Après chaque utilisation, la Salle des fêtes devra être rendue dans l'état où elle a été donnée.
Les opérations de remise en ordre seront effectuées par l'utilisateur au cours de la période allouée.
S'il constate le moindre problème, il devra en informer la Mairie.
L’entretien comprend :
- le déplacement et la remise en place des matériels : remettre le mobilier dans sa disposition initiale, déplacer
et ranger impérativement les chaises avec le chariot prévu à cet effet,
-le nettoyage de la salle : balayer et laver la salle afin que rien ne reste à terre,et en particulier, le ramassage
des reliefs de repas, des papiers…,
-le nettoyage des tables et des chaises,
- l'enlèvement des affiches et décors,
- le nettoyage des abords extérieurs de la salle : ramasser les mégots à terre, déposer les sacs poubelle dans le
bac extérieur prévu à cet effet. Les bouteilles en verre doivent être déposées dans le conteneur à verre situé à
l'extérieur.
Après utilisation, les locaux seront remis en bon état de propreté, le mobilier et le matériel doivent être
rangés, la lumière éteinte, les robinets, les portes et les fenêtres fermés.
En cas de détérioration, les frais inhérents à la remise en état seront retenus sur la caution ou facturés à la
hauteur du préjudice.
Article 9 – Assurances - responsabilités
z
Les locaux et le matériel mis à disposition de l’organisateur sur sa demande sont sous son entière
responsabilité. Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu'ils pourront occasionner à la salle ainsi
qu'aux équipements mis à disposition par la Mairie.
z
Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents
corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers. La Municipalité est déchargée de toute
responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant
l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.
z
La commune décline toute responsabilité en cas de vol, de sinistre ou de détériorations du matériel et des
objets de toute nature entreposés ou utilisés par l'organisateur dans le bâtiment et sur le parking.
z
Les organisateurs sont responsables du maintien du bon ordre dans la salle et ses abords ; ils sont priés de
veiller au respect des règles de sécurité par les participants, au respect du stationnement, au respect de
l’utilisation de la voie d’accès et au respect des riverains.
Article 10 – Redevance – Caution
•
10.1 Associations de la commune
La mise à disposition de la salle est gratuite pour les associations de la commune dans l'exercice normal et
habituel de leurs activités et les manifestations qu'elles organisent. Il en est de même pour les structures
(associations ou organismes émanant des collectivités) qui réalisent des actions en faveur des collectivités en
dehors de tout cadre commercial.
3
•
10.2 Particuliers, sociétés et organismes ou associations extérieures à la commune
Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux , comprenant :
• Au moment de la réservation :
une convention de location signée
un acompte sur le montant de la location
• A la remise des clés :
une caution
le reste dû de la location
Le montant de la location comprend la participation aux charges de fonctionnement (eau, chauffage éclairage,
nettoyage des sols,etc...).Les tarifs d’utilisation et le montant de la caution sont déterminés par une délibération
du Conseil Municipal et s’appliquent aux demandes postérieures à leur entrée en vigueur.
Aucun paiement en espèces ne sera accepté.
Si l’utilisateur était amené à annuler une manifestation prévue, il devra en prévenir par courrier dès que
possible, et au moins deux mois à l’avance. Si le dédit a lieu moins de deux mois avant la date de
location, l’acompte sera encaissé.
Le remboursement se fera uniquement pour raisons valables : certificat médical ou lettre explicative
soumise au Maire pour décision.
•
10.3 Toute utilisation est conditionnée par le versement d’une caution
Pour chaque mise à disposition, un chèque de caution de garantie est à remettre selon les modalités du présent
règlement. Il sera rendu si le nettoyage a été correctement fait et si aucune dégradation n’a été constatée. Dans
le cas contraire il servira pour tout ou en partie à la remise en état si nécessaire.
Après chaque utilisation, un état des lieux sera effectué.
Toute dégradation ,volontaire ou non, des ouvrages et du matériel sera constatée contradictoirement en
présence de l’organisateur et de l’agent responsable.
Les frais de remise en état seront facturés à l’organisateur et retenus sur sa caution à la hauteur du préjudice.
Article 11- Dispositions finales
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur.
La Mairie d’Artannes-sur-Indre se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois
qu'elle le jugera nécessaire.
Tout litige non prévu par le présent règlement relève de l’autorité du Maire et pourra faire l’objet d’un additif au
présent règlement après délibération du Conseil Municipal .
Le secrétariat et le personnel technique de la Mairie d’Artannes-sur-Indre sont chargés, chacun en ce qui les
concerne, de l'application du présent règlement.
Fait et délibéré par le Conseil Municipal d’Artannes-sur-Indre dans sa séance du 27 Mars 2009
Le Maire,
4