DEPARTEMENT DE SAÔNE-ET

DEPARTEMENT DE SAÔNE-ET-LOIRE
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Canton de Chalon Sud
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MAIRIE
D’EPERVANS
71380
Règlement Intérieur de Location
de la Salle des Fêtes d’Epervans
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Rue Auguste Noirot
Tél : 03.85.42.74.70 – Fax : 03.85.42.74.71
E-mail : [email protected]
Article 1 – La Salle des Fêtes est louée sur demande écrite préalable, au plus tôt un
an à l’avance et à partir de juillet pour l’année suivante. La demande doit être
adressée au Secrétariat de Mairie. Une priorité est laissée aux manifestations des
associations (loi 1901) d’Epervans, ainsi qu’aux habitants d’Epervans.
La petite salle (pour 50 personnes maximum) pourra être réservée le week-end, si
elle est disponible, dans les 3 mois avant la date.
La salle ne sera louée qu’exceptionnellement les vendredis, au tarif semaine.
Chaque association d’Epervans bénéficiera d’une location gratuite par an, mais la
caution, l’attestation d’assurance et le paiement du chauffage leur seront demandés.
Les arbres de Noël organisés du lundi au jeudi par les associations et les entreprises
de la commune sont gratuits.
Le locataire de la salle doit être l’utilisateur des locaux. Toute sous-location
entraînera des sanctions.
Durée de location : Sauf besoin de la commune ou des associations, se réservant la
possibilité d’utiliser les salles le vendredi soir, la location prendra effet du vendredi à
partir de 14 h au lundi 9 h.
Pour les jours fériés : de la veille après 14 h au lendemain 9 h.
Pour des cas particuliers, seul le maire sera autorisé à modifier ces horaires.
Article 2 – Les tarifs de location et les frais annexes (chauffage, dégradations) sont
fixés par le Conseil Municipal. Ils sont annexés au présent règlement.
Des arrhes d’un montant de la moitié des tarifs de location seront versées à
réception de la confirmation, encaissées par le Trésor Public, et conservées en cas de
désistement.
Le solde du montant de la location ainsi qu’une caution de 2000 euros seront versés
par le locataire en Mairie 15 jours avant la manifestation.
La caution sera rendue 15 jours après la vérification de l’état des lieux.
Les associations ne sont pas dispensées du versement de la caution.
Le paiement des frais annexes sera exigé à la restitution des clés.
Article 3 – Les utilisateurs seront responsables, pendant toute la durée de
l’occupation, des dégâts et dégradations qui seraient commis aux installations et au
matériel (bris, détérioration ou manque), mais également à l’extérieur de la salle des
fêtes.
Toute dégradation importante de la salle, constatée pendant ou après l’état des
lieux, sera facturée selon un devis de remise en état (si réparable) ou selon un forfait
(défini en annexe). Le matériel (chaises, tables, vaisselles) ne devra sous aucun
prétexte être sorti dehors.
Article 4 - Un constat des lieux et du matériel sera obligatoirement effectué par
l’utilisateur avant toute prise de possession, en présence de l’employé(e)
municipal(e) habilité(e) à cet effet. En l’absence de celui (celle)-ci, un conseiller
municipal sera désigné pour le remplacer.
La signature de l’utilisateur apposée au bas de l’état des lieux confirmera son accord
sur l’état des locaux et du matériel à la date du constat. En conséquence aucune
contestation ne sera admise par la suite à ce sujet. Une clef de la salle sera remise à
l’intéressé après entente avec l’employé(e).
Après utilisation, la personne ayant apposé sa signature au bas de l’état des lieux (et
non une autre personne) remettra la clef à l’employé municipal et un constat des
lieux et du matériel sera de nouveau effectué entre les deux parties aux heures fixées
à l’article 1.
Article 5 – Tout accident corporel ou matériel survenu aux personnes ou au matériel
à l’occasion d’une manifestation, quelle qu’elle soit, est imputable aux organisateurs,
à charge par ceux-ci de se couvrir contre les risques.
En aucun cas, la commune d’Epervans ne pourra être mise en cause.
Au plus tard 15 jours avant la date, les locataires devront obligatoirement présenter
une attestation d’assurance responsabilité civile spécifique pour la période de
location de la salle des fêtes, avec option dégradations accidentelles et dommages
aux objets confiés.
Article 6 – Toute utilisation injustifiée d’un extincteur donnera lieu au remplacement
de celui-ci aux frais de l’utilisateur. Un extincteur déplombé sera considéré comme
ayant été utilisé.
Article 7 – Les locataires seront responsables du paiement des droits d’auteurs et
compositeurs ainsi que des taxes fiscales. La commune d’Epervans ne pourra jamais
être inquiétée à ce sujet.
Article 8 – Entretien : Les locaux et matériels devront être rendus dans le même état
de propreté. Une facturation supplémentaire sera faite en fonction du temps passé si
une intervention de nos services est nécessaire.
Les tables et les chaises seront rangées dans le local rangement.
Prévoir : - éponges, papier WC
- sacs poubelle de 100 litres.
- possibilité d’utiliser l’eau de javel dans les sanitaires
Les produits d’entretien et du lave-vaisselle seront fournis par nos soins.
Les bouteilles en verre seront obligatoirement déposées dans le conteneur situé près
de la mairie.
Le carrelage sera balayé et lavé.
Le parquet sera balayé uniquement : en aucun cas lavé à l’eau.
Les sanitaires seront lavés et désinfectés par vos soins.
Article 9 – Suite à l’arrêté préfectoral du 10 décembre 2008, réglementant
l’organisation de repas dans des lieux publics par des personnes physiques ou
morales, il convient de compléter ce règlement : lorsqu’une personne physique ou
morale organise un banquet ou une réception dans une salle et si le repas servi à
cette occasion est préparé à l’avance par un tiers extérieur à la dite personne, celle-ci
doit s’assurer que le tiers bénéficie d’une autorisation des services vétérinaires du
département du lieu de fabrication.
L’organisateur de telle manifestation est tenu de mentionner sur le registre mis à sa
disposition en mairie la date de la manifestation, l’identité de l’organisateur, le
nombre de convives, les coordonnées de l’établissement ou de la personne
préparant et/ou distribuant les repas, ainsi que le numéro d’agrément sanitaire
autorisant cette activité.
La cuisine est à utiliser par les traiteurs uniquement pour réchauffer les plats et non
pour cuisiner.
Les bouteilles de gaz sont interdites à l’intérieur des locaux.
Article 10 – La commune n’est en aucun cas responsable des vols commis à
l’intérieur ou à l’extérieur des locaux.
Article 11 – Après 22 heures, toutes les portes et fenêtres devront être maintenues
fermées. La musique devra cesser d’être diffusée à 3 heures du matin.
Selon les termes de l’arrêté préfectoral du 12 juillet 2002 réglementant la police des
établissements recevant du public, l’horaire de fermeture des débits de boissons est
fixée à 1 heure du matin.
Les pouvoirs de police du Maire lui permettent cependant d’accorder des
dérogations spéciales autorisant la fermeture à 3 heures du matin maximum.
Ces dérogations doivent être motivées et faire l’objet d’une demande écrite
précisant le type de manifestation, les horaires et le nombre de personnes devant y
participer.
Article 12 – Sécurité : la salle mise à votre disposition est conforme aux normes de
sécurité. Il est interdit :
- d’apporter une modification quelconque aux installations existantes
(aménagements intérieurs, circuits électriques, ligne électrique volante),
- d’utiliser ou d’apporter des feus nus (flammes de toutes sortes, pétard,
foyers…)
- de laisser des animaux pénétrer dans cette salle
- de pratiquer des jeux ou activités de nature à dégrader la salle (jeux de
ballons, cycles, patins à roulettes, skate-board…),
- de dissimuler ou de fermer les sorties : toutes les issues devront être en toutes
circonstances libres d’accès,
- de laisser stationner les véhicules devant les issues,
- de laisser pénétrer un nombre de personnes supérieur à celui pouvant être
admis dans les conditions normales de sécurité, à savoir 270 personnes
réparties comme suit :
o 220 personnes dans la grande salle
o 50 personnes dans la petite salle
Article 13 – Il est formellement interdit de :
 fixer des punaises, des clous, du papier collant sur les parois,
 de jeter des chewing-gum sur le parquet ou le carrelage.
L’accès de la scène est placé sous la responsabilité de l’organisateur.
En cas de problèmes techniques, ne pas prendre l’initiative d’une intervention, mais
prévenir le responsable désigné.
Article 14 – L’inobservation des conditions imposées pour l’utilisation de la salle (et
en particulier de celles imposées dans les articles 3 à 13) entraînera, entre autres, le
refus d’utilisation ultérieure.
Article 15 – Le présent règlement pourra toujours être modifié en tout ou partie par
délibération du Conseil Municipal, qui se réserve le droit d’examiner tous les cas
particuliers.
Article 16 – Dans le cadre de la campagne ministérielle pour la sécurité routière,
nous attirons votre attention sur le respect de la règle : « Le conducteur, c’est celui
qui ne boit pas ».
Article 17 - L’organisateur reconnaît, en signant le récépissé ci-joint, avoir reçu un
exemplaire du présent règlement et s’engage à le respecter scrupuleusement. Tout
manquement à ces consignes dégage automatiquement de toute responsabilité la
municipalité, l’employé(e) municipal(e) et le Maire.
Règlement approuvé en conseil municipal du 27 novembre 2009.
Le Maire
Coordonnées de l’agent responsable :
Titulaire : Mme Patrizia CONCHE (06.16.80.97.18)
Suppléante : Mme Maryline CONTINI (06.12.43.02.36)
Coordonnées secrétariat de Mairie :
Mme Karine BERNARD (03.85.42.74.70)
Coordonnées élu responsable :
Mr Georges FLATOT (03.85.96.63.38)
Mr Daniel PERRICAUDET (03.85.42.23.98)