La logistique Roche

Plus de… capacité, productivité et traçabilité
QUALITÉ ET SERVICES
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La logistique Roche
s’adapte aux enjeux de demain
Pour faire face à une forte augmentation d’activité tout en assurant à ses clients
une excellente traçabilité, Roche Diagnostics France s’est dotée l’automne dernier
d’un nouveau logiciel de gestion d’entrepôt. Après les inévitables tâtonnements
de départ, celui-ci donne aujourd’hui sa pleine mesure.
Entré en activité le 6 octobre dernier,
le logiciel EWM (Extended Warehouse
Management) est une sorte de tour de
contrôle qui sait tout, absolument tout, de
l’activité du magasin : le niveau de stock
en temps réel, l’état d’avancement des
1 300 préparations de commande quotidiennes, les dimensions des cartons, la
température de stockage de chaque produit et même, les dimensions au millimètre
près de chaque coffret.
ROC H E DIA G NOSTICS - 10 0 0 0  BIO N° 8 0 - MAI 200 9 Roche Diagnostics France a été choisie comme site-pilote du groupe
Roche pour implanter ce nouvel outil
qui automatise des inventaires, interdit
les erreurs de rangement des produits
(l’opérateur est équipé d’un scanner
Wi-Fi qui l’alerte aussitôt) et, surtout,
modifie profondément la façon de préparer les commandes. Avec pour le
client un avantage majeur : la traçabilité
de chaque envoi.
Un système
qui calcule le rangement
des produits dans
chaque carton
Jusqu’ici, en effet, le préparateur qui traitait
une commande recevait uniquement une
liste de produits à rassembler. Il devait
ensuite estimer le nombre de cartons
nécessaire et décider seul, « d’expérience »,
de la façon d’y ranger les produits. « Tout
La logistique Roche
en quelques chiffres
•3 000 m2 de magasin, 50 collaborateurs
•Fonctionnement 5 jours sur 7,
de 8 heures à 18 heures
•4 500 références
•10 000 clients : centres hospitaliers,
laboratoires d’analyse médicale,
centres de recherche…
•1 300 livraisons par jour
•3 transporteurs prestataires
couvrant l’ensemble de la France
•85 % des commandes livrées à J+1
avant 13 heures, 15 % en urgence
avant 9 heures ou 10 heures du matin
se passait bien tant que la commande
arrivait complète, explique Sophie PonçonAndrean, responsable logistique. En
revanche, si des produits étaient manquants, la recherche était compliquée. Ne
serait-ce que parce que nous ne connaissions pas le nombre de cartons. »
L’arrivée d’EWM a changé la donne : le
logiciel, qui connaît les dimensions de
chaque coffret, calcule le mode de rangement optimal et en déduit le nombre
de cartons requis ainsi que les produits à
placer dans chacun d’eux. Le préparateur
reçoit autant de bons de préparation que
de cartons et suit scrupuleusement ces
indications. « Nous connaissons désormais
pour chaque livraison le nombre exact
de cartons et le contenu détaillé de chacun d’eux. La traçabilité est complète et
répond aux exigences les plus strictes, par
exemple pour l’accréditation. » De plus,
les préparateurs moins expérimentés sont
guidés et ne perdent plus de temps à
ajuster le remplissage de leurs cartons. Le
système est même tellement sophistiqué
pour que le convoyeur qui achemine les
cartons s’arrête dans des « gares » juste
en face de l’emplacement du produit à
saisir !
Des investissements
et plusieurs mois
de préparation
Le démarrage d’octobre a été précédé de
plusieurs mois de préparation – dont une
centaine de journées de formation – et
de tests à échelle réduite. Des investissements ont été réalisés : un nouveau
convoyeur de 43 mètres de long, quarante
scanners Wi-Fi qui évitent désormais les
opérations de saisie manuelle, un « descenseur » rotatif qui ramène au rez-dechaussée les cartons en préparation…
L’interfaçage d’EWM avec les autres logiciels Roche (enregistrement des commandes, comptabilité clients, approvisionnements) a également été testé.
Tout a donc été fait pour qu’au matin
du lundi 6 octobre, le basculement se
passe au mieux. Or, après deux jours
de fonctionnement, l’équipe a constaté
une forte baisse de productivité. « Notre
travail préalable nous mettait à l’abri d’un
crash informatique qui aurait paralysé le
magasin, estime Sophie Ponçon-Andrean.
En revanche, nous avons été victimes des
pièges qui accompagnent tout changement d’applicatif : présence de multiples
petites anomalies, erreurs sur certaines
données, nécessité pour l’équipe de trouver de nouveaux repères, etc. » Très vite, la
mise en place d’un dispositif d’urgence a
permis de limiter les conséquences pour
les clients (lire l’encadré ci-dessous).
Avec plus de six mois de recul, le bilan
de l’opération est très positif. Malgré la
montée en charge due aux nouveaux
produit, le magasin a retrouvé ses niveaux
de service habituels, pour les livraisons
ordinaires comme pour les urgences.
Les cinquante collaborateurs du magasin
ont pris leurs marques et les fonctions
de traçabilité d’EWM facilitent grandement le traitement des litiges. À la suite
de la France, d’autres sites Roche en
Allemagne, aux États-Unis, en Espagne
et en Italie devraient adopter le nouveau
logiciel à compter de 2010.
Contact Roche Diagnostics :
[email protected]
Une mobilisation exceptionnelle
d’octobre à décembre
D’octobre à décembre derniers, pour faire face aux difficultés de mise en place
du nouveau logiciel, le service logistique a mobilisé des moyens exceptionnels.
Ainsi, l’effectif du magasin est passé de cinquante à soixante-dix personnes avec la création d’une
équipe de nuit qui travaillait de 18 heures à 4 heures du matin, six jours sur sept. Quatre personnes
supplémentaires ont été affectées à l’accueil téléphonique clients. Des livraisons ont été faites par
taxi pour faire face aux urgences. La force de vente, très impliquée, a organisé des transferts de
produits entre laboratoires pour dépanner les moins bien lotis. De plus, une équipe dédiée était
à leur disposition pour les informer de l’état d’avancement des commandes. « Nos clients ont subi
une baisse temporaire de la qualité de service, mais leur travail n’en a jamais été affecté » souligne
Sophie Ponçon-Andrean. Ce dispositif a été peu à peu réduit à partir de la mi-décembre, jusqu’au
retour complet à la normale en février.
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