Cahier des charges étude restauration

ETUDE DE FAISABILITE SUR
L’ORGANISATION ET L’APPROVISIONNEMENT
EN PRODUITS LOCAUX
DE LA RESTAURATION COLLECTIVE
CAHIER DES CHARGES
Juin 2013
CCMT / CDC Etude organisation et approvisionnement restauration collective
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1- Contexte de l’étude
La Communauté de Communes de la Montagne Thiernoise (CCMT) regroupe 9 communes
et totalise 7667 habitants. 3 communes (Arconsat, Chabreloche et Viscomtat) la
constituaient lors de sa création en 1994 et la commune de La Monnerie-le-Montel les
rejoint avec 5 autres (Celles-sur-Durolle, Palladuc, Ste-Agathe, St-Victor-Montvianeix et
Vollore-Montagne) en 2000.
La Communauté souhaite mener une politique sociale sur son territoire, en coordonnant,
complétant ou améliorant les actions existantes.
Elle a construit la résidence Chandalon, maison de retraite située à Chabreloche, qui a
ouvert ses portes en 2002. Elle a 30 résidents : 18 personnes âgées dépendantes et 12
personnes handicapées vieillissantes.
Aujourd’hui, elle construit un nouvel Etablissement d’Hébergement pour
Dépendantes, Les Chatilles, à La Monnerie Le Montel. Il ouvrira en
résidents pourront être accueillis.
Cette structure sera gérée par le Centre Intercommunal d’Action Sociale
Communauté de Communes. Ce CIAS gère aujourd’hui la résidence
service de portage de repas à domicile.
Personnes Âgées
janvier 2015. 54
(CIAS) créé par la
Chandalon et un
Le portage de repas est assuré par un véhicule frigorifique, propriété du CIAS, qu’il
conviendra de remplacer prochainement.
Les deux établissements (Les Chatilles et Chandalon) sont équipés en cuisine
centrale. La cuisine de Chandalon a une capacité de production d’environ 100 repas par
jour. Celle des Chatilles est conçue pour élaborer 160 repas par jour.
La Communauté de Communes gère par ailleurs un service enfance jeunesse, avec un
accueil de loisirs sans hébergement et un multi-accueil.
La Communauté de Communes souhaite fournir à l’ensemble de ces services des repas de
qualité, fabriqués dans ses cuisines centrales. Elle veut donc organiser ses services afin
d’avoir une restauration efficace.
Par ailleurs, en 2011, la CCMT a réalisé un diagnostic foncier agricole. Elle a donc une
bonne connaissance des exploitants agricoles installés sur son territoire, mais ne connaît
pas précisément leurs volontés et leurs possibilités d’approvisionnement pour la
restauration collective.
La CCMT a la volonté de favoriser le développement des circuits courts en produits
alimentaires locaux sur son territoire. Dans ce cadre, elle souhaite faire émerger des filières
d’approvisionnement de la restauration collective en produits locaux.
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Organisation intercommunale de la restauration collective :
Aujourd’hui, il n’existe pas sur la Montagne Thiernoise de
d’approvisionnement de la restauration collective en produits locaux.
filière
structurée
Jusqu’à présent, le CIAS avait recours à un prestataire pour la fabrication des repas. Ces
repas étaient fabriqués sur site jusqu’au 1er janvier 2012. Depuis, les repas sont fabriqués à
l’extérieur.
La livraison à domicile ou aux centres de loisirs est faite par le CIAS.
Les élus souhaitent désormais réfléchir à réaliser cette prestation en régie.
Aujourd’hui, le service fournit des repas pour des personnes âgées dépendantes, des
personnes handicapées vieillissantes, des enfants de 4 à 12 ans et des jeunes enfants de 10
semaines à 3 ans.
SYNTHESE DES REPAS FOURNIS
Lieu
nombre de
personnes
nombre de
jours
nombre de
repas par an
LE MIDI
Portage individuel
CCMT
30
365
10 950
Foyer logement
La Monnerie
30
365
10 950
Chandalon
Chabreloche
30
365
10 950
80
53
4 240
17
38
646
12
240
2 880
Centres de loisirs vacances
Centres de loisirs mercredi
Multi-accueil
Personnel
Arconsat
La Monnerie
Arconsat
La Monnerie
Celles
Chabreloche,
Arconsat et Celles
800
LE SOIR
Chandalon
Chabreloche
30
365
10 950
TOTAL
52 366
A l’ouverture des Chatilles, les repas ne seront plus livrés au foyer-logement mais il faudra
fabriquer 54 repas le midi et le soir pour le nouvel établissement.
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2- Objectifs de l’étude
La Communauté de Communes souhaite mettre en place un service performant de
restauration collective afin de fabriquer, au meilleur coût pour la collectivité, des repas de
qualité pour ses enfants et ses personnes âgées qu’elles soient en résidence ou à domicile.
Pour cela, elle souhaite réfléchir à un service en régie et à un approvisionnement en
produits locaux.
Afin de mettre en place ce service en régie, la CCMT veut définir son organisation et son
coût : quel personnel avec quelles compétences ? Comment organiser le service pour
produire des repas avec des publics différents ? Faut-il garder les cuisines des deux
établissements ou centraliser sur une seule ? Le portage de repas sera-t-il en liaison froide
ou chaude ?
Un autre objectif dans cette réorganisation du service est de développer le portage de
repas à domicile. En effet, ce service est aujourd’hui sous-utilisé (20 repas/jour) et mal
structuré.
Enfin, la CCMT souhaite avoir une vision
d’approvisionnement en produits locaux :
- Offre existante et potentielle
- Besoins des publics servis.
précise
de
l’offre
et
en
matière
Les produits biologiques aussi bien que conventionnels seront pris en compte.
L’étude devra :
- Proposer un mode d’organisation du service
- Faire un état des lieux de l’offre en produits locaux existante sur le territoire
- Proposer des pistes d’actions pour créer des filières d’approvisionnement et
permettre une meilleure adéquation entre offre et demande.
- Evaluer le surcoût pour proposer un repas entièrement fabriqué à partir de produits
issus de l’agriculture biologique une fois par semaine.
Les résultats de l’étude doivent permettre à la CCMT d’évaluer l’opportunité et la
faisabilité économique, de définir la méthodologie à adopter et les actions à mettre en
œuvre.
3- Définition et contenu de l’étude
Le prestataire devra mettre en œuvre les cinq phases ci-dessous.
Phase 1 - Etat des lieux bibliographique
Le prestataire devra faire un état des lieux au niveau régional des travaux, outils et initiatives
déjà réalisées et/ou en cours de réalisation sur le thème de l’approvisionnement de la
restauration collective. Pour cela, il devra prendre contact notamment avec les instances
locales suivantes : Région, Conseil général, DRAAF, Parc Naturel Régional Livradois-Forez,
etc…pour avoir connaissance des actions déjà engagées par ces dernières, notamment la
plateforme Agrilocal 63 mise en place par le Conseil général du Puy-de-Dôme, ou encore la
plateforme Auvergne Bio Distribution.
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Phase 2 - Analyse des besoins de la restauration collective
Le prestataire s’attachera à définir les besoins des différents publics bénéficiant du service.
Il identifiera et quantifiera leurs besoins, à partir du référentiel GEMRCN.
Pour cela il définira une grille d’entretien afin de recueillir les informations pertinentes les
concernant. A cet effet il devra proposer au maître d’ouvrage dans son offre la liste des
informations qu’il juge utile de recueillir et fournira un tableau récapitulatif les présentant.
Ces informations concerneront à minima, par denrée :
- les quantités,
- la composition des menus,
- la texture.
Cette phase de l’enquête se fera par rencontre directe avec les bénéficiaires.
Phase 3 – Organisation du service de restauration collective
Le prestataire devra proposer au maître d’ouvrage une organisation du nouveau service, du
point de vue logistique, fonctionnel et économique.
Plusieurs scenarios seront envisagés.
La proposition d’organisation devra apporter des réponses aux points suivants :
- est-ce que les 2 cuisines centrales fonctionnent ou une seule est conservée ? Si les
2 sont opérationnelles, est-ce que celle de Chandalon ré-ouvre avant l’ouverture des
Chatilles ?
- quels coûts de fonctionnement et d’exploitation (charges de personnel, de structure,
liées aux livraisons) ?
- quel personnel en nombre et en qualification (profil de l’équipe, définition de poste,
organisation) ?
- quel(s) lieu(x) de fabrication des repas ?
- quel type de liaison (froide ou chaude) pour les repas livrés (à domicile, centres de
loisirs et multi-accueil) ?
- quelle tournée pour le portage de repas ?
- comment développer le portage de repas ?
Le prestataire devra élaborer un schéma directeur des procédures HACCP et du processus
de contrôle qualité à mettre en place.
Phase 4 - Etat des lieux de l’offre existante sur le territoire
Le prestataire recueillera les informations suivantes :
-
Identification des structures susceptibles de répondre à la demande (par produits) : il
pourra s’agir directement de producteurs ou de structures intermédiaires entre
agriculteurs et restaurant collectif.
Phase 5 - Définir des pistes d’action et une méthode de travail pour mettre en œuvre
les filières d’approvisionnement.
Le prestataire déterminera les possibilités d’approvisionnement pour chaque produit et les
besoins pour répondre à la demande.
Il dégagera des pistes d’actions pour mettre en place des filières d’approvisionnement, par
denrée, en fonction des fournisseurs potentiels identifiés dans la phase précédente.
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Le prestataire proposera une méthode de travail pour mettre en œuvre ces pistes d’actions.
4- Echelle de l’étude
Le périmètre de l’étude sera celui de la Communauté de Communes. Toutefois,
l’identification des structures susceptibles d’approvisionner la restauration collective (étape
4) portera sur trois niveaux de territoire : la CCMT, les communautés de communes
limitrophes, les départements du Puy de Dôme, de l’Allier et de la Loire.
5- Variante
Le prestataire devra proposer une offre correspondant au phasage tel que décrit ci-dessus.
Toutefois les variantes sont autorisées. La variante sera jointe à l’offre et fera l’objet d’une
note méthodologique distincte intitulée « Etude de faisabilité sur l’organisation et
l’approvisionnement en produits locaux de la restauration collective - Variante n° ».
6- Modalités et conditions de réalisation de la mission
Il s’agit d’un marché selon la procédure adaptée passé selon l’article 28 du Code des
Marchés Publics.
6.1 Suivi et pilotage de l’étude
Le maître d’ouvrage de l’étude est la Communauté de Communes de la Montagne
Thiernoise.
Le prestataire ne pourra commencer la phase suivante sans la validation écrite de la phase
précédente par le maître d’ouvrage.
La mission du prestataire se déroulera sous l’égide d’un Comité de Pilotage présidé par le
Président de la CCMT, et composé notamment du Président de la Commission Sanitaire et
Social de la CCMT, des membres élus de cette commission, et de représentants du CIAS.
Les résultats seront présentés dans un rapport. Les différentes phases de l’étude seront
présentées au comité de pilotage
6.2 Rendu de l’étude et documents attendus
Les résultats de chaque phase seront présentés au comité de pilotage. Chaque phase fera
l’objet d’un support. Ce dernier sera dupliqué en autant d’exemplaires papiers que de
membres présents au Comité de Pilotage.
Une présentation finale pourrait être demandée devant le Conseil Communautaire de la
CCMT et le Conseil d’Administration du CIAS.
Le rapport final rédigé sera transmis en deux exemplaires papier et sur CD par le prestataire
au maître d’ouvrage.
6.3 Délais de réalisation de l’étude
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Le prestataire proposera un planning prévisionnel de l’étude. Toutefois cette dernière ne
devra pas excéder 6 mois à partir de la notification du marché.
7- Compétences et capacités.
Le prestataire devra avoir des compétences en matière de restauration collective :
- connaissances des règles sanitaires HACCPC,
- connaissances des besoins nutritionnels des différents bénéficiaires,
- connaissances des conditions de production (sur place et à livrer).
Le prestataire devra également avoir des compétences en matière de gestion financière et
économique.
8- Conditions de paiement
La Communauté de Communes procèdera au paiement de l’étude dans les conditions
définies ci-après :
- 20% après validation de la phase 1 par le maître d’ouvrage
- 20% après validation de la phase 2 par le maître d’ouvrage
- 20% après validation de la phase 3 par le maître d’ouvrage
- 20% après validation de la phase 4 par le maître d’ouvrage
Le solde sera réglé suite à la présentation au comité de pilotage de l’étude globale.
9- Contenu et analyse des propositions.
La proposition du prestataire devra présenter les pièces suivantes :
• la lettre de candidature ;
• les moyens techniques et humains du prestataire, la qualité et les compétences du
ou des intervenants, le nom de la(es) personne(s) responsable(s) du projet ;
• les références du prestataire sur des projets similaires ;
• le calendrier prévisionnel de l’étude ;
• la proposition d’honoraires détaillée.
Le Maître d’ouvrage réalisera l’examen des compétences, des moyens, des références et
des propositions de prestations des candidats.
Le choix s’effectuera au bénéfice de l’offre la plus avantageuse et ce, au regard des critères
ci-dessous :
- prix proposé (45%) ;
- moyens et compétences (35%) ;
- références similaires (20%).
10- Présentation des offres.
Les offres sont rédigées en langue française.
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Les candidats auront à produire un dossier complet sous pli fermé comportant la mention
suivante :
« Etude de faisabilité
sur l’organisation et l’approvisionnement
en produits locaux de la restauration collective «
NE PAS OUVRIR
Le Maître d’ouvrage exclura de la procédure de jugement les dossiers incomplets, non
conformes ou arrivés hors délais.
Les propositions devront parvenir à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes de la Montagne Thiernoise
Pont-de-Celles
63250 CELLES-SUR-DUROLLE
AVANT LE VENDREDI 21 JUIN 2013, 14 HEURES.
11- Contact.
Pour tout renseignement complémentaire concernant ce projet, vous pouvez contacter
Maléka FOURNIER, agent de développement local à la Communauté de communes, au 04
73 51 89 93.
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