Toronto – Calgary – Vancouver Dossier technique

DESTINATION FRANCE
Du 23 au 27 février 2015
Montréal – Toronto – Calgary – Vancouver
Dossier technique
PREAMBULE
Le dossier technique traite des conditions techniques et d'organisation de la tournée pan-canadienne
Destination France 2015 qui s'imposent à tout Exposant souhaitant y participer. Pour tous les points non
traités dans le présent Dossier Technique, l'Exposant doit se référer aux Conditions Générales de Services
joint à ce document.
Tous les points relatifs aux conditions techniques et d'organisation non traités dans le Dossier Technique
et/ou dans les Conditions Générales de Services sont à la charge exclusive de l'Exposant et devront faire
l'objet d'un accord préalable d’Atout France.
ORGANISATION
Annabelle SIMON
Coordonnatrice de promotion
Tél : 00 1 (514) 288-2026, poste 226
[email protected]
Fax : 00 1 (514) 845-4868
Atout France
Agence de développement touristique de la France | France Tourism Development Agency
1800, av McGill College, bureau 1010
Montréal (Qc), Canada H3A 3J6
RENSEIGNEMENTS PRATIQUES
DATES ET LIEUX DE LA MANIFESTATION :
Mardi 24 février :
Montréal, Québec
Mercredi 25 février :
Toronto, Ontario
Jeudi 26 février :
Calgary, Alberta
Vendredi 27 février :
Vancouver, Colombie-Britannique
FRÉQUENTATION ATTENDUE :
Montréal : 160 agents de voyages et tour-opérateurs + 40 journalistes
Toronto :
160 agents de voyages et tour-opérateurs + 30 journalistes
Calgary :
50 agents de voyages et quelques journalistes
Vancouver : 90 agents de voyages et tour-opérateurs + 10 journalistes
PROFIL DES VISITEURS:
-
73.5% agents de voyage, 20.5% tour-opérateurs et 6% MICE
84% des visiteurs ont déjà participé au salon contre 16% de nouveaux clients
Pour 91% des visiteurs l’objectif prioritaire a été atteint :
o 40% à la recherche de nouveaux produits
o 28% découvrir l’offre touristique française
o 23% trouver de nouveaux contacts
o 9% renforcer les relations avec les fournisseurs
FORFAIT DE PARTICIPATION 2015
Votre forfait comprend l’hébergement, les transferts et les vols intérieurs (Montréal-Toronto,
Toronto-Calgary, Calgary-Vancouver).
*Le CRT Paris Ile-de-France prendra en charge une partie de ces coûts à hauteur
de 700 CAD HT pour une participation 4 villes et 300 CAD HT pour une participation 3 villes.
Forfaits (pour le premier représentant de l’organisme):
2 villes (Montréal- Toronto) : 4 500 CAD (TTC)
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 2
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à
Toronto, vol intérieur Montréal/Toronto
3 villes (Montréal-Toronto-Calgary) : 4 800 CAD (TTC) 4 500 CAD (TTC)*
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 2
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary,
hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary, vols intérieurs Montréal/Toronto et
Toronto /Calgary.
4 villes (Québec- Montréal-Toronto-Calgary-Vancouver) : 5 200 CAD (TTC) 4 500 CAD (TTC)*
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshops, 3
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary,
hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary + 1 nuit à Vancouver. Vols
intérieurs Montréal/Toronto, Toronto /Calgary et Calgary/Vancouver
Personne supplémentaire (même organisme seulement) :
2 villes (Montréal - Toronto) : 1 700 CAD (TTC)
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, , 2
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à
Toronto, vol intérieur Montréal/Toronto.
3 villes (Montréal-Toronto-Calgary-Vancouver) : 2 400 CAD (TTC)
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + un petit déjeuner-rencontre/débat avec les
tour-opérateurs à Toronto, hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary, vols
intérieurs Montréal /Toronto et Toronto/Calgary.
4 villes (Montréal-Toronto-Calgary - Vancouver) : 3 200 CAD (TTC)
Inclus : Cocktail de bienvenue, petit-déjeuner de présentation du marché, participation workshop, 3
cocktails dînatoires ou diners assis selon formule retenue + 1 petit-déjeuner/workshop à Calgary,
hébergement 2 nuits à Montréal + 1 nuit à Toronto + 1 nuit à Calgary + 1 nuit à Vancouver, vols
intérieurs Montréal/Toronto, Toronto/Calgary et Calgary/Vancouver.
IMPORTANT - Un seul organisme par table sera autorisé.
Pour vous inscrire nous vous remercions de nous faire parvenir avant le 10 décembre 2014 par
télécopie (001 514 845 4868) ou par email à [email protected] le bulletin de commande
ci-joint accompagné d’une copie du chèque ou d’ordre de virement bancaire en dollars canadiens
correspondant à 100% des coûts de participation. Les originaux devront
nous parvenir par courrier dans les meilleurs délais.
PROGRAMME
Dimanche 22 février
10h45 :
Départ du vol AF 342 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 12h25)
13h55:
Départ du vol AF 346 Paris-Montréal (arrivée à Montréal à 15h50)
Réservation individuelle via le plateau Air France d’Orsay ou par vos propres moyens
18h00 :
Cocktail d’accueil pour les exposants.
Hôtel à confirmer
Lundi 23 février (programme définitif à confirmer)
08h00 – 09h30 :
09h30 – 16h00 :
16h00 :
16h30 – 18h30 :
17h30 – 18h30 :
18h30 – 19h00 :
19h00 – 21h00 :
Petit déjeuner de présentation du marché canadien
Temps libre
Mise en place des stands
Workshop pour les agents de voyages
Quoi de neuf ? Présentation TO sponsorisée par 2 régions
Conférence agents de voyages par Air France
Cocktail dînatoire ou diner assis et remise des trophées
Hôtel à confirmer
Mardi 24 février (programme définitif à confirmer)
09h45
12h00
16h00
16h30
17h30
18h30
19h00
:
:
:
– 18h30
– 18h30
– 19h00
– 21h00
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Départ de l’hôtel
Vol Air canada (Arrivée 13h32 à Toronto)
Mise en place des stands
Workshop pour les agents de voyages
Quoi de neuf ? Présentation TO sponsorisée par 2 régions
Conférence agents de voyages by Air France
Cocktail dînatoire ou diner assis et remise des trophées
Hôtel à confirmer
Mercredi 25 février (programme définitif à confirmer)
Pour les exposants participant à 2 villes
Journée libre
18h25 :
Départ du vol AF351 Toronto-Paris (arrivée 08h05 le lendemain)
Réservation individuelle via le plateau Air France d’Orsay ou par vos propres moyens
Pour les exposants participant à 3 villes
Matinée et Déjeuner libre
Départ à 12h00 pour l’aéroport de Toronto.
14h10 : Vol pour Calgary (Westjet ou Air Canada)
16h31 : Arrivée Calgary et Transfert vers l’hôtel et installation des stands
Nuitée à Calgary – hôtel à confirmer
Jeudi 26 février
08h00 :
09h00 :
10h30 :
Petit déjeuner/ présentation Agents de voyages
Workshop
Fin du workshop
Pour les exposants participant à 3 villes
Après-midi libre
15h35 :
Départ du vol KLM Calgary / Amsterdam (arrivée 8h25 le lendemain)
Réservation individuelle via le plateau Air France d’Orsay ou par vos propres moyens
Pour les exposants participant à 4 villes
11h00 :
Départ pour l’aéroport de Calgary - Déjeuner Libre à l’aéroport
13h15 ou 13h30 :
Vol pour Vancouver – Arrivée 13h54 ou 14h03
Transfert à l’hôtel
Mise en place des stands avant 16h30
17h00 – 17h30 :
Présentation Partenaires
17h30 – 18h45 :
Workshop
19h00 – 21h00 :
Cocktail dînatoire ou diner assis
Nuitée à Vancouver – hôtel à confirmer
Vendredi 27 février ou samedi/dimanche 28 février et 1er mars.
Réservation individuelle via le plateau d’Orsay
10h30 :
Départ du vol AF6565 (opéré par Delta) Vancouver-Seattle puis AF Seattle/Paris
(arrivée à 8h35 le lendemain)
OU
16h15 :
Départ du vol KLM682 Vancouver-Amsterdam (arrivée à Paris à 13h35 le
lendemain)
* Des activités pour les 27 et 28 février à Vancouver et Whistler seront proposées à ceux qui
souhaiteraient rester.
TRANSPORT
TRANSPORT AERIEN INTERNATIONAL AVEC AIR FRANCE :
(à la charge des participants)
Plateau Orsay Affaires
2, rue Robert Esnault Pelterie, 75007 Paris
Tél. : 01 43 17 21 14
[email protected]
Horaires d’ouverture : du lundi au vendredi de 09h00 à 18h00 sans interruption.
Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants (à titre indicatif et selon disponibilité) :
Paris / Montréal / Toronto/Paris
A partir de 931.56 euros TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 30 octobre 2014)
+ Frais de service (60 Euros par personne)
Paris / Montréal – Vancouver / Paris
A partir de 931.56 eur TTC Aller Retour en classe économique (tarif du 30 octobre 2014)
+ Frais de service (60 Euros par personne)
Tarifs donnés à titre indicatif, sous réserve de modification, et en fonction des disponibilités dans la classe
de réservation désignée, au moment de la réservation et sous réserve d’augmentations.
Une fois émis, ces billets sont modifiables avec des frais de 120 €. Un pré et post-acheminement de et
vers la province française est possible : interroger le Plateau Orsay Affaires.
Si vous souhaitez bénéficier de ces tarifs sur Air France, nous vous demandons de bien vouloir :
- Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement bloquées) au Plateau
Orsay Affaires par mail : [email protected] - tél. : 01 43 17 21 14.
Ce plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux Atout France, via la fiche
de transport que vous devez leur faire parvenir, copie Atout France par mail ou fax dans les meilleurs
délais. Atout France donnera l’accord à Air France pour les changements de noms : aucun changement ne
sera accepté à moins de huit jours avant le départ.
-
Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire de préférence ou par chèque.
Depuis le 01 décembre 2008, lorsque vous appellerez le plateau d'Affaires Orsay pour réserver votre
voyage, une date limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant
ces informations vous sera adressé par e-mail. Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la
facturation pro forma est donc abandonnée). En conséquence, les billets devront donc être émis et réglés
avant la date annoncée.
HÉBERGEMENT
Inclus dans le forfait, réservations effectuées par Atout France
Montréal QC:
à confirmer
Toronto ON:
à confirmer
Calgary AB :
à confirmer
Vancouver CB:
Pan Pacific Hotel Vancouver (à confirmer)
999 Canada Pl #300
Vancouver, BC Canada V6C 3B5
Tél : +00 1 604 662 8111
FAX : +00 1 604 685 8690
http://www.panpacificvancouver.com/
INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE SITE INTERNET
Lancement du site Internet: fin décembre 2014
•
Matériel requis :
Texte en français et en anglais de maximum 300 mots de présentation de votre société ou
de votre produit pour le site Internet
 2-3 photos orientées horizontalement (haute définition – 100 dpi), une photo orientée
verticalement et un logo en format JPG

Le matériel requis doit être envoyé à [email protected] avant le 10 janvier 2015, après
cette date les éléments pourraient ne pas être pris en compte.
**MERCI DE SAISIR LES INFORMATIONS SOUS FORMAT WORD**
INFORMATIONS TECHNIQUES POUR LE PANNEAU D’IDENTIFICATION
Chaque exposant disposera d’un panneau d'identification en français et en anglais.
À cet effet, vous devrez transmettre votre logo (en format EPS ou Illustrator seulement) ainsi que
l’intitulé de l’enseigne de votre stand avant le 10 janvier 2015 par email à :
[email protected]
BROCHURES
La documentation est à expédier selon les quantités suivantes, en fonction des villes sans lesquelles
vous participerez au workshop:




Montréal :
80% français / 20% anglais
Toronto :
100% anglais
Calgary :
100% anglais
Vancouver : 100% anglais
Un groupage de matériel est prévu chez :
KÜHNE & NAGEL
(Voir le document d’instruction à venir).
Nous vous rappelons que la Convention de New-York régissant les groupages interdit d’expédier des
objets publicitaires autres que brochures, tels que stylos, tee-shirts, sacs, etc. Si vous souhaitez en
disposer sur vos stands, ces articles devront voyager dans vos valises.
Date limite de réception en entrepôt : 23 janvier 2015
Passé ce délai, KÜHNE & NAGEL décline toute responsabilité en cas de retard ou perte de
livraison.
ANNULATION DE SA PARTICIPATION PAR L’EXPOSANT
Toute demande d'annulation par l'Exposant entraîne des frais, calculés en fonction de la date
d'annulation, dès lors que la participation a été validée par Atout France.
Toute demande d'annulation doit être adressée dans les meilleurs délais par courrier électronique avec
accusé de réception à Atout France à l'adresse électronique mentionnée dans le courrier électronique de
validation de la participation (cf. article 6.1 des Conditions Particulières de Participation à un Salon).
Modalités d'annulation
Toute demande d'annulation d'une inscription à un Salon en qualité d'Exposant entraîne au minimum la
perception des frais suivants en fonction de la date d'annulation, étant entendu que la date d'annulation
est celle de réception du courrier électronique informant Atout France de la demande d'annulation d'une
inscription à un Salon en qualité d'Exposant :
- 60 jours avant la manifestation : 50 % du total de la participation
- 45 jours avant la manifestation : 70 % du total de la participation
- 30 jours avant la manifestation : 100 % du total de la participation
Il est précisé que tous les frais annexes, notamment les frais de transport, de transfert, de parking,
d'éditions spécifiques ou de promotion, sont à la charge exclusive de l'Exposant et ne seront pas pris en
charge ou remboursés par Atout France.
Pénalités d'annulation
Les sommes dues au titre d'une annulation tardive et non payées au jour du début du Salon porteront, de
plein droit, intérêts au taux d'intérêt légal en vigueur à la date d'exigibilité augmenté de 1,5% par an,
jusqu'à leur paiement intégral, et ce, sans qu'une mise en demeure ne soit nécessaire. Tous les frais
engagés par Atout France pour recouvrer les sommes facturées et dues seront à la charge de l'Exposant
(cf. article 6.1.2 des Conditions Particulières de Participation à un Salon).
Défaut de paiement
Tout Exposant ne respectant pas les échéances et les modalités de paiement précisées aux articles 5.1 et
6 des Conditions Particulières de Participation à un Salon et au Dossier Technique n'est pas considéré
comme valablement inscrit au sens des Conditions Particulières de Participation à un Salon.
Atout France se réserve le droit de refuser à l'Exposant défaillant l'accès au Salon (cf. article 6.1.2 des
Conditions Particulières de Participation à un Salon).
ANNULATION DU SALON PAR ATOUT FRANCE OU L’ORGANISATEUR
Il est rappelé qu'en cas d'annulation d'un Salon par Atout France, pour tout motif (y compris en cas de
survenance d'un événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de
Participation à un Salon), Atout France préviendra l'Exposant dans les meilleurs délais et remboursera
éventuellement les sommes payées au titre des frais d'inscription au Salon (cf. article 6.2 des Conditions
Particulières de Participation à un Salon).
En cas d'annulation d'un Salon par l'Organisateur, pour tout motif (y compris en cas de survenance d'un
événement de force majeure telle que définie dans les Conditions Particulières de Participation à un
Salon), Atout France préviendra l'Exposant dans les meilleurs délais, la demande de participation sera
annulée et les sommes disponibles versées, le cas échéant, par l'Organisateur à Atout France, seront
réparties entre les Exposants, au prorata des sommes versées par chacun d'entre eux au titre de leur
inscription au Salon et après paiement des dépenses engagées.
En revanche, tous les frais annexes de participation au Salon, notamment les frais de transport, de
transfert, de parking, d'éditions spécifiques ou de promotion, seront à la charge exclusive de l'Exposant et
ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France.
RESPONSABILITÉS
Il est rappelé que, conformément aux Conditions Particulières de Participations au Salon (cf. article 10.2
des Conditions Particulières de Participation à un Salon), l'Exposant est responsable (i) de la mise en
conformité du stand ou de l'espace mis à sa disposition aux modalités pratiques telles que définies dans le
Dossier Technique ainsi qu'aux dernières prescriptions de sécurité légales et réglementaires en vigueur et
(ii) de la remise en l'état du stand ou de l'espace notamment en cas de détérioration causée par
l'Exposant ou toute personne agissant pour son compte ou par ses installations, matériels ou
marchandises.
Recommandation : Atout France n’est nullement responsable en cas de vol ou dégradation sur le stand
ou de l'espace mis à la disposition de l'Exposant par Atout France (cf. article 10.1 des Conditions
Particulières de Participation à un Salon). Il est donc conseillé de laisser l'emplacement sous la
surveillance d’au moins une personne de l'équipe de l'Exposant, aussi bien durant l'installation, qu’à
l’ouverture de l’exposition au public et lors du démontage. Des prestations de gardiennage peuvent vous
être proposées.
La souscription d’une assurance couvrant tout dommage matériel (perte, vol, détérioration de matériel)
ou corporel causé ou subi par l'Exposant lors d'un Salon est également recommandée (cf. article 10.4.2
des Conditions Particulières de Participation à un Salon). L'Exposant est notamment invité à souscrire une
assurance spécifique en cas d'utilisation de matériels et/ou de biens de valeur dans la mesure où la
responsabilité de Atout France ne pourra être engagée en cas de vols ou de détérioration