Memo Transport

Mémo - Transport
19 septembre
Chers parents / tuteurs,
L’École des Grands-Vents cherche à améliorer sa manière d’organiser le transport scolaire et le service de garde à la
fin de la journée scolaire. Nous voulons surtout mettre en place des dispositions et des moyens qui assureront avant
toute autre chose la sécurité des élèves; système qui permettra de minimiser ou d’éliminer le nombre d’erreurs qui
pourraient se produire. Cette modification à la procédure concerne la manière dont vous, parents et tuteurs, avisez
l’école d’une modification du transport de votre enfant ou encore de votre désir de confier votre enfant à la garderie
scolaire.
Actuellement, plusieurs parents contactent l’école par téléphone au dernier moment pour communiquer une nouvelle
consigne concernant leur(s) enfant(s). Cette façon de faire porte à confusion. Une seule communication manquée ou
mal comprise peut entrainer des conséquences graves, par exemple un enfant de cinq ans qui arrive à la maison
sans qu’il y ait personne pour l’accueillir et avec la porte de la maison verrouillée.
La gestion des modifications des dispositions concernant votre enfant nécessite une coordination parfaite entre la
maison, les enseignants, et le bureau administratif. Avec autant de changements au sujet des transports et du
service de garde qui se manifestent de manière tardive au personnel du bureau administratif de l’école, il est
impossible pour nous de garantir une coordination sans erreurs. C’est pour cette raison que nous avons établi une
nouvelle politique à l’École des Grand-Vents.
- En temps normal, l’horaire hebdomadaire de votre enfant doit être établi à l’avance, de sorte que les
changements seraient exceptionnels. Nous vous demandons donc de communiquer cet horaire à
l’enseignante ou à l’enseignant de votre enfant d’ici le 28 septembre. Si jamais l’horaire doit changer,
vous pouvez en envoyer un nouveau à l’enseignant de votre enfant leur expliquant la raison du
changement.
- Vous devez dorénavant inscrire toute modification à l’horaire de votre enfant dans son agenda ou par
courriel au secrétariat avant 11h00 ([email protected]). Veuillez informer votre enfant du
changement à son horaire. De cette manière, les mesures appropriées peuvent être mises en place
dès le début de la journée scolaire. Ainsi, les enseignants suppléants (qui ne connaissent pas l’horaire
habituel de votre enfant) peuvent prendre les mesures appropriées. Sans indication écrite de votre
part, aucun changement ne serait possible, à l’exception des cas d’urgence. Il va de soi que les
urgences ne sont pas une occurrence quotidienne.
- En cas d’urgence, veuillez entrer en contact avec le secrétariat de l’école avant 14h00 au numéro 709
754 8000. Vous conviendrez avec moi que les urgences sont plutôt rares. Ainsi, je compte sur votre
bon jugement de pas utiliser ce service de dernier recours que lorsqu’il est vraiment question
d’urgence. Le non-respect de ce principe mettra tout le système en péril.
- S’il y a confusion ou bien les communications ne sont pas claires, votre enfant sera envoyé au service
de garde de l’après-école.
La situation actuelle est encore plus compliquée du fait que nous sommes temporairement sans le service de
secrétariat. Cependant, même après le rétablissement de ce service, ces mesures demeureront en vigueur pour des
raisons énoncées ci-dessus.
En vous remerciant à l’avance de votre coopération à l’application de ces nouvelles mesures et de votre
compréhension, Jacques Hurley
(directeur par interim)
Memo - Transportation
September 19th
Dear Parents/Guardians
Here at École des Grands-Vents, we are looking to improve our level of organization and coordination with regards to
school transportation and after-school daycare services. We wish to put a system in place that will ensure a better
level of safety and security for our students; a system with fewer or no miscommunications. As such, we are
modifying the way daily changes to school transportation and daycare arrangements are going to be handled.
The present system allows for parents to contact the school by phone towards the end of the day regarding the after
school transportation or daycare arrangements of their child. This manner of proceeding is confusing and can easily
lead to mistakes. These mistakes could potentially be disastrous for students, such as a kindergarten student being
sent on the bus to an empty home with a locked front door.
The management of any changes concerning the arrangements for your child(children) requires perfect coordination
between the parents/guardians, the teachers, and the school administration. With so many changes being made over
the phone directly with the school administration, it is impossible for us to guarantee error-free management. It is for
this reason that we are implementing new policies here at École des Grands-Vents.
- We will be demanding a weekly schedule for our students that must be completed and submitted in
advance. We will ask you to send these schedules to your child(children)’s teacher(s) before or on
September 28th. If ever the schedule is to change, you must send a new schedule in with an
explanation stating the reason for this change before the change will take place.
- We will ask that you indicate any modifications to your child’s weekly schedule in their agenda or by email with the school secretary before 11:00 am ([email protected]). Please let your child(children)
know of the change to their schedule before sending them to school. In this manner, it will be possible
to put the appropriate measures in place at the start of the school day. The substitute teachers will also
be aware of any changes and how to react. Without a written indication from the parents/guardians, no
changes will be possible except for in emergency situations. It goes without saying that emergencies
are not a common occurence.
- In the case of an emergency, you must contact the school secretary at 709 754 8000 before 2:00 pm.
This emergency service is not to be used regularly. We will be counting on your good judgement with
regards to your use of this service as the abuse of the emergency service would put the entire
transportation and daycare arrangement system in disarray.
- If there is any confusion regarding the arrangements for your child(children) for after school, they will be
sent to the after-school daycare service (This is the safest option).
The present situation is made even more complicated due to the fact that we will be temporarily functioning without a
secretary between the hours of 1:00 pm and 4:00 pm. However, the policies outlined in this letter will stay in operation
even after a permanent secretary has been found.
Thanking you in advance for you cooperation with the new school transportation and daycare policies, as well as for
your understanding,
Jacques Hurley
(Interim Principal)