NOTE DE SERVICE DGPAAT/SDG/N2013

MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET
Direction Générale des politiques agricole,
agroalimentaire et des territoires
Sous-direction de la Gouvernance
Bureau des contrôles
Adresse : 19, avenue du Maine 75 732 Cedex 15
NOTE DE SERVICE
DGPAAT/SDG/N2013-3009
Date: 20 mars 2013
Suivi par : Marion VOISIN
Tél. : 01 49 55 54 47
e-mail : [email protected]
Le Ministre de l’agriculture,
de l'agroalimentaire et de la forêt
à
Mesdames et Messieurs les Préfets de région
Date de mise en application : immédiate
Nombre d'annexe : 0
Objet : Contrôle administratif du caractère raisonnable des coûts, pour les dossiers des mesures du
Règlement de Développement Rural (programmation 2007 – 2013) hors SIGC
Résumé : La présente note de service a pour objet de fournir une méthode permettant de contrôler le
caractère raisonnable des coûts afin de respecter l’article 24.2 d) du règlement (UE) n°65/2011 du 27 janvier
2011.
Mots-clés : RDR, PDR, FEADER, contrôles administratifs, coût raisonnable
Destinataires
Pour exécution :
Pour information :
Mme et MM. les Préfets de région de l'hexagone
Mmes et MM. les Préfets de département
Mmes et MM. les Directeurs régionaux de l’alimentation, de
l'agriculture, et de la forêt
Mmes et MM les Directeurs départementaux des territoires
Mmes et MM les Directeurs départementaux des territoires
et de la mer
Monsieur le Président Directeur Général de l’ASP
Mmes et MM. les Préfets des DOM
Mmes et MM. les Secrétaires généraux pour les affaires
régionales
MM. les Directeurs de l’alimentation, de l’agriculture et de la forêt
des DOM
M. le Directeur régional de l'alimentation, l'agriculture et de la
forêt de Corse
M. le Président de la collectivité territoriale de Corse
M. le Directeur de l'ODARC
M. le Directeur de l’eau et de la biodiversité (MEDDE)
MM. Les Directeurs régionaux de l’environnement, de
l’aménagement et du logement
M. le Président de l'ARF
M. le Président de l'ADF
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L’article 24.2 d) du règlement (UE) n°65/2011 précise que les contrôles administratifs des demandes d'aide
portent notamment sur «le caractère raisonnable des coûts présentés, qui sont évalués à l'aide d'un système
approprié d'évaluation tel que des coûts de référence, la comparaison de différentes offres ou un comité
d'évaluation».
Le caractère raisonnable des coûts est vérifié au moment de l'instruction de la demande d'aide sur la base
des éléments suivants :
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DISPENSE DE VÉRIFICATION DU CARACTÈRE RAISONNABLE DES COÛTS
La vérification du caractère raisonnable des coûts ne sera pas nécessaire dans les cas particuliers suivants :
1.1.
Le bénéficiaire est soumis aux règles de la commande publique
Dans le cadre des marchés publics, le bénéficiaire doit effectuer une mise en concurrence entre différents
prestataires afin de s'assurer qu'il pourra profiter de la meilleure offre disponible.
Dans ce cadre, il n'est pas nécessaire de faire une vérification complémentaire dans la mesure où la mise en
concurrence dans le cadre des marchés publics garantit le caractère raisonnable des coûts.
1.2.
Le montant de l'investissement/dépense est inférieur à un seuil déterminé
Il n'est pas nécessaire de vérifier le coût raisonnable d'un investissement/dépense dont le montant est
inférieur à 500 €. Ce montant se raisonne par devis. Les dépenses de rémunération ne sont pas concernées
par cette dispense.
1.3.
Les dépenses présentées font l'objet d'un plafond déterminé
Certaines dépenses peuvent faire l'objet d'un montant plafond déterminé dans les DRDR ou dans des
arrêtés préfectoraux.
Il ne s'agit pas des cas où le plafonnement se fait :
– de manière globale au niveau du dossier
– ou de manière relative par rapport à un montant non déterminé (ex : Le plafond à 12% du montant
des investissements matériels ne dispense pas de vérifier le caractère raisonnable des coûts liés à
la maîtrise d'œuvre)
Il s'agit par contre d'un coût unitaire plafonné par type de dépense.
Exemple : coût unitaire total plafonné de 30 € TTC par heure stagiaire.
Dans ce cas de figure, le caractère raisonnable des coûts a été vérifié lors de la détermination du montant
plafond. Il n'est pas nécessaire de faire une vérification complémentaire.
1.4.
Les dépenses sont calculées sur la base d'un barème
Certaines mesures sont calculées sur la base d'un barème. Le caractère raisonnable des coûts est
considéré comme ayant été respecté lors de l'élaboration du barème.
Il n'est pas nécessaire de faire une vérification complémentaire.
Exemple : Plantation de résineux avec pente > à 30% = 2 100€/ha
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LES MODALITÉS D'APPLICATION DE LA VÉRIFICATION
2.1.
Méthodes de vérification
Le service instructeur peut utiliser l'une des méthodes au choix afin de vérifier le caractère raisonnable des
coûts présentés par le bénéficiaire.
• la vérification du caractère raisonnable des coûts est effective si au moins deux devis sont présentés
par le bénéficiaire.
• Le service instructeur peut utiliser les informations contenues dans des devis présentés par d'autres
bénéficiaires pour des dépenses/investissements comparables.
• Le service instructeur a pu mettre en place un référentiel des prix ou des devis types validés au niveau
local qui fixent un prix moyen pour certains types de dépenses/investissements.
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• Des outils existent au niveau national comme les simulateurs des coûts de chantiers SimCoGuide édité
par le Bureau de coordination du machinisme agricole (BCMA) dont les calculs sont basés sur les
valeurs des matériels http://simcoguide.pardessuslahaie.net/#accueil.
• Plusieurs revues techniques agricoles publient régulièrement des fiches comparatives de matériels et
constituent une source d'information intéressante.
Dans les cas où :
– aucune des méthodes décrites ci-dessus n'est applicable
– ou lorsque le montant demandé par le bénéficiaire est supérieur de plus de 30% du montant
déterminé par la méthode de vérification choisie par le service instructeur (ex : le montant demandé
par le bénéficiaire est égal à 200€ et le référentiel des prix indique un montant égal à 100€)
le service instructeur pourra :
–
Soit refuser un investissement/dépense s'il apparaît excessif par rapport au projet. A noter toutefois que
pour le cas particulier de LEADER, le service instructeur n'a pas à se prononcer sur l'opportunité de la
dépense.
–
soit retenir le montant de l'investissement/dépense plafonné au montant qu'il aura constaté en utilisant
l'une des méthodes de vérification du coût raisonnable des prix, en accord avec le bénéficiaire.
Exemple : le service instructeur retiendra comme montant de la dépense 100€ correspondant au montant de
son référentiel des prix.
–
soit retenir le montant demandé par le bénéficiaire si ce dernier peut justifier du coût des
dépenses/investissements présenté en raison par exemple de la technicité des fournitures, de leur rareté, de
leur performance, de la proximité, de la qualité du service après vente …
2.2.
Cas particuliers des dépenses de rémunération
Il est nécessaire de vérifier les deux points suivants :
–
il s'agit de vérifier que la qualification du salarié soit en adéquation avec la prestation qui sera
fournie. Par exemple, un travail de secrétariat ne pourra pas être effectué par le directeur de la
structure.
–
Le nombre de jours présenté pour la réalisation d'une prestation ne doit pas être incohérent avec la
prestation fournie. Par exemple, présenter 4 jours pour la relecture d'un document de 10 pages n'est
pas recevable.
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SUITES DU CONTRÔLE ET TRAÇAGE
Dans tous les cas, il est indispensable de tracer ces vérifications dans OSIRIS « onglet instruction - sous
onglet éligibilité de la demande » dans la partie « commentaires »
L'une des mentions suivantes devra être mentionnées :
– contrôle coûts raisonnables OK par deux devis
– contrôle coûts raisonnables OK par référentiel
– contrôle coûts raisonnables OK par devis-type
– …
Les pièces justificatives suivantes devront impérativement être présentes dans le dossier :
– copies des devis
– lettre de justification du bénéficiaire
Les référentiels, devis-type … devront être disponibles pour tout contrôleur.
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ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA PRÉSENTE NOTE
Cette note s'appliquera à tous les dossiers déposés complets à la date de signature de la présente note.
Le directeur général
Signé : Eric Allain
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