Evropako Forumo e Romengo thaj e Phirutnengo Forum européen

Evropako Forumo e Romengo thaj e Phirutnengo
Forum européen des Roms et des Gens du voyage
European Roma and Travellers Forum
LE SECRETARIAT
Référence: PA/2010/ERTF/mtg/Del FR
Strasbourg, le 18 janvier 2010
Cher Délégué / Chère Déléguée,
Le Secrétariat du Forum européen des Roms et des Gens du voyage (FERV) a l’honneur de vous
inviter à assister à la Cinquième assemblée plénière du FERV, comme suit :
Date et heure d’ouverture:
Date et heure de fin de la réunion:
Lieu de la réunion:
Langues de travail:
mercredi 24 février 2010 à 9h
vendredi 26 février 2010 à 18h
Palais de l’Europe, Salle 1
Conseil de l’Europe, Strasbourg, France
français, anglais, romani
Vous trouverez ci-joint l’ordre du jour provisoire.
Membres
a. Délégués nationaux
b. Délégués des organisations internationales
c. Chaque membre participant à la plénière a le droit de voter sur les sujets procéduraux.
Observateurs
Les organisations suivantes peuvent envoyer un ou des représentant(s), sans droit de vote ni
remboursement de frais:
-
L'agence des droits fondamentaux de l’Union européenne (FRA)
L'organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE)/Bureau des
institutions démocratiques et des droits de l'homme (BIDDH)
Haut Commissaire de l’OSCE pour les minorités nationales
Haut-Commissaire des Nations unies aux droits de l'homme
Représentant(s) des organisations non-gouvernementales (le cas échéant).
Mme. Ghislaine DURAND
Union Française des Associations Tsiganes,
48 quai Joseph Gillet,
69004 Lyon, FRANCE
c/o Conseil de l’Europe
Bâtiment AGORA
F-67075 F-Strasbourg
Tél: + 33 (0)3 90 21 53 50
Fax: + 33 (0)3 90 21 56 58
e-mail: [email protected]
www.ertf.org
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Ordre du jour
Conformément aux règles de procédure du Forum européen des Roms et des Gens du voyage,
chaque délégué sera en droit de proposer des amendements ou ajouts à l’ordre du jour par écrit
jusqu'à deux semaines avant la date de l’Assemblée. L’Assemblée des délégués votera sur ces
amendements/ajouts à la majorité simple des votes.
Des explications relatives aux raisons ayant généré les amendements/ajouts proposés pourront
être demandées durant l’Assemblée des délégués. Les propositions urgentes concernant des
ajouts/amendements à l’ordre du jour peuvent être présentées par ecrit par un nombre minimum
de 10 délégués ayant le doit de vote jusqu'à 18h le jour précédant l’Assemblée. L’Assemblée
des délégués doit voter sur de telles propositions urgentes à la majorité simple des voix et peut
demander qu’on lui transmette, de façon orale, des explications quant à ces propositions.
Le quorum
Conformément au Statut et aux Règles de procédure du Forum européen des Roms et des Gens
du voyage, veuillez noter qu’au moins la moitié des délégués devra être présent lors de l’ouverture
de l’Assemblée plénière afin d’obtenir le quorum. En l’absence de quorum, une nouvelle réunion
de l’Assemblée sera convoquée et aura le pouvoir de siéger quel que soit le nombre de délégués
présents
Elections
Conformément aux Règles de procédure du Forum européen des Roms et des Gens du voyage, le
Président, les deux Vice-Présidents et les membres du Comité exécutif sont élus tous les quatre
ans. Les mandats du Président, des Vice-Présidents et du Comité exécutif actuels se sont achevés
en 2009. La Cinquième assemblée plénière devra par conséquent procéder à l’élection du
Président, des Vice-Présidents ets des membres du Comité exécutif pour le prochain mandat de
quatre ans. Pour plus d’informations à ce propos, veuillez consulter le Statut et les Règles de
procédure.
Enregistrement
Le délégués sont priés de compléter le formulaire et de l'envoyer au Secrétariat du Forum
européen des Roms et des Gens du voyage par courrier ou par email à [email protected] pour le 5
février 2010 au plus tard:
Forum européen des Roms et des Gens du voyage
c/o Conseil de l’Europe
Bâtiment Agora
1, quai Jacoutot
F – 67075 Strasbourg
c/o Conseil de l’Europe
Bâtiment AGORA
F-67075 F-Strasbourg
Tél: + 33 (0)3 90 21 53 50
Fax: + 33 (0)3 90 21 56 58
e-mail: [email protected]
www.ertf.org
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Organisations des voyages
Les frais de déplacement et de séjour des délégués seront à la charge du Forum européen des
Roms et des Gens du voyage aux conditions spécifiées dans le règlement inclus. Veuillez noter que
vos frais d’hôtel seront couverts par le Forum européen des Roms et des Gens du voyage.
L’indemnité journalière s’élève à € 87.50 par journée de réunion.
Il serait souhaitable que vous arriviez à Strasbourg le mardi 23 février 2010 et que votre départ
soit prévu le samedi 27 février 2010.
Vous êtes prié d’organiser votre voyage par l’itinéraire le plus économique et d’utiliser si
possible des billets à tarif réduit (PEX, excursion, etc.). Le remboursement des frais de voyage ne
sera effectué que sur présentation d’une pièce justificative attestant le montant réellement
déboursé (original de facture, copie du reçu de paiement par carte de crédit, etc.). Si un original de
facture est présenté, il devra être établi par l’Agence de Voyages ou la Compagnie aérienne ayant
émis le billet. Si un billet éléctronique est émis, vous êtes prié de fournir une copie de la
résérvation éléctronique comprenant le nom du passager, l’itinéraire et le montant total déboursé,
ainsi qu’une pièce justificative. Cette pièce sera jointe au formulaire de demande de
remboursement dŭment signé et daté avec les billets du voyage ou des copies. Tous ces documents
devront être remis au Secrétariat en début de réunion.
Pour bénéficier d’un billet prépayé organisé par le Secrétariat du FERV, vous êtes priés de
retourner le formulaire « Demande de billet prépayé » dŭment rempli au Secrétariat du
FERV le plus tôt possible (avant le 10 février 2010 au plus tard).
Logement
Vos frais d’hôtel (chambre, taxes et petit déjeuner) seront couverts par le Forum européen
des Roms et des Gens du voyage. Une chambre simple a été réservée pour vous du mardi
23 février 2010 jusqu’au samedi 27 février 2010 comme suit:
Hôtel Ibis Strasbourg Centre Gare
10, place de la gare
67000 Strasbourg
Téléphone: +33 (0)3 88 23 98 98 ; Télécopie: +33 (0)3 88 23 98 99
Veuillez bien noter que toute autre dépense (room service, téléphone, mini-bar, films, etc.)
vous sera facturée à votre départ.
Visa
Le délégués ayant besoin d’un visa d’entrée en France (l’Albanie, la Bosnie-Herzégovine, la
Moldova, la Fédération de Russie, la Turquie et l’Ukraine) sont invités à compléter le formulaire
de demande de visa et de l'envoyer au Secrétariat du Forum le plus tôt possible (avant le 22
janvier 2010 au plus tard).
c/o Conseil de l’Europe
Bâtiment AGORA
F-67075 F-Strasbourg
Tél: + 33 (0)3 90 21 53 50
Fax: + 33 (0)3 90 21 56 58
e-mail: [email protected]
www.ertf.org
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Badges
Tous les participants sont priés de se présenter à l’accueil du Palais de l’Europe avec une carte
d'identité ou un passeport en cours de validité ainsi que cette lettre d’invitation.
L'enregistrement des participants se fera de 9h à 9h30 le mercredi 24 février 2010.
Informations supplémentaires
L’ensemble des documents liés à l’Assemblée plénière seront disponibles sur le site web du FERV
en temps utile avant la réunion (www.ertf.org). Vous voudrez bien les imprimer et les apporter lors
de la réunion.
Le Secrétariat du Forum européen des Roms et des Gens du voyage reste à votre disposition pour
toute information complémentaire par téléphone ou email :
M. Robert RUSTEM +33 3 90 21 43 31 (romani, anglais, macédonien, serbe, bulgare)
Mme Victoria HOPSON +33 3 90 21 50 49 (anglais, français)
M. Alajos LANGI +33 3 90 21 53 54 (anglais, hongrois)
[email protected]
Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.
Rudko Kawczynski
Président
Forum européen des Roms et des Gens du voyage
Ci-joint:
- Ordre du jour provisoire de la Cinquième assemblée plénière;
- Formulaire d’enregistrement ;
- Demande de billet prépayé,
- Règlement sur le remboursement des frais;
- Formulaire de demande de visa;
- Curriculum vitae ;
- Statut du FERV.
c/o Conseil de l’Europe
Bâtiment AGORA
F-67075 F-Strasbourg
Tél: + 33 (0)3 90 21 53 50
Fax: + 33 (0)3 90 21 56 58
e-mail: [email protected]
www.ertf.org