La carte d`achat

La carte d'achat,
sa mise en œuvre à la Sécurité sociale
L'Observatoire de l'Achat a réalisé en partenariat
avec des acheteurs, des ordonnateurs et des
comptables de l’Institution une étude sur la mise
en œuvre de la carte d'achat dans les organismes
de Sécurité sociale.
Pour en obtenir l'intégralité (format pdf), vous
pouvez solliciter le secrétariat de l'Observatoire de
l'Achat :
[email protected]
En avant première, vous trouverez ci-après les
éléments essentiels à retenir.
Cette étude est mise à la disposition de chacun
des acteurs de l'achat au sein des organismes.
> Qu’est-ce que la carte d’achat ?
La carte d’achat est un outil de commande et de
paiement destiné, en principe aux achats simples,
répétitifs ou récurrents et de faibles enjeux.
Dans le panorama des cartes d'achat, deux types
de cartes sont fréquemment utilisés :
La carte de niveau I fonctionne comme une carte
bancaire standard, par l'activation de la puce.
Il s’agit d’une solution peu onéreuse (moins de
1 euro par transaction), simple, souple, efficace et
sécurisée qui permet de générer des gains sur le
coût global de traitement d'une commande et une
forte réactivité à la satisfaction des besoins.
La carte de niveau III donne lieu à des approvisionnements par l’utilisation du numéro
d'identification de la carte.
> Les organismes de Sécurité sociale peuvent-ils mettre en place la carte d’achat ?
Ce dispositif peut être mis en œuvre par les
organismes de Sécurité sociale depuis l’arrêté du
4 octobre 2005 portant réglementation sur les
marchés des organismes de Sécurité sociale.
L'article 20 dispose que les organismes de
Sécurité sociale peuvent recourir à la carte d’achat
comme modalité d’exécution de leurs marchés
dans les conditions définies par le décret du 26
octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés
publics par carte d’achat.
Cette faculté a été reprise dans l’arrêté du 16 juin
2008.
> Qui peut utiliser la carte d’achat ?
La carte est nominative : l'organisme choisit les
porteurs selon ses propres règles, en fonction de
son organisation: secrétaire, approvisionneur,
acheteur, ou tout autre prescripteur. Les
délégataires de l’agent comptable ne sont pas
autorisés à utiliser la carte d'achat.
> Où peut-on utiliser la carte d’achat ?
En niveau I, chez tous les commerçants qui
acceptent l'un des deux réseaux bancaires : Visa
et Mastercard.
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En niveau III, la carte ne peut être utilisée
qu'auprès du titulaire d'un marché préalablement
notifié par l'organisme de Sécurité sociale.
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La carte d'achat – octobre 2010
> Comment déployer la carte d'achat ?
La mise en œuvre d'un programme de carte
d'achat est une décision appartenant au pouvoir
adjudicateur.
Le succès de son déploiement repose sur les
actions et principes suivants :
•
conduire l'opération en mode projet en associant toutes les compétences de l'ordonnateur et
celles du comptable,
La mise en œuvre nécessite au préalable la
définition d'une conduite de projet.
•
définir les rôles et responsabilités de chacun des
acteurs,
Il est préconisé de déployer le dispositif dans un
premier
temps
par une
approche
par
expérimentation. Les conclusions permettront
d'évaluer le niveau de satisfaction des utilisateurs
et de déterminer la valeur ajoutée de la carte dans
le fonctionnement de l'organisme.
•
analyser le "processus existant" et définir le
"processus cible",
•
mettre en place une communication pour
expliquer le dispositif et lever les éventuelles
réticences,
Dans un second temps, un déploiement à plus
grande échelle au sein de l'organisme, voire au
sein d'une région pourra être envisagé.
•
former les acteurs sur son fonctionnement, ses
conditions de mise en œuvre, d'utilisation et ses
limites.
Il est à noter que la responsabilité de l'agent
comptable n'est en rien modifiée.
> Que peut-on acheter avec une carte d'achat ?
Carte de niveau I
Carte de niveau III
(pour des besoins inférieurs à 4 000 € HT
dans les conditions de l'article 28
du code des marchés publics)
les produits d’entretien et de réparation pour
la flotte automobile,
les achats de livres, presse,
la quincaillerie,
la blanchisserie – le pressing,
les denrées alimentaires,
les produits d’hygiène et de santé,
les taxis (s'assurer que le chauffeur a un
terminal TPE),
l’habillement…
(dans le cadre d'un contrat préalablement notifié)
Attention : il est toujours nécessaire de suivre le seuil de
dispense de procédure fixé à 4 000 € HT depuis le Décret
n°2008-1355 du 19 décembre 2008.
les frais de coursier,
les fournitures de bureau, le papier bureautique,
les consommables et matériels informatiques,
la location de véhicules de courte durée,
les denrées alimentaires,
les prestations de personnel intérimaire,
les produits d’hygiène et de santé,
la formation,
l’achat d’imprimés,
le transport de colis par transporteur,
le mobilier de bureau,
le déménagement,
les billets de transport : train et avion
(sauf carte logée)…
NB : cette liste n'est pas exhaustive.
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La carte d'achat – octobre 2010
> Comment obtenir une carte d’achat ?
Par le biais d'un contrat (MAPA) passé dans le cadre du code des marchés publics avec une banque
(marché d'émission de cartes et services connexes de gestion).
La carte d'achat se résume comme suit :
POUR L'ORGANISME
ACHETEUR ET COMPTABLE
POUR
LE FOURNISSEUR
Optimisation du processus achat :
Réduction des coûts administratifs :
diminution des coûts de gestion en raison de la
simplification des circuits de validation des bons
de commande internes,
assurance de la conformité des livraisons par
rapport aux commandes,
regroupement de plusieurs factures sur un seul
relevé d'opérations qui permet de limiter le
nombre des paiements.
Meilleur respect de la politique achat :
Amélioration de la trésorerie :
rationalisation et réduction du nombre de
fournisseurs en raison du référencement,
automatisation du suivi des commandes : ce qui
permet d'obtenir un meilleur reporting des
dépenses.
responsabilisation du porteur,
diminution du
commande.
délai
de
traitement
meilleur respect des délais de paiement,
garantie de paiement.
Relations commerciales :
Déconcentration de la force d'achat :
meilleur suivi des tâches de rapprochement des
commandes et des factures.
d’une
fidélisation du client,
augmentation du chiffre d'affaires.
Afin d'apporter un éclairage très pratique et concret sur les
bénéfices de la mise en œuvre d'un programme de carte
d'achat,
une étude chiffrée des coûts de gestion d'un acte sans
et avec la carte d'achat est présentée dans l'étude.
En prenant l'exemple sur le segment des achats de
fournitures de bureau (hors papier et consommables
informatiques), un organisme qui passe 300 commandes de
fournitures de bureau par an économise au minimum
15 325 euros de coût de gestion.
Le déploiement sur d'autres familles d'achat multiplie
d'autant les économies.
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La carte d'achat – octobre 2010
> Quel est le circuit d'une commande passée par carte d'achat ?
Ce schéma indique les principales étapes suivies lorsqu'une commande est passée auprès d'un fournisseur
dans le cadre d'un marché exécuté par carte d'achat.
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commande
Le porteur de carte
Le fournisseur
4
livraison et facture
(après accord du serveur)
7
5
attestation du service fait
transmission
des données
de facturation
par télécollecte
3
6
paiement
accord
ou refus
L’ordonnateur
8
transmission
du relevé
9
mensuel
certification des factures
d’opérations
et ordonnan cement mensuel
2
serveur
Ogone
ou ITS
demande
d’autorisation
au serveur
10 - paiement
Le comptable
La banque émettrice
des cartes
1 - le porteur passe commande à l'aide de sa carte (n° et date de validité, par TPE ou commande en
ligne) auprès du fournisseur,
2 - le fournisseur déclenche une demande d’autorisation de paiement auprès du serveur de la banque
émettrice,
3 - après vérification des paramètres (carte, plafond d'autorisation), le serveur de la banque émettrice
envoie une acceptation ou un refus de paiement au fournisseur,
4 - si le paiement est autorisé : le fournisseur livre et facture,
5 - le fournisseur transmet les données de facturation horodatées à la banque émettrice par télécollecte,
6 - la banque émettrice règle le fournisseur (l'accepteur), ce dernier est directement crédité par son
établissement financier. Le compte technique de l'acheteur est débité,
7 - le porteur de carte atteste le service fait et transmet les pièces justificatives à l'ordonnateur,
8 - la banque émettrice agrège les opérations (transactions ou télécollectes) du mois et transmet le relevé
d'opérations à l'organisme de Sécurité sociale,
9 - l'ordonnateur procède à l'établissement de l'ordre de dépense,
10 - après vérification, l'agent comptable paye la banque émettrice à partir de son compte courant
bancaire.
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