les fondamentaux de la redaction professionnelle

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LES FONDAMENTAUX
DE LA REDACTION PROFESSIONNELLE
L’outil
Formation et coaching
9 pages.
Rédiger des écrits professionnels est une
compétence de plus en plus appréciée. Bien des
personnes répugnent à le faire car elles se sentent
mal à l’aise dans l’exercice. Pourtant, nous avons
tous appris à rédiger. L’outil rappelle les règles de
base de la rédaction professionnelle sur le fonds et
la forme.
Les outils associés
Sont associés à cet outil :
•
•
La présentation des écrits professionnels.
Rédiger un mémoire professionnel.
Le public
L’outil s’adresse à tous ceux qui veulent améliorer
leur pratique de l’expression écrite.
La formation est proposée en groupe ou en
coaching individuel. En présentiel ou à distance.
L’auteure et la coach :
Françoise ADAM
F. ADAM est expert en management et
communication et ingénieur formation. Elle
travaille avec les entreprises nationales et
internationales, les collectivités, la fonction
publique, les organismes de formation et
accompagne des managers et des techniciens dans
des parcours personnalisés.
Aujourd’hui, elle propose avec « Les outils des
managers » la synthèse de plus de 30 ans de
pratique de la formation.
Tags : Rédaction professionnelle. Ecrits professionnels. Rédiger un mémoire. Soutenance de mémoire.
AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A
Contact : [email protected] Site : http://www.akene-formation-management.com
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LA REDACTION PROFESSIONNELLE
SOMMAIRE
LES PLANS - LES PRINCIPAUX TYPES DE PLANS
•
•
•
•
•
•
Chronologiques.
Du général au particulier.
Par thèmes ou par rubriques.
Schémas d’arborescence ou euristiques.
MARP.
Thèse, antithèse, synthèse.
LES REGLES DE L’EXPRESSION
•
Etre clair, précis, complet, utile et à jour.
LE STYLE
•
•
•
•
Les formes grammaticales.
Les énumérations,
le style direct ou indirect.
La forme narrative ou structurée.
AMELIORER L’ORTOGRAPHE
•
•
Paramétrer le correcteur d’orthographe.
Les principales fautres d’orthographe se font sur les accords, la terminaison des verbes
en « é » et la concordance des temps.
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LA REDACTION PROFESSIONNELLE
La maladresse rédactionnelle est extrèmement courante de nos jours et même si l’on sait que
la méthode d’apprentissage de la lecture et de l’écriture est en cause, il n’en reste pas moins
que l’on recherche pour certains postes des personnes capables d’écrire correctement.
La qualité de la rédaction professionnelle est essentielle : elle montre la compréhension que
vous avez du sujet, sa maîtrise, votre aptitude à communiquer par écrit.
Il est assez facile de bien s’exprimer par écrit. Voici quelques règles simples.
LES PLANS
Un document professionnel ne peut être « narratif » (il était une fois…). On ne peut jamais se
contenter de « raconter ». On attend d‘un professionnel un travail de synthèse qui doit être
organisé, les informations être hiérarchisées. C’est le rôle du plan. Quoi que l’on exprime, on le
fera au moyen d’un plan.
LES PRINCIPAUX TYPES DE PLANS
Chronologique : Un constat d’accident du travail par exemple ou un audit. On se contente de
relater les faits dans l’ordre où ils se sont passés.
Du général au particulier : C’est la technique « de l’entonnoir ». Pour une présentation
d’entreprise, par exemple, on commence au niveau national, puis local, puis l’on présente le
service dans lequel on travaille, puis son poste de travail.
Par thèmes ou rubriques : Tous les catalogues sont organisés par rubriques, ainsi qu’un grand
nombre d’activités, les sites internet, etc. Il s’agit de créer des catégories en se référant à une
classification. Ex : Le catalogue d’un centre de formation qui présente les formations selon
différents thèmes, en inter-entreprises, en intra, en coaching.
Le schéma d’arborescence : c’est celui des sites internet et du plan comptable. On identifie
différentes classes : 1. /2./ 3. Etc.. et pour chaque classe, des sous-classes : 1.1 /1.2 /1.3 etc…
puis encore 1.1.1/1.1.2/1.1.3 Etc.
Le schéma euristique : c’est la même logique que le schéma d’arborescence avec une
présentation différente. Le logigiel libre freemind permet de réaliser très facilement des cartes
euristiques. (Maps). https://fr.wikipedia.org/wiki/FreeMind
La MARP : On distinguera la phase de choix du problème, celle d’analyse des causes, celle de
recherche de solutions, celle la mise en test. (Voir l’outil MARP).
Thèse, antithèse, synthèse. Cette structure est plutôt réservée aux études, aux débats ou aux
discussions. On expose une thèse en développant les arguments « pour », puis dans une antithèse (contre thèse), des contre-arguments. En fin l’on réalise une synthèse, le résumé de la
discussion.
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Par exemple : «Faut-il être pour ou contre le nucléaire ? » Les arguments « pour » : l’existence
des centrales, leur sécurité (présumée), l’impossiblilité de remplacer l’électricité produite par
d’autres moyens, etc… Les arguements « contre » : « La question des déchets, les risques
d’accident nucléraire, le prix de la maintenance des équipements qui va devenir important,
etc. » la syntèse : « Le nucléraire est actuellement le principal mode de production d’électricité
en France et même s’il constitue pour le moment un moyen économique et fiable, il faudra
dans les années qui viennent investir fortement dans les énergies renouvelables pour sortir
progressivement du nucléraire et assurer au pays une réelle indépendance énergétique ».
LES REGLES DE L’EXPRESSION
En rédaction professionnelle les informations transmises doivent être complètes, utiles (en
rapport avec le sujet traité), précises et à jour : c’est celui qui les transmet qui en vérifie la
qualité, l’autenticité et l’exactitude.
SUR LE FONDS, c’est savoir ce que l’on veut dire.
Etre clair, (au fonds) c’est ne pas être confus(e) : « Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement
et les mots pour le dire nous viennent aisément. »
Lorsqu’on n’arrive pas à exprimer une idée il peut y avoir 2 raisons principales : la pensée ellemême n’est pas claire, il faut donc continuer à réfléchir ou se faire aider pour comprendre ; le
vocabulaire utilisé est insuffisant, inexact, imprécis : le recours au dictionnaire s’impose.
SUR LA FORME, c’est décider comment on va le dire.
Etre clair, (dans la forme) c’est faire des phrases courtes avec UN SUJET + UN VERBE + DES
COMPLEMENTS. Cela semble basique et évident mais un grand nombre de personnes ne
finissent pas leurs phrases ! On ne les comprend pas.
Etre clair, c’est formuler une idée par phrase et réunir plusieurs idées dans un paragraphe,
auquel on donnera un titre. L’algorithme de Google virifie cette structure dans les textes
publiés sur internet et en fait un élément essentiel de la qualification des textes qu’il
sélectionne.
Evitez les subordonnées relatives : Ne dites pas « le chef de service qui était responsable de la
démarche… » mais plutôt, le chef de service responsable de la démarche. »
Etre précis, c’est dire quoi, quand, pourquoi, combien, où, etc… Grammaticalement, le verbe
indique l’action et ce sont les compléments (de lieu, d’objet, de circonstance, etc…) qui
précisent l’action.
Eviter d’utiliser les verbes « faire » et «être » et remplacez-les par des verbes d’action.
Ex : Ne dites pas « Je faisais les plannings … » mais plutôt «J’assurais la mise à jour quotidienne
des plannings de l’atelier de production ». Ne dites pas «J’étais assistante du service… » mais
plutôt « J’assurais la gestion administrative du service et la communication avec les clients »..
Etre complet : c’est évoquer une question dans son ensemble, complètement, en la replaçant
dans son contexte.
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Le vocabulaire doit être exact. Si vous doutez du sens d’un mot, utilisez le dictionnaire.
L’imprécision, l’inexactitude, l’approximation doivent être recherchées et éliminées.
LE STYLE PROFESSIONNEL
Le style d’un document professionnel est celui du langage professionnel : simple, direct,
dynamique. Ne confondez pas langage professionnel et langage parlé. Ce dernier est en fait un
langage incorrect totéré (et encore…) à l’oral seul. Le langage professionnel utlise des mots
techniques qui doivent être explicités. Vos écrits doivent être compréhensible par tout public,
y compris des non-professionnels car ils s’adressent à tous.
S’impliquer ou rester neutre ? Quand doit-on employer le « On », le « Je », le « Nous » ?
Le « je » : Tout rédacteur écrit en son nom et sous sa responsabilité. Le « je » s’impose chaque
fois qu’une décision, un choix, une action ont été le propre du rédacteur.
Par exemple « Suite à l’audit du…….. dont l’objectif était de…… il ressort que les nouveaux
contrôles mis en place ont produit les effets attendus…….. explications…….
J’ai donc pré-validé la nouvelle procédure pour toute la durée de la phase de test de 15 jours
avant validation définitive par M. X, le pilote du processus concerné. » Il est important dans un
écrit professionnel, de bien identifier quels sont les acteurs impliqués et quelle est votre part
dans l’obtension des résultats.
Le « nous » exprime une action collective : « Nous avons obtenu la certification ISO 9001 en
octobre dernier ».
Le « on » est imprécis et l’emploie lorsqu’on veut exprimer une idée d’indétermination
« n’importe qui » ou « tout le monde ». Ex : « on peut voir sur le graphique de la page
suivante… »
Varier les formes grammaticales pour créer un effet dynamique. Les énumérations sont un
mode d’expression écrite très dynamique, il ne faut cependant pas en abuser et varier les
formes grammaticales pour conserver un style vivant. Chaque fois que l’on change de forme
grammaticale, on crée une rupture du rythme de lecture qui crée du dynamisme.
La forme indirecte. Pour alléger le style et le rendre plus vivant, il est courant d’utiliser la
forme indirecte.
Plutôt que de dire : « j’ai analysé toutes les étapes et tous les documents utilisés lors de la
revue de contrat… » vous pouvez dire « les étapes et tous les documents utilisés ont été
analysés ».
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Forme narrative ou forme structurée ?
Une formulation structurée serait la suivante :
« Mon objectif était l’amélioration du processus général de traitement des réclamations. J’ai
procédé ainsi ou la démarche a été la suivante :
•
•
•
•
Collecte des réclamations,
Analyse de chaque réclamation,
Examen de la situation avec la personne responsable du dossier,
Etc…
Décrivez les actions réalisées, non pas comme elles se sont produites réellement alors que
vous étiez dans l’action, (approche narrative) mais telles que vous les conduiriez si vous aviez
à refaire le même travail, sans distordre la réalité pour autant. (Approche structurée).
Exprimer son avis ou formuler une analyse critique ?
L’objet d’un document professionnel est toujours professionnel et c’est votre avis de
professionnel qu’on souhaite entendre et non vos émotions ou votre indignation même si
elles sont à prendre en compte.
Formuler une analyse critique c’est dire ce que vous pensez des résultats obtenus en justifiant
votre analyse.
Par exemple : « les résultats obtenus sont extrêmement positifs. En effet, les objectifs initiaux
étaient de …. Les citer. A la fin de l’opération, nos résultats sont de…. Les citer. C’est la totale
implication de tous les acteurs dans cette expérience qui a permis de travailler vite et bien…
etc …» Ou en négatif « Les résultats obtenus sont inférieurs de 30 % à ceux initialement
prévus. Ce retard s’explique par la fermeture de l’usine de X qui nous a contraints à prendre en
charge une partie de la production. Cet aléa nous a empêché de libérer le temps nécessaire à
notre projet initial… »
Faites relire votre travail par un inconnu et retenez que quoi que vous disiez, vous devez être
incontestable et compréhensible par un enfant de 7 ans.
ILLUSTREZ
Il est parfois plus parlant d’illustrer vos propos par des schémas, graphiques, tableaux, photos,
vidéos. Ne recherchez pas l’esthétique à tout prix mais la pertinence et la clarté. Favorisez tout
ce qui peut aider à la compréhension de vos écrits.
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AMELIORER L’ORTHOGRAPHE
« Je suis nul(le) en orthographe ! » Combien de fois avons-nous entendu cette déclaration
rédibitoire. Pourtant, il est facile de corriger la plupart des fautes d’orthographe dites
« courantes ». Il n’est pas dans notre intention de vous préparer à la dictée de Pivot.
Voici la méthode : d’abord, paramétrer convenablement le correcteur d’orthographe de
votre logiciel. (Menu « outils » + « options » dans la barre de Word).
Une fois votre texte définitif écrit, refaites-en une lecture systèmatique afin de rechercher les
fautes. Les principales fautes d’orthographe ou de grammaire portent sur les accords, la
terminaison des verbes en « é » et la concordance des temps.
LES ACCORDS
•
•
•
•
des verbes avec les sujets,
des masculins et des féminins avec les noms communs auxquels ils se rapportent,
des adjectifs avec les noms auxquels ils se rapportent,
des participes passés.
L’accord des participes passés :
Un truc simple : On ne peut accorder un participe passé si l’on ne connaît pas le mot auquel il
doit être accordé, il faut donc que le mot soit placé avant le participe pour qu’il y ait accord.
Les roses que j’ai cueillies.
Les décisions que nous avons prises.
J’ai cueilli les roses.
Nous avons pris les décisions.
Cette même logique s’applique à l’expression « ci-joint » :
Veuillez trouver les documentations ci-jointes…
Veuillez trouver ci-joint les documentations…
Les terminaisons des verbes en « é » ou « er » : participe passé ou verbe à l’infinitif ?
Un truc simple : Remplacer le verbe du 1er groupe par un verbe du 3è groupe. Si vous êtes en
présence de 2 verbes à l’infinitif, le verbe en « é » se terminer par « er », sinon il se termine
par « é »
Nous allons trouver… (nous allons prendre) = C’est un infinitif dans les 2 cas = er
Vous verrez chanter… (vous verrez rire) = C’est un infinitif dans les 2 cas = er
Vous avez donné… (vous avez pris) = Ce n’est pas un infinitif = é
Vous serez étonné… (Vous serez surpris) = Ce n’est pas un infinitif = é
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La concordance des temps :
Le temps du verbe exprime quand se déroule l’action. Dans un document professionnel on
utilise surtout :
•
•
•
Le présent de l’indicatif : qui exprime le moment présent.
Le passé composé : l’action a été réalisée dans un moment antérieur à aujourd’hui.
Le futur : dans un temps à venir, l’action se déroulera.
Le présent du conditionnel exprime une supposition : Si les conditions étaient réunies l’action
se déroulerait.
A ne pas confondre avec le futur antérieur : quand les conditions seront réunies, l’action se
déroulera.
L’imparfait s’utilise pour décrire une action définitivement terminée (autrefois, le pétrole éait
bon marché) mais il est rare qu’on évoque le passé dans les documents professionnels. On
s’intéresse plutôt au présent et au futur proche.
Pour aller plus loin, Lire aussi : Rédiger un mémoire
professionnel. Ecrits professionnels. Soutenance de mémoire.
Souhaitez-vous être accompagné(e) ?
Contactez-nous : [email protected] ou 06 59 48 63 08
Tarif NET du coaching : 75 € les 30 mn.
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