L`animation et sa conception en Hôtel Club ou Village de vacances

Gilles Le Page
Formation RET
Animation, document conçu en 2000
L’animation et sa conception en Hôtel Club ou
Village de vacances
L'animation est une des composantes du "produit", c'est un service. Elle
est une réponse réfléchie aux besoins d'une clientèle dans le cadre d’une
politique de produit, elle traduit et renforce le positionnement choisi.
Sommaire
LES NOUVEAUX ANIMATEURS............................................................................. 2
LE ROLE DU RET : "PILOTER" LE SERVICE ANIMATION....................................... 5
PROFESSION ANIMATION .................................................................................. 5
CONCEVOIR L'ANIMATION ................................................................................. 6
ELABORER LE PROGRAMME D’ACTIVITES ......................................................... 16
LES MOYENS MATERIELS DE L’ANIMATION ...................................................... 18
LE CALENDRIER DE MISE EN OEUVRE) ............................................................. 21
PREPARER LE CONTROLE (SUIVIS ET TABLEAUX DE BORD) ............................. 21
COMMUNIQUER L’ANIMATION.......................................................................... 23
ANIMATION, METHODOLOGIE DE REFLEXION .................................................. 26
QUELQUES CONSEILS EN VRAC......................................................................... 28
ÉVALUATION CONCEPTION DE PROGRAMME POUR FORMATION ANIMATEUR
(EXEMPLE)........................................................................................................ 29
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Les nouveaux animateurs
(Les Cahiers d'Espaces - 1990 - Yves Chol et Gilles Chenu)
L'animation, un concept flou
Si le concept d’animation reste flou, c’est par ce qu’au-delà des contenus idéologiques
qui marquent encore l’animation, les entreprises de Tourisme (commerciales et/ou
associatives) tentent à travers l’animation de se distinguer, de faire valoir leur “plus”
commercial.
Une certaine standardisation des animations peut se constater dans la pratique. La
généralisation (y compris dans le secteur associatif) des modèles marketing (socio-styles
entre autres) y est sans doute pour quelque chose.
L’animation a pu apparaître ces dernières années, comme un secteur un peu passé de
mode ou ayant trouvé les réponses adaptées à la diversité de ses problèmes. Toutefois
en interrogeant les entreprises ou organismes importants, dans le domaine du tourisme
et des loisirs, on constate qu’il n’en est rien. Qu’il s’agisse de la définition du contenu des
séjours, de l’organisation des prestations de loisir ou de l’ambiance et de la qualité de
l’accueil, le problème général de l'animation reste posé. Cette préoccupation n’épargne
pas plus les grandes associations que les chaînes hôtelières, le secteur de la parahôtellerie ou celui des voyagistes.
L’expansion et les mutations, associées au problème de l’usure professionnelle et du
turn-over des animateurs augmentent la difficulté du problème et débouchent souvent
sur des solutions précaires et généralement insatisfaisantes.
Une des difficultés vient du caractère flou du concept d’animation. Il s’applique à des
secteurs extrêmement divers (politique, gestion, tourisme, commerce, sport, social,
etc.). Même en se cantonnant dans le secteur tourisme et loisir, peu d’études ou
ouvrages sérieux peuvent servir de références théoriques. L’animation reste donc un
domaine où s’épanouissent les multiples représentations et où s’affrontent les idéologies.
C’est souvent sur l’animation qu’entreprises et secteurs d’activité veulent fonder leur
identité et ancrer leurs différences.
Le label de contre modèle délivré à l’animation du Club Med par le secteur associatif,
illustre bien le fonctionnement idéologique. Pour simplifier, disons que l’animation a été
traversée ces dernières années par deux grands courants :
•
Un courant issu de l’éducation populaire (socioculturel) qui, après le développement
de l’animation culturelle, a servi de base dans les années 60-70 au développement du
tourisme familial.
•
Un courant hédoniste et commercial incarné par le Club Med qui a forgé son
développement sur l’animation.
Que constater maintenant en analysant discours et pratiques ?
D’une part nombre d’activités se retrouvent dans l’une et l’autre famille, d’autre part
même au niveau du discours le rapprochement s’est effectué. Les différences existent
néanmoins. Elles résident dans les moyens mis en œuvre, dans le style, mais également
(et surtout) dans la place et le rôle de l’animation ainsi que dans son professionnalisme.
Une approche marketing de l'animation
Il se dégage cependant aujourd’hui de ces deux grands courants et de leurs évolutions,
les bases d’une animation repensée en termes plus techniques, avec un rôle clarifié,
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déchargé d’un fonctionnement idéologique excessif et qui serait plus proche des attentes
des utilisateurs.
Il convient en effet de la replacer dans une approche marketing. L’animation s’inscrit
naturellement dans la relation client - produit. Ce sont bien les souhaits de la clientèle
pour laquelle le produit a été bâti que l’animation doit satisfaire, même si cela ne
correspond pas tout à fait à l’idée que se font des vacances organisateurs ou animateurs.
“ A quoi bon une animation d’enfer, si elle n’est pas d’enfer pour les clients ?"
Positionner l’animation comme un élément du produit, conduit également à en définir les
contours (place, rôle, contenu et moyens...) et à s’engager sur une qualité. C’est
également opter pour une meilleure connaissance des besoins des individus en vacances
et plus particulièrement, puisqu’il n’y a pas une mais des clientèles, sur ce qui va les
caractériser et les distinguer les unes des autres. Nous avons là une approche à la fois
technique et sociologique qui ancre l’animation dans la logique du produit, et qui en
même temps lui redonne une place primordiale dans la chaîne marketing.
L’animateur et ses fonctions
Ceci nous conduit à parler de l’animateur. Avant d’en évoquer les fonctions et les
qualités, il convient de signaler un risque : celui de considérer que l’animation est et ne
peut être que le produit de l’action de l’animateur.
Médiateur
On ne dira jamais assez qu’une des fonctions principales de l’animateur est celle de la
médiation. Médiation entre un site, une culture, un environnement vivant et un groupe
de personnes en vacances, en voyage... Cela suppose qu’il existe bien toute une matière
correspondant à des besoins de découverte et d’évasion.
Le travail de l’animateur sera de conseiller, de faciliter, dans certains cas d’organiser la
rencontre avec cette animation naturelle.
Pour certains la rencontre avec une autre culture se résume à un ballet folklorique que
l’on déplace ; pour d’autres c’est une découverte plus active sur le terrain. La forme de
cette médiation en termes de prestations est infiniment diverse et permet de multiples
combinaisons.
La médiation pour l’animateur c’est également de faciliter les échanges et les relations
entre les membres du groupe ou entre groupes. Là encore les moyens sont divers afin de
favoriser ce qui constitue un des besoins fondamentaux des vacanciers. De cette
médiation découle en grande partie l’ambiance, élément déterminant de la satisfaction de
la clientèle.
Producteur - créateur
Une autre fonction de l’animateur est de créer et de produire : créer des événements,
des manifestations, des spectacles, créer la fête, rendre extraordinaire les choses
simples.
Il peut s’y prendre de deux façons :
Celle qui consiste à susciter et aider des usagers à produire spectacles ou jeux ou autres
activités. En plus de la dynamique qu’il créera, il apportera tous les éléments de conseil
et d’assistance pour la réalisation.
-- Celle qui consiste à produire seul ou avec des intervenants (artistes, sportifs...) des
manifestations (concerts, spectacles, conférences, expositions, démonstrations, concours
etc.)
Il ne faut pas en effet perdre de vue que le temps de loisir peut à la fois signifier
création et création et fête
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- création s’applique bien sûr aux possibilités d’expression et déborde sur le plan social
(établir de nouvelles relations ou types de relations)
- fête, dans cette irrésistible envie de dépaysement, de rupture avec le quotidien, ce
désir de faire tomber, même l’espace d’un moment, les limites de l’habitude.
L’animateur doit mettre en jeu créativité et technicité pour que la création soit fête et la
fête création. Un des écueils à éviter est à l’évidence l’amateurisme médiocre renvoyant
aux souvenirs de certains spectacles ou activités de patronages ou de colonies de
vacances.
Organisateur
Nous terminons par la fonction organisation. Elle est tout aussi importante pour
l’animateur en ce sens qu’elle conditionne le bon fonctionnement des prestations et
services. Qu’il s’agisse dans activités sportives, de la mise en place d’un circuit ou du
montage d’un spectacle, les moyens doivent être prévus, le timing réalisé et suivi, les
problèmes de sécurité résolus. Les relations entre les différents services concernés par
les activités d’animation incombent généralement à l’animateur. Ce ne sont pas des
relations nécessairement faciles
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Le rôle du RET : "piloter" le service animation
•
•
•
•
•
•
•
Recruter le responsable d’animation
Garantir les orientations (politiques ?)
Définir la politique d’animation du village
Informer et former le personnel
Définir les moyens de l’équipe d’animation :
o Financiers
o Humains
o Matériels
o Équipement
Valider les projets et programmes
Contrôler :
o Les horaires
o Les programmes
o La qualité
o Le budget
o Le matériel et les locaux
o La fréquentation
o Le respect de la sécurité
Donc :
•
Organiser le travail ou valider les propositions d'organisation,
•
définir les procédures
•
concevoir ou valider les supports de collecte et d'échange d'information
Profession animation
positionnement
Suivant la branche professionnelle, l'animation sera considérée différemment.
•
acquisition de connaissances, branche professionnelle qualifiée de culturelle ou
d’éducative selon la spécificité du champ d’application
•
insertion sociale et à la promotion sociale, branche animation sociale.
•
défense d’idéaux, soit politiques, soit syndicaux, soit confessionnels. C’est ce que l’on
peut dénommer la tendance militante.
•
vente, animateurs commerciaux, au service d’une entreprise ou d’un produit, plus
commerciaux peut- être qu’animateurs
•
loisirs et tourisme. On y trouve des gens qui se spécialisent dans des techniques
(sportives ou autres) et des généralistes qui sont plus attachés à un site ou à un
projet.
Même si les champs d’application sont différents, on note des constantes dans l’exercice
du métier. L’animateur est :
Un homme orchestre
Un catalyseur de relations
Un homme d’écoute
Un créatif et un concepteur
Un transmetteur d’objectif
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Un finalisateur
Un organisateur
Un dynamiseur
Ces mots reviennent dès qu’on enquête sur les utilisateurs d’animateurs, et l’on
s’aperçoit que c’est une profession où le savoir être est au moins aussi important que le
savoir-faire, car il est à la fois moyen et objet de la transmission.
Rôle de l'animateur
Dans le secteur de loisirs et vacances le rôle de l’animateur tourne autour des mots :
Détente
Evasion
Divertissement
enrichissement des connaissances
convivialité, relations
sport, bien être
joie de vivre, action
Concevoir l'animation
Il n’existe pas de recette miracle, ficelée genre paquet cadeau. La base de toute
programmation est la connaissance précise du couple CONTRAINTES – RESSOURCES
L'animation est toujours issue de l'action de
•
Quelqu’un qui programme
•
Dans le cadre d'une politique produit
•
En fonction d'objectifs
•
pour un public donné (homogène ou non), avec des besoins
•
A partir du potentiel d'un environnement, de ses richesses, de ses contraintes
•
Sur un site/équipement
•
Avec des ressources
•
Sur la base d'un projet
•
pour un temps donné (activité, journée, semaine), en un moment donné (saison,
jour ou nuit, début-milieu ou fin de séjour..).
•
éventuellement sur la base de l'historique d'expériences précédentes
La "Politique produit"
politique d’animation
politique d’accueil
et préconisations diverses du siège en matière d’animation
contraintes clientèles groupes particulières
activités comprises/payantes
accompagnements et voyages prévus
visites études prévues, séminaires, VIP invités, etc.
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Les Objectifs d’animation
A partir de la politique de produit et de la politique d’animation de l’entreprise, on précise
les objectifs de l’animation
pas de belles phrases, pas de blabla…
Concis, Clair, Concret (CCC)
Ces objectifs doivent :
être traduits en termes d’action (améliorer, accentuer, augmenter, etc…)
être précis et mesurables ( de 10%, avant le 15/07, etc…)
être réalistes
être adaptés à l’équipe
être cohérents avec le positionnement de l’entreprise
Le objectifs seront réalisés par l’équipe à travers son comportement, l’atmosphère qu’elle
saura promouvoir sur le site, et les réponses concrètes qu’elle apportera aux souhaits
d’activités des vacanciers.
L’analyse de la clientèle
Dessiner les courbes de la fréquentation.
représentation claire de l’évolution de la fréquentation
image du poids relatif des différents type de population (enfants, etc.)
sem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
tot
0
0
150
200
200
220
220
220
220
200
180
180
200
220
0
0
enf
0
0
0
0
30
50
60
50
40
50
60
20
0
0
0
0
250
total fréquentation
200
150
100
enfants
50
0
juin
juillet
août
septembre
Segmenter la clientèle
si nécessaire, à partir des variables pertinentes
age
structure familiale
type et structure des groupes
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nb de vacanciers présents (consommateur = partie du produit !)
niveau social
besoins estimés
langue, culture
durée de séjour
période de la saison
L'âge :
Il faudra distinguer les enfants, les jeunes, les adultes d’âge moyen, les adultes d’âge
mûr, les personnes âgées. Le mélange systématique des gens d’âge différent peut poser
problème surtout si un groupe est en minorité.
Le niveau socio-économique :
On adoptera la classification habituelle des catégories socioprofessionnelles, tout en
sachant qu’il y a comme un nivellement dans les comportements. On prendra en compte
l’autonomie individuelle et culturelle, pour décider du niveau d’organisation et de prise en
charge directe.
La composition du public :
Avons nous à faire à des adultes seuls, des couples sans enfants, des couples avec
enfants, des groupes constitués, des groupes socioprofessionnels, de quelle taille sont les
groupes ? La qualité, la durée, le rythme des activités proposées seront différentes selon
qu’on aura des groupes homogènes et des groupes mélangés.
L’habitat et l’origine :
La clientèle est-elle de la région ? Les gens viennent-ils de milieu rural, de petite
agglomération ou de grande agglomération. Les comportements peuvent être
radicalement opposés au niveau de l’autonomie, de la recherche de relation, du besoin de
présence humaine.
En résumé
La question est de savoir avec précision “qui “ sont les clients ? Pourquoi ils sont venus ?
De quoi ils ont envie ? Comment les séduire ?
Les besoins des vacanciers
Les besoins communs à tous les vacanciers sont les besoins fondamentaux :
besoins primaires ou physiologiques
besoin de sécurité
besoin d’appartenance
besoin d’estime, de reconnaissance
besoin de s’accomplir, de se réaliser.
se reposer
Certains comptent sur leur séjour pour “se refaire une santé”, ils sont moins réceptifs à
l’animation que les autres, ils veulent se détendre, de faire baisser la tension ; ils vivent
des crises familiales, des conflits de génération, la dégradation de la nature, les atteintes
aux libertés, le chômage ou le risque de chômage, le stress des transport, …
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rencontrer d’autres personnes
Ils souhaitent en rencontrer, tant sur le plan intellectuel qu’affectif.
vivre des moments socialement valorisants
La vie quotidienne est souvent avare de ces instants ou l’on est un individu apprécié,
admiré ou écouté pour soi-même.
Se réaliser
Découvrir, comprendre les autres, apprendre pour le plaisir, inventer, créer
la notion de vacances est liée à la notion de départ, de voyage, de lieu différent. Les
vacances, c’est aussi vivre un autre environnement.
La pyramide de Maslow
Maslow a défini les besoins fondamentaux. D'après lui, un besoin ne s'exprime pas tant
que le besoin précédent n'a pas été comblé. Il les a classés sur une pyramide. Complétez
le schéma ci-dessous (3 pts)
La satisfaction de ces besoins fondamentaux ne peut s’effectuer que successivement,
hiérarchiquement. Un besoin ne peut être comblé que si les précédents ont été comblés
précédemment.
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Le potentiel de l'environnement
Il est évident pour tous que Mer, Montagne, Campagne possèdent des atouts et des
contraintes différentes, et engendrent des activités spécifiques. Mais à cette situation
géographique il convient d’ajouter l’inventaire du potentiel de l'environnement (ou
inventaire de site) afin de connaître toutes les possibilités de l’environnement.
•
Les richesses “culturelles” et patrimoniales : architecturales, culturelles, folkloriques,
etc.
•
Les prestations excursions et visites existantes
•
Le tissu local : les associations culturelles et sportives, les clubs, les personnes
ressources dans tout domaine que ce soit. Gestion d'un fichier d’adresses.
•
Les manifestations locales, les points de chute possibles : artisans... La densité de la
vie locale est un facteur important.
•
Les activités et prestations sportives
•
Les atouts "gastronomiques"
•
Les distractions proposées (discothèques, …)
•
Les sentiers, ballades et randonnées
L’équipement de loisirs
(station, club, village de vacances,
base de loisirs, etc.)
Il doit être inventorié et analysé dans le détail. Il n’y a pas de programmation sans
connaissance exacte de son équipement.
Taille et type d’équipement : On ne se comporte pas de la même manière dans une
petite structure dont on va rapidement connaître tout le monde, que dans une “usine à
vacances” où les clients sont des centaines voire plus de mille. Un centre tout compris,
en pension complète engendre des contraintes et comportements différents d’une unité
de gîtes ou d’un camping. Le style hôtel n’est pas non plus comparable à un village
éclaté.
Les équipements et les aménagements : repérer les points forts (et les points faibles) de
l’équipement, les points de regroupements naturels, les lieux conviviaux, les capacités
d’accueil des différents équipements...
La culture de l’équipement : l’histoire de la maison, la culture d’entreprise, le poids de
cette culture ou sa dynamique.
Les ressources de l'animation
Le type et la densité des activités proposées dépend des ressources allouées ou
autorisées (recettes) à l'animation.
Projet d’animation
Il s’agit de votre “stratégie” pour atteindre les objectifs en fonction de l’analyse que vous
venez de faire.
Un projet d’animation ne peut être contradictoire avec la politique d’animation et le
système de valeur de l’entreprise (projet d’entreprise).
Il doit par nécessité être compatible avec l’univers culturel et moral du public.
Il s’enracine aussi dans les sensibilités des membres de l’équipe, et décline les
opportunités de l’environnement dans l’espace et dans le temps.
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Il donnera donc un thème, un fil conducteur, un prétexte à la créativité de chaque
membre de l’équipe (et pas seulement de l’animation). Il aidera clients et personnels à
inventer les séjours en cohérence. c’est le vaccin essentiel contre une des maladies
infantiles de l’animation : le programme puzzle d’activités sans lien logique entre elles et
sans progression.
Le facteur temps, le facteur moment
La saison : la longueur des jours, de la température, de la dominante climatique, la
météo
On ne programme pas de la même façon un début de séjour qu’un milieu ou une fin
Le rythme est important : sur une semaine ou une journée ou une soirée, il y a une
accroche, un point culminant et une “fin”. Dans la programmation, le facteur “moment”
est donc important.
La durée d’un séjour est aussi un facteur capital à prendre en compte pour la densité et
le rythme de la programmation.
Les événements du calendrier sont d'autres facteurs déterminants :
vacances scolaires par zones
fêtes et jours arrivée départ
opportunités diverses de calendrier
etc.
Ces variables, dont la liste n’est peut-être pas exhaustive nous amènent à conclure que
la programmation d’activités est une chose extrêmement personnalisée. Basée sur le
couple contraintes - ressources, il y a la rencontre de deux pôles : Le pôle réceptif
(l’animateur, l'équipe, l’équipement...) et le pôle clientèle (avec ses variables propres).
Le programme uniforme, tout fait, indéfiniment répété, est condamné à l'échec à court
terme.
La clientèle moderne, dont les aspirations aux loisirs se sont faites plus exigeantes, ne se
satisfera pas d’une programmation qui ne distingue en rien tel site de tel autre, telle
équipe de telle autre.
L’historique : les années précédentes
(exemples d’éléments à examiner)
Coûts animation année N-1
budget et réalisé fonctionnement animation
évolution des dépenses anim hebdo en fonction des périodes
budget hebdomadaire fonctionnement animation
inventaire matériel animation
liste et prix des achats avant saisons
allocations ou budgets particuliers (Noèl, 14 juillet, etc.)
amortissements des investissements animation
personnel année N-1
budget et réalisé charges de personnel animation
planning d’embauche du personnel anim
convention collective
salaire / poste
structure du personnel animation
saisonniers
saisonniers prioritaires
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permanents
mi-temps
postes subventionnés
stagiaires
contrats qualifs
pairs
etc.
Ratios entreprise année N-1
nb francs alloués / jour et / vacancier
nb de jours emploi animation par journée vacancier
masse salariale anim / CA
charges globales animation / CA
Fréquentation année N-1
nb de personnes semaine par semaine
structure clientèle (groupes, indiv., etc.)
structure familiale, nb d’enfants
age, type de clientèle
origine géographique
durée des séjours
conditions climatiques
Fonctionnement animation année N-1
programmes animation
planning hebdomadaires de travail équipe anim
nombres de personnes “aides” à l’animation
autres services
au pair
divers
Synthèses année N-1
résultat des fiches d’appréciation
global
semaine par semaine
rapports animation
analyse fréquentation des activités
analyse dépenses recettes
Le plan d'animation
Prévoir un programme pour un ou des groupes à partir d'un projet nécessite une étape
intermédiaire, le plan d'animation, de la même manière que la définition d'un menu en
restauration collective suppose le passage par l'étape intermédiaire du plan alimentaire.
Un plan alimentaire va traiter du type d'aliment et des rythmes auxquels ils vont être
proposés aux convives et non pas des plats eux-mêmes. C'est ensuite en fonction de la
clientèle, des saisons et des opportunités du marché que celui qui gère la restauration
définira les menus de telle ou telle semaine.
Lundi
Cuidité
Viande blanche
Féculent
Laitage
crudité
Poisson
Pâtes
fruit
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Mardi
Charcuterie
Viande rouge
Légume vert
pâtisserie
Crudité
Œuf
Féculent
laitage
Mercredi
Etc.
etc
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Le “plan d’animation" est donc un outil de travail et d’organisation de l’animation ”. C'est
un outil stratégique : on peut y lire déjà la traduction concrète de la mission donnée à
l’animation. Il donne les grandes lignes des points forts et des services animation des
séjours. Il se modifie donc en fonction des segments de clientèle.
Cette grille de fonctionnement permet, entre autres, de cadrer les besoins en moyens
humains. Elle tient compte de tous les éléments du fonctionnement rassemblés
auparavant (calendrier, fréquentations, préconisations du siège, etc.).
La définition du plan d'animation suppose donc de définir la typologie des activités pour
cette clientèle sur cet équipement ou dans cet organisme.
La typologie des activités d'animation
La typologie des activités d'animation est un sujet piège. Toute tentative de définir une
typologie sans le contexte, la politique d'animation, le projet d'animation et la culture de
l'entreprise est susceptible d'enfermer la réflexion utile dans des petites boites
rassurantes et de retomber dans le "programme puzzle" au lieu de travailler à la réponse
adaptée à une demande comprise de clientèles définies.
Quelques essais :
Repos, rencontre, valorisation de soi, réalisation de soi, ces quatre grands types de
besoins ne peuvent être conçus comme radicalement séparés. Ils coexistent chez le
même individu. Même s’il apparaît logique qu’ils se présentent successivement, ils sont
présents, en même temps, avec des dominantes, des hiérarchies. On ne répondra
cependant bien à un besoin que si le besoin précédent a été satisfait.
On se détend bien si on a refait son énergie, on accepte la rencontre si l’on est bien
détendu, sans tensions, et on ne peut découvrir que si l’on n’est plus centré uniquement
sur soi - même.
Cette notion de hiérarchie de besoins se recoupe l’aspect passif ou actif du
consommateur. Donnons aux mots une connotation uniquement technique. L’aspect
passif est reconstitution d’énergie et préservation de soi, l’aspect actif est dépense
d’énergie et prise de risques.
Les différents besoins induisent plus ou moins un comportement actif ou passif tel que
représenté dans le tableau ci dessous. Selon le moment, selon l’objectif choisi, on saura
qu’on peut ou qu’on doit faire appel à tel ou tel secteur d’activités, ou qu’il faut envisager
les activités d’un secteur de telle ou telle manière. Ainsi un montage audiovisuel est une
activité de découverte plutôt passive qui convient bien à un début de séjour; une visite,
une randonnée sont des formes plus actives de découverte qui nécessitent d’avoir
récupéré et fait connaissance.
Les activités proposées doivent offrir le moyen de reconstituer son énergie, mais aussi de
la dépenser.
repos
détente
rencontre
valorisation
découverte
passif
actif
#####
####
###
##
#
#
##
###
####
#####
La compétence de l’animateur est donc de savoir proposer la même activité à plusieurs
niveaux pour satisfaire l’ensemble des vacanciers.
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Cette typologie un peu "sociologique" n'est pas contradictoire avec les typologies
fonctionnelles directement issues du terrain. Par exemple (Touristra, 1996)
•
Animation sportive
•
Animation découverte
•
Animation enfants
•
Animation "ados"
•
Animation pré-soirées
•
Animation soirées
•
Animation générale
Une autre solution (Pierre Gaulier, Afpa Epinal, 1998) est de repartir des fonctions de
l'animation (production, médiation, organisation) et de dessiner le "patatoïde" de
l'animation projetée pour définir ensuite l'offre animation de façon globale plutôt que
tronçonnée dès le départ.
Exemple :
Fonctions
Outils
Art dramatique
Sonorisation
Production
Dessin
Décoration
Brevet état sport
Histoire et H. de l'art
…
Dynamique de
groupe
Médiation
Analyse
transactionnelle
Management
…
Marketing
Organisation diagrammes
GRH
Bureautique
…
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Rôles de
l'animateur
Comédien
Tech son
Créateur affiches
décorateur
Moniteur
Guide
…
Leader
"Ami"
pivot
Planificateur
Gestionnaire
…
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activités
Etc.
Spectacle
Info
Sport
Découverte
…
Contact
Activités de brassage
…
Programme
Négociation de
prestation
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Les moyens humains de l'animation
Pour appliquer les objectifs déterminés, et mettre en œuvre le plan d'animation, on
prévoit la structure de l’équipe (idéale ?)
Bien assimiler le fonctionnement passé est primordial. Les permanents, les saisonniers
prioritaires, les aides apportées par les autres personnels, sont des éléments essentiels
du fonctionnement de l’animation de la saison.
La définition de cette grille de personnel animation permet un calcul des charges de
personnel animation.
Ce calcul de charge sera sans doute à modifier plusieurs fois (tâtonnement). L’utilisation
du tableur est recommandée !
Exemple de grille prévisionnelle (attention ! chiffrage 1999)
(saison du 15 juin au 15 septembre)
Brut
Masse sal = B+
50%
TrTr juin TrTr juil TrTr août TrTr qsept tot TrTr
Masse sal
saison
responsable
anim
9 500 F
14 250 F
30
30
30
30
120
57 000 F
anim
découverte
7 500 F
11 250 F
21
30
30
12
93
34 875 F
anim soirée
6 900 F
10 350 F
26
30
30
15
101
34 845 F
resp sport
7 500 F
11 250 F
26
30
30
12
98
36 750 F
anim enfant
6 900 F
10 350 F
15
30
30
12
87
30 015 F
anim enfant
6 900 F
10 350 F
15
30
30
10
85
29 325 F
tec sono
7 500 F
11 250 F
20
30
30
14
94
35 250 F
678
258 060 F
Note : TrTr = "trentième travaillé" = jour sous contrat ; 1 mois est considéré comme
composé de 30 trentièmes
G. Le Page, 12/04/07
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Elaborer le programme d’activités
A partir des reflexions préalables, dès que l’on connait les membres de l’équipe et la
composition de la clientèle du séjour, on peut élaborer le programme d’activité, celui qui
sera proposé aux vacanciers.
Les données spécifiques du séjour
Il est logique au préalable faire le tour des données.
• besoins de la clientèle :
• contexte de ce séjour-là
• spectacles extérieurs
• horaires
• effectifs
• climat
• fêtes nationales
• coupe du monde de foot
• jeux olympiques
• soirées organisées par les représentants d’agence
• circuits
• le fonctionnement hôtelier
• festivités locales
• journées inter-hôtels
• les “ressources humaines”
• équipe d’animation
• clients
• équipe du bar
• équipe restaurant
• équipe entretien
• autres hôtels proches
• Intervenants
• collaborateurs occasionnels
• famille et amis en vacances
• commerces associés
Les objectifs spécifiques
Pour la ou les semaines suivantes, l’équipe a pour objectifs de:
améliorer les spectacles
commencer les activités à l’heure
travailler le contact
pondre un nouveau spectacle
etc. …
En fait, qu‘est-ce qui va être différent entre le programme précédent et le prochain pour
que les objectifs soient atteints ?
si l’objectif est la présence et la ponctualité de l’équipe, par exemple, la différence
peut résider dans le fait de donner une copie du programme à chacun, en demandant à
chacun de passer les activités qui le concernent au surligneur fluo.
si l’objectif est le contact, préciser sur le programme les heures de “contact” peut
être la solution: entrées restau, petit dej, etc …
G. Le Page, 12/04/07
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si l’objectif est d’améliorer l’accueil début de séjour, on peut prévoir une table
animation avec permanence de 8h00 à 10h00 devant l’entrée du restaurant au petit
déjeuner,…
Un objectif, une fois défini et exprimé en termes clairs, doit obligatoirement se traduire
par une action concrète aisément repérable, et au résultat mesurable, quelle qu’elle soit,
sur le contenu du programme, sa forme, sa distribution, la tenue de l’équipe, la durée
d’une activité,etc. …
La rédaction du programme
à partir du plan d’animation, préparation de l’imprimé support de programme et placer
dans l’ordre :
1. les journées arrivées / départs des groupes importants
2. les spectacles fixes (groupe folklorique …)
3. les excursions et les circuits
4. les buffets spéciaux
5. les évènements extérieurs au club (fête locale, …)
6. la ou les grandes journées à thème
7. les congés
8. les sorties fixes organisées par l’animation (jour de marché …)
9. les activités permanentes, ou (sport, mise en forme, jeux apéros …)
10. les spectacles
11. les accompagnements et transferts éventuels
12. le “qui fait quoi ?” n°1
13. les autres soirées
14. les activités diverses et variées
15. le “qui fait quoi ?” n°2
16. les préparations pour le lendemain
17. les répétitions
G. Le Page, 12/04/07
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Les moyens matériels de l’animation
L’animation fonctionne avec des femmes et des hommes, mais aussi avec des moyens,
en équipement, matériels divers, et en finances.
Comprendre le passé :
Questionner les permanents
Analyser le fonctionnement de l’année précédente
Examiner les budgets de fonctionnement
Etudier les achats, investissements, et inventaires
Lire les rapports sur l’état du matériel (et vérifier si possible)
lire les synthèses des fiches d’appréciation vacanciers
Analyser l’adéquation des moyens aux objectifs définis
Déterminer et chiffrer les achats avant saison
CD musique et DVD, livres, déco, sport, ateliers, CD et K7 vierges, papèterie, etc………
(la liste peut faire 10 pages)
Les dépenses hebdomadaires et la grille de fonctionnement
Chaque semaine va donner lieu à des dépenses repérables
location film ou vidéo
transport
goûter enfants
boissons des jeux apéritifs (coût ?), lots des gagnants
balles de ping-pong, tennis, papeterie, petit matériel fongible divers
nouveaux disques
remplacement de matériel usé
etc., etc., …
La marge de manœuvre de l’équipe doit être calculée !
La fréquentation n’est pas uniforme, les publics non plus.
Le budget de fonctionnement hebdomadaire doit être modulé semaine par semaine.
Une grille des autorisations de dépense par semaine peut être mise en place.
Journées “spéciales”
Certaines semaines donnent lieu à des dépenses particulières (14 juillet, Noèl, …)
Artistes, intervenants
groupe folklorique
conférencier
musiciens
artistes locaux
G. Le Page, 12/04/07
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Confronter l’idéal aux contraintes budgétaires
Le travail de préparation préalable a donné le cadre souhaitable pour un fonctionnement
correct :
des objectifs détaillés
une grille de fonctionnement
une grille du personnel
restent à estimer :
les charges salariales
les dépenses avant saison
les dépenses hebdomadaires
les dépenses journées spéciales
les frais, salaires, vignettes, honoraires des artistes et intervenants
Une sécurisation (réserve), prévue par la plupart des organismes.
Le total donne les charges animation estimées.
Les “ratios”
Une série d‘indices, de coefficients, de ratios, sont souvent mis en place pour encadrer le
travail de prévision, simplifier la compréhension des équipes, homogénéiser les
fonctionnement entre différents sites du même organisme.
S’ils n’existent pas, ils sont simples à mettre en place et simples à utiliser.
JT/JV (nb de jours “travaillés” animation par journée vacancier, traduit en
pourcentage : nb de jours emploi anim pour 100 JV)
Charges salariales animation / CA
Charges animation / CA
Charges animation / journée vacancier
Budget de fonctionnement moyen / journée vacancier
etc. …
exemple
budget anim :
ratio perso :
12,00 F / jour et par personne
3 trtr (trentième travaillé) anim pour 100 JV
etc. …
Il est rare que les prévisions initiales “cadrent” avec ces indices, et tout simplement avec
les moyens de l’entreprise.
Il y a un travail de correction à effectuer jusqu’à ce que l’équilibre soit réalisé entre la
mission donnée à l’animation et les moyens mis en place. L’utilisation du tableur et de sa
possibilité de simulation est alors précieuse.
G. Le Page, 12/04/07
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Exemple charges animation VV, budget 1990
Le M… : VV Tourisme social,
moyenne montagne, Alsace, piscine couverte + salle anim + discothèque + anim enf
300 lits, animation "conséquente"
8 mois saison (été + hiver)
Journées vacances JV
40 000 JV
Chiffres d'Affaires (CA)
7 500 000 F
postes animation
9
Trentièmes Travaillés
1020
total mois de contrats équipe animation
Trentièmes Travaillés animation/ JV
34
2,6%
frais de personnel animation
220 000 F
autres frais animation (achats)
170 000 F
total charges animation
390 000 F
salaire moyen équipe anim 1990
6 471 F
frais pers anim / CA
3%
autres frais animation (achats) / CA
2%
total charges anim / CA
5%
frais pers anim / total ch anim
56%
autres frais animation (achats) / total ch anim
44%
frais pers anim / JV
5,50 F
autres frais animation (achats) / JV
4,25 F
total charges animation / JV
9,75 F
G. Le Page, 12/04/07
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Le calendrier de mise en oeuvre)
Les décisions prises en matière de programme, de matériel, d’intervenants extérieurs,
d’équipe et d’équipements supposent une préparation. Organiser cette mise en oeuvre
est important. Le plus simple est de représenter ces étapes sous la forme d’un
diagramme
exemple
mars
avril
mai
juin
recrutement équipe
recherche intervenants
achat matériel
conception livret accueil
édition livret
contrats intervenants
révision matériel
achat matériel
achat décors
achats costumes
Préparer le contrôle (suivis et tableaux de bord)
La satisfaction clientèle
Les fiches d’appréciations constituent un outil essentiel du suivi de la satisfaction ne
matière d’animation. L’autre élément mesurable est la fréquentation des activités. Les
fiches ne sont cependant intéressantes que dans leur analyse comparative. Les résultats
d’un séjour n’on que très peu d’intér^t dans l’absolu, c’est l’évolution des appréciations
de la clientèle qui apporte des éléments sérieux, et mérite d’être analysée avec l’équipe.
L’affichage hebdomadaire des courbes d’évolution de la satisfaction par service est un
bon moyen d’impliquer l’équipe dans la réussite des séjours.
La gestion
La mise en place d’un cadre budgétaire n’a de sens que si un suivi régulier est effectué.
Une équipe travaille intelligemment quand elle a accès à toute l’information qui la
concerne.
la motivation d’une équipe suppose sa responsabilisation.
La formation des cadres d’animation passe par leur implication dans la gestion.
Préparer des documents de saisie de l’information et de suivi de gestion à l’usage de
l’animation est une manière de permettre au responsables de l’animation et à son
équipe de travailler, de prévoir et de décider intelligemment.
Les tableaux de bord sont des outils de suivi appropriés.
Les frais animation d’une saison sont de trois types
ceux que l’on effectue directement
achats réglés par l’équipe
G. Le Page, 12/04/07
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intervenants payés aussitôt, sur place.
menues dépenses quotidiennes
ceux qui sont réglés sur facture, par le “service comptabilité” de l’équipement
gros achats
frais réguliers réglés en fin de période
cessions internes (boissons, etc.)
ceux qui sont imputés par le siège de l’organisme
artistes effectuant des tournées pour l’organisme
dépenses collectives (matériel en gros)
frais de siège animation particuliers
locations d’équipements ou de locaux
La programmation de l’animation suppose d’autre part de nombreux engagements de
dépense
artistes programmés
paiements décalés
etc. …
L’animation génère aussi (pas toujours) des recettes. Dépenses et recettes doivent être
maîtrisées.
La nature du travail, la pression du public, sans parler du manque de formation, de
l’inexistence fréquente de locaux adaptés, etc., font que peu de responsables d’animation
savent gérer, et en prendre les moyens.
les dépenses engagées (artistes programmés par exemple) ne sont pas décomptées du
budget global, les frais engagés par le siège non plus, et l’équipe n’a souvent aucune
idée d‘où elle en est de ses dépenses.
Chaque directeur peut donc, en fonction du système utilisé par l’organisme ou
l‘entreprise, préparer des documents adaptés, et prévoir des entretiens d’évaluation
fréquents et réguliers avec le responsable et son équipe pour faire le point. La gestion
des dépenses animation ne peut en être qu’améliorée, la motivation de l’équipe aussi.
Exemples de documents de suivi :
engagements de dépense local
engagements de dépense siège
dépenses hebdomadaires
caisse animation
enregistrement des recettes
etc. …
Le matériel
Des inventaires réguliers n’ont rien d’insultants s’ils ont été prévus depuis le début de la
saison avec l’équipe, à dates régulières. L’hygiène des locaux et matériels suppose un
effort difficile et souvent inhabituel pour une équipe d’animation, … et mérite donc un oeil
attentif du responsable.
G. Le Page, 12/04/07
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Le fonctionnement de l’équipe
Une équipe d’animation est un maillon essentiel mais “moralement fragile” dans un
équipement touristique. La mesure de la qualité de son travail est la plupart du temps
uniquement subjective. L’énergie dépensée est souvent beaucoup plus grande que ne se
l’imaginent les responsables et les clients, et le stress est très fort pour les animateurs
peu expérimentés. Les animateurs un fort besoin de reconnaissance et de sécurité (sans
parler du besoin de récupérér sa force de travail en dormant suffisament). Quand
l’animation “va bien, les clients apportent la reconnaissance. La sécurité est du domaine
du responsable, qui peut apporter un regard dédramatisé sur les échecs, rassurer une
équipe en prenant en compte les efforts fournis, mais aussi tempérer les enthousiasmes
et les tendances à l’autosatisfaction. Une réunion d’équipe hebdomadaire avec le
directeur est toujours une bonne chose.
Communiquer l’animation
Qui informer ?
•
•
•
•
•
•
•
•
équipe
clients
direction
autres chefs de services
le reste du personnel
les représentants d’agences
les autres hôtels,…
presse, autorités locales, …
les supports de communication de l'animation
panneaux animation
signalétique des lieux d’activités
classeur animation à l’accueil (reception)
feuille programme avec feuille menu
radio village (avec sono générale)
annonces micro
feuille programme sous la porte ou dans la chambre
Invitation privée (carton de soirée, évènement …)
tours de tables
homme sandwich avec affiches devant et derrière
tableau info animation semaine, et journée.
G. Le Page, 12/04/07
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Les panneaux “classiques”
programme semaine
programme journée
programme soirée
programme sport
programme sports nautiques
programme enfants
trombinoscope animation
info sur les services (vélos, calèche, chameau, …)
découverte locale (marché, …)
découverte du pays &conseil loisir (cuisine, promenades à pied, à vélo, histoire récente,
histoire ancienne, religion, culture, costumes traditionnels, musique, …)
infos météo
L’affichage animation doit être :
EXACT
CLAIR
BIEN SITUE
BIEN ECLAIRE
ACCROCHEUR & GAI (3 couleurs maxi)
PROPRE
DURABLE (protégé)
SANS DANGER (clous qui dépassent, échardes, …)
PLUSIEURS LANGUES si nécessaire
A BONNE HAUTEUR : 1,70m adultes, 1,00m enfant
il détermine en partie l’idée que se font les clients de l’équipe d’animation
(professionnalisme, amour du travail bien fait, exactitude, mentalité, plaisir de faire son
métier, …)
Emplacement
pour le déterminer, examiner la circulation des personnes, les lieux de passage aux
moments clés:
•
au moment du petit dej : sortie ascenseurs, entrée restaurant, …
•
entrée et sortie du restaurant au dîner
•
porte donnant sur la terrasse
•
entrée du bar
•
reception et hall de reception
attention les flux de circulation changent en fonction du climat, des clients eux mêmes
(retraités, jeunes, …)
G. Le Page, 12/04/07
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donc :
•
affichage général fixe et bien situé
•
affichage spécifique en fonction des lieux fréquentés par la clientèle visée
Autres idées en vrac
programme du lendemain sur le rideau de scène, le soir, pendant le spectacle, lettres
fluos lumière noire
Programme fleur, pétales activités
programme bouquet
programme pendule, activités aiguilles
panneau fixe des activités permanentes (sportives, jeux apéros, …)
programme hebdo de ce qui est non permanent
caricatures ou photos humoristiques illustrant l’activité
calligraphies variées
taille des affiches variées
établir une liste de logos
logo par activité, repris à chaque fois (évite la lourdeur)
logo par type de clients (enfants, …)
tableau noir + spots
bois blanc
affiches dessins + plaquettes horaires
plaquettes activité + plaquettes horaire + plaquette animateur
guides horizontaux + plaquettes coulissantes
punaises
clous fixes + plaquettes trouées
bois recouvert :
moquette + punaises
moquette bouclée + pastilles velcro
liège + aiguilles
métal recouvert ou peint + plaquettes aimantées
utilisation d’une mascotte (panthère rose)
protection du panneau : verre
protection des affiches :
rhodoïd + coins laiton
vénélia (autocollant)
G. Le Page, 12/04/07
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Animation, méthodologie de réflexion
Dans un contexte
(personnalité du dirigeant, interdits, culture, contexte local, etc.)
Dans le cadre d'une politique produit (si elle existe)
Pour une clientèle définie (avec des besoins, une demande précise en terme
de services et de contenus)
A partir d'un potentiel et de contraintes
Potentiel de l'environnement
Période
Site et Equipement
Equipe existante
Enveloppe budgétaire
Délais
Je définis des objectifs et une "stratégie" pour les atteindre
Je précise la politique d'animation
Je choisis un "concept" (une idée), pour que l'animation prenne vie.
Je définis la structure des séjours, des journées (les rythmes, les temps forts).
Cette structuration peut être présentée sous la forme d'un plan d'animation.
Je rédige les programmes d'activité (précis)
Je précise les moyens
Humains (équipe nécessaire, compétences…)
Intervenants / prestations de service
Matériels
Locaux
Communication (affichage, …)
Financiers (dans le cadre de l'enveloppe budgétaire)
Frais de personnel
Coûts prestataires et intervenants
Investissements et gros achats divers
Fonctionnement courant
Je prévois la mise en œuvre
Organisation du travail (qui fait quoi ?)
Calendrier de travail
Contrôle des objectifs (satisfaction, fréquentation, organisation, budget)
G. Le Page, 12/04/07
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G. Le Page, avril 98, méthodologie animation
Politique Produit
Analyse clientèle
Objectifs animation
Potentiel de
l'environnement
Besoin des vacanciers
Potentiel de
l'équipement
Historique
Ressources allouées à
l'animation
Projet d'animation
"Idée"
Plan d'animation
Définition des moyens
humains
Données spécifiques du
séjour
Objectifs spécifiques
du séjour
Programme d'activités
du séjour
Calendrier de
préparation
Budget du séjour
Préparation
Du contrôle
Préparation de la
communication
Mise en oeuvre
G. Le Page, 12/04/07
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Quelques conseils en vrac
Politique anmation / Projet / idée - concept - thème
La politique produit encadre la politique d'animation. La seconde est la déclinaison de la
première.
Un projet d'animation est en principe proposé par le responsable d'animation. Il
applique et enrichit la politique de l'animation.
Le projet proposé permet au directeur de comprendre ce qua va faire l'animation : quel
thème, quelle idée, quel concept sera décliné, mais aussi quels rythmes structureront
les journées et les séjours, quelle équipe est nécessaire et comment l'équipe
s'organisera, etc.
Le concept (ça peut être une idée, un thème…) permet de donner vie à ce qui ne serait
autrement qu'une réponse organisationelle et mécanique à la politique animation
définie. Le responsable d'animation va donc proposer ce concept, et il va le décliner
avec son équipe pour inventer une animation originale, même si les activités proposées
sont en fait proches sur la forme de ce qui se fait ailleurs.
Programme
Un programme suppose des plages horaires. Exemple
Jour
Samedi
qui
Contraintes
dimanche
14 juillet
Congés,
excursions, dates
spéciales, etc.
Matinée
qui
Etc.
Excursion à
Rocamadour
Congé Mimile
9h : éveil musculaire
Mimile
10h00 : initiation tir
à l'arc
Sophie
11h00 radio village
Alain
12h00 jeux apéro
Mimile
Repas
Après-midi
début
15h00 balade en
forêt
Sophie
Après-midi
fin
Tournoi de pétanque
Alain
Soirée
Soirée guinguette et
concours de tango
Pierre
prépas
Décoration de
l'accueil pour le 14
juillet
équipe
Repas
Une excursion ne suffit pas à animer une journée, tous les vacanciers ne sont pas
obligés d'y aller (moyens, choix, etc.) : prévoir un programme sur l'établissement
Un programme de semaine se présente sur 8 jours.
G. Le Page, 12/04/07
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Analyse
Rédiger l'analyse pour la présenter, mais simplement, pour argumenter le projet. Il est
indispensable d'analyser le potentiel du site / établissement et de son environnement,
et d'analyser les attentes de la clientèle.
Analyser n'est pas "citer" l'énoncé, mais donner son avis !
Chiffrage
Chiffrer les coûts de l'animation : le mieux est de faire l'équivalent simple d'un compte
de résultat avec produits et charges. Les investissements y sont présentés sous forme
de leurs amortissements. Les coûts de fonctionnement doivent être détaillés.
Calendrier
Calendrier de préparation de saison : le présenter sous la forme d'un diagramme
échéancier. Cde qui suppose d'avoir fait l'inventaire de tout ce qui reste à faire avant la
première animation.
Maquette
Dessiner ou réaliser (c'est plus simple) une maquette avec indication des contenus, ne
pas oublier l'adresse de l'établissement ("signer" le document). Préciser le support
(taille, matière, impression…) pour chiffre le coût.
Évaluation conception de programme pour formation
animateur (exemple)
Durée 3 heures
L’animateur se trouve soit dans un village de vacances balnéaire, ou à la montagne (sur
une station intégrée), soit sur une station thermale.
Les données sont:
Le
La
La
La
La
Le
nombre de lits.
forme d’hébergement (hétérogène quelquefois camping + bungalows)
classification de l’établissement.
durée moyenne des séjours
prévision de remplissage pour une période déterminée.
type de clientèle reçue: groupes, individuels, la catégorie, (CSP, Âge etc.;).
documents
Il est nécessaire de remettre aux stagiaires des documents de travail et de réflexion, par
exemple:
Plan de l’établissement
Descriptif des locaux.
Descriptif du matériel (sportif, animation, équipement)
Composition de l’équipe.
Budget
Le montant du budget d’animation est fixé par pax et de façon forfaitaire. 2 ou 3 fr. par
jour et par personne sont alloués au stagiaire. On peut ajouter les contrats spécifiques
aux groupes reçus. (ex: tel groupe à une excursion gratuite; tel jour une soirée gratuite
...)
Il faut proposer et argumenter un programme général d’animation pour la période
indiquée, (un ou deux mois) en se référant à la population présente: x% de jeunes, x%
d’adultes, x% de familles, les groupes, les personnes âgées etc.
G. Le Page, 12/04/07
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