DOCUMENT TYPE Appel d`Offres pour la sélection d`un PCO

Ce document est disponible au secrétariat IAPCO [email protected] et peut être adapté à vos
propres besoins.
Il est recommandé que ceci soit lu en parallèle avec le document IAPCO
HOW TO CHOOSE THE RIGHT PCO (Comment choisir votre PCO)
En demandant à des sociétés de répondre à un appel d’offre pour l’organisation d’un congrès, il est important
de leur fournir un maximum d’informations. Les informations générales de l’évènement et son historique
permettront au PCO de fournir les réponses les plus adaptées. Il est également important de préciser les
services spécifiques que vous souhaitez afin que le PCO vous fournisse un devis détaillé et approprié de ses
honoraires.
Le document ci-dessous vous servira de matrice pour créer votre propre Appel d’Offres. Le document
contient les éléments principaux mais peut être complété.
Appel d’Offre pour la sélection d’un
Organisateur Professionnel de Congrès
(Professional Congress Organiser - PCO)
Pour (Nom du Congrès)
Qui aura lieu (Ville)
De (Date de début à date de fin)
Demande No. (Insérer No. eg 1 sur 4)
Le (Entité Organisatrice), hôte du Congrès ci-dessus, a le plaisir d’inviter votre société à répondre à l’appel
d’offre pour le choix d’un « Professional Congress Organiser » (PCO) dans le cadre du congrès mentionné cidessus. Les informations qui suivent vous aideront à élaborer votre offre pour considération par le Comité
Local d’Organisation (CLO).
SECTION 1
1.
FEUILLE DE ROUTE DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRE
•
•
•
•
•
Appel d’offre envoyé aux PCO
date
Date/heure de fermeture de la soumission d’offres (habituellement il est conseillé de laisser un
minimum de trois semaines pour la préparation des offres)
17 :00 le date
Rencontre avec les offres sélectionnées (habituellement il est conseillé de laisser un délai d’au
moins une à deux semaines pour la date de l’entretien)
date
Visite du bureau PCO (si nécessaire)
date(s)
Annonce de la décision (sujet à la négociation du contrat)
date
2.
DATE LIMITE DE DEPOT DE L’OFFRE
Vous devez préciser sous quel format la réponse doit être envoyée : une soumission en ligne ou par courrier
ou bien les deux. Précisez les adresses exactes où les offres doivent être adressées, que ce soit par courrier
ou par courriel. Indiquez la date limite et précisez donc à :
(nom)
par courriel à : (email)
et / ou
Versions papier (spécifier le nombre) envoyées à : (adresse/téléphone/)
3.
DEMANDES
4.
« PROFESSIONAL CONGRESS ORGANISERS » INVITES A UN APPEL D’OFFRES
5.
NOM DU CONGRES, DATE ET LIEU
6.
HISTORIQUE DU CONGRES
7.
FORMAT DU CONGRÈS
Les demandes d’informations supplémentaires peuvent être adressées à :
(nom)
(adresse/téléphone/email)
Veuillez noter que nous nous réservons le droit d’informer toutes les sociétés concernées par l’appel d’offre
d’un complément d’information ou d’une précision sur les formalités d’offre suite à une requête.
Suivant la norme internationale de qualité pour un PCO, seules les sociétés candidates membres de l’IAPCO
seront considérées pour l’appel d’offres.
[Insérez le nom de toutes les sociétés PCO auprès de qui vous lancez l’appel d’offres.]
(nom)
(nom)
(nom)
Le Congrès est le (nom du congrès), connu sous le nom (acronyme) qui aura lieu à (ville). + (dates)
Une copie du Call for Papers/Invitation to Register et/ou Programme de l’édition précédente du congrès
fournit des informations importantes. De plus, précisez ci-dessous le maximum d’information disponible et
dont le minimum devrait être :
• Nombre de jour(s) ouvrables du congrès
• Fréquence d’organisation de la manifestation
• Nombre de participants (2 derniers congrès)
• Découpage régionale des membres d’associations/participants si disponible
• Frais d’inscription des 2 derniers congrès par catégorie si disponible
• Taille de l’exposition (si applicable)
• Prix au m2 vendu au dernier congrès
• Montant du sponsoring atteint au dernier congrès (eg 30k, 50k etc)
• Nombre de résumés acceptés en tant que communications orales
• Nombre de résumés acceptés en tant que posters
• Nombre de séances en parallèle
• Programme social
Bien qu’à ce stade le format doive rester flexible, la liste ci-dessous devrait servir de guide pour l’élaboration
du planning initial :
• Nombre de jour(s) ouvrables du congrès
• Nombre de jour(s) ouvrables de l’exposition
• Programme social proposé
• Format habituel du programme qui inclut:
o Séances plénières
o Nombre de séances concurrentes
o Assemblée Générale annuelle
Sponsors
Autres Associations associées
La façon la plus pratique de présenter cette information serait de lister le format habituel jour par jour, ie. Jour
1, Jour 2, etc ou inclure une copie du programme détaillé du dernier congrès en date ou un tableau précis..
IAPCO DOCUMENT TYPE – APPEL D’OFFRE PCO – VERSION 2009 – Page 2
8.
PARTICIPATION PREVISIONNELLE
9.
PROGRAMME DES PERSONNES ACCOMPAGNANTES/ TOURS DU CONGRES
10.
ORGANISATION CONTRACTÉE
11.
DATE DE L’ORGANISATION
Le Congrès espère accueillir entre (chiffre) et (chiffre) participants, (chiffre) personnes accompagnantes et
(chiffre) exposants. Les chiffres doivent être à ce stade les plus précises possible et basées sur la
participation des congrès passés. La participation des inscrits particuliers (étudiants, invités) doit également
être détaillée.
Dans la passé, environ (chiffre) personnes accompagnantes ont participées au congrès. Une sélection de
tours, proposée sur la base d’un financement à la charge du PCO, à été organisée pour le congrès en tant
qu’inclusive package ou extras payants optionnels (précisez lequel) pour les personnes accompagnantes
et/ou les participants. En parallèle, des tours de nature touristique pour tous les participants ont été organisés.
Une offre similaire est souhaitée pour ce congrès.
L’organisation contractée est (nom légal de la société organisatrice) au (adresse) et dont l’adresse email
est XXX. Précisez s’il y a plus qu’une société organisatrice.
Le (nom du centre de congrès/nom du lieu du congrès) nous a assisté à ce jour [si applicable].
Ci-dessous est un résumé des actions prise à ce jour :
(a)
Comité Local d’Organisation
Le détail des actions déjà prises dans la formation d’un Comité Local d’Organisation devrait être fournit ;
précisant la structure, les noms et responsabilités connus. (structure du CLO)
Le détail de quelconques étapes d’organisation déjà prises à ce jour devrait également être indiqué.
(b)
Lieu
Si un lieu spécifique est actuellement considéré, veuillez le préciser.
Le PCO devra encadrer la négociation du lieu et de son contrat suite à sa sélection. [Il est préférable
d’attendre l’avis du CLO avant de contracter un lieu précis]
12. CRITERES DE SELECTION
S’ils ont déjà été déterminés, veuillez préciser quels seront les critères (ie. : qualité, tarifs, expérience, etc…
avec le détail des % affectés).
SECTION 2
Le document fournit par le PCO doit suivre le format et comprendre des réponses écrites aux sections A, B et C.
A.
CONDITIONS DE SELECTION D’UN PCO
La société sélectionnée doit, au minimum, être capable de fournir les services d’un PCO de standard
international. Être membre de l’IAPCO est considéré comme une preuve de qualité dans la capacité d’une
société à organiser un congrès suivant ces standards.
Cette section donne l’opportunité au PCO de fournir plus de détails sur sa société dont :
• Viabilité financière
• Expérience concrète
• Références
• Infrastructure de son personnel et organisation interne
• Capacité et habilité à fournir des facilités électroniques dans un environnement sûr.
IAPCO DOCUMENT TYPE – APPEL D’OFFRE PCO – VERSION 2009 – Page 3
B.
SERVICES FOURNIS
Le PCO est invité à fournir une offre pour les services suivants. Cette liste n’est pas nécessairement
complète et les sociétés sont invités à rajouter tout les services additionnels qu’elles jugeraient nécessaire
pour la bonne organisation du congrès.
Cette liste à pour but d’indiquer les responsabilités du PCO telles que considérées par le Comité
d’Organisation à cet instant. Les PCO doivent indiquer leur habilité à offrir ces services ou préciser si ça n’est
pas leur rôle.
(Indiquer les services nécessaires)
1) Gestion du projet
• Budget (gérer le budget du congrès)
• Financier (gestion des comptes bancaires du congrès)
• Administratif (gestion de tout les éléments liés au congrès)
2) Secrétariat de Programme
• Gestion des résumés
• Secrétariat des orateurs
3) Marketing et Promotion
• Marketing du Congrès et stratégie de Promotion
• Production des matériaux promotionnels
4) Sponsorship and Exhibition
• Sponsoring (développement des opportunités, vente et livraison)
• Exposition (vente et logistique des exposants)
5) Logistique
• Gestion des inscriptions participants
• Gestion du lieu
• Gestion de l’hébergement
• Gestion onsite
• Matériaux onsite et leur impression
• Programme Social
• Tours
• Transport
C.
FRAIS ET HONORAIRES
(Si vous souhaitez que les frais soient divisés en différentes sections, insérer le format de présentation
désirée [Sauf si vous souhaitez laisser cela à la charge des sociétés individuelles.])
Il y a beaucoup de façons pour un PCO de charger des honoraires. Vous devez être précis si vous souhaitez
que les frais couvrent tous les services ou que les différents services soient facturés séparément. La
facturation de services différents est typiquement catégorisée comme suit :
• Gestion générale du congrès (en relation à un service spécifique)
• Vente et gestion du sponsoring
• Vente et gestion de l’exposition
• Gestion du programme scientifique
• Gestion des inscriptions
• Marketing et Communication
Les PCO doivent souligner tout autres frais qui peuvent être engendrés tel que des mailings, téléphone, fax,
e-mail, IT, fournitures générales, frais de personnel supplémentaires etc.
La préparation du budget est souvent de la responsabilité du PCO une fois celui-ci sélectionné et il est donc
difficile de lui demander de préparer un budget pour l’évènement pendant l’appel d’offre. Le PCO aura besoin
de beaucoup de détails au sujet de l’évènement pour déterminer un budget juste qui sera acquis suite à
plusieurs réunions pour que les deux entités aient une meilleure compréhension des objectifs, des facteurs
locaux et leur influence, et le contenu de l’évènement. Tout budget déterminer sans ces détails cruciaux
serait erroné.
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