note administrative pour les participants

NOTE ADMINISTRATIVE POUR LES PARTICIPANTS
CONFÉRENCE MINISTÉRIELLE DE L’OCTA ET FORUM PTOM-UE
Îles Vierges britanniques, 23-27 février 2015
Manifestations PTOM-UE :
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23 et matinée du 24 février : Conférence régionale des PTOM des Caraïbes
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Après-midi du 24 et 25 février : Réunions trilatérales
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26 février : Conférence ministérielle de l’OCTA
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27 février : Forum PTOM – UE
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LIEU DES MANIFESTATIONS
Hôtel Maria’s by the Sea
P.O. Box 2364 - Road Town – Tortola
Îles Vierges britanniques
Tél. : +284 494 2595
Fax : +284 494 2420
Courriel : [email protected]
http://www.mariasbythesea.com
A. INSCRIPTION AUX MANIFESTATIONS
LES PARTICIPANTS DÉSIGNÉS PAR LEUR GOUVERNEMENT COMME ÉTANT ADMISSIBLES À UN PARRAINAGE DE
L’OCTA DOIVENT S’INSCRIRE DÈS QUE POSSIBLE ET AU PLUS TARD LE 06 FEVRIER EN UTILISANT LE LIEN SUIVANT :
____________________________________ …
LES PARTICIPANTS DES CARAÏBES SONT PRIÉS DE NOTER QU’ILS DOIVENT S’INSCRIRE SÉPARÉMENT À LA
CONFÉRENCE RÉGIONALE du 23 & 24 février ET AUX AUTRES MANIFESTATIONS DE LA SEMAINE. IL EST PRÉVU
QU’AU MOINS UN MEMBRE DE CHAQUE DÉLÉGATION DES CARAÏBES PARTICIPE AUX DEUX SÉRIES DE
MANIFESTATIONS.
I.
L’inscription à la Conférence régionale sur la programmation FED dans les Caraïbes aura lieu les 23 et
24 février 2015 de 08h00 à 08h45, au guichet d’accueil de la salle de conférence.
II.
L’inscription à la Conférence ministérielle aura lieu le jeudi 26 février 2015 de 07h30 à 08h15 au
guichet d’accueil de la salle de secrétariat de la conférence.
III.
L’inscription au Forum aura lieu le vendredi 27 février 2015 de 08h00 à 08h45 au guichet d’accueil de
la salle de secrétariat de la conférence.
IV.
Le calendrier détaillé des Réunions trilatérales sera communiqué en temps utile.
B. MODALITÉS DE SOUTIEN A LA PARTICIPATION DES DELEGUES PARRAINÉS
1. INDEMNITÉ JOURNALIÈRE ET TRANSPORTS LOCAUX
Une indemnité journalière sera versée aux participants parrainés et aux intervenants pour chaque nuit passée sur
place dans le contexte des manifestations :
L’indemnité journalière versée aux participants parrainés sera égale à la différence entre le tarif journalier officiel de
l’UE et le prix unitaire payé pour l’hébergement, les pauses café, les repas et les transferts locaux. Les participants
recevront l’indemnité en espèces et en USD lors de la manifestation, contre signature de la liste des participants et
présentation de documents justifiant les frais engagés (copie du passeport, originaux des cartes d’embarquement,
reçus).
Pour les intervenants (Ab), l’indemnité journalière couvrira l’hébergement, les transports locaux et les frais divers.
Les indemnités journalières seront versées par nuitée et pour le jour de l’intervention et le jour de l’arrivée aux Îles
Vierges britanniques (à condition que l’arrivée et l’intervention n’aient pas lieu le même jour).
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Les personnes qui participeront à la Conférence régionale des PTOM des Caraïbes, aux Réunions
trilatérales, au Forum PTOM-UE et à la Conférence ministérielle (Aa) recevront des indemnités
journalières pour un maximum de sept nuits.
Les personnes qui ne participeront qu’aux Réunions trilatérales, au Forum PTOM-UE et à la Conférence
ministérielle recevront des indemnités journalières pour un maximum de cinq nuits.
Les personnes qui ne participeront qu’à la Conférence régionale des PTOM des Caraïbes recevront des
indemnités journalières pour un maximum de quatre nuits.
Les intervenants (Ab) recevront des indemnités journalières pour un maximum de cinq nuits.
2. PAIEMENT DE L’INDEMNITÉ JOURNALIÈRE
Les participants parrainés recevront l’indemnité en espèces selon les règles suivantes, établies par le bailleur de
fonds :
 Les indemnités journalières sont justifiées par un reçu portant la signature du participant ;
 Les participants doivent présenter l’original de leur carte d’embarquement pour tous les déplacements
effectués ;
 Les participants doivent présenter une copie de leur billet de retour ;
 Les participants doivent présenter une photocopie de leur carte d’identité ; veuillez apporter une copie de
votre passeport ;
 Les participants doivent s’engager à envoyer l’original de leur carte d’embarquement lorsqu’ils auront
regagné leur pays d’origine.
3. TRANSPORTS
L’équipe d’assistance technique (EAT) prendra les dispositions nécessaires en ce qui concerne le transport (Budget 1
et 2 ligne A1), à partir d’une liste complète des participants qu’elle établira sur la base des formulaires d’inscription
reçus en réponse aux invitations à participer à la Conférence régionale, à la Conférence ministérielle et au Forum
PTOM-UE (voir section A).
Pour les participants de catégorie A, l’EAT s’occupera de la réservation, de l’achat et de l’envoi des billets pour le
voyage entre le lieu de résidence et les Îles Vierges britanniques. Dès que la liste des participants aura été
officiellement confirmée, un courriel sera envoyé à chacun d’eux pour connaître leurs préférences en matière de
transport. Les demandes des participants seront ensuite transmises au Coordinateur en appui aux manifestations et
à l’agence de voyage retenue. Le Coordinateur en appui proposera alors à chaque participant l’itinéraire le plus
pratique et le plus direct entre son lieu de résidence et l’île de Tortola (Îles Vierges britanniques).
Après confirmation de l’itinéraire proposé par les participants, la réservation finale sera confirmée et les billets
seront émis. La confirmation finale des réservations de transport sera envoyée par courriel à chaque participant,
avec des informations détaillées sur le vol (compagnie aérienne, programme de vol détaillé, heures locales de départ
et d’arrivée et limites de bagage). Les billets d’avion se présenteront sous la forme de billets prépayés. Ils couvriront
les taxes d’aéroport et, s’il y a lieu, les frais de mise à disposition des billets à l'aéroport de départ.
Les billets seront émis en classe économique. Si une classe supérieure est requise, la différence de prix entre la
classe économique et la classe supérieure sera à la charge du participant. Dans ce cas, au moment de la réservation,
le prix du billet le plus économique adapté aux préférences du participant sera communiqué à ce dernier et défini
comme étant le montant remboursable. Il appartiendra alors au participant d’acheter lui-même son billet et de
communiquer ses heures de départ et d’arrivée à l’EAT pour que la compagnie puisse organiser son service de
navettes depuis et vers l’aéroport. Après présentation de ses cartes d’embarquement, le participant sera remboursé
du montant préalablement convenu.
L’EAT fournira aux participants l’assistance nécessaire si des changements doivent être apportés aux billets. Les
demandes de modification de l’itinéraire de vol entraînant d’importants changements budgétaires, ainsi que les
demandes d’annulation, devront être approuvées ex ante par la Commission. Les participants qui souhaitent
organiser eux-mêmes leur voyage par transport maritime seront remboursés, si nécessaire, sur présentation du billet
original pour Road Town (Tortola) et des factures correspondantes. Avant d’acheter son billet, le participant se
mettra d’accord avec l’EAT sur un prix maximum, calculé sur la base d’un devis.
Indemnités liées aux transports : l’EAT s’efforcera de trouver les vols les plus directs possibles pour les participants
et, de manière générale, les indemnités journalières seront versées uniquement pour les nuits passées sur place
dans le contexte des manifestations. Des indemnités journalières supplémentaires seront versées à titre
exceptionnel aux participants des PTOM dont l’itinéraire comporte des escales obligatoires. L’EAT demandera à la
Commission d’approuver ex ante le montant des indemnités supplémentaires avant de prendre un quelconque
engagement avec des délégations des PTOM à ce sujet.
IMPORTANT
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Les cartes d’embarquement sont des documents importants qui doivent être transmis au
bailleur de fonds.

Si le participant a déjà payé son voyage, le remboursement sera effectué en euros, par
virement bancaire, sur présentation des cartes d’embarquement et des factures et conformément aux
procédures du FED (Fonds européen de développement). Le montant du remboursement sera calculé sur
la base du coût du vol le plus économique et le plus direct, au taux de change officiel de la CE en vigueur
au cours du mois du paiement. Si une classe supérieure est requise, la différence de prix entre la classe
économique et la classe supérieure sera à la charge du participant. Dans ce cas, au moment de la
réservation, le prix du billet le plus économique adapté aux préférences du participant sera communiqué
à ce dernier et défini comme étant le montant remboursable.
4. VISAS
L’EAT apportera son aide aux participants parrainés de façon qu’ils obtiennent leur visa dans les temps. Cette aide
consistera à leur fournir les informations, documents (lettre d’invitation personnalisée) et attestations d’assurancemaladie (Budget 1 et 2 ligne A1) nécessaires à l’obtention d’un visa.
Les ressortissants des pays suivants ont besoin d’un visa pour se rendre aux Îles Vierges britanniques.
Les personnes qui ont besoin d’un visa pour entrer aux Îles Vierges britanniques doivent en informer l’Équipe
d’assistance technique de l’OCTA aussi vite que possible, dans la mesure où les délégués peuvent se voir accorder
la possibilité de soumettre une demande d’exemption de visa aux fins de la participation à la conférence.
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Afghanistan
Albanie
Algérie
Angola
Arabie saoudite
Arménie
Azerbaïdjan
Bahreïn
Bélarus
Bénin
Bhoutan
Birmanie
Bosnie-Herzégovine
Burkina
Burundi
Cambodge
Cameroun
Cap-Vert
Chine (sauf Hong Kong)
Colombie
Comores
Congo (République démocratique)
Corée du Nord
Côte d’Ivoire
Cuba
Djibouti
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Guinée
Guinée équatoriale
Guinée-Bissau
Guyana
Haïti
Indonésie
Irak
Iran
Israël
Jamaïque
Jordanie
Kazakhstan
Kirghizistan
Koweït
Laos
Liban
Libéria
Libye
Macédoine
Madagascar
Mali
Maroc
Mauritanie
Moldavie
Mongolie
Monténégro
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Ouzbékistan
Pakistan
Pérou
Philippines
Qatar
République centrafricaine
République dominicaine
République turque de Chypre du Nord
Russie
Rwanda
Sao Tomé-et-Principe
Sénégal
Serbie
Slovaquie
Somalie
Soudan
Surinam
Syrie
Tadjikistan
Tchad
Territoires palestiniens occupés
Thaïlande
Togo
Turkménistan
Turquie
Ukraine
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Égypte
Émirats arabes unis
Érythrée
Éthiopie
Gabon
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Mozambique
Népal
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Vietnam
Yémen
Niger
Nigéria
Oman
Géorgie
Les points d’accès aux Îles Vierges britanniques sont San Juan, à Porto Rico (territoire des États-Unis), Saint Thomas,
dans les Îles Vierges des États-Unis (territoire des États-Unis), St Maarten et Antigua. Les visas de transit requis
doivent être demandés aussi vite que possible.
Les personnes qui se rendront aux Îles Vierges britanniques en régime de transit à partir d’un point d’entrée situé sur
le territoire américain pourront se voir réclamer une autorisation électronique de voyage dans le cadre du système
ESTA (Electronic System for Travel Authorization). Le formulaire de demande d’autorisation ESTA est disponible à
l’adresse https://esta.cbp.dhs.gov/.
Le personnel de l’Équipe d’assistance technique de l’OCTA sera présent dans la salle de secrétariat de l’EAT à l’hôtel
Maria’s by the Sea une heure avant et une heure après chaque manifestation ainsi que pendant les pauses pour
récupérer les documents et payer les indemnités journalières.
Conformément aux pratiques internationales, il sera demandé aux participants de verser un dépôt de garantie (50
dollars US par nuit) par carte de crédit à leur arrivée à l’hôtel. Les autres dépenses engagées par les participants lors
de leur séjour à l’hôtel (buanderie, mini bar, service en chambre et autres services, y compris les nuits
supplémentaires), seront à leur charge.
C. FRAIS POUR LES PARTICIPANTS NON PARRAINÉS
Pour les participants non parrainés, le projet de l’OCTA couvrira les frais suivants sur toute la durée des
manifestations : déjeuners, pauses café, accès à des lieux de réunion dotés de tous les équipements nécessaires,
dîner de gala de l’OCTA, documentation et accès à internet.
D. TRANSFERTS
Le transfert des participants parrainés sera assuré depuis l’aéroport international Terrance B. Lettsome, situé sur
Beef Island, Îles Vierges britanniques. L’ensemble des chefs de gouvernement et de délégation se verront accorder
un traitement VIP par le gouvernement des Îles Vierges britanniques. Les chefs de gouvernement et de délégation
seront accueillis à leur descente de l’avion, escortés au salon VIP, puis ils passeront le service des douanes et de
l’immigration. Un moyen de transport sera mis à leur disposition.
Les autres participants seront accueillis par nos hôtesses d’accueil, qui tiendront une pancarte portant l’inscription
« OCTA CONFERENCES AND FORUM ».
Les transferts seront groupés ; toutefois, des dispositions ont été prises pour limiter le temps d’attente à 30 minutes
maximum.
Les participants parrainés sont invités à utiliser uniquement les véhicules mis à disposition par l’Équipe d’assistance
technique de l’OCTA pour le transfert. Tout transfert organisé directement par le participant sans l’accord préalable
de l’Équipe d’assistance technique ne sera pas remboursé.
À l’aéroport international Terrance B. Lettsome, le point de rencontre est situé dans le hall des arrivées.
Si vous avez des difficultés pour trouver le point de rencontre ou l’hôtesse, veuillez composer les numéros
suivants :
Entreprise chargée des navettes : ______________
Organisateur de l’événement : Mrs Johanne MANDL, [email protected]
NB : Les participants non parrainés devront organiser eux-mêmes leur transfert.
E. LIEU DE RÉUNION ET HÉBERGEMENT
Les manifestations se dérouleront à l’hôtel Maria’s by the Sea, situé à Road Town, capitale des Îles Vierges
britanniques, sur l’île de Tortola (tél. : +284 494 2595 et site Internet : www.mariasbythesea.com). Néanmoins,
certains participants seront hébergés dans des hôtels voisins, à savoir le Mariner Inn et le Treasure Isle, tous deux
situés dans la capitale, Road Town, sur l’île de Tortola (Mariner Inn Hotel – Tél. : +284 494 2333 et site Internet :
www.bvimarinerinnhotel.com et Treasure Isle Hotel – Tél. : +284 494 2501 et site Internet :
www.treasureislehotelbvi.com).
Ces deux hôtels sont situés à environ 7 minutes de voiture du site des conférences. Des moyens de transport seront
mis à la disposition des délégués qui séjourneront dans ces hôtels.
Idéalement situé sur le port, l’hôtel Maria’s By the Sea présente le double avantage d’occuper une position centrale
dans la ville de Road Town et de jouir d’un point de vue magnifique sur le port et le chenal Sir Francis Drake. L’hôtel
est également situé au cœur du quartier économique et le complexe de l’administration centrale, qui abrite les
bureaux du gouvernement central, y compris ceux du Premier Ministre et du Gouverneur adjoint, ainsi que toutes
les administrations, est à une minute de marche. Enfin, l’hôtel est proche des marinas, des parcs, des musées, des
magasins et des restaurants ainsi que du terminal de ferries, d’où sont assurées les liaisons avec les autres îles.
L’hôtel est à 25 minutes de l’aéroport en voiture.
Équipements de l’hôtel
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Climatisation
Salles de conférence
Accès Internet
Services de buanderie et d’entretien
Piscine
Téléphone en chambre
Restaurant
Télévision
*Veuillez noter que toutes les chambres d’hôtel
dans les Îles Vierges britanniques sont non-fumeur
en vertu de la législation en vigueur.
L’OCTA offrira un dîner de gala le soir du 27 février, juste après la clôture du Forum PTOM-UE.
Cette soirée aura lieu au Peter Island Resort, un complexe balnéaire et thermal élégant et décontracté, niché dans
une oasis de tranquillité de plus de 700 hectares. L’île de Peter Island est située à huit kilomètres au sud de Tortola
et est desservie par ferry.
Le dîner sera servi à 19h30 et sera précédé d’un cocktail, qui commencera à 18h30.
Pour se rendre à Peter Island, les délégués prendront un ferry qui quittera le terminal à 18h00. Le transport jusqu’au
terminal et depuis le terminal sera assuré.
Dîner : menu fixe
Code vestimentaire : élégant
REPAS
Le petit-déjeuner sera servi dans la salle à manger de chaque hôtel.
Un buffet (pour le déjeuner) sera servi pour les participants dans les salles suivantes :
Date
Salle
Heure
Lundi 23 février
Salle à manger
13h00
Mardi 24 février
Salle à manger
13h00
Mercredi 25 février
Salle à manger
13h00
Jeudi 26 février
Salle à manger
13h00
Vendredi 27 février
Salle à manger
13h00
F. SALLES DE CONFÉRENCE
Toutes les réunions se tiendront au Centre de conférences de l’hôtel Maria’s by the Sea.
G. CONTACTS
Si vous avez besoin de renseignements complémentaires ou d’assistance, veuillez contacter :
AVANT LE DÉBUT DE LA MANIFESTATION
Mrs Johanne MANDL, [email protected]
Tel: +32 2 533 0860
PENDANT LA MANIFESTATION
Mrs Johanne MANDL, [email protected]
Climat : Les Îles Vierges britanniques jouissent d’un climat tropical typique des Caraïbes, tempéré par les alizés. La
température moyenne en février est comprise entre 20 et 32°C.
Le style vestimentaire est généralement décontracté, mais le port du maillot de bain est limité à la plage.
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L’Équipe d’assistance technique de l’OCTA vous souhaite un séjour plaisant et fructueux
dans les Îles Vierges britanniques.