Conception et développement d`une base de données.

Transcription

Ecole Nationale Supérieure
des Sciences de l'Information
et des Bibliothèques
Université
Claude Bernard
Lyon I
DESS Informatique Documentaire
Rapport de stage
Conception et Développement d’une Base
de Données
Marion MONATERI
Sous la direction de M. Christian GAY
Gay Environnement
Cabinet d’étude en hydrobiologie
Grenoble
Année 1998-1999
Conception et développement d’une nouvelle base de données
documentaire
Résumé et descripteurs
Résumé
Une entreprise se doit de toujours répondre au plus vite aux attentes de
ses clients. Le projet d’informatisation de la gestion de la documentation y
participe. Son objectif premier est, en effet, de faciliter et de rendre plus
rapide la recherche d’information, en particulier lors de la réalisation
d’études pour des clients. C’est ce projet qui m’a été confié au sein du
cabinet Gay Environnement.
Descripteurs
base de données, recherche documentaire informatisée, gestion de
l'information, logiciel documentaire
Abstract
It is the duty of an enterprise to always come up to its customers'
expectations as quickly as possible. The computerization plan for the
documentation management makes it possible. Its main aim is, indeed, to
make the data processing easier and faster, particularly during the
carrying out of the customers' study. It is this very plan I was entrusted
within the Gay Environnement office.
Keywords
database, computerized desk research, information management,
document retrieval software
Conception et développement d’une base de données - Marion Monateri 1999
1
Remerciements
J’adresse
mes
plus
sincères
remerciements
à
l’ensemble du Cabinet Gay Environnement. A Monsieur
Christian Gay pour m’avoir offert une structure d’accueil
pour mon stage, pour l’attention qu’il a portée à l’avancée
du projet, son souci de veiller à ce que rien ne manque. A
Madame Patricia Detrez pour sa disponibilité, son aide
précieuse pour démarrer le projet. A Monsieur JeanCharles Benedetti pour ses conseils. A Monsieur Felix
Börner pour m’avoir patiemment aidée lors de la
réorganisation de la bibliothèque. A Messieurs Marc
Insardi et Bruno Foroni pour l’accueil qu’ils m’ont
réservé.
Je tiens aussi à exprimer mes remerciements à
Mlle Christine Michel de l’Université Claude Bernard Lyon 1 pour avoir veillé avec attention au bon
déroulement du stage.
Merci aussi à toute la promotion 1998-1999
2
Table des matières
CHAPITRE I PRÉSENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE L’ENTREPRISE................................... 6
I - 1. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE ....................................................................................................................... 7
I - 1. 1. Les moyens humains.................................................................................................................................. 9
I - 1. 2. Fonctionnement et Organisation............................................................................................................... 9
I - 2 PRÉSENTATION DE LA DOCUMENTATION ........................................................................................................... 10
I - 3. PRÉSENTATION DU PROJET ............................................................................................................................... 12
I - 4. MÉTHODOLOGIE ............................................................................................................................................... 13
CHAPITRE II CONCEPTION DE L’APPLICATION ACCESS ......................................................................... 15
II - 1. MOYENS INFORMATIQUES ET TECHNIQUES ...................................................................................................... 16
II - 2. ANALYSE DES BESOINS.................................................................................................................................... 17
II - 3. ANALYSE CRITIQUE DE L’ANCIENNE BASE DE DONNÉES .................................................................................. 18
a. Les champs......................................................................................................................................................................18
b. La recherche d’information.............................................................................................................................................19
CHAPITRE III MISE EN ŒUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE DONNÉES ............................................... 21
III - 1. ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE DONNÉES ............................................................ 22
III - 1. 1. Objectif et Contenu ............................................................................................................................... 22
III - 1. 2. Structuration des informations ............................................................................................................. 23
III - 1. 3. Description des différents champs ........................................................................................................ 26
III - 1. 4. Normalisation des tables ...................................................................................................................... 27
III. 2. PRÉSENTATION DE LA BASE DE DONNÉES ........................................................................................................ 29
III. 2. 1 Les objets ................................................................................................................................................ 29
a. Collection des Tables ......................................................................................................................................................29
b. Collection des Requêtes ..................................................................................................................................................31
d. Collection des Formulaires .............................................................................................................................................32
e. Collection des Etats.........................................................................................................................................................32
f. Collection des Macros .....................................................................................................................................................33
III - 3. ACCÈS AUX INFORMATIONS ........................................................................................................................... 34
III. 3. 1. Les mots-clés .......................................................................................................................................... 34
III - 3. 2. Le Moteur de recherche........................................................................................................................ 34
3
III - 3. 3. La navigation........................................................................................................................................ 35
III - 3 .4. La sécurité des informations................................................................................................................. 35
III - 4. ELABORATION D’OUTILS D’AIDE .................................................................................................................... 36
III - 5. CONCLUSIONS................................................................................................................................................ 37
CHAPITRE IV ORGANISATION SPATIALE DE LA BIBLIOTHÈQUE ......................................................... 38
IV - 1. PRÉSENTATION DE LA BIBLIOTHÈQUE ............................................................................................................ 39
IV. 1. 1. Les moyens matériels.............................................................................................................................. 39
IV. 1. 2. Rangement.............................................................................................................................................. 39
IV. 1. 3. Numérotation.......................................................................................................................................... 39
CONCLUSIONS GÉNÉRALES ............................................................................................................................... 42
BIBLIOGRAPHIE..................................................................................................................................................... 44
ANNEXES................................................................................................................................................................... 46
4
Conception et Développement
d’une Base de Données
5
Chapitre I
Présentation du projet dans le cadre de
l’entreprise
Le projet du Cabinet Gay Environnement d'automatiser
son système d'information demande une connaissance
parfaite de sa documentation et de son utilisation. C'est
pourquoi, dans ce chapitre, seront exposés l'entreprise et
son mode de fonctionnement ainsi que la documentation et
l'usage qui en est fait.
6
I - 1. PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE
LE CABINET GAY ENVIRONNEMENT, bureau d’ingénierie spécialisé dans l’étude et
l’aménagement des écosystèmes aquatiques et de leurs milieux associés (vallée alluviale,
zones humides, nappe phréatique), dispose à ce jour d’une vingtaine d’années d’expérience
dans ce domaine. Il a bâti son expérience sur près de cinq cents références. Intervenant sur
tous les types d’eaux douces et milieux annexes des territoires métropolitain et d’outre-mer, il
réalise plus spécifiquement :
!
des diagnostics de qualité des eaux ou de qualité générale de milieux
!
des études d’environnement et d’impact dans le cadre de projets
d’aménagement ou d’équipement
!
des études de restauration, d’entretien et de valorisation des milieux
!
des études de création de milieux nouveaux
!
des études à caractère méthodologique pour mettre au point des techniques ou
protocoles d’investigation spécifiques aux hydrosystèmes
!
de la recherche appliquée à des aménagements pour en préciser les
conséquences environnementales et définir les actions à entreprendre pour réduire les effets
négatifs ou valoriser les milieux nouvellement créés
!
des études de recherche fondamentale sur le fonctionnement des hydrosystèmes
et leurs réponses à des modifications de leurs composantes
!
des stages de formation, de découverte et de sensibilisation au milieu naturel
Pour
d’autres disciplines qui complètent son activité, le
ENVIRONNEMENT fait appel à des partenaires spécialisés qu’il a sélectionnés.
CABINET
GAY
Les missions de Gay Environnement lui sont confiées par des maîtres d’ouvrages ou
d’œuvre aussi divers que Agences de l’eau, DDAF, DDE, DIREN, Syndicats d’équipement,
Industriels, Sociétés d’Ingénierie, Collectivités Territoriales et Locales, EDF, SNCF,
SCETAUROUTE, Sociétés Autoroutières, CETE, VNF,...
7
I - 1. 1. Les moyens humains
Le bureau d’étude est constitué de cinq consultants permanents :
Christian GAY
Directeur, chef de projets et superviseur des études
Docteur en écologie appliquée
Expérience : 20 ans
Marc INSARDI
Ingénieur d’études
Diplômé d’Etudes Approfondies en Ecologie des Eaux Continentales
Certifié en hydrologie, hydrogéologie
Jean-Charles BENEDETTI
Ingénieur d’études
Diplômé d’Etudes Approfondies en Hydrosystèmes
Montagnards et Méditerranéens
Expérience : 5 ans
Bruno FORONI
Technicien
Diplômé d’Etudes Hydrologiques et Hydrobiologiques
Spécialité hydrochimie
Patricia DETREZ
Technicienne
Maîtrise en Biologie des Organismes et des Populations
Expérience : 6 ans
Le cabinet Gay Environnement répond ainsi à une préoccupation générale : le suivi de
la qualité de l'eau et du milieu aquatique dans sa globalité.
8
I - 1. 2. Fonctionnement et Organisation
Le bureau d’études est un prestataire de services. Les études lui sont confiées de deux
façons. Dans un premier cas, le bureau est consulté directement par le client, dans un second
cas, il doit répondre à un appel d’offre diffusé par annonce sur le BOAMP (Bulletin Officiel
d’Annonces des Marchés Publics) .Le bureau d’études répond au cahier des charges du futur
client en faisant connaître ses compétences, les études réalisées dans le domaine, la
méthodologie qu’il va adopter pour répondre à la problématique ainsi qu’un projet chiffré.
Dans la très grande majorité des cas, il s’agit d’une réponse à un appel d’offre avec mise en
concurrence des différents bureaux d’études par le client.
Les études sont réalisées sur la base d’éléments provenant de trois sources possibles :
!
mesures et analyses de terrain
!
enquêtes auprès d’organismes compétents ou d’usagers
!
documents bibliographiques
L’exploitation de toutes ces données sera rendue dans un rapport d’étude fourni au
client dans un temps limité, souvent très court.
9
I - 2 PRÉSENTATION DE LA DOCUMENTATION
Le mode de fonctionnement du cabinet Gay (étude d'impact, dossiers de synthèse) lui
impose de travailler avec une documentation riche et variée.
Variée, car plusieurs points de vue doivent être abordés. Il est, en effet, nécessaire aux
membres du bureau d’étude d'avoir à leur disposition des informations concernant les données
sur les écosystèmes étudiés de même que les points techniques relatifs aux aménagements,
aux méthodes de travail, etc... Une proportion non négligeable de la bibliothèque est
constituée de documents envoyés par les différentes Agences de l'Eau : dossiers techniques,
dossiers de synthèses…
Le cabinet dispose, pour réaliser ses études, d’un fonds documentaire constitué
d’ouvrages : thèses, rapports d’étude, livres, documents techniques, périodiques,... qui, selon
l’utilisation qui en est faite dans le travail quotidien lors de la constitution de dossiers d’étude,
sont organisés en différentes rubriques.
Les rubriques sont les suivantes :
!
Ouvrages Généraux
!
Documents Techniques
!
Données sur les milieux (chimie, physique, biologie)
!
Documents de réglementation et de législation
!
Périodiques
Au total, la bibliothèque compte plus de 1800 documents.
Les ouvrages généraux, les réglementations et certains articles de périodiques sont
consultés tous les jours pour des renseignements ponctuels ou pour fournir des informations
d’ordre général dans les études ou les stages.
La consultation des documents techniques (y compris certains articles de périodiques)
sert lors de l’établissement des dossiers et pour connaître les techniques les plus appropriées à
pratiquer sur le terrain.
Les données concernent les plans d’eau et cours d’eau sur lesquels des études ont été
faites et qui servent de base pour apprécier l’évolution de paramètres physico-chimiques,
hydrobiologiques,... et pour apporter des informations d’ordre plus général (telle que la
situation géographique,...) indispensables avant de commencer une étude.
Avant chaque étude importante d'un cours d'eau ou d'un plan d'eau, les données,
précédemment recueillies, doivent donc être consultées. La bibliothèque, qui renferme entre
autres les études sur ces milieux, faites par les professionnels de ce domaine, est alors mise à
profit pour fournir toutes les informations nécessaires. Les informations techniques viennent
appuyer les connaissances des membres du bureau. Les renseignements alors requis sont très
spécialisés. C'est là qu'intervient la base de données.
10
En effet, le nombre de documents est trop important pour que chaque membre du
bureau ait connaissance de tous et sache où trouver les renseignements. Grâce à une
description précise du contenu des documents par des mots-clés et descripteurs, il est possible
de retrouver les documents indispensables à la poursuite de l'étude.
11
I - 3. PRÉSENTATION DU PROJET
Depuis plusieurs années, le Cabinet Gay Environnement prévoit d'avoir un système
d'information automatisé performant dans le cadre de son activité de consultation.
L'accès à l'information doit en effet être rapide et efficace. Rapide car l'étude doit être
faite dans un temps limité, efficace car cette information doit intégrer tous les documents
pertinents pour l'étude à un moment donné mais doit se limiter à ces documents pertinents,
c'est à dire empêcher le bruit.
Le projet comporte deux étapes bien distinctes dans le temps mais très liées dans la
réalisation. Il s'agit en effet de créer une nouvelle base de données sous ACCESS, travail plus
spécifiquement documentaire et informatique d'une part, et d'autre part de réorganiser
matériellement la bibliothèque. Le lien entre les deux étant de retrouver très facilement et
rapidement les informations issues de la base de données dans la bibliothèque.
12
I - 4. MÉTHODOLOGIE
Il est nécessaire avant de poursuivre plus avant dans l'exposé, d'expliquer
succinctement la méthodologie que j'ai adoptée pour mener à bien le projet au sein du Cabinet
Gay Environnement.
L'analyse de l'existant a représenté la première étape de mon travail. Cela m'a permis
de comprendre ce qui manquait au système existant pour satisfaire les besoins de l'entreprise :
!
Analyse du système développé et prise de connaissance de la documentation,
!
Analyse des besoins
Ces informations réunies, j'ai pu modéliser ce que serait la future base de données. Le
modèle conceptuel des données doit répondre aux exigences précises de l'entreprise (temps
limité ,…) et tenir compte des contraintes imposées par les documents (différents types,
techniques, données…).
La nouvelle base de données devrait donc permettre :
!
une organisation réfléchie des informations tant spatialement (dans la base de
données) que logiquement (à l'intérieur même du système automatisé d'informations),
!
des moyens d'accès à l'information efficaces et performants,
!
un environnement convivial, facile d'utilisation tant pour la recherche de
données que pour la saisie future.
13
Chronologiquement, mon travail s'est présenté de la manière suivante :
juin
Analyse de l'existant
Modèle conceptuel
juillet-mi août
mi août-septembre
Conception / développement
Organisation spatiale de la
bibliothèque
! prise en main de la
documentation
! maquette
! constitution des formulaires
! réorganisation des documents
! étude du système utilisé
! réunions avec l’équipe pour
finaliser l’outil
! programmation
! numérotation
! discussion avec l'équipe
Les premières semaines du stage ont été consacrées à la familiarisation avec l’ensemble de la documentation :
!
savoir quels sujets sont abordés dans les documents
!
quelle est l’origine des informations
!
s’il y a une hiérarchie dans la qualité informative des documents
Familiarisation aussi avec le classement existant dans la bibliothèque ainsi qu’avec la base de données Access préexistante.
J’ai ainsi débuté le projet proprement dit, par une ébauche de la future application, en mettant à plat toutes les données à ma
disposition. Une réunion qui s’était déroulée avant le stage m’avait permis, auparavant, de définir les principaux besoins du bureau et
ses attentes.
14
Chapitre II
Conception de l’application Access
Dans ce chapitre seront abordées les différentes étapes qui
ont participé à la conception de la base de données ainsi que
l'analyse critique du système existant.
15
II - 1. MOYENS INFORMATIQUES ET TECHNIQUES
Les moyens informatiques du Cabinet Gay Environnement sont importants si l'on
considère la taille de l’entreprise. Il dispose en effet de sept postes de travail : six Mac et deux
PC. L'un des deux PC, dont l'achat a été avancé pour rendre son utilisation possible pendant mon
stage, a servi à la création de la base de données.
Lors d'une réunion antérieure au début du stage, l'ordre du jour a porté sur le matériel
informatique nécessaire à la conception de la nouvelle base de données. Il a été décidé alors de
l'achat du PC et du logiciel. La discussion a notamment conduit à l'achat d'un logiciel
documentaire ou l'achat d'un logiciel de création d'application type base de données.
Financièrement la première option ne pouvait pas être retenue. En effet, la taille de l'entreprise ne
permet pas de rentabiliser un tel achat, la quantité de documents et son usage ne justifiaient pas
l'utilisation d'un logiciel documentaire. La seconde option a donc été retenue, le choix s’est porté
sur ACCESS, parmi les bases de données relationnelles, pour faciliter la récupération des données
déjà saisies, en effet le système existant est sous ACCESS (version 2.0). La suite MS Office 97
comprenant ACCESS 97 (version 8.0) a donc été achetée : cette nouvelle version tournant plus
vite et offrant des fonctionnalités plus évoluées.
16
II - 2. ANALYSE DES BESOINS
Pour définir avec précision les besoins du Cabinet Gay Environnement, il m'a paru
essentiel d'organiser une réunion dans laquelle chacun pourrait présenter les éléments qui lui
paraissent importants à développer dans la nouvelle base de données. Tous les points de vue
exprimés, nous avons pu ensemble établir les grandes lignes du projet. Mon rôle étant alors
d’indiquer aux membres du cabinet, ce qu'il est possible de faire et ce qui ne l'est pas, de
présenter des solutions comme compromis aux différentes suggestions.
A partir des informations ainsi recueillies et de l'étude approfondie de la documentation, il
m'a été possible de concevoir une maquette présentant les fonctionnalités de la future base de
données. Cette maquette a été distribuée à tous, une nouvelle réunion a permis d'y apporter des
modifications. Des éléments à ajouter ont été proposés au vu des fonctionnalités de la base de
données présentées dans la maquette.
Ainsi, il est ressorti de l'analyse des besoins les objectifs suivants :
!
nécessité de scinder la documentation en cinq rubriques distinctes qui équivalent à
des étapes différentes ou des utilisations différentes dans le travail d'étude du cabinet.
!
redéfinir les mots-clés et les descripteurs : deux niveaux différents de descripteurs.
!
la recherche de documents automatisée (le point essentiel) : pour un travail plus
rapide, plus pertinent dans les réponses, l'édition et l'impression dans un format déterminé,
homogène des documents issus de la recherche.
!
permettre une classification, organisation de la bibliothèque en conséquence.
!
atteindre une facilité d'utilisation.
Je me suis fixé aussi comme objectifs la convivialité et l'attractivité.
L'analyse des besoins s'est fondée en outre sur l'étude fine du système existant afin de
savoir sur quels points importants il convenait d’orienter la construction de la nouvelle base de
données.
17
II - 3. ANALYSE CRITIQUE DE L’ANCIENNE BASE DE DONNÉES
Le projet de base de données du Cabinet Gay Environnement date de plusieurs années.
Dans l'entreprise, personne n'a la charge spécifique de la documentation, l'ancienne base de
données a été développée sous ACCESS par un des membres du bureau afin de faciliter la
recherche documentaire, mais par manque de temps et de connaissances suffisantes dans le
domaine des sciences de l'information, la base de données présente de nombreuses lacunes.
Les paragraphes suivants ont pour objectif d'exposer ces lacunes.
II - 3. 1. Organisation des données
a. Les champs
Les renseignements concernant les documents ont été saisis dans une table. Les champs de
cette table sont les suivants :
!
numéro de rubrique,
!
auteur,
!
année,
!
titre,
!
mots-clés
Le numéro de rubrique est un numéro qui équivaut au rangement de la bibliothèque. Les
ouvrages dans la bibliothèque sont répartis dans une vingtaine de rubriques qui portent un
numéro, repris dans la base de données. Ce numéro est le seul élément de repérage dans la
bibliothèque pour retrouver un document ; il faut donc ensuite passer en revue tous les documents
de cette rubrique pour trouver celui ou ceux qui font l'objet de la recherche.
Les “ titre ”, “ auteur ” et “ année ” ont été saisis sans qu’aucune règle n’ait été adoptée,
les données ne sont donc pas homogènes, en particulier en ce qui concerne le nom d'auteur
(majuscule, minuscule, prénom ou absence de prénom).
Dans le champ “ mots-clés ” sont énumérés les termes descripteurs des documents. Ces
descripteurs sont trop nombreux (parfois une dizaine) à la fois génériques (telle que “ méthode ”
ou “ technique ” ) et spécifiques (tels que le nom des cours d’eau ou des départements), en
utilisant trop de synonymes. De ce fait la recherche par mots-clés est parfois infructueuse. Le
système ainsi développé ne peut pas permettre l’obtention de résultats pertinents.
18
b. La recherche d’information
La démarche de recherche dans la base de données, repose sur une requête. Son grand
défaut est que rien n'est préconçu. A chaque interrogation de la base de données il faut créer sa
propre requête. Ceci a de nombreux inconvénients : l’environnement est très peu convivial, il est
difficile d'utilisation pour qui ne connaît pas le mode de fonctionnement d'ACCESS, et demande
du temps (il faut sélectionner le champ, taper le mot recherché entre astérisques et guillemets,
puis sélectionner un autre champ, etc...) ; de plus, l'édition des données après la recherche n'est
possible que par exportation sous Word (procédure longue et complexe).
Il s’agit donc d’un système très limité par le fait que tous les termes descripteurs (tous les
niveaux) sont regroupés dans un seul champ. Ceci rend la recherche par croisement des termes de
requête difficile. Il faut, chaque fois, penser à choisir le champ de la table sur lequel va porter la
recherche, or son nom n'apparaît pas. Les champs ne sont désignés que par 1, 2, 3, 4, 5 (1 pour
numéro de rubrique, 2 pour auteur, 3 pour année, 4 pour titre, 5 pour mots-clés).
Le champ mots-clés n'est pas rempli pour tous les documents, l'interrogation sur les motsclés ne portera donc pas sur l’intégralité des documents.
La base de données précédemment réalisée avait donc :
!
un formulaire unique, très succinct puisque les champs n’ont pas de titre
(seulement 1, 2, 3, 4, 5) et pourvu d’une zone de texte pour chacun des champs ;
Ce formulaire sert à la saisie et la consultation, un des gros inconvénients est l’absence
totale de protection des données, tout peut être effacé ou modifié
19
!
une table unique ;
ainsi qu’une requête, à construire, pour interroger les documents
L'analyse de l'ancienne base de données a ainsi été réalisée, en occupant la place d’un
utilisateur désirant réaliser une recherche de documents, puis celui du spécialiste des systèmes
d'information, ceci afin de déterminer les erreurs à ne pas faire et les modifications à apporter.
Il est donc apparu que l'ancienne base de données présentait de nombreux points délicats,
parmi eux, des points très importants tels que :
!
sécurité des données,
!
facilité d'utilisation,
!
convivialité,
qui font partie des nouveaux objectifs.
Suite à cette analyse, il apparaît assez clairement que le système existant ne peut pas
répondre aux besoins exprimés par l'entreprise. Il a donc été décidé de redémarrer à zéro pour la
construction de la nouvelle base de données, et de rapatrier les données saisies depuis l'ancienne
base de données.
La conception de la nouvelle base de données s’est faite par étapes successives à partir
d'entrevues, puis de maquettes de façon à veiller à ce qu'aucun des objectifs initiaux ne soit omis.
20
Chapitre III
Mise en œuvre de la nouvelle base de données
Les étapes successives de la mise en œuvre de la nouvelle
base de données sont expliquées dans ce chapitre. De la
définition des objectifs à atteindre à sa présentation aux
futurs utilisateurs, chaque étape de l’élaboration de ce
nouveau système d’information automatisé, de recherche et
d’archivage de données, demande une importante réflexion,
ainsi qu’une interactivité constante avec les utilisateurs
ultérieurs.
Tous les éléments de cette réflexion sont ici rapportés.
21
III - 1. ETAPES DE LA MISE EN OEUVRE DE LA NOUVELLE BASE DE
DONNÉES
L’élaboration et la conception d’une application Access suit un schéma général. Avant de
définir une base de données, il est nécessaire d’en tracer les grandes lignes. Le schéma suivi est
celui expliqué dans le Guide d’utilisateur - Access 97 (1) ; il est le suivant :
!
étape 1 : Objectif et contenu
!
étape 2 : Structuration des informations
!
étape 3 : Description des différents champs
!
étape 4 : Normalisation des tables
Ces différentes étapes ont pour but de dessiner la future structure de la base de données et
de savoir ainsi quels éléments y interviendront et sous quelle forme.
III - 1. 1. Objectif et contenu
L’étape 1 a nécessité la collaboration des membres du bureau d’étude. Il s’agit de définir
le but de la création de la base de données, les informations qu’elle doit intégrer et l’exploitation
qui va être faite de ces données.
L’objectif essentiel du projet d’informatisation de la gestion de la bibliothèque est
d’améliorer, en terme de qualité d’information et en terme de temps, la recherche de documents et
de données nécessaires à la réalisation des études, pour ainsi faciliter la gestion et l’exploitation
des données. Ce système doit aussi accompagner le travail de saisie et d’édition.
Ces informations, contenues dans la base de données, servent à décrire les documents, en
particulier en ce qui concerne les informations qu’ils renferment ; le but étant, grâce à quelques
termes choisis, qu'on ait une idée générale du contenu du document.
L’exploitation qui va être faite de ces données est tout aussi importante dans la création de
l’application. Il est indispensable, en effet, de savoir sur quel type d’information va porter
l’interrogation, le résultat attendu d’une recherche et les moyens qu'il faut mettre en œuvre pour
cela.
22
III - 1. 2. Structuration des informations
La deuxième étape a pour objectif de déterminer les champs qui vont être nécessaires à
l'exploitation des données, définie dans l'étape précédente.
Les informations vont être réparties dans différents champs. Ces champs doivent être
définis avec précision, de façon à ce que les données soient bien structurées pour permettre
ensuite au système de les archiver correctement et de retrouver les informations lors des
recherches.
L'aspect particulier dans la conception de cette base de données réside dans le fait qu'il
n'existe qu'un seul type de données : celles relatives aux documents.
Au départ, un document dans la base de données doit contenir les informations suivantes :
!
Titre
!
Auteur
!
Année
!
Numéro
Ce qui décrit l'ouvrage.
Outre ces données, des informations complémentaires doivent permettre de savoir assez
précisément ce que contient l'ouvrage : le sujet traité, à quel niveau de connaissances il appartient
(général, techniques précises, etc.…).
Les champs suivants répondent à ces besoins :
!
N° doc_lettre
!
Thème
!
CE/PE (cours d’eau/plan d’eau)
!
Mots-clés (CE1, CE2…) (cours d’eau 1, cours d’eau 2,…)
!
Descripteurs (1,2,3,4)
Les champs ont été définis ainsi :
!
N°doc_lettre
Ce numéro correspond au numéro affiché sur le document dans la bibliothèque (dans les
armoires). La première lettre renseigne sur la rubrique à laquelle appartient le document, la
deuxième sur le thème (sauf en ce qui concerne les périodiques, cf. plus bas). Le numéro qui suit
est attribué selon la date de publication du document, puis par ordre alphabétique du titre pour les
documents qui sont de la même année.
23
N°doc_lettre :
la 1 ère lettre est la première lettre du terme constituant la rubrique
la 2e lettre est la première lettre du terme constituant le thème
N°doc_chiffre : dans l’ordre défini ci-dessus, de 0001 à 9999 pour chaque combinaison de
lettres.
Ces deux champs ont un masque de saisie. Il faut donc saisir 2 lettres puis 4 chiffres, soit :
“ LL0000 ”
!
Thème
Le thème sert à subdiviser la rubrique
!
CE/PE
Ce champ permet de spécifier si le document concerne des techniques relatives aux cours
d’eau ou aux plans d’eau ou aux deux.
Dans le cas des périodiques, il permet de spécifier si l’article traite de cours d’eau ou de
plans d’eau ou des deux.
!
Mots-clés
Les mots-clés permettent de définir le ou les centres d’intérêt principaux du document.
Pour chacune des rubriques, il est possible d’avoir plusieurs mots-clés ; des listes prédéfinies, et
néanmoins modifiables, sont proposées selon les sujets qui peuvent être abordés dans les
rubriques.
Dans les formulaires de présentation des résultats des recherches ainsi que dans les états,
le champ “ Mots-clés ” est unique et rapatrie les différents types de mots-clés pour qu’ils
apparaissent comme une liste dans ce champ. C’est pourquoi ce champ est défini de la manière
suivante : pour entrer les valeurs de plusieurs champs de la table DOCUMENT dans un même
champ d'un formulaire, il faut, dans la zone de texte, entrer l'expression combinant les différents
champs : soit : “ =[Nom1] & ", " & [Nom2] & ", " & [Nom3] & ", " & [Nom4] etc... ”
Mais, si un ou des champ(s) peuvent ne pas avoir de valeur, il faut utiliser “ VraiFaux ”
pour ne retourner la valeur du champ que si elle existe. L'expression devient alors :
“ =VraiFaux(EstNull([Nom1]);"";[Nom1] & ", ") & VraiFaux(EstNull([2]);"";[2] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([3]);"";[3] & ", ") & VraiFaux(EstNull([4]);"";[4]), etc... ”
L’expression VraiFaux se lit de la manière suivante : si la première partie de l’expression
est vraie (EstNull([Nom...])), alors la valeur prise en compte est ce qui est compris entre les
guillemets (""), dans ce cas rien, sinon la valeur prise en compte est la troisième partie de
l’expression soit : [Nom...] suivi de virgule + espace.
!
Descripteurs
24
Les descripteurs sont destinés à décrire avec plus de précision le document. Leur
combinaison (rubrique, thème et mots-clés) rend la description unique pour chaque document.
Pour chacune des rubriques, les descripteurs sont au nombre de quatre. Il n’est pas
forcément nécessaire de les remplir tous. La liste disponible correspond aux descripteurs déjà
saisis.
!
Auteur(s)
Pour la saisie des noms et prénoms des auteurs, la règle suivante a été adoptée :
Nom1 P1., Nom2 P2., Nom3 P3., etc... (pour les prénoms composés : J.M., )
!
Année
L’année est codée sur quatre chiffre. Mais il n’existe, pour ce champ aucun masque de
saisie, il est donc possible d’y faire figurer 2 années, séparées par un trait d’union, par exemple.
!
et les champs spécifiques aux périodiques
La table regroupant l'ensemble des informations se présente alors de la façon suivante :
25
Il convient dès lors de préciser un point important. Microsoft Access est un système de
base de données relationnelles. Or, dans le cas de la base de données développée, il n'a été créé
aucune relation entre les tables. Toutes les informations nécessaires appartiennent à une seule
table, les fonctionnalités d'Access ont été utilisées essentiellement pour la présentation générale,
la structuration des données et la programmation, mais le système développé au final n'est pas
relationnel. Du fait de l’absence de données redondantes, il est apparu inutile d'établir des
relations.
III - 1. 3. Description des différents champs
Les champs sont définis de la manière suivante :
N°document
N°doc_lettre
clé primaire de la table
N°doc_Chiffre
Il en est de même pour tous les champs de la table DOCUMENT.
26
III - 1. 4. Normalisation des tables
Des tables complémentaires à la table document sont nécessaires pour réaliser le projet de
la base de données. Parmi les options qui se présentaient, les menus déroulants "listes de choix"
m’ont paru les plus adaptés :
!
gain de temps pour la saisie des termes,
!
pas d'erreur de frappe,
!
une orthographe unique (éviter St Hélène, Ste Hélène, Sainte Hélène et les tirets)
Les données nécessaires au menu déroulant sont entrées dans des tables, il existe donc :
!
une table CE/PE/mots-clés généraux/descripteurs
!
une table pour désigner si le document est relatif au CE ou au PE
!
une table thèmes
!
une table noms de revues
Une requête permet d'acheminer les termes voulus vers la liste du menu :
Voici, en exemple, la requête donnant lieu au menu déroulant des thèmes relatifs
aux Données :
SELECT DISTINCTROW THEME.Thème
FROM THEME
WHERE (((THEME.Rubrique) Like "D*"))
ORDER BY THEME.Thème;
Les listes de choix sont particulièrement intéressantes pour les champs fréquemment
utilisés, dans lesquels les données sont souvent redondantes (plusieurs documents ayant le même
nom de cours d'eau par exemple) et pour la rapidité, puisqu'il suffit de saisir les quelques
premières lettres pour faire apparaître le mot entier dans le champ.
Une fois ces étapes préliminaires bien définies, une phase supplémentaire est nécessaire
dans le cas de la bibliothèque, c'est l'adéquation avec l'organisation spatiale des documents.
27
La base de données ne constitue pas en elle-même une source d'information, elle permet la
gestion informatisée de la bibliothèque, mais les documents physiques doivent aussi être d'un
accès facile, et ce, indépendamment de l'application.
Organisation logique et organisation spatiale de la bibliothèque ne peuvent donc pas être
dissociées.
C'est pourquoi, il est important de bien faire apparaître, dans la base de données, la
distinction entre les rubriques : ouvrages généraux, données, techniques, périodiques,
réglementation, tous étant les grands thèmes de la base de données.
Pour les études du cabinet Gay Environnement, les documents les plus importants sont les
données et les techniques. Les recherches effectuées porteront donc, dans la majorité des cas, sur
ces rubriques. Les ouvrages généraux ne seront que plus rarement recherchés car ils sont moins
nombreux, donc plus connus. La recherche dans la base de données est de ce fait moins
indispensable. C'est pourquoi la réflexion au sujet des mots-clés, des formulaires, des champs, a
principalement porté sur les données et les techniques, ce qui explique que les formulaires s'y
rapportant soient plus élaborés.
28
III. 2. PRÉSENTATION DE LA BASE DE DONNÉES
III. 2. 1 Les objets
a. Collection des Tables
!
Table DOCUMENT
Table principale de la base, elle contient tous les enregistrements. Ci-dessous, la liste de
tous les champs des enregistrements :
29
!
Table CE/PE
Cette table, de même que les suivantes, n’est pas reliée à la table DOCUMENT ; elle ne
sert qu’à alimenter une requête destinée à des menus déroulants. Ces menus déroulants sont ceux
des champs CE/PE des formulaires concernant Techniques et Périodiques.
!
Table MOTS-CLES
!
Table NomRevue
Cette table sert à alimenter une requête destinée au menu déroulant présentant la liste des
noms des revues déjà enregistrées dans la base.
!
Table THEME
30
b. Collection des Requêtes
!
“ CE/PE_P ” et “ CE/PE_T ” sont les requêtes servant aux menus déroulants
CE/PE des formulaires sur les Techniques et les Périodiques.
!
“ Descripteurs ” permet d’extraire de la table MOTS CLES les termes répondant
au critère : “ Type de mot-clé ” = “ général ”.
!
“ DiagnosticT ”, “ fauneD ”, “ floreD ”, “ gestionT ”, “ MCG ”, “ nomAgence de
l'eau ”, “ nomCE ”, “ nomPE ”, “ Titre revue ” alimentent les menus déroulants des différents
mots-clés de chacun des formulaires en tirant les informations de la table MOTS CLES.
!
“ ListeDonnées ”, “ ListeGeneraux ”, “ ListePeriodiques ”, “ ListeTechniques ”
sont les requêtes d’après lesquelles sont créés tous les états de la base. Elles permettent de fournir
à l’objet Access “ état ” les données de la table DOCUMENT nécessaires pour afficher les
résultats des recherches.
!
“ Données ”, “ OGénéraux ”, “ Périodiques ”, “ Réglementations ”, “ Techniques ”
permettent de faire la sélection sur la rubrique.
!
“ thèmeD ”, “ thèmeT ”, “ thèmeP ”, “ thèmeR ”, “ thèmeG ” alimentent le menu
déroulant du champ Thème pour chacune des rubriques.
31
d. Collection des Formulaires
Leur création a demandé un temps assez long : répartition des champs sur l'écran, accès
aux fonctions par la souris ainsi que par le clavier, homogénéisation des couleurs des différents
formulaires (une par rubrique et une par fonction : recherche, saisie, consultation/édition)
e. Collection des Etats
32
f. Collection des Macros
!
“ Autoexec ” est la macro permettant l’ouverture de la base directement sur le
Menu Bibliothèque. Elle est exécutée automatiquement à l’ouverture de la base.
!
“ Enr1°_D ”, ..., “ EnrSuiv_T ” sont rattachées aux boutons de navigation des
formulaires de Consultation/Edition des diverses rubriques.
!
“ Res1°_D ”, ..., “ ResSuiv_T ” sont rattachées aux boutons de navigation des
formulaires de présentation des résultats des recherches des diverses rubriques.
!
les autres macros servent à passer d’un formulaire à un autre, leur action précise
apparaît dans l’annexe 3 : “ Plan d’organisation de la base ”.
33
III - 3. ACCÈS AUX INFORMATIONS
III. 3. 1. Les mots-clés
Les éléments les plus importants de cette base de données, pour la recherche (qui en est le
but essentiel) sont les mots-clés.
La difficulté, en ce qui les concerne, est que le Cabinet est intéressé par différents aspects
traités dans un seul ouvrage. Les mots-clés sont donc nombreux, il en faut pour les cours d’eau,
les plans d’eau, la faune, la flore, le diagnostic, et la gestion. Ces types de mots-clés sont
différents selon s'il s'agit de Données, Techniques ou d’Ouvrages Généraux. Le choix a été fait en
commun d'intégrer plusieurs champs mots-clés différents dans les formulaires de façon à pouvoir
faire des recherches multicritères (par exemple à la fois sur un cours d’eau et un plan d’eau dans
le cas des barrages). Entre les critères de sélection, l'opérateur booléen est "ET", l'interrogation de
la base se fait donc en choisissant dans les mots-clés (CE, PE, faune…). Il est possible de
sélectionner un mot dans chaque liste. Ainsi, un terme par type de mots-clés est possible, ce qui
ne constitue pas une limite à la recherche car lors de l'exploration des documents pour une étude,
l'interrogation ne va porter que sur un mot-clé par rubrique (ex : recherche de tous les documents
existant dans la bibliothèque relatif à un cours d’eau particulier).
En revanche, à la saisie, plusieurs champs pour une même rubrique de mots-clés sont
disponibles de façon à répondre au besoin des documents concernant plusieurs cours d’eau ou
plans d’eau, ou plusieurs techniques différentes,… Ces différents mots-clés apparaîtront dans les
formulaires de consultation/édition où ils sont rassemblés dans un seul champ mot-clé et séparés
par des virgules, de même que les descripteurs.
Ces mots-clés et descripteurs occupent le premier rang en ce qui concerne la recherche.
C'est en effet généralement par eux que va s'effectuer la sélection des documents de la base de
données.
III - 3. 2. Le Moteur de recherche
La recherche est donc la fonctionnalité la plus importante de la base de données. C'est la
partie qui a demandé le plus de temps. En effet, ACCESS dispose d'un système de requêtes mais
les formulaires créés sont trop évolués pour permettre la prise en charge des termes de la
recherche par ces requêtes. Il a donc fallu créer des programmes rattachés aux différents
formulaires pour jouer le rôle de moteur de recherche.
34
Ces programmes sont développés sous le langage VisualBasic dans les procédures
événementielles dont le lancement est commandé par un bouton "lancer la recherche". Ces
procédures événementielles sont rassemblées dans l’annexe 4
La programmation m'a posé quelques difficultés au début. Mes connaissances dans ce
domaine n'étaient pas assez grandes pour me permettre de programmer aisément les requêtes des
formulaires de recherche, aussi ai-je procédé en plusieurs étapes, en cherchant des informations
dans l'aide en ligne, ainsi que dans les aides en version papier, les guides de Microsoft Office1.
J'ai alors pu apprendre beaucoup grâce aux exemples d'application. C'est ainsi que j'ai complété
petit à petit mes lignes de programme et amélioré la performance du moteur de recherche. Il m'a
fallu demander de l'aide pour un débogage lié, entre autres, à des problèmes de guillemets. Plus
j'avançais dans la programmation, plus j'étais capable d'augmenter la complexité de la prise en
charge des mots-clés dans la recherche et ainsi satisfaire les besoins du bureau et apporter un plus
par mon expérience de recherche documentaire informatisée.
Parmi les prérogatives des consultants du Cabinet Gay Environnement figurait l'édition
des informations issues de la recherche : pour répondre à ces besoins, des états ont été créés
évitant ainsi l'exportation vers un fichier Word ou d’un autre format. A la suite d'une recherche,
les documents, répondant aux critères de sélection, apparaissent à l'écran sous forme de fiches,
consultables une par une. A partir de là, il est possible de visualiser l'ensemble des
renseignements sur ces documents dans une liste (état dont la mise en page est prédéfinie)
imprimable. Il est ainsi très facile d'aller dans la bibliothèque chercher tous les documents qui
correspondent à la recherche puisque leur numéro y figure.
III - 3. 3. La navigation
Conçue comme un logiciel documentaire, la nouvelle base de données se devait de permettre une
navigation aisée entre les différents types de documents. Pour ce faire, des boutons de commande,
derrière lesquels tournent des macros, sont attachés aux formulaires de menus donnant ainsi accès
aux différents autres formulaires. Pour avoir une idée plus précise de la façon dont s’enchaînent
menus et formulaires, l’annexe 1 peut être consultée : “ Manuel Utilisateur ”
III - 3 .4. La sécurité des informations
La protection des informations enregistrées se fait en empêchant la modification des
champs des formulaires autres que le formulaire de saisie. De plus, à l’ouverture de ce dernier
apparaît un message avertissant que ce menu est dédié à l’enregistrement de nouvelles données.
1
cf. les références bibliographiques (2) et (3)
35
III - 4. ELABORATION D’OUTILS D’AIDE
Afin d’assurer un suivi de la maintenance de la base de données, j’ai décidé de rédiger
deux fascicules. L’un d’eux, “ Manuel Utilisateur ” (cf. annexe 1), est destiné aux usagers de
l’application, leur expliquant pas à pas comment avancer dans les formulaires. L’autre fascicule,
“ Structure de la base ” (cf. annexe 2), s’adresse plus particulièrement au futur administrateur de
la base de données.
Il m’a paru indispensable, en effet, de fournir aux usagers de l’application que j’ai créée
des outils d’aide à son exploitation et à sa gestion. Je me suis inspirée, pour ce faire, du Guide
Utilisateur Access 97, notamment pour l’aspect visuel, puisque j’y ai inséré de nombreuses
saisies d’écran. Le Manuel Utilisateur est un guide de prise en main de la base de données. Les
actions de chacun des boutons de commande sont expliquées ainsi que le rôle des formulaires.
Dans “ Structure de la base de données ” j’ai exposé les informations nécessaires à la
compréhension de la gestion de la base de données. Cette application pourra ainsi être modifiée
dans les années futures au gré de l’évolution des besoins du bureau d’étude.
36
III - 5. CONCLUSIONS
La rédaction de ce mémoire précéde la présentation officielle de l’application développée
aux futurs utilisateurs. Il est donc difficile d’établir une analyse sur son utilisation.
La base de données a d’ores et déjà fait ses preuves pour ce qui est de la saisie, de la
recherche et de la sortie de listes de documents, pour des renseignements ponctuels. Elle sera
testée par l’entreprise, dans les jours à venir, dans le cadre d'études nécessitant la consultation de
documents qui renferment des données puis de documents techniques spécifiques à l’étude.
Au final, la base de données s'organise selon l’organigramme présenté en annexe 3 :
“ Plan d'organisation de la bibliothèque ”.
Elle recense tous les documents du bureau d'étude, assure la saisie de nouveaux
documents grâce à des formulaires de saisie conviviaux, faciles à utiliser du fait des menus
déroulants,… Elle permet, en outre, l'interrogation multicritère de l'ensemble des documents, puis
la présentation, sous forme de fiches ou de liste, des documents ainsi sélectionnés.
Cette application présente l'avantage d'une navigation aisée entre les différents
formulaires ( les formulaires de menu et les formulaires liés aux tables) et également facilitée par
les couleurs ( une par fonction, et une par type de document).
Au terme de sa conception, la base de données réalisée permet de satisfaire tous les
besoins exprimés à l’origine, par les consultants de Gay Environnement, augmentés par les
propositions que j'ai faites et qui ont été adoptées.
37
Chapitre IV
Organisation spatiale de la bibliothèque
Le système de gestion informatisée des documents ainsi
créé doit être complété par l’organisation physique de la
bibliothèque afin d’assurer au mieux l’accessibilité des
documents.
L’agencement de la bibliothèque doit être en adéquation
avec la répartition des documents adoptée dans la base de
données, de façon à ce qu’ils soient repérés rapidement à la
suite de l’interrogation de l’application Access.
38
IV - 1. PRÉSENTATION DE LA BIBLIOTHÈQUE
IV. 1. 1. Les moyens matériels
La bibliothèque n’est pas, à proprement parler, une pièce à part mais est constituée de cinq
armoires disposées au centre du bureau.
L’achat de serre-livres supplémentaires a été décidé de façon à permettre la séparation des
ouvrages en sous-thèmes ; ceux-ci facilitent le repérage et permettent l’utilisation de la
bibliothèque indépendamment de la base de données Access.
Pour l’étiquetage nous avons utilisé une machine à étiqueter qui permet d’imprimer les
étiquettes une par une. Pour aller plus vite nous avons décidé d’imprimer des planches
d’étiquettes, réalisées sous Excel, sur le même modèle.
Les fantômes sont représentés par des feuilles cartonnées de couleur vive. Certains
documents peuvent être considérés comme appartenant à plusieurs rubriques. Dans la base de
données ils apparaissent donc plusieurs fois : par exemple à la fois dans les Données et dans les
Techniques, ces documents ont donc deux numéros. Dans la bibliothèque, leur rangement
nécessite de leur attribuer une place unique, ils occupent ainsi la place de l’un des numéros,
l’autre numéro étant attribué au fantôme qui porte son numéro et le numéro de renvoi au
document réel.
Sur l’intérieur des portes sont collées les listes à remplir par les emprunteurs : n°
document, titre document, date, nom de l’emprunteur.
IV. 1. 2. Rangement
La réorganisation complète de la bibliothèque nécessite de sortir les ouvrages. Il a donc
fallu attendre que les consultations soient moins fréquentes, c’est-à-dire essentiellement au cours
du mois d’août. Il a donc été indispensable d’établir un planning des tâches à effectuer de façon à
limiter au maximum l’indisponibilité des documents et à tout organiser dans cette courte durée.
Il s’est donc agi :
!
de rassembler les documents selon leur rubrique et sous-rubrique, voire en
subdivision plus fine encore
!
de prévoir la place occupée par chacune des rubriques en tenant compte
- de leur position stratégique d’accessibilité (les ouvrages les moins
consultés devant occuper les endroits les moins faciles à atteindre)
- des documents qui vont intégrer la bibliothèque à l’avenir
39
!
de vérifier, et dans certains cas modifier, les mots-clés et les descripteurs
!
de numéroter les documents : double étiquetage (sur la tranche et sur la page de
titre intérieure). Pour cette tâche, j’ai pu disposer de l’aide précieuse de deux personnes du
bureau.
La bibliothèque est ainsi organisée :
Une armoire est réservée aux ouvrages généraux, dans laquelle on trouve toutes les sousrubriques :
- invertébrés
- poissons
- flore
- etc,…
Ce qui constitue en tout trois cents documents.
Il en est de même pour la documentation technique, répartie en deux sous-rubriques :
Diagnostic et Gestion, elles-mêmes subdivisées, pour faciliter la recherche dans la bibliothèque
sans passer par la base de données. Soit cinq cent soixante documents.
Dans le cas des “ Données ”, cinq sous-rubriques seulement sont nécessaires : Cours
d’eau, Plans d’eau, Agences de l’eau, Hydrologie, SDVP ; il est à noter que tout n’a pas été
intégré à la base de données parmi ces trois dernières. Au total plus de huit cents documents
composent la rubrique “ Données ”.
Actuellement, seuls cent trente articles des cinq revues constituant la rubrique des
périodiques ont été répertoriés.
Quant aux documents de réglementation et de législation, ils intégreront plus tard la base
de données.
En tout près de deux mille documents vont constituer la base de données.
IV. 1. 3. Numérotation
Lors de la réorganisation de la bibliothèque, la préparation de la numérotation s’est avérée
être l’étape la plus délicate. Un format a été défini dans la base de données ; il est le suivant : LL 0000 (i.e. deux lettres suivies de quatre chiffres) ce qui permet de pouvoir entrer 9999 documents
par sous-rubriques et qui confère au système une puissance importante. Il était indispensable de
créer un système de numérotation capable d’assurer l’entrée de nouveaux documents ; or
certaines rubriques en contiennent déjà près de cinq cents, il était donc nécessaire d’avoir quatre
chiffres.
40
La difficulté vient du fait qu’il faut allier la facilité d’accès aux documents les plus
consultés, à la disposition des différentes sous-rubriques, selon le nombre de documents qui les
composent. Ceci tout en conservant une logique dans la numérotation. Ainsi les techniques sont
divisées en deux sous-rubriques (Diagnostic et Gestion) qui apparaissent dans la base de données,
au contraire de la subdivision en thèmes dont le découpage n’apparaît que dans la bibliothèque.
S’est alors posé le problème de la numérotation. Il était impossible de tout numéroter dans l’ordre
de 0001 à 9999 chacune des deux sous-rubriques car à l’entrée d’un nouveau document il
deviendrait impossible de lui faire intégrer son thème. Le système de numérotation adopté a donc
été le suivant, le chiffre des milliers désigne le thème auquel le document appartient :
exemple :
0001 à 0999 pour TD Qualité (Techniques Diagnostic
Qualité)
1001 à 1999 pour TD Pollution, ...
Ce qui permet encore de faire entrer de nombreux documents dans la base.
Cette numérotation est saisie dans la base de données Access. Il est désormais possible de
faire une recherche multicritère sur l’ensemble des documents et de les repérer rapidement dans la
bibliothèque. L’objectif de l’entreprise a été atteint, j’ai apporté des éléments supplémentaires,
notamment dans la recherche, après avis des futurs usagers, pour augmenter les capacités du
système.
41
Conclusions générales
S’il fallait dresser un bilan du déroulement de mon stage
au sein du Cabinet Gay Environnement il serait assurément
très positif. Cette expérience en milieu professionnel m’a
permis, en effet, de développer de nombreux aspects de la
formation suivie au DESSID, tout en enrichissant mes
connaissances dans ma formation première, la biologie.
J’ai eu, lors de ce stage, l’opportunité d’exploiter presque
toutes les compétences acquises au DESSID et de les
approfondir. Access bien sûr, mais aussi le langage SQL,
utilisé pour réaliser les requêtes dans les procédures
événementielles, l’algorithmique et la programmation pour
ces mêmes procédures. Les cours de M. Michel-Duthel m’ont
aidée pour réaliser un système convivial et faciliter la
navigation. Enfin mon expérience en recherche documentaire
informatisée, en tant qu’utilisateur de systèmes, m’a permis
de mener à bien ce projet, en tant que concepteur cette fois,
pour satisfaire les besoins de l’entreprise et donner mon avis
sur des points à développer afin d’améliorer la recherche
d’information.
J’ai pu, en outre, apprendre à conduire un projet, depuis
sa phase de discussions préliminaires, puis autour d’une
42
maquette sous forme papier, jusqu’au produit informatique
final.
Avant que le projet, faisant l’objet de mon stage, ne
débute, il n’existait rien d’autre que huit cent quatre vingt dix
documents saisis dans une table. Ces données, remaniées et
enrichies sont aujourd’hui le noyau d’une base de données
qui assure la saisie, la consultation et l’édition de documents,
ainsi que la recherche d’information, ce qui représente sa
fonction principale. Ceci s’appuie sur une organisation
rigoureuse de la bibliothèque physique, gérée en parallèle.
Ainsi, l’entreprise Gay Environnement dispose aujourd’hui
d’un système d’information automatisé, de recherche et
d’archivage de données. L’application que j’ai conçue et
développée va permettre au bureau d’étude de réaliser, avec
encore plus d’efficacité les travaux qui lui sont confiés par ses
clients.
43
Bibliographie
44
(1)
RADKE Horst-Dieter., Guide de l’utilisateur Microsoft Access 97, Paris : Micro
Application, 1999
(2)
Guide de l’utilisateur Microsoft Access - Système de gestion de bases de données
relationnelles pour Windows, Microsoft Corporation, 1994
(3)
Comment créer des applications Microsoft Access - Système de gestion de bases
de données relationnelles pour Windows, Microsoft Corporation, 1994
45
Annexes
46
Table des annexes
MANUEL UTILISATEUR.........................................................................................................................................I
STRUCTURE DE LA BASE............................................................................................................................. XXIX
PLAN D’ORGANISATION DE LA BASE......................................................................................................... XLI
PROCÉDURES ÉVÉNEMENTIELLES ......................................................................................................... XLVI
47
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Conception et développement d’une base de données -–Annexes - Marion Monateri 1999
I
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Manuel
Utilisateur
Bibliothèque
Marion Monateri
1999
II
Annexe 1
Manuel Utilisateur
CHAPITRE I - COMMENT UTILISER LA BASE DE DONNÉES...................................................................IV
# MENU BIBLIOTHÈQUE ......................................................................................................................................... IV
## Menu Recherche...........................................................................................................................................V
### Formulaire Recherche des Données ( ou Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages
généraux) ........................................................................................................................................................... VI
#### Formulaire Résultats de la Recherche des Données ( ou Techniques ou Périodiques ou
Réglementations ou Ouvrages généraux) ......................................................................................................... VII
##### Etat Résultats Recherche “ Données ” ( ou Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou
Ouvrages généraux).........................................................................................................................................VIII
## Menu Saisie................................................................................................................................................ IX
### Formulaire Saisie des Données ( ou Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages
généraux) ........................................................................................................................................................... XI
## Menu Consultation/Edition ................................................................................................................... XVIII
### Formulaire Consultation/Edition des Données ( ou Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou
Ouvrages généraux)......................................................................................................................................... XIX
#### Etat Liste des “ Données ” ( ou Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages
généraux) .......................................................................................................................................................... XX
CHAPITRE II - LES CHAMPS DES FORMULAIRES ...................................................................................XXI
I. N° DOCUMENT.................................................................................................................................................. XXI
1. Données........................................................................................................................................................ XXI
2. Techniques ................................................................................................................................................... XXI
3. Périodiques .................................................................................................................................................. XXI
4. Réglementations ..........................................................................................................................................XXII
5. Ouvrages Généraux ....................................................................................................................................XXII
II. CE/PE ............................................................................................................................................................ XXII
1. Techniques ..................................................................................................................................................XXII
2. Périodiques .................................................................................................................................................XXII
III. THÈME .........................................................................................................................................................XXIII
1. Données..................................................................................................................................................... XXIII
2. Techniques ................................................................................................................................................ XXIII
3. Périodiques ............................................................................................................................................... XXIII
4. Réglementations ........................................................................................................................................ XXIII
5. Ouvrages Généraux .................................................................................................................................. XXIII
IV. MOTS-CLÉS ..................................................................................................................................................XXIV
1. Données.......................................................................................................................................................XXV
2. Techniques ..................................................................................................................................................XXV
3. Périodiques ................................................................................................................................................XXVI
4. Réglementations .........................................................................................................................................XXVI
5. Ouvrages Généraux ...................................................................................................................................XXVI
V. DESCRIPTEURS ............................................................................................................................................ XXVII
VI. AUTEUR(S) ................................................................................................................................................ XXVII
VII. ANNÉE...................................................................................................................................................... XXVII
VIII. LES CHAMPS SPÉCIFIQUES AUX PÉRIODIQUES .........................................................................................XXVIII
Titre revue ...................................................................................................................................................XXVIII
Tome/Volume + Volume/Numéro................................................................................................................XXVIII
N° page .......................................................................................................................................................XXVIII
III
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Chapitre I - Comment utiliser la base de données
La base de données de la bibliothèque est enregistrée sous Access. Son ouverture est
déclenchée en cliquant sur l’icône « Bibliothèque » sur le bureau.
# Menu Bibliothèque
Dès son ouverture la base de données est programmée pour afficher directement le menu
général, “ Menu Bibliothèque ” qui est la page d’accueil de la “ bibliothèque virtuelle ” :
porte : quitter
Access
Trois sous-menus sont proposés :
RECHERCHE
SAISIE
CONSULTATION / EDITION
ainsi qu’une porte sur laquelle il suffit de cliquer pour quitter l’application et revenir au
bureau Windows ou à une autre application ouverte, un message de confirmation “ Sortir de la
bibliothèque ” s’affiche alors :
IV
Annexe 1
Manuel Utilisateur
## Menu Recherche
Le bouton “ RECHERCHE ” du Menu Bibliothèque mène au Menu Recherche qui sert à
sélectionner des documents dans la base de données en utilisant un ou plusieurs critères.
Dans ce menu cinq rubriques de documents sont disponibles. Pour faire des recherches sur
les documents relatifs aux :
DONNEES
TECHNIQUES
PERIODIQUES
REGLEMENTATIONS
OUVRAGES GENERAUX
+ une flèche pour retourner au menu bibliothèque
+ une porte pour quitter l’application (avec le message de confirmation “ Sortir de la
bibliothèque ”)
V
Annexe 1
Manuel Utilisateur
### Formulaire Recherche des Données ( ou Techniques ou
Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages généraux)
Le bouton “ DONNEES ”, ou TECHNIQUES ou PERIODIQUES ou
REGLEMENTATIONS ou OUVRAGES GENERAUX, du Menu Recherche mène au formulaire
de recherche de la rubrique choisie. En exemple : le formulaire de recherche relatif aux
DONNEES
NB : en chapitre II : explications sur les champs utilisés dans les différents formulaires.
Ce formulaire vous permet de saisir les critères de sélection que vous désirez pour faire
votre recherche dans les documents de la base de données. Les champs pourvus d’une flèche
disposent d’un menu déroulant qui propose les différentes options possibles pour ce champ.
La navigation entre les champs peut se faire soit avec la souris, soit à l’aide de la touche
de tabulation. Pour les menus déroulant : ALT + $ permet d’afficher la liste du menu. Il est
possible, une fois la liste du menu affichée, de taper la ou les première(s) lettre(s) du mot
recherché dans la liste pour le faire apparaître plus rapidement plutôt que d’utiliser l’ascenceur.
Ceci est surtout utile pour les grandes listes telles que celle des cours d’eau,... (taper “ rh ” % liste
au niveau des cours d’eau commençant par Rh)
+ bouton de retour au menu de recherche
+ bouton de lancement de la recherche avec les critères de sélection saisis. Ce bouton
mène au formulaire présentant les résultats de la recherche : “ Formulaire Résultats de la
Recherche des * ”. Ce bouton est attaché à un petit programme qui sert de moteur de recherche
dans la base de données. Entre chaque critère l’opérateur “ ET ” permet de faire la sélection. Plus
le nombre de critères saisis est grand, plus la sélection sera fine.
VI
Annexe 1
Manuel Utilisateur
#### Formulaire Résultats de la Recherche des Données ( ou
Techniques ou Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages généraux)
Dans ce formulaire, apparaissent tous les renseignements disponibles dans la base,
concernant les documents répondant aux critères de recherche. Les documents sont présentés un
par un, sous forme de fiche de renseignements, et sont triés, selon leur rubrique + thème, par
année puis par titre
+ bouton “ Nouvelle Recherche ” qui permet d’accéder au formulaire de recherche de
documents (même rubrique que pour la recherche précédente ; pour en changer il faut remonter
au menu Recherche et choisir la rubrique désirée). Faire une nouvelle recherche permet :
1/ d’affiner la recherche si le nombre de documents correspondant aux
critères saisis est trop important, ou de modifier la recherche s’il y a trop peu ou pas de document
2/ d’effectuer une nouvelle recherche en changeant tous les critères par
d’autres. Dans ce cas il est possible d’effacer d’un coup tous les critères saisis en remontant au
menu recherche et en choisissant la même rubrique.
+ boutons de navigation entre les documents sélectionnés : le fait de passer la souris sur
ces boutons (sans cliquer) fait apparaître un texte d’information sur leur action
|< permet d’atteindre le premier document parmi ceux sélectionnés par le moteur de recherche
<
”
document précédent
”
>
”
document suivant
”
>|
”
dernier document
”
VII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
+ bouton “ Aperçu avant impression ” qui mène à une feuille de présentation des données
sélectionnées :
##### Etat Résultats Recherche “ Données ” ( ou Techniques ou Périodiques ou
Réglementations ou Ouvrages généraux)
Liste des documents sélectionnés, classés par rubrique et thème, puis par année et titre
boutons de la fenêtre
générale de la base de
données
La navigation entre les feuilles se fait avec les boutons situés en bas à gauche de la
fenêtre. Le nombre de pages est indiqué en bas à droite de cette feuille.
Les intitulés de la feuille sont les mêmes que ceux du formulaire de présentation des
résultats. La liste peut être imprimée en cliquant sur “ Imprimer ” dans le menu “ Fichier ”.
Remarque : 1 clic sur la feuille permet d’en avoir un aperçu dans sa totalité
Pour fermer cette feuille : cliquez sur la croix en haut à droite
comme pour toute
application sous windows. Cette fermeture ramène au formulaire “ Résultats Recherche “ * ” ”
NB : Mise à part la feuille de présentation des résultats, il n’est pas nécessaire de fermer
les fenêtres. En effet, les boutons d’accès aux formulaires (Retour Menu *,...) sont attachés à des
macros qui contiennent l’action fermer formulaire pour fermer le formulaire ouvert avant
d’accéder au suivant.
VIII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
## Menu Saisie
Le bouton “ SAISIE ” du Menu Bibliothèque mène au “ Menu Saisie ” qui sert à
enregistrer des données dans la base.
Ce menu est précédé d’une boîte message vous avertissant que vous allez, dans ce menu,
modifier la table contenant les enregistrements de la base de données.
Le bouton “ OK ” ouvre le Menu Saisie, le bouton “ Annuler ” vous ramène au Menu
Bibliothèque d’où vous choisirez un autre menu.
Dans ce menu, cinq rubriques de documents sont disponibles pour saisir les documents
relatifs aux : DONNEES
TECHNIQUES
PERIODIQUES
REGLEMENTATIONS
OUVRAGES GENERAUX
IX
Annexe 1
Manuel Utilisateur
bibliothèque ”)
Les formulaires reliés au Menu Saisie sont un des moyens disponibles pour alimenter la
base de nouveaux documents, ou modifier ou supprimer des enregistrements existants. L’autre
moyen étant d’alimenter la base directement en saisissant dans la table DOCUMENT.
La table DOCUMENT se présente sous la forme suivante :
Cette table a l’inconvénient de rassembler tous les champs sans faire la distinction entre
les différentes rubriques, et est donc susceptible d’entraîner des erreurs dans le remplissage des
champs lors de la saisie.
Il est donc conseillé d’utiliser les formulaires de saisie pour entrer de nouveaux
enregistrements dans la base.
X
Annexe 1
Manuel Utilisateur
### Formulaire Saisie des Données ( ou Techniques ou Périodiques ou
Le
bouton
“ DONNEES ”
ou
TECHNIQUES
ou
PERIODIQUES
ou
REGLEMENTATIONS ou OUVRAGES GENERAUX mène au formulaire de saisie de la
rubrique choisie, en exemple : le formulaire de saisie relatif aux DONNEES
L’alimentation de la base de données correspond à l’alimentation de la table
DOCUMENT qui contient tous les enregistrements.
Il est possible d’enregistrer de nouveaux documents en utilisant le formulaire
soit en “ mode formulaire ”
soit en “ mode feuille de données ”.
Pour utiliser ce mode, cliquez sur “ Mode feuille de données ” dans le menu “ Affichage ”
de la barre de menus.
XI
Annexe 1
Manuel Utilisateur
La feuille de données, qui apparaît alors, se présente sous la forme suivante : (l’exemple
présenté est celui des Données)
Les champs à remplir sont les mêmes qu’en mode formulaire, pour passer d’un champ à
un autre vous pouvez utiliser, au choix, la souris ou la touche de tabulation.
Attention, quel que soit le mode utilisé, à chaque passage au champ suivant, Access
enregistre automatiquement, dans la table DOCUMENT, les données entrées. En cas d’erreur
dans un enregistrement en cours, sur un champ ou sur la totalité de l’enregistrement, cliquez sur
“ Annuler Champ/Enregistrement en cours ” dans Edition de la barre de menus.
☛ Certains documents ont été enregistrés plusieurs fois dans la base, c’est ce que l’on
appelle les fantômes. Il peut y avoir deux causes à ces multi-enregistrements :
soit les documents font référence à un nombre de cours d’eau supérieur à trois ou à
un nombre de plans d’eau supérieur à deux
soit les documents relèvent à la fois de la rubrique Données et de la rubrique
Techniques
XII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Remarque : Tous les champs ne sont pas obligatoires, en particulier les mots-clés, qui sont
nombreux pour convenir à chaque document.
Le formulaire de saisie possède en outre un bouton Retour Menu Saisie
XIII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
☛ Cas particulier des champs possédant un menu déroulant :
Pour ces champs, il est nécessaire, avant ou après la saisie, d’alimenter, en plus de la table
DOCUMENT (via le formulaire), la table à partir de laquelle sont créées les listes des menus
déroulants. La description de ces tables et de leurs champs est disponible dans le fascicule
Stucture de la base au chapitre I.
Pour alimenter ces tables, cliquez sur “ BIBCGE : Base de données ” dans le menu
Fenêtre de la barre de menus :
Puis sur l’onglet “ Table ” :
Choisissez alors la table que vous désirez alimenter parmi celles qui vous sont proposées
dans cet onglet ; un double clic sur son icône l’ouvre. Elle est prête à recevoir les nouveaux
termes, les pages suivantes expliquent comment sont structurées ces tables.
XIV
Annexe 1
Manuel Utilisateur
& Cas de la table MOTS CLES :
double cliquez sur la table “ MOTS CLES ”, les noms des trois champs à remplir apparaissent en
haut de l’écran : “ Type mot-clé ”, “ Désignation ” et “ Rubrique ”.
Pour entrer de nouveaux mots-clés cliquez sur !', situé en bas de l’écran, sur la gauche,
de façon à atteindre une ligne vide. Vous pouvez alors remplir les trois champs de la table :
(dans “ Type mot clé ” indiquez CE pour un cours d’eau,
PE pour un plan d’eau,
Agence de l’eau,
faune,
flore,
général pour un descripteur,
gestion,
diagnostic (la lettre qui suit sert à donner un ordre
d’apparition dans la liste du menu déroulant : “ B ” pour la faune, “ D ” pour la flore, “ A ” pour
les autre sujets.
Pour ce qui est des listes de mots-clés (“ 1 ”, “ 2 ”, “ 3 ”) des ouvrages généraux, les
lettres indiquées dans le champ “ Type mot clé ” servent à créer un ordre d’apparition des termes
dans la liste : “ A ” s’il s’agit de faune, “ C ” pour la flore, “ E ” pour le reste, à l’intérieur de ces
subdivisions le tri est alphabétique.
(dans “ Désignation ” indiquez le terme que vous désirez entrer comme mot-clé
(dans “ Rubrique ” indiquez
D s’il s’agit de données
T s’il s’agit de techniques
G pour les mots-clés des ouvrages généraux
XV
Annexe 1
Manuel Utilisateur
& Cas de la table THEME :
Vous ne devriez pas à avoir à modifier la table mais si un thème manquait procédez de la
manière suivante :
double cliquez sur la table THEME, les noms des deux champs à remplir apparaissent en
haut de l’écran : Thème et Rubrique.
Pour entrer de nouveaux thèmes cliquez sur !', situé en bas de l’écran, sur la gauche, de
façon à atteindre une ligne vide. Vous pouvez alors remplir les deux champs de la table :
(dans “ Thème ” indiquez le nom du thème que vous désirez ajouter à la liste existante
(dans “ Rubrique ” indiquez
D s’il s’agit de données
T s’il s’agit de techniques
G pour les thèmes des ouvrages généraux
XVI
Annexe 1
Manuel Utilisateur
& Cas de la table NomRevue :
double cliquez sur la table NomRevue, le nom du champ à remplir apparaît en haut de
l’écran : Titre revue.
Pour entrer de nouveaux titres de revue cliquez sur 4*, situé en bas de l’écran, sur la
gauche, de façon à atteindre une ligne vide. Vous pouvez alors remplir le champ de la table :
(dans “ Titre revue ” indiquez le nom de la revue que vous désirez ajouter à la liste
existante
XVII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
## Menu Consultation/Edition
Le bouton “ CONSULTATION / EDITION ” du Menu Bibliothèque mène au menu
Consultation/Edition qui sert à la consultation de l’ensemble des documents de chaque rubrique
et à l’édition puis l’impression des listes de ces documents.
Dans ce menu, cinq rubriques de documents sont disponibles pour consulter, éditer et
imprimer les documents relatifs aux : DONNEES
TECHNIQUES
PERIODIQUES
REGLEMENTATIONS
OUVRAGES GENERAUX
bibliothèque ”)
XVIII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
### Formulaire Consultation/Edition des Données ( ou Techniques ou
Périodiques ou Réglementations ou Ouvrages généraux)
Le bouton : DONNEES, ou TECHNIQUES ou PERIODIQUES ou
REGLEMENTATIONS ou OUVRAGES GENERAUX, du formulaire “ Consultation/Edition des
* ” mène au formulaire de consultation et édition de la rubrique choisie, en exemple : le
formulaire de consultation/édition relatif aux DONNEES
La présentation et le tri sont les mêmes que pour les formulaires présentant les résultats de
recherche mais aucune sélection n’est faite. Les documents disponibles au “ feuilletage ” sont
tous ceux de la base de données en fonction de la rubrique désignée dans le menu précédent.
+ bouton “ Retour Menu Edition ” : pour choisir une autre rubrique ou remonter plus haut
dans les menus
+ boutons de “ navigation ” entre les enregistrements
+ bouton “ Aperçu avant impression ” donnant accès à la liste, prête à être imprimée, des
documents de la rubrique choisie : “ Etat Liste des * ”, présenté à la page suivante.
XIX
Annexe 1
Manuel Utilisateur
#### Etat Liste des “ Données ” ( ou Techniques ou Périodiques ou
Liste des documents triés par année et titre
boutons de la fenêtre
générale de la base de
données
fermeture de la feuille
nombre de pages
navigation entre les feuilles
Pour imprimer : Fichier + Imprimer
Pour fermer : Fichier + Fermer ou cliquez sur la
croix
XX
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Chapitre II - Les champs des formulaires
I. N° document
Ce numéro correspond au numéro affiché sur le document dans la bibliothèque (dans les
armoires). La première lettre renseigne sur la rubrique à laquelle appartient le document , la
deuxième sur le thème (sauf en ce qui concerne les périodiques, cf plus bas). Le numéro qui suit
est attribué selon la date de publication du document puis par ordre alphabétique du titre pour les
documents qui sont de la même année.
N°doc_lettre : la 1ère lettre est la première lettre du terme constituant la rubrique
la 2ème lettre est la première lettre du terme constituant le thème
N°doc_chiffre : dans l’ordre défini ci-dessus, de 0001 à 9999 pour chaque combinaison de
lettres.
Ces deux champs ont un masque de saisie. Il faut donc saisir 2 lettres puis 4 chiffres, soit :
“ LL0000 ”
1. Données
Ainsi, pour les données on aura :
DA (pour Agence de l’Eau) puis les nombres de 0001 à 9999
DC (pour cours d’eau)
”
DH (pour hydrologie)
”
DP (pour plan d’eau)
”
DS (pour SDVP)
”
2. Techniques
TD (pour diagnostic) puis les nombres de 0001 à 9999
TG (pour gestion)
”
3. Périodiques
Pour les périodiques la deuxième lettre correspond, non pas à la rubrique, mais au titre de
la revue
PH (pour Hydroécologie appliquée) puis les nombres de 0001 à 9999
XXI
Annexe 1
Manuel Utilisateur
PR (pour Revue Française des Sciences de l’Eau)
”
4. Réglementations
5. Ouvrages Généraux
GE (pour écologie) puis les nombres de 0001 à 9999
GP (pour poissons)
”
GI (pour invertébrés)
GF (pour faune (autre))
”
GL (pour flore)
”
GH (pour physico-chimie/Pollution/Eutrophisation)
”
GV (pour voies de communication) ”
GD (pour divers)
”
II. CE/PE
Ce champ ne concerne que les techniques et les périodiques
1. Techniques
Ce champ permet de spécifier si le document concerne des techniques relatives aux cours
d’eau ou aux plans d’eau ou aux deux.
2. Périodiques
Ce champ permet de spécifier si l’article traite de cours d’eau ou de plans d’eau ou des
deux.
XXII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
III. Thème
Le thème sert à subdiviser la rubrique
1. Données
Cours d’eau
Agence de l’Eau
Hydrologie
SDVP
Plan d’eau
2. Techniques
Diagnostic
Gestion
3. Périodiques
*Divers
Hydrologie
Agence de l'eau
Invertébrés
Cours d'eau
Physico-
Diagnostic
Plan d'eau
Ecologie
Poissons
Faune (autre)
SDVP
Flore
Voies de communication
Gestion
4. Réglementations
Ecologie
Poissons
Invertébrés
XXIII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
Faune (autre)
Flore
Physico-Chimie/Pollution/Eutrophisation
Voies de communication
*Divers
IV. Mots-clés
Les mots-clés permettent de définir le ou les centres d’intérêt principaux du document.
Pour chacune des rubriques, il est possible d’avoir plusieurs mots-clés ; des listes prédéfinies, et
néanmoins modifiables, sont proposées selon les sujets qui peuvent être abordés dans les
rubriques.
Dans les formulaires de présentation des résultats des recherches ainsi que dans les états,
le champ “ Mots-clés ” est unique et rappatrie les différentts types de mots-clés pour qu’ils
apparaissent comme une liste dans ce champ. C’est pourquoi ce champ est défini de la manière
suivante : Pour entrer les valeurs de plusieurs champs de la table DOCUMENT dans un même
champ d'un formulaire, il faut, dans la zone de texte, entrer l'expression combinant les différents
champs : soit : “ =[Nom1] & ", " & [Nom2] & ", " & [Nom3] & ", " & [Nom4] etc... ”
Mais, si un ou des champ(s) peuvent ne pas avoir de valeur il faut utiliser “ VraiFaux ”
pour ne retourner la valeur du champ que si elle existe. L'expression devient alors :
“ =VraiFaux(EstNull([Nom1]);"";[Nom1] & ", ") & VraiFaux(EstNull([2]);"";[2] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([3]);"";[3] & ", ") & VraiFaux(EstNull([4]);"";[4]), etc... ”
L’expression VraiFaux se lit de la manière suivante : si la première partie de l’expression
est vraie (EstNull([Nom...°)), alors la valeur prise en compte est ce qui est compris entre les
guillemets (“), dans ce cas rien, sinon la valeur prise en compte est la troisième partie de
l’expression soit : [Nom...] suivi de virgule + espace
Dans le cas de la base les expressions sont donc pour chaque rubrique :
DONNEES “ =VraiFaux(EstNull([Faune]);"";[Faune] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([CE1]);"";[CE1] & ", ") & VraiFaux(EstNull([CE2]);"";[CE2] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([CE3]);"";[CE3] & ", ") & VraiFaux(EstNull([PE1]);"";[PE1] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([PE2]);"";[PE2] & ", ") & VraiFaux(EstNull([Flore]);"";[Flore]) ”
TECHNIQUES
“ =VraiFaux(EstNull([Diagnostic1]);"";[Diagnostic1]
&
",
")
&
VraiFaux(EstNull([Diagnostic2]);"";[Diagnostic2]
&
",
")&
VraiFaux(EstNull([Gestion1]);"";[Gestion1]
&
",
")&
VraiFaux(EstNull([Gestion2]);"";[Gestion2] & ", ") ”
PERIODIQUES
“ =VraiFaux(EstNull([Faune]);"";[Faune] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([CE]);"";[CE] & ", ") & VraiFaux(EstNull([PE]);"";[PE] & ", ") &
XXIV
Annexe 1
Manuel Utilisateur
VraiFaux(EstNull([Flore]);"";[Flore]) & VraiFaux(EstNull([AE]);"";[AE] & ",
&
",
")
&
",
VraiFaux(EstNull([Gestion1]);"";[Gestion1]
&
",
VraiFaux(EstNull([Gestion2]);"";[Gestion2] & ", ") ”
")
&
&
")&
")&
OUVRAGES GENERAUX“ =VraiFaux(EstNull([MC1]);"";[MC1] & ",
") & VraiFaux(EstNull([MC2]);"";[MC2] & ", ") & VraiFaux(EstNull([MC3]);"";[MC3] & ", ")
& VraiFaux(EstNull([MC4]);"";[MC4]) & VraiFaux(EstNull([MC5]);"";[MC5] & ", ") &
VraiFaux(EstNull([MC6]);"";[MC6] & ", ") ”
1. Données
8 mots-clés au maximum séparés en 5 listes :
Cours d’eau (liste des CE) : jusqu’à trois cours d’eau différents
Plans d’eau (liste des PE) : jusqu’à deux plans d’eau différents
Agence de l’eau (liste des AE)
Faune (benthos
plancton
poissons
*autres)
Flore ( algues benthiques
bactéries
bryophytes
macrophytes
phytoplancton
ripisylve
*autres)
2. Techniques
4 mots-clés sont possibles, 2 pour le thème Diagnostic et 2 pour le thème Gestion dans les
liste suivantes :
Diagnostic :
chimie eau
hydrologie
chimie sédiment
milieu physique
poissons
zoobenthos
zooplancton
autre faune
bactéries
algues benthiques
phytoplancton
macrophytes
bryophytes
ripisylve
autre flore
Gestion :
assainissement
ouvrages de franchissement
XXV
Annexe 1
débit réservé
éclusée
eutrophisation
génie écologique
habitat aquatique
Manuel Utilisateur
poissons et halieutisme
ripisylve
usages
végétation
vidange
3. Périodiques
9 mots-clés sont possibles mais tous ne seront pas remplis. Les périodiques pouvant
relever de tous les types de rubriques possibles il est indispensable d’avoir tous les types de motsclés. Ainsi, les 9 mots-clés selon les dénominations suivantes : (les listes sont celles qui ont été
décrites plus haut)
CE
AE
PE
Faune
Flore
Diagnostic (2 fois)
Gestion (2 fois)
4. Réglementations
3 mots-clés possibles parmi la liste suivante :
poissons
zoobenthos
zooplancton
*autre faune
algues benthiques
bactéries
bryophytes
macrophytes
phytoplancton
ripisylve
*autre flore
assainissement
chimie eau
chimie sédiment
débit réservé
éclusée
eutrophisation
habitat aquatique
halieutisme
hydrologie
ouvrages
systématique
usages
vidange
de
XXVI
Annexe 1
Manuel Utilisateur
V. Descripteurs
Les descripteurs sont destinés à décrire avec plus de précision le document. Leur
combinaison (avec les rubrique, thème et mots-clés) rend la description unique pour chaque
document.
Pour chacune des rubriques, les descripteurs sont au nombre de quatre. Il n’est pas
forcément nécessaire de les remplir tous. La liste disponible correspond aux derscripteurs déja
saisis.
VI. Auteur(s)
Pour la saisie des noms et prénoms des auteurs, la règle suivante a été adoptée :
Nom1 P1., Nom2 P2., Nom3 P3., etc... (pour les prénoms composés : J.M., )
VII. Année
Sur quatre chiffre. Il n’existe, pour ce champ aucun masque de saisie, il est donc possible
d’y faire figurer 2 années, séparées par un trait d’union, par exemple.
XXVII
Annexe 1
Manuel Utilisateur
VIII. Les champs spécifiques aux périodiques
Titre revue
Titre de la revue d’où est tiré l’article. Tous les titres de revue sont recensés dans la table
“ NomRevue ” de la base de données. Si un titre n’y figure pas, il est possible de l’ajouter dans
cette table (cf Chapitre I, page 11 “ Cas particulier des champs possédant un menu déroulant ”), à
la réouverture du formulaire de saisie il apparaîtra dans le menu déroulant.
Tome/Volume + Volume/Numéro
Les deux désignations sont possibles. En effet, certaines revues déclinent leur collection
selon le modèle Tome + Volume, d’autres selon le modèle Volume + Numéro
“ Tome/Volume ” désigne le premier indicateur dans la collection, généralement c’est le
nombre attribué à tous les volumes ou numéros de l’année. “ Volume/Numéro ” se décline selon
le mois, s’il s’agit d’une revue mensuelle. S’il y en a deux séparez par un “ / ”.
N° page
Désigne le numéro de la page de la revue où commence l’article. Si l’article est sur
plusieurs pages, séparez les numéros de première et de dernière page par “ - ”.
XXVIII
Annexe 2
Structure de la base
Annexe 2
XXIX
Annexe 2
Structure de la
base
Bibliothèque
Marion Monateri
1999
XXX
Annexe 2
CHAPITRE I - LISTE DES OBJETS DE LA BASE .................................................................................... XXXII
I. COLLECTION DES TABLES ............................................................................................................................. XXXII
1. Table DOCUMENT.................................................................................................................................. XXXII
a. N°document.............................................................................................................................................XXXIII
b. N°doc_lettre ............................................................................................................................................XXXIII
c. N°doc_Chiffre..........................................................................................................................................XXXIII
d. CE_PE, Thème, TitreDocument, CE1, CE2, CE3, PE1, PE2, AE, Faune, Flore, Diagnostic1, Diagnostic2,
Gestion1, Gestion2, Descripteur1, Descripteur2, Descripteur3, ................................................................ XXXIV
Descripteur4, Auteur(s), MC, MC2, MC3, Tome/Volume, Volume/Numéro, Page, Titrerevue .................. XXXIV
e. Année....................................................................................................................................................... XXXIV
f. N° législation ........................................................................................................................................... XXXIV
2. Table CE/PE ........................................................................................................................................... XXXIV
a. CE_PE b. Rubrique............................................................................................................................... XXXV
3. TABLE MOTS-CLES ................................................................................................................................... XXXV
a. Type mot-clé, Désignation, Rubrique....................................................................................................... XXXV
4. TABLE NOMREVUE ...................................................................................................................................... XXXV
a. Titre revue ............................................................................................................................................... XXXVI
4. TABLE THEME ..........................................................................................................................................XXXVI
a. Thème
b. Rubrique............................................................................................................................. XXXVI
II. COLLECTION DES REQUÊTES .................................................................................................................... XXXVII
III. COLLECTION DES FORMULAIRES ............................................................................................................ XXXVIII
IV. COLLECTION DES ETATS ........................................................................................................................ XXXVIII
V. COLLECTION DES MACROS .........................................................................................................................XXXIX
XXXI
Annexe 2
Chapitre I - Liste des objets de la base
La base de données de la bibliothèque est enregistrée sous Access.
I. Collection des Tables
1. Table DOCUMENT
Table principale de la base, elle contient tous les enregistrements. Ci-dessous, la liste de
tous les champs des enregistrements
XXXII
Annexe 2
Les champs sont définis de la manière suivante :
a. N°document
clé primaire de la table
b. N°doc_lettre
c. N°doc_Chiffre
XXXIII
Annexe 2
d. CE_PE, Thème, TitreDocument, CE1, CE2, CE3, PE1, PE2, AE, Faune,
Flore, Diagnostic1, Diagnostic2, Gestion1, Gestion2, Descripteur1,
Descripteur2, Descripteur3, Descripteur4, Auteur(s), MC, MC2, MC3,
Tome/Volume, Volume/Numéro, Page, Titrerevue
sont tous définis de la manière suivante, la seule différence résidant dans la taille du
champ qui n’est, pour certains que de 50 caractères. Le type de données de Tome/Volume,
Volume/Numéro et Page est texte pour pouvoir inscrire les « / » et « - » s’il y a lieu.
e. Année
f. N° législation
2. Table CE/PE
Cette table n’est pas reliée à la table DOCUMENT elle ne sert qu’à alimenter une requête
destinée à des menus déroulants. Ces menus déroulants sont ceux des champs CE/PE des
formulaires concernant Techniques et Périodiques.
XXXIV
Annexe 2
a. CE_PE
b. Rubrique
3. Table MOTS-CLES
destinée à des menus déroulants.
a. Type mot-clé, Désignation, Rubrique
Tous sont définis selon le modèle suivant (sauf taille du champ)
Type mot-clé et Rubrique sont les critères utilisés dans différentes requêtes pour sélectionner les
mots-clés (Désignation) qui vont servir à alimenter les listes modifiables des différents champs
mots-clés des différentes rubriques. (cf ci-dessous, aux objets requête)
4. Table NomRevue
destinée au menu déroulant présentant la liste des noms des revues déja enregistrées dans la base..
XXXV
Annexe 2
a. Titre revue
4. Table THEME
Cette table n’est pas reliée à la table DOCUMENT elle ne sert qu’à alimenter des requêtes
qui alimentent elles-mêmes des menus déroulants.
a. Thème
b. Rubrique
XXXVI
Annexe 2
II. Collection des Requêtes
(« CE/PE_P » et « CE/PE_T » sont les requêtes servant aux menus déroulant CE/PE des
formulaires sur les Techniques et sur les Périodiques.
(« Descripteurs » permet d’extraire de la table MOTS CLES les termes répondant au
critère : « Type de mot-clé » = « général »
(« DiagnosticT », « fauneD », « floreD », « gestionT », « MCG », « nomAgence de l'eau »,
« nomCE », « nomPE », « Titre revue » alimentent les menus déroulants des différents mots clés
des différents formulaires en tirant les informations de la table MOTS CLES.
(« ListeDonnées », « ListeGeneraux », « ListePeriodiques », « ListeTechniques » sont les
requêtes d’après lesquelles sont créés tous les etats de la base. Elles permettent de fournir à l’état
les données de la table DOCUMENT nécessaires pour afficher les résultats des recherches.
(« Données », « Ogénéraux », « Périodiques », « Réglementations », « Techniques »
permettent de faire la sélection sur la rubrique
(« thèmeD », « thèmeT », « thèmeP », « thèmeR », « thèmeG » alimentent le menu
déroulant du champ Thème pour chacune des rubriques.
XXXVII
Annexe 2
III. Collection des Formulaires
IV. Collection des Etats
XXXVIII
Annexe 2
V. Collection des Macros
(« Autoexec » est la macro permettant l’ouverture de la base directement sur le Menu
Bibliothèque. Elle est exécutée automatiquement à l’ouverture de la base.
(« Enr1°_D », ..., « EnrSuiv_T » sont rattachées aux boutons de navigation des
formulaires de Consultation/Edition des diverses rubriques.
(« Res1°_D », ..., « ResSuiv_T » sont rattachées aux boutons de navigation des
formulaires de présentation des résultats des recherches des diverses rubriques.
(les autres macros servent à passer d’un formulaire à un autre, pour connaître leur action
précise vous pouvez vous reporter au chapitre II, Plan d’organisation de la base.
XXXIX
Annexe 3
Plan d’organisation de la base
Annexe 3
Conception et développement d’une base de données – Annexes - Marion Monateri 1999
XLI
Annexe 3
Schéma du plan d’organisation de la base
Menu Bibliothèque
Recherche
Saisie
Edition
Quitter
❶
Ouvrir Menu
Ouvrir Menu
FermerSécu
Enregistrement
Fermer Confirmation
Quitter
Annuler
Retour Menu BR
Sécurité
Enregistrement
Menu Saisie
Menu Recherche
Quitter
❶
Quitter
❶
Retour Menu BS
Retour Menu BE
Annuler
Confirmation
Quitter
OK
Retour Menu
Bibliothèque
Ouvrir Confirmation
Quitter
Ouvrir Menu
Menu
Consultation/Edition
Quitter
❶
Conception et développement d’une base de données - Annexes - Marion Monateri 1999
OK
Quitter
Quitte l’application Access
Retour au bureau Windows
XLII
Annexe 3
Menu Recherche
Données
Réglementation
Techniques
Retour FRD
Retour FRT
❶
Ouvrages
Généraux
Périodiques
Retour FRR
OuvrirRechercheR
OuvrirRechercheT
OuvrirRechercheD
Quitter
Retour FRP
Retour FRG
OuvrirRechercheG
OuvrirRechercheP
Retour Menu
Recherche
RECHERCHE_
DES_DONNEES
Lancer
Recherche
RECHERCHE DES
TECHNIQUES
OuvrirRechercheD
OuvrirRechercheT
Procédure
Evénementielle
3
Procédure
Evénementielle
1
RECHERCHE DES
REGLEMENTATIONSS
RECHERCHE DES
PERIODIQUES
OuvrirRechercheR
RECHERCHE DES
OUVRAGES GENERAUX
OuvrirRechercheP
Procédure
Evénementielle
Procédure
Evénementielle
5
OuvrirRechercheG
Procédure
Evénementielle
7
Nouvelle
RESULTAT RECHERCHE
DONNEES
Aperçu avant
impression
RESULTAT RECHERCHE
TECHNIQUES
Fermer
RESULTAT RECHERCHE
REGLEMENTATIONS
Fermer
Procédure
Evénementielle
2
Procédure
Evénementielle
4
Resultat Recherche
« Donnees »
Resultat Recherche
« Techniques »
Procédure
Evénementielle
6
RESULTAT RECHERCHE
PERIODIQUES
Fermer
Fermer
Procédure
Evénementielle
Resultat Recherche Resultat Recherche
« Periodiques »
« Reglementations »
RESULTAT RECHERCHE
OUVRAGES GENERAUX
Fermer
Procédure
Evénementielle
8
Resultat Recherche
« Ouvrages Generaux »
XLIII
Annexe 3
Quitter
Menu Saisie
Techniques
Données
Retour FSD
OuvrirSaisieD
Réglementation
Retour FST
OuvrirSaisieT
Périodiques
Retour FSR
❶
Ouvrages
Généraux
Retour FSP
Retour FSG
OuvrirSaisie
OuvrirSaisie
SAISIE DES
SAISIE DES
PERIODIQUES
REGLEMENTATION
SAISIE DES
OUVRAGES
OuvrirSaisie
Retour Menu
Saisie
SAISIE
DES DONNEES
SAISIE DES
TECHNIQUES
XLIV
Annexe 3
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Techniques
Données
Retour FET
Retour FED
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Réglementation
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Quitter
Périodiques
Retour FER
OuvrirEditionR
❶
Ouvrages
Généraux
Retour FEG
Retour FEP
OuvrirEditionG
OuvrirEditionP
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TECHNIQUES
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PERIODIQUES
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Periodiques
CONSULTATION/
EDITION DES OUVRAGES
GENERAUX
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Liste des Ouvrages
Generaux
XLV
Annexe 3
Légende
Formulaire
Etat
Macro
Macro (retour)
programme
Bouton de commande
progression dans la base
retour dans la base
XLVII
Annexe 4
Procédures Evénementielles
Annexe 4
Procédures événementielles
XLVI
Annexe 4
FORMULAIRE RECHERCHE : EXEMPLE DES "DONNÉES"
bouton Lancer Recherche
Option Compare Database
Option Explicit
Dim bd As Database
Private Sub LanceRecherche_Click()
Dim Critère As String
Dim NbArg As Integer
Set bd = CurrentDb()
'Initialise la condition where qui servira de filtre à l'ouverture du formu résultat
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'D*'"
'Crée le critère pour la clause Where
If IsNull([Thème]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Thème" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Thème] & "*" &
Chr(34))
End If
If IsNull([TitreDocument]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.TitreDocument" & " Like " & Chr(34) & "*" & [TitreDocument]
& "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([CE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.CE1" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE] & "*" &
Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.CE2" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.CE3" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull([PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.PE1" & " Like " & Chr(34) & "*" & [PE] & "*" &
Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.PE2" & " Like " & Chr(34) & "*" & [PE] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull([AE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.AE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [AE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([Faune]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Faune" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Faune] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([Flore]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Flore" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Flore] & "*" & Chr(34))
End If
XLVII
Annexe 4
If IsNull([Descripteur1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.Descripteur1" & " Like " & Chr(34) & "*" &
[Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Descripteur2" & " Like " & Chr(34) & "*" &
[Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur3] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur4] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
'ouverture formu Resultat avec un filtre (Critère) correspondant aux critères entrés par l'utilisateur
DoCmd.OpenForm "RESULTAT RECHERCHE DONNEES", acNormal, , Critère
End Sub
XLVIII
Annexe 4
FORMULAIRE RÉSULTATS DE LA RECHERCHE : EXEMPLE DES
"DONNÉES"
bouton Aperçu avant impression
Option Explicit
Dim bd As Database
Sub Imprime_Click()
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'D*'"
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Thème]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Thème" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Thème] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![TitreDocument]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.TitreDocument" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![TitreDocument] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![CE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.CE1" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![CE] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.CE2" & " Like " &
Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![CE] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.CE3"
& " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![CE] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.PE1" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![PE] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.PE2" & " Like " &
Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![PE] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![AE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.AE" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![AE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Faune]) = False Then
XLIX
Annexe 4
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Faune" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Faune] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Flore]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Flore" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Flore] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Descripteur1]) = False Then
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.Descripteur2" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE_DES_DONNEES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
End If
'ouverture état Resultat avec un filtre (Critère) correspondant aux critères entrés par l'utilisateur
DoCmd.OpenReport "RésRechD", acViewPreview, , Critère
L
Annexe 4
End Sub
LI
Annexe 4
FORMULAIRE RECHERCHE DES TECHNIQUES
Option Explicit
Dim bd As Database
Sub LanceRecherche_Click()
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'T*'"
Chr(34))
End If
& "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([CE/PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE_PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE/PE] & "*" &
Chr(34))
End If
If IsNull([Diagnostic1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.Diagnostic1" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Diagnostic1]
& "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Diagnostic2" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Diagnostic1] & "*" &
Chr(34) & ")")
End If
Chr(34) & ")")
End If
If IsNull([Gestion1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.Gestion1" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Gestion1] & "*"
& Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Gestion2" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Gestion1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
LII
Annexe 4
End If
[Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur3] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur4] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
DoCmd.OpenForm "RESULTAT RECHERCHE TECHNIQUES", acNormal, , Critère
End Sub
LIII
Annexe 4
FORMULAIRE RÉSULTATS DE LA RECHERCHE DES TECHNIQUES
Option Explicit
Dim bd As Database
Sub Imprime_Click()
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'T*'"
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Thème]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Thème" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE
DES TECHNIQUES]![Thème] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![TitreDocument]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![TitreDocument] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![CE/PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE_PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE
DES TECHNIQUES]![CE/PE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Diagnostic1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.Diagnostic1" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Diagnostic1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.Diagnostic2" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES
TECHNIQUES]![Diagnostic1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Diagnostic2]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Diagnostic2] & "*" & Chr(34) & " Or " &
TECHNIQUES]![Diagnostic2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.Gestion1" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Gestion2" & "
Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion1] & "*" & Chr(34) & ")")
LIV
Annexe 4
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion2]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion2] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Gestion2" & "
Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Gestion2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Descripteur1]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.Descripteur2" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES
TECHNIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Descripteur3" & " Like " & Chr(34) &
"*" & Forms![RECHERCHE DES TECHNIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
TECHNIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
End If
DoCmd.OpenReport "RésRechT", acViewPreview, , Critère
End Sub
LV
Annexe 4
FORMULAIRE RECHERCHE DES PÉRIODIQUES
Option Explicit
Dim bd As Database
'Compteur à zéro
NbArg = 0
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'P*'"
If IsNull([Titrerevue]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Titrerevue" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Titrerevue] & "*" &
Chr(34))
End If
If IsNull([CE/PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE_PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE/PE] & "*" &
Chr(34))
End If
Chr(34))
End If
& "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([CE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [CE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [PE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([AE]) = False Then
LVI
Annexe 4
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.AE" & " Like " & Chr(34) & "*" & [AE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([Faune]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Faune" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Faune] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([Flore]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Flore" & " Like " & Chr(34) & "*" & [Flore] & "*" & Chr(34))
End If
Chr(34) & ")")
End If
Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
[Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur3] & "*" & Chr(34) & ")")
LVII
Annexe 4
End If
[Descripteur4] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
DoCmd.OpenForm "RESULTAT RECHERCHE PERIODIQUES", acNormal, , Critère
End Sub
FORMULAIRE RÉSULTATS DE LA RECHERCHE DES PÉRIODIQUES
Option Explicit
Dim bd As Database
Private Sub Imprime_Click()
'Compteur à zéro
NbArg = 0
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'P*'"
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Titrerevue]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Titrerevue" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Titrerevue] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![CE/PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE_PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE
DES PERIODIQUES]![CE/PE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Thème]) = False Then
DES PERIODIQUES]![Thème] & "*" & Chr(34))
LVIII
Annexe 4
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![TitreDocument]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![TitreDocument] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![CE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.CE" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES
PERIODIQUES]![CE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![PE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.PE" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES
PERIODIQUES]![PE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![AE]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.AE" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES
PERIODIQUES]![AE] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Faune]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Faune" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE
DES PERIODIQUES]![Faune] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Flore]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "DOCUMENT.Flore" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE
DES PERIODIQUES]![Flore] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Diagnostic1]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Diagnostic1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
PERIODIQUES]![Diagnostic1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Diagnostic2]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Diagnostic2] & "*" & Chr(34) & " Or " &
PERIODIQUES]![Diagnostic2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion1]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Gestion2" & "
Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion2]) = False Then
LIX
Annexe 4
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion2] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Gestion2" & "
Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Gestion2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Descripteur1]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
PERIODIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Descripteur3" & " Like " & Chr(34) &
"*" & Forms![RECHERCHE DES PERIODIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
PERIODIQUES]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
End If
DoCmd.OpenReport "RésRechP", acViewPreview, , Critère
End Sub
LX
Annexe 4
FORMULAIRE RECHERCHE DES OUVRAGES GÉNÉRAUX
Option Explicit
Dim bd As Database
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'G*'"
Chr(34))
End If
& "*" & Chr(34))
End If
If IsNull([MC1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.MC" & " Like " & Chr(34) & "*" & [MC1] & "*" &
Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.MC2" & " Like " & Chr(34) & "*" & [MC1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.MC3" & " Like " & Chr(34) & "*" & [MC1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
LXI
Annexe 4
[Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur3] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
[Descripteur4] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
DoCmd.OpenForm "RESULTAT RECHERCHE OUVRAGES GENERAUX", acNormal, , Critère
End Sub
LXII
Annexe 4
FORMULAIRE RÉSULTATS DE LA RECHERCHE DES PÉRIODIQUES
Option Explicit
Dim bd As Database
Private Sub Imprime_Click()
Critère = "(DOCUMENT.[N°doc_lettre]) Like 'G*'"
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![Thème]) = False Then
DES OUVRAGES GENERAUX]![Thème] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![TitreDocument]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![TitreDocument] & "*" & Chr(34))
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![MC1]) = False Then
Critère = (Critère & " And " & "(" & "DOCUMENT.MC" & " Like " & Chr(34) & "*" &
Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![MC1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.MC2"
& " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![MC1] & "*" & Chr(34) &
" Or " & "DOCUMENT.MC3" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES
GENERAUX]![MC1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
GENERAUX]![MC2] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
GENERAUX]![MC3] & "*" & Chr(34) & ")")
LXIII
Annexe 4
End If
If IsNull(Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![Descripteur1]) = False Then
Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
"DOCUMENT.Descripteur2" & " Like " & Chr(34) & "*" & Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES
GENERAUX]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " & "DOCUMENT.Descripteur3" & " Like " & Chr(34) &
"*" & Forms![RECHERCHE DES OUVRAGES GENERAUX]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & " Or " &
GENERAUX]![Descripteur1] & "*" & Chr(34) & ")")
End If
End If
End If
End If
DoCmd.OpenReport "RésRechG", acViewPreview, , Critère
End Sub
LXIV

Conception et développement d`une base de données.

Transcription

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