Check-list - Breisgau

„ Check-list “ pour porteurs de projets
Cette „check-list“ vous aide dans la réalisation de votre projet. Elle concerne les points
essentiels pouvant constituer un obstacle lors des demandes de versement.
Toutefois, la liste de contrôle reste uniquement une aide et ne décharge pas du devoir
et de la nécessité de se consacrer aux différentes fiches d´informations.
En cas de doutes ou de problèmes concernant l´éligibilité d´une dépense et les justifications
y afférents, nous vous prions de bien vouloir prendre contacte avec le Landratsamt BreisgauHochschwarzwald ou le Conseil Général du Haut-Rhin (contact en bas de ce document)
avant d´effectuer les dépenses correspondantes.
Pour la réalisation correcte de votre projet et l´assurance de l´éligibilité des dépenses
déposées, vous devez pouvoir répondre à toutes les questions par OUI. Les exceptions y
sont indiquées.
GENERALITES
Tous les documents nécessaires à mon projet…
….reçu?
….lu?
….j´ai transmis aux partenaires concernés?
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
COMMUNICATION
Toutes les mesures de communication sont…
….bilingues?
….comportent les indications de subvention exigées?
FRAIS DU PERSONNEL
Existe-t-il une mise à disposition pour le projet (comportant des données sur
le nombre des heures de travail ou le pourcentage par rapport au nombre
total des heures de travail)?
Des fiches de paie ou de documents équivalents sont disponibles et les
services chargés des décomptes sont informés des justificatifs nécessaires?
Les charges patronales sont-elles…
….prises en compte?
….vérifiable grâce à un document attestant le montant
réellement versé? (pas de forfait!*)
!
*
OUI
NON
SI NON, je dépose les frais du personnel sans charges patronales*.
Cela concerne surtout les fonctionnaires!
Toutes les personnes concernées ont-elles reçu les time-sheets qui sont
disponibles au Landratsamt ou au Conseil Général
Toutes les personnes concernées ont-elles été informées des directives,
des procédures et des justificatifs nécessaires?
OUI
NON
OUI
NON
PRESTATIONS EXTERNES ET MARCHÉS PUBLICS
Cette réglementation concerne les établissements publics et le cas échéant les
associations et autres établissements privés agissant pour le compte d´ un
établissement public.
Concernant la passation de marchés publics, toutes les directives nationales
et internes ainsi que les directives contenues dans la fiche d´information
OUI
NON
pour la demande de versement sont…
…connues?
…mises en pratique?
Pour les dépenses supérieures à 4 000 €, j´ai…
…effectué une mise en concurrence (transfrontalière) d´au
moins trois fournisseurs/prestataires?
…publié l´appel d´offres au moins sur Internet?
…effectué une analyse des offres?
!
Pour les dépenses inférieures à 4 000 €, il est également très recommandé de
demander plusieurs devis.
!
Demande de Versement
Les tableaux sont…
OUI
NON
…entièrement remplis?
…sont signés par le porteur?
Les points suivants sont supprimés lorsque le paiement peut être justifié par les relevés de
compte ouvert exclusivement pour le projet.
…sont signés par un expert comptable indépendant? (pour les
établissements privés)
…signés par un comptable public ? (pour les établissements
publics)
... vérifier qu´il y figure le nom, la fonction, la signature et le
tampon de l´expert comptable / comptable public
Les justificatifs de dépenses portent-ils le nom du projet et la référence au OUI
projet est-elle visible?
!
Si non, j´y ajoute des remarques expliquant le lien avec le projet.
Le lieu des originaux des justificatifs est-il indiqué?
OUI
En cas d´une facture de plus de 4 000 € :
Je suis dans l´obligation de faire une mise en concurrence. J´ai fourni…
OUI
… un justificatif de la mise en concurrence?
…les devis que j´ai reçus?
…l´analyse des offres m´ayant fait choisir le fournisseur et un
justificatif y afférent
NON
NON
NON
En cas de frais du personnel:
Les Time-Sheets (disponible au Landratsamt ou au Conseil Général) sont…
…remplis?
…signés par l´employé et l´établissement émetteur?
…accompagnés par les contrats de travail ?
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
En cas des / de frais de transport:
Le barème interne de la structure cofinancée ou le barème fiscal est joint?
Une liste des personnes concernées et leur rapport au projet est joint ?
En cas de frais de restauration et d´hébergement:
Une liste des personnes concernées et leur rapport au projet est joint?
En cas de frais de fonctionnement:
Les factures indiquent-elles clairement que les dépenses ont été
occasionnées pour le projet?
Les relevés de comptes bancaires y afférent sont joints ?
TVA:
Le justificatif concernant la TVA est joint ?
Généralités
OUI
Toutes les dépenses ont été payées ?
Les dépenses ont été payées pendant la durée du projet ?
Les dépenses sont justifiables par le biais des tickets de caisse annotés
avec le rapport au projet ?
En cas de questions adressez-vous au
Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald
Herr Tobias Fahrländer, Herr Peter Kuhn
Stabsbereich Koordination & Presse, Grenzüberschreitende Zusammenarbeit
Stadtstraße 2, 79104 Freiburg
Tel + 49 (0)761/2187 8114, Fax. + 49 (0)761/2187 7 8114
E-mail: [email protected] oder [email protected]
Conseil Général du Haut-Rhin
Monsieur Tristan Denéchaud
Service de l’Action Internationale, Transfrontalière et Européenne
100 Avenue d’Alsace – BP 20351, 68006 COLMAR Cedex
Tél. 03 89 30 64 24, Fax. 03 89 21 98 52
E-mail: [email protected]
NON