Commission communication - Badminton Club Suresnois

Commission communication Compte rendu de la reunion du 14 mars, 12h (Raguidelles) Ordre du jour ....................................................................................................................................................... 1 Les services numériques ................................................................................................................................ 1 Domaine : badmintonclubsuresnois.com ........................................................................................... 1 Hébergeur : OVH ........................................................................................................................................... 2 Listes de diffusion ......................................................................................................................................... 2 Réseaux Sociaux ................................................................................................................................................. 2 SPIP .......................................................................................................................................................................... 3 Publication ............................................................................................................................................................ 3 Newsletters .......................................................................................................................................................... 5 Tâches ..................................................................................................................................................................... 6 Relevé de decisions ........................................................................................................................................... 6 À suivre .................................................................................................................................................................. 7 Répartir les tâches ........................................................................................................................................ 7 Préparer une nouvelle gestion des tournois ..................................................................................... 7 Dématérialiser les inscriptions club ..................................................................................................... 7 Prospective ...................................................................................................................................................... 7 Présents : Bruno Cailler, Nolwenn Le Louëdec, Jean-­‐Sébastien Barboteu, Paula Bortosu, Lucie Hoarau, Frederic Raffin Ordre du jour point sur les services (site web, listes de diffusion, newsletter) point sur la dématérialisation de la gestion des bénévoles en ligne (expérimentation) dépouillement de la boîte à idées (formulaire en ligne)-­‐> vide perspectives pour l’année prochaine (nouveau webmestre, web reporter ?, etc.) Les services numériques Domaine : badmintonclubsuresnois.com Prestataire de service gandi.net compte webmaster -­‐ identifiant : BCS18-­‐GANDI Renouvellement 28 novembre 2015 Hébergeur : OVH Hébergeur : OVH depuis novembre 2014 2 comptes : un webmaster et trésorier adresses fonctionnelles : (redirections) coach coach 5.00 Go non jeunes commission jeunes 5.00 Go non materiel materiel 5.00 Go non postmaster postmaster 25.00 Mo non president president 5.00 Go non secretaire secretaire 5.00 Go non tournois tournois 5.00 Go non tournoisuresnes tournoisuresnes 5.00 Go non tresorier tresorier 5.00 Go non vice-­‐president adjoint 5.00 Go non webmaster webmaster 5.00 Go non Listes de diffusion Google Groups pour : -­‐ ca-­‐bcs (7) -­‐ bureau-­‐bcs (15) -­‐ bcs-­‐compet-­‐jeunes (110) -­‐ bcs-­‐compet … minibad, poussin, benjamin, minimes, cadets, juniors Inscription manuelle à partir des exports Poona : 10 mels / 10 mels (limitation google) Opération fastidieuse … notamment pour la gestion des tournois pour les jeunes, faible impact -­‐> 25 compétiteurs au final. Deux pistes : -­‐ Réfléchir à inscription par les adhérents -­‐> essai en cour sur le site web -­‐ Une seule liste de diffusion ? Administration des groupes -­‐ compte [email protected] -­‐ https://groups.google.com/ Pour la prochaine saison 2015-­‐2016 Liste de diffusion pour les compétiteurs Réseaux Sociaux Twitter : https://twitter.com/BCSuresnois Gestion Julien Pibarot Facebook : https://www.facebook.com/pages/BCSuresnois/132328973615518 Gestion ??? Google+ : https://plus.google.com/105909494073298019022/posts Gestion : [email protected] SPIP Le CMS gère : • les pages web • la newsletter les administrateurs publies des articles, des brèves, des événements Benjamin [email protected] Bruno president@badmintonclubsur David [email protected] François [email protected] JC [email protected] Jean-­‐Michel tresorier@badmintonclubsur Jean-­‐Seb webmaster@badmintonclubsur Jean-­‐Seb 2 jean-­‐sebastien.barboteu@la Julien [email protected] Nolwenn [email protected] Pierre [email protected] Yann [email protected] les webmestres administre le site web Julien [email protected] Nolwenn [email protected] Bruno president@badmintonclubsur Jean-­‐Seb webmaster@badmintonclubsur Publication Articles Les articles sont publiés par les rédacteurs du site web. Contenus : textes images Possibilité de délégation d’écriture sur le site web. Actions : • mises à jour de rentrée (horaires, responsables, règlements • au fil de l’eau résultats des équipes d’iC, des jeunes, palmarès du club • au fil de l’eau vie de l’association, communication à propos de la vie du club. Alertes Utilisé pour afficher des alertes sur la page d’accueil du site On utilise l’objet éditorial SPIP brèves http://badmintonclubsuresnois.com/spip.php?article1083 Événements On peut associer des événements à chaque article. Cette mécanique permet d’alimenter de façon automatique le calendrier du club. Certains événements sont associés à des articles uniques : • agenda du club • compétitions jeunes • les rencontres d’IC (un calendrier par équipe) http://badmintonclubsuresnois.com/spip.php?article1087 Calendrier club Le calendrier club est une fonctionnalité qui permet d’importer les événements saisis dans le site web sur votre logiciel de calendrier en ligne http://badmintonclubsuresnois.com/spip.php?article1186 Newsletters Utiliser le plugin Infolettres de SPIP 4 éditorialisations possible : • les nouvelles du club (programmée à partir des articles publiées et des prochains événements du calendrier) -­‐> tous les adherents • les alertes (programmée à partir des brèves publiées) -­‐> tous les adherents • revue (programmée à partir des articles qui sont marqués avec tournoi,interclubs ou jeune) -­‐> le president • saisie libre Le compte google génère les newsletters -­‐> 1 journée pour distribuer aux 300 adhérents Limitation OVH : 500 mels par jour Import en masse des adresses mel (issues de Badnet) dans le plugin SPIP pour construire la liste que sert de base aux envois de newsletters : adherents1415 http://badmintonclubsuresnois.com/spip.php?article1097 doc infolettres : http://contrib.spip.net/Newsletters Tâches Début d’année Mise à jour des bases : Newsletter SPIP (export Poona), googlegroups Mise à jour du site web • rubrique Club • rubrique Horaire • MAJ des calendrier : Club Bascule des rubriques sur la nouvelle session : (mi septembre) • Intertclubs N+1 • Palmarès N+1 • MAJ calendrier des compétitions Seniors, Jeunes Pendant l’année Les actualités du club : (rythme Hebdo) • les occupations des gymnases -­‐> compétitions à domicile • les CR de compétition ? • le palmarès ? • les événements de la vie du club (stages, animations, tournoi de suresnes) Tournoi de suresnes Dématérialisation de la gestion des inscriptions • mise en route 4 à 5 mois avant l’événement • un sous-­‐domaine (BDD dédiée) • un compte FTP pour le prestataire (installation et administration du service) Pendant l’été •
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calendrier des inscriptions dossier d’inscription Relevé de décisions 1. Mettre en place le trombinoscope des responsables du club. 2. Créer une liste de diffusion pour les compétiteurs (gestion tournois) 3. Réactiver la page fan Facebook À suivre Répartir les tâches Nouvelle répartition des tâches ?? Tâche Description Responsables Fréqu, charge 1 Mise à jour du CMS (noyau, plugins) Ponctuel, forte 2 Mise à jour des listes de diffusion Google Ponctuel, forte 3 Mise à jour des rubriques Club, Horaires, Ponctuel, forte Archives saison précédente 4 MIse à jour de l’annuaire de la newsletter Ponctuel, forte 5 Mise à jour de la rubrique Vie de l’association Hebdo, faible 6 Mise à jour de la rubrique Jeunes Hebdo, faible 7 Mise à jour de la rubrique Interclubs Hebdo, faible 8 Mise à jour de la rubrique Palmarès Hebdo, faible 9 Mise à jour Agenda Club Mensuel, faible 10 Mise à jour Agenda Jeunes Mensuel, faible 11 Mise à jour Agenda Interclubs Mensuel, faible 12 Relayer l’information sur Twitter Hebdo, faible 13 Relayer l’information sur Facebook Hebdo, faible Le site web est concu pour permettre les contributions. Il possible d’envisager de faire participer ponctuellement des adherents aux publications à propos d’événementiels : interclub à domicile, compet jeunes, tournoi de suresnes, animations … Préparer une nouvelle gestion des tournois 1. Sonder les compétiteurs pour preparer la prochaine saison (Paula / JSB) 2. Faire une étude pour dématérialiser un partie de la gestion de tournoi : avec le site web, form google, autre. Dématérialiser les inscriptions club Faire une étude pour dématérialiser la gestion des inscriptions au club. Utiliser le site web et les formulaires pour collecter les inscriptions. Prospective Modifier la gestion de la messagerie. Souscrire à Google for association ou Drive pour association. (Déplacer le MX du domaine badmintonclubsuresnois.com) Centraliser la gestion des documents du club via le cloud proposé.