LOGICIEL CIMETIERE

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LOGICIEL CIMETIERE

INFORMATISATION DU CIMETIÈRE COMMUNAL
DE LA VILLE DE CHAMBLY
Cahier des Clauses Technique Particulières
(C.C.T.P)
CONTACT :
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus
auprès de Monsieur AKABLI Othmane, Responsable du Service
Informatique de la Ville de Chambly par mail à l’adresse suivante :
[email protected]
AVERTISSEMENT :
les candidats se doivent de signaler à l’acheteur public toute
erreur, omission, imprécision, contradiction ou ambiguïté qu’ils
pourraient déceler dans le dossier de consultation.
Octobre 2013
Cahier des Clauses Techniques Particulières
Informatisation du cimetière communal de la ville de Chambly
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TABLE DES MATIERES
1.
PREAMBULE..................................................................................................................................................................... 4
2.
PRÉSENTATION GÉN ÉRALE ........................................................................................................................................... 4
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.8.1.
2.8.2.
2.8.3.
2.9.
PRESENTATION DE LA COLLECTIVITE........................................................................................................................... 4
PRESENTATION DU PROJET . ....................................................................................................................................... 4
OBJET DU MARCHE..................................................................................................................................................... 5
COMPOSITION DU MARCHE ......................................................................................................................................... 5
T RANCHES................................................................................................................................................................. 5
VARIANTES................................................................................................................................................................ 5
CONNAISSANCES DES LIEUX....................................................................................................................................... 5
RESPECT DU PROJET . ................................................................................................................................................ 5
PRISE DE CONNAISSANCE PREALABLE......................................................................................................................... 5
COMPLETUDE DE L’OFFRE. ......................................................................................................................................... 5
ACCORD OU DEMANDE DE LA VILLE DE CHAMBLY............................................................. ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
NORMES ET REGLEMENTS. ......................................................................................................................................... 6
3.
TRANCHE FERME : INFORMATISATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DES CONCESSIONS
FUNERAIRES ET CARTO GRAPHIE ........................................................................................................................................... 7
3.1.
3.1.1.
3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
3.2.
3.2.1.
3.2.2.
3.2.3.
3.2.3.1.
3.2.3.2.
3.2.3.3.
3.2.3.4.
3.2.3.5.
3.2.3.6.
3.2.3.7.
3.2.3.8.
3.2.3.9.
3.2.3.10.
3.2.3.11.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.3.4.
3.3.5.
3.3.6.
3.3.7.
3.4.
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.4.1.
3.4.4.2.
3.4.4.3.
3.4.5.
3.4.6.
3.5.
3.5.1.
EXISTANT SUR LA COMMUNE DE CHAMBLY. ................................................................................................................. 7
GESTION ACTUELLE DES CONCESSIONS ...................................................................................................................... 7
LES DIFFIC ULTES RENCONTREES. ............................................................................................................................... 7
RESSOURCES HUMAINES............................................................................................................................................ 8
INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE............................................................................................................................... 8
SOLUTION CIBLE........................................................................................................................................................ 8
SPECIFICATIONS GENERALE DE LA SOLUTION............................................................................................................... 8
ACQUISITION D’UN LOGICIEL. ...................................................................................................................................... 8
F ONCTIONNALITES ATTENDUS...................................................................................................................................10
GESTION ADMINISTRATIVE DES CONCESSIONS FUNERAIRES..................................................................................11
GESTION DES CONCESSIONS...............................................................................................................................11
GESTION DES OPERATIONS FUNERAIR ES..............................................................................................................14
GESTIONS DES PRESTATAIRES. ...........................................................................................................................14
EDITIONS ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS..........................................................................................................15
AUTOMATISATION DES OPERATIONS.....................................................................................................................15
STATISTIQUES....................................................................................................................................................15
ARCHIVAGE........................................................................................................................................................16
CARTOGRAPHIE INTERACTIVE..............................................................................................................................17
INTEGRATION DES DONNEES ET CONTRAIN TES .....................................................................................................18
REPRISE DES DONNEES ......................................................................................................................................18
CONTRAIN TES TECHNIQUES......................................................................................................................................18
DEFINITION DES EQUIPEMENTS NECESSAIRES:...........................................................................................................19
GESTION DES DROITS D'ACCES.................................................................................................................................19
SECURITE...................................................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
ACCESSIBILITE SITE WEB .........................................................................................................................................19
SERVEURS ..............................................................................................................................................................19
ARCHITECTURE APPLICATIVE....................................................................................................................................20
GARANTIE................................................................................................................................................................20
GESTION DE PROJET ................................................................................................................................................20
CALENDRIER DE MISE EN ŒUVRE. .............................................................................................................................20
PARAMETRAGE ET MISE EN ŒUVRE...........................................................................................................................21
ASSISTANCE AU DEMARRAGE ET GESTION DE PROJET ................................................................................................20
F ORMATIONS...........................................................................................................................................................21
MODALITES ........................................................................................................................................................21
F ORMATIONS D’ADMINISTRATION ET PARAMETRAGE .............................................................................................22
6.4.3 F ORMATIONS UTILISATEURS.......................................................................................................................22
DOCUMENTATION.....................................................................................................................................................22
CONTRAIN TES LEGALES ...........................................................................................................................................22
MAINTENANCE (POUR LA TF ET LA TC2)...................................................................................................................23
CONSISTANCE DES PRESTATIONS DE MAIN TENANCE ..................................................................................................23
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3.5.2.
MAINTENANCE LOGICIELLE. ......................................................................................................................................23
3.5.2.1.
MAINTENANCE CORRECTIVE................................................................................................................................23
3.5.2.2.
MAINTENANCE EVOLUTIVE ET REGLEMENTAIRE ....................................................................................................24
3.5.2.3.
MAINTENANCE ADAPTATIVE.................................................................................................................................24
3.5.2.4.
PRESTATIONS ASSOCIEES......................................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
3.5.2.5.
ASSISTANCE TELEPHONIQUE...............................................................................................................................25
3.5.2.6.
MAINTENANCE MATERIELLE.................................................................................................................................25
3.5.2.6.1. MAINTENANCE PREVENTIVE SUR SIT E ..................................................................................................................25
3.5.2.6.2. MAINTENANCE MATERIELLE SUR SIT E...................................................................................................................25
3.5.2.6.3. SPECIFICATIONS RELATIVES AUX PIECES DETACHEES...........................................................................................27
3.5.2.6.4. GARANTIE TOTALE..............................................................................................................................................27
3.6.
CONFIDENTIALITE.....................................................................................................................................................28
4.
TRANCHE CONDITIONNELLE 1 : REPRISE DES DONNEES......................................................................................29
4.1.
5.
PRESTATION ET TRAVAUX ATTENDUS. .......................................................................................................................29
TRANCHE CONDITIONNELLE 2 : ACQUISITION DE BORNES INTERACTIVES......................................................31
5.1.
5.1.1.
5.1.2.
5.1.3.
FONCTIONNALITES ATTENDUES ET CARACTERISTIQUES...........................................................................31
CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES BORNES.........................................................................................................31
LES FONCTIONNALITES ATTENDUES :.........................................................................................................................31
DEPLOIEMENT..........................................................................................................................................................31
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1. PREAMBULE
Les chapitres du présent document décrivent les fournitures et prestations attendues du titulaire du
marché.
Le présent document est complété du mémoire technique de réponse du titulaire, au sein duquel
celui-ci décrit son offre qualitative et quantitative.
Dans la suite du document, les termes « la Ville », et « la Personne Publique » désignent la Ville de
CHAMBLY.
2. PRÉSENTATION GÉNÉRALE
2.1. Présentation de la collectivité.
La ville de Chambly compte 9438 habitants (recensement 2013). C’est une ville de l'Oise située à
environ 40 kilomètres au nord de Paris et environ 35 kilomètres de Beauvais. Sa situation
géographique, limitrophe au Val-d'Oise, lui vaut sa dénomination des "Portes de l'Oise".
La ville de Chambly compte 120 agents permanents dont 4 pour le service Etat-Civil et 2 pour le service
informatique.
La ville de Chambly dispose aujourd’hui d’un seul cimetière, non informatisé, où sont répertoriés :
 2125 concessions
 49 cases de columbarium
 50 cavurnes
2.2. Présentation du projet.
Afin de renforcer l’implication du personnel municipal dans la qualité de se rvice, valoriser son savoirfaire et répondre de façon optimale aux attentes des administrés, la ville de Chambly veut améliorer les
services rendus aux usagers avec l’informatisation de la gestion administrative et cartographique du
cimetière, et la mise en place de borne interactive afin de renseigner tous les administrés sur
l’emplacement de leur concession.
L'informatisation du cimetière, doit dans un premier temps permettre de maîtriser l'ensemble des
opérations liées à leur gestion et à améliorer l'efficacité et la rapidité des services rendus aux familles :
contrôle visuel du plan des cimetières et des concessions ; identité des défunts et de leurs ayants
droits, données complètes sur la concession, repérage cartographique.
A terme, le cimetière sera doté d’un totem d’information interactif permettant ainsi de renseigner les
familles en quelques minutes.
2.3. Attente de la ville de Chambly :
Outre l’adaptation aux besoins fonctionnels et aux orientations techniques de la ville, les services
utilisateurs demandent :
Leur autonomie dans l'utilisation de la solution.
Le respect de la confidentialité et la sécurisation des accès.
Une réaction rapide et fiable du titulaire lors de la modification de la réglementation funéraire.
Une bonne qualité des documents produits : lisibilité, paramétrage, conformité administrative et
juridique.
 La présence, dans la solution, d'outils permettant d'accéder facilement aux informations ainsi
que d'établir des statistiques.




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 La possibilité de saisir l'historique d'une concession postérieurement à la dernière situation.
2.4. Objet du marché.
Les stipulations du présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) ont pour objet
L’acquisition d’un logiciel pour la gestion administrative et cartographique du cimetière de la v ille de
Chambly, la reprise de données et la mise en place de bornes interactives
Composition du marché
Le marché est composé de plusieurs tranches qui comprennent l’informatisation de la gestion
administrative et cartographique des cimetières, la reprise des données et l’acquisition de bornes
interactives.
2.5. Tranches.
Ce marché comporte une tranche ferme et deux tranches conditionnelles :
Tranche ferme : l’informatisation de la gestion administrative et cartographique des cimetières.
Tranche conditionnelle 1 : Reprise de données sur site.
Tranche conditionnelle 2 : Acquisition de bornes interactives.
Ces tranches conditionnelles pourront être affermies ou non, indépendamment les unes des autres.
2.6. Variantes.
Les variantes sont autorisées uniquement sur la tranche ferme et concernant l’infrastructure
Technologique.
2.7. Connaissances des lieux.
Les soumissionnaires sont tenus de prendre connaissance de tous les éléments mis à leurs dispositions
et de s’enquérir de toutes les informations qui leur se mbleraient utiles pour répondre aux exigences du
présent document.
Les soumissionnaires ne sauraient se prévaloir, postérieurement à la remise de leur offre, d’une
connaissance insuffisante du site, ainsi que de tous les éléments locaux tels que plans, registres, etc…
2.8. Respect du projet.
2.8.1. Prise de connaissance préalable.
Les soumissionnaires devront impérativement prendre connaissance de l’ensemble des
éléments exposés dans ce CCTP de manière à avoir une parfaite connaissance du projet.
Toute erreur ou omission relevée par un soumissionnaire dans les pièces du projet remises à l’appui
du dossier de consultation devra être signalée à la Personne Publique avant la remise des offres
afin d’être répercutée à l’ensemble des concurrents.
Une fois l’offre de prix remise, les soumissionnaires ne pourront se prévaloir d’une erreur ou d’une
omission dans les documents d’appel à la concurrence pour réclamer un supplément au prix
forfaitaire qu’ils auront consenti.
2.8.2. Complétude de l’offre.
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Chaque soumissionnaire devra inclure dans sa proposition toutes les prestations nécessaires pour
assurer le parfait achèvement et le bon fonctionnement de sa prestation.
2.8.3. Description des prestations associées
Ce chapitre présente les différentes prestations que le Titulaire devra prendre en compte dans le
cadre du projet. Ces prestations couvrent la conduite de projet, mais aussi le transfert de
compétences et la maintenance.
2.8.3.1. Phase d’initialisation du projet
Cette phase permettra de valider le planning détaillé d’exécution que le Titulaire a remis à l’ appui
de son offre ainsi que les aspects organisationnels, équipes, circuits de communications, moyens
techniques et humains, méthode projet, validation des fournitures livrées, etc.
2.8.3.2. Phase de spécification et de conception
Cette phase doit d’une part formaliser l’expression des besoins et la solution sur le plan
fonctionnel, et d’autre part détailler la solution technique proposée en abordant les aspects
techniques de réalisation pour l’atteinte des objectifs fonctionnels exprimés. Les aspects
ingénierie, intégration, méthode de tests, fonctions testées devront être définis et validés lors de
cette phase. Cette phase est utilisée pour finaliser le périmètre pilote sur les aspects fonctionnels
et organisationnels.
2.8.3.3. Phase de déploiement
Cette phase de déploiement porte sur l’intégration et la configuration définitive de l’application
dans le système d’information de la ville de Chambly. Le Titulaire devra au minimum prendre en
charge les activités suivantes :







La gestion des commandes, le transport, le déchargement et la manutention sur site,
La coordination avec le service informatique pour les aspects « câblage » et locaux
techniques,
Le montage et repérage des équipements,
La fourniture de tous éléments nécessaire au bon fonctionnement de l’application et des
composants associés.
Le contrôle de l’installation,
Le paramétrage,
La rédaction du dossier d’intégration.
L’installation sera réalisée en coordination avec le service informatique de la Ville de Chambly.
Dans ce cadre, le Titulaire fournira tous les pré-requis nécessaires dans un document de
spécification techniques.
2.8.3.4. Phase de mise en ordre de marche
Ce jalon est un point de contrôle important dans l’avancement du projet. En effet, la mise en
ordre de marche sera prononcée par la ville de Chambly qu’après réalisation des prestations
suivantes :



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La livraison de l'intégralité des matériels et logiciels nécessaires au périmètre du présent
marché,
L'installation et le paramétrage de tous les matériels et logiciels au périmètre du présent
marché,
La reprise et/ou l’intégration des données.
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

La fourniture des documentations techniques et des procédures, ainsi que des supports
de formation.
La formation du personnel et le transfert de compétence.
Toutes les phases du projet devront être réalisées qu’après accord de la ville de Chambly et la fin de la
phase précédente.
3. TRANCHE FERME : INFORMATISATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE DES
CONCESSIONS FUNERAIRES ET CARTOGRAPHIE
3.1. Existant sur la commune de Chambly.
3.1.1. Gestion actuelle des concessions
La gestion des concessions s’effectue à travers les supports suivants :
 Les registres des concessions accordées :
- le registre des concessions accordées pour 15 ans dans le « nouveau cimetière » (de 1996
à ce jour)
à ce jour)
à ce jour)
- le registre des concessions accordées pour 30 ans et 50 ans dans « l’ancien cimetière » (de
2004 à nos jours)
- le registre des columbariums (de 1996 à ce jour)
- le registre des cavurnes (de 2011 à ce jour)
 Le registre des inhumations :
Ce registre répertorie, par ordre chronologique, les inhumations, dépôts d’urne et dispersions de
cendres de 2004 à nos jours.
 Le registre des enregistrements de concessions :
Ce registre répertorie tous les achats de concessions, cases de columbariums et cavurnes depuis
1947.
 Le plan du cimetière :
Il permet un repérage géographique des allées et des tombes, chaque concession étant matérialis ée
avec le n° de la concession et le nom du concessionnaire.
 Les fiches KARDEX :
Chaque fiche correspond à une concession et est classée par ordre alphabétique de
concessionnaire. Elles indiquent : le nom, l’adresse et les ayants-droit du concessionnaire, la date
d’acquisition, la durée de la concession, présence ou non de caveau, et sont mises à jour à chaque
inhumation.
3.1.1. Les difficultés rencontrées.
 La recherche d’informations
Ces vieux registres sont utilisés lorsqu’une personne se présente à l’accueil d u cimetière avec un
simple nom comme information pour retrouver la concession et la localisation du caveau.

La volumétrie
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La reprise des concessions échues pose également problème car elle impose au conservateur de
consulter 2125 concessions dans les différents registres afin de procéder au renouvellement des
concessions échues.
3.1.2. Ressources humaines.
La gestion du cimetière est assurée par un chef de service assisté de 3 personnes. Leur bureau est
basé à la Mairie Annexe, place de l’hôtel de ville, 60230 Chambly.
3.1.3. Infrastructure informatique.
Le réseau de la collectivité fonctionne sur une architecture TCP/IP. Il est relié aux différents sites
(actuellement 12) en fibre optique (réseau privé) y compris les futurs locaux du cimetière.
Le fournisseur doit donner ses pré-requis techniques pour le bon fonctionnement de son logiciel.
Les serveurs :
De type VMware, chaque serveur héberge de 5 à 10 serveurs virtuels sous Windows 2003,
Windows 2008 ou Windows 2012.
Un serveur virtuel héberge, sous Oracle, l'application de gestion de l'état civil « JVS MAIRISTEM ».
Les postes utilisateurs :
Des unités centrales sous Windows XP/7 avec au minimum 2 Go de RAM et une connexion
Ethernet 100 et des écrans 19 pouces.
Les outils :
Les navigateurs Internet explorer 8 (minimum) ou Firefox 15.
Les outils bureautiques Microsoft Office 2007 et Acrobat Reader XI.
La messagerie avec le client Microsoft Office Outlook 2007 via la technologie Microsoft Exchange
Server 2007.
Les imprimantes :
Elles sont en réseau et partagées. Les photocopieurs, en réseau, font aussi office d'imprimante.
3.2. Solution Cible.
3.2.1. Spécifications générale de la solution
Le logiciel devra répondre à l’ensemble de la législation funéraire (Code général des collectivités
territoriales, tel que modifié par la loi n°2008-1350 du 19.12.2008, relative aux opérations funéraires.
3.2.2. Acquisition d’un logiciel.
La solution retenue devra répondre aux exigences suivantes :
 Etre conforme au CGCT (Code général des collectivités territoriales) et à la jurisprudence en
vigueur.
 Faciliter la gestion du cimetière de Chambly, notamment dans la relation aux usagers.
 Permettre la gestion des concessions et leurs reprises ainsi que la gestion administrative d u
cimetière.
 Répondre aux fonctionnalités souhaitées et s’adapter aux fonctionnements spécifiques
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
Etre simple d’utilisation et administrable par le chef de projet utilisateur.
La mise en place de la solution devra :




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Tenir compte des étapes préalables de numérisation et de reprises de données ,
Permettre une représentation graphique du cimetière, liée à la gestion administrative.
Intégrer l’utilisation de bornes interactives destinées à renseigner les administrés sur
l’emplacement de leurs concessions.
Etre déployée progressivement selon les besoins de la Mairie de Chambly.
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3.2.3. Fonctionnalités attendus
3.2.3.1. Des aides à la saisie :




les coordonnées de toutes les villes de France : N° Insee – code postal actuel – identités
actuelle et ancienne (par exemple : Charleville-Mézières et Charleville) – départements
actuel et ancien (par exemple : Paris et Seine)
les voies de la collectivité (intégration d'un fichier rues)
la liste de tous les pays
un calendrier et un gestionnaire de dates. Toutes les dates devront être saisies sous le
format JJ/MM/AAAA (01/10/2012 – 15/11/2012 – 00/00/2012) et être traduites de façon
scripturaire (selon le cas) par : « 1er octobre 2013 » – « 15 novembre 2013» – « en
2013 » (pour une date de naissance inconnue)
3.2.3.2. Les données de base :
Afin de paramétrer le progiciel, la ville doit pouvoir inclure à minima les données suivantes :
 Coordonnées de la ville - logo – signature numérisée de l'élu
 L'adresse du cimetière
Identification des espaces :
 Terrain commun
 Dépositoire
 Ossuaires
 Terrains concédés
 Espaces cinéraire
Numérotation des espaces (alphanumérique) :
 N° de série
 Nom de l'allée
 N° d'emplacement
Durée des concessions :
 15 ans
 30 ans
 50 ans
 Perpétuelles
Types de concessions :
 Pleine terre
 Cavurnes
 Columbarium
 Caveau
Types d'aménagement :
 Caveau
 Cavurnes
 Cases de colombarium
 Entourage (bandeaux)
 Pierre tombale
 Stèle
 Chapelle
 Autres élévations
 Signe sépulcral (emblème religieux, militaire, associatif)
 Autres signes sépulcraux : épitaphe, statue, autre (champ libre)
enveloppes de dépôt des corps :
 cercueil
 cercueil hermétique
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 reliquaire
 urne
Tarifs funéraires avec historique
Identification des opérateurs :
 pompes funèbres – marbriers
 raison sociale – NOM – Prénom
 adresse – code postal – ville
 numéros de téléphone et de télécopieur – adresse électronique
 numéro d'habilitation
 durée de l'habilitation
Identification des intervenants :
 Concessionnaires (titulaire – Cotitulaire)
 conjoint – partenaire pacsé – concubin
 ayants droit – héritiers – légataire.....
 personnes inhumées
travaux
Courriers et échanges divers
3.2.3.3. Gestion administrative des concessions funéraires.
Les fonctionnalités attendues pour les concessions sont :
 Création, modification, suppression de concessions, leurs concessionnaires et les ayantdroits.
 Taille de la concession, nombre de corps, marbrier…
 L’historique de chaque concession accessible directement par la fiche concession
 Possibilité de joindre une photo numérique de chaque tombe
Les fonctionnalités attendues pour les concessionnaires et les ayant droits :
 Les renseignements d'état civil, d'adresse, de date
 Les éléments de facturation.
Un module de recherches multicritères (noms, prénoms des concessionnaires et des personnes
inhumées, dates d’inhumation, numéros de plan..), ainsi qu’un module de facturation devront être
inclus dans la solution.
3.2.3.4. Gestion des concessions
Le logiciel devra permettre la gestion des concessions (cimetière et columbarium) en répondant à
minima aux fonctionnalités suivantes :
 Situation des concessions
 Gestion des Familles, Concessionnaires, Ayant-droits, Défunts.
 Gestion des procédures.
 Gestion des documents associés à la concession.
 Gestion des travaux.
 Génération de documents (actes de concessions, factures, titre de recette provisoire,
autorisation d'inhumation, Editions des documents administratifs),
 Génération de statistiques et export de données.
Le progiciel doit permettre la localisation, la description des concessions et toutes leurs
spécificités.
Il disposera d'un moteur de recherche multicritères permettant un accès rapide sur les champs
proposés dans les différents modules.
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Les informations listées ci-dessous sont a minima ce qui doit être proposé dans le progiciel.






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L'emplacement de la concession :
o N°de l'allée
o N°de série
o N°de concessions
o N°de case dans le columbarium
o N°de cavurne
o indexation avec la cartographie
La description de la concession :
o coordonnées des concessionnaires
o coordonnées des ayant droits
o coordonnées des héritiers
o durée de la concession
o type de la concession
o superficie
o capacité/nombre de places
o occupation (nombre de cercueils, reliquaires, urnes)
o type d'aménagement
o enveloppe de dépôt des corps
o prix de la concession
o date d'attribution
o date d'échéance
o rattachement à la concession de documents liés (photos, plans, titres, courriers
divers...)
Dispositions particulières :
o autorisations (inhumation, exhumation, réduction)
o oppositions (inhumation, exhumation, réduction)
spécificités techniques :
o monument (type/état)
o ouverture (frontale, dalle supérieure, nombre de portes)
o urne scellée sur le monument
o autres à définir (évolutions possibles)
historique :
o rétrocession
o donation / legs
o reprise par la commune
concession temporaire :
o date d'échéance
o nombre de renouvellements (suivi)
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3.2.3.5. La gestion des mouvements de corps
Le progiciel doit permettre la gestion des exhumations, des inhumations, des dépôts d'urnes et
des dispersions decendres et réduction de corps. Il doit proposer un système d'alertes indiquant
les autorisations ou oppositions à tous mouvements de corps.




les exhumations :
o références de la concession d'où le corps est exhumé
o date d’exhumation
o nom et prénom de la personne exhumée
o réduction de corps
o références de la concession où le défunt est réinhumé
o lieu où le défunt est réinhumé
o enlèvement d’une urne, d’une case d’un columbarium ou d'un cavurne
les inhumations :
o cimetière où a lieu l’inhumation
o références de la concession ou le corps est inhumé
o renseignements sur le défunt
o date de l’inhumation
o date de dépôt au caveau provisoire
les dépots d’urnes :
o cimetière où a lieu le dépôt
o N° de la case du columbarium
o N° de la cavurne
o date du dépôt
la dispersion des cendres :
o lieu de la dispersion
o date de la dispersion
o date de la dispersion des cendres des personnes exhumées suite à des reprises
de terrain par la Ville
3.2.3.6. La procédure de reprise des concessions
Le progiciel doit également permettre de gérer les reprises de concessions. Un outil, de type
agenda, intégré au produit permettra une gestion prévisionnelle de toutes ces procédures,
notamment la reprise des concessions en état d’abandon.

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la procédure de reprise administrative des concessions :
o références de la concession
o date d’échéance de la concession
o renseignements sur le concessionnaire
o renseignements sur les ayant droits
o renseignements sur les personnes inhumées
o historique de la concession
o date de la reprise
o renseignements sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture
o date et lieu de dépôt des ossements des défunts exhumés
o renseignements relatifs à une éventuelle opposition à la crémation
o renseignements sur le devenir du terrain repris
o édition de courriers
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

la reprise des concessions en état d’abandon :
o renseignements sur les ayants droit
o renseignements sur les objets et monuments récupérés sur la sépulture
o date et lieu de dépôt des ossements des défunts exhumés à l’ossuaire
o renseignements relatifs à une éventuelle opposition à la crémation
o renseignements sur le devenir du terrain repris
o édition des procès-verbaux de reprise
la reprise de cases aux columbariums ou de cavurnes :
o renseignements sur les ayants droit
o renseignements sur le devenir de la case ou de la cavurne reprises
3.2.3.7. Gestion des opérations funéraires.
Les fonctionnalités attendues sont les suivantes :
 Effectuer des opérations d’inhumation, d’exhumation et de travaux sur l’ensemble des
concessions.
 Calculer le montant des concessions, des taxes et des vacations de police.
3.2.3.8. Gestions des prestataires.
Les fonctionnalités attendues sont les suivantes :
 Gestion des fiches des prestataires : marbreries, pompes funèbres
 Gestion de leurs interventions, délais dans les travaux, incidents et tenue de l’historique.
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3.2.3.9. Editions et documents administrati fs
Les fonctionnalités attendues à minima sont les suivantes :
 Titre de concession,
 Autorisation de fermeture de cercueil (en liaison avec le logiciel JVS)
 Autorisation de transport de corps sans mise en bière
 Autorisation de transport de corps après mise en bière
 Autorisation de crémation (en liaison avec le logiciel JVS)
 Confirmation d’achat ou de renouvellement de la concession
 Autorisation d’inhumer une urne
 Autorisation d’exhumation
 Autorisation d’inhumation
 Autorisation de dispersion
 Autorisation de circulation
 Demande d’arrivée d’urne
 Opération funéraire
 Soins de conservations
 Factures (titres de recettes ?)
 Autorisation de travaux
 Fiche de renseignement par concession
La solution devra impérativement permettre l’export de données vers Word (2007-2010) ou Excel ou
Open Office (Dernière version).
3.2.3.10. Automatisation des opérations
Le logiciel devra permettre une automatisation des procédures et des évènements. Il proposera
les fonctionnalités suivantes :
 La détection des concessions échues (liste de ces concessions classées par date
d'expiration)
 Les envois de courriers de relance
 La procédure de reprise de concessions en état d’abandon
 Un planificateur de tâches dont l’objectif est de simplifier et de sécuriser au maximum les
opérations administratives en proposant une liste de tâches à effectuer.
3.2.3.11. Editions Statistiques et Tableaux de bord
Indépendamment du requêteur, le progiciel doit proposer en standard les listes, statistiques et
tableaux de bord utiles aux pratiques d’une ville de la taille de Chambly pour la gestion des
affaires Funéraires.
La solution doit permettre un publipostage automatique pour l'envoi des courriers ou autres
documents aux familles.
Le module statistique doit pouvoir éditer des tableaux et des graphiques, soit directement, soit
par export vers un classeur.
Les possibilités de choix multicritères, de tris et de niveaux de rupture doivent être suffisantes
pour couvrir tous ces besoins.
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Outil de requêtes ou infocentre :
La solution doit proposer une gestion de requêtes soit :
 un système de requête simple sur l’ensemble des tables de données disponibles.
 une exploitation possible et sans limitation de ces requêtes sur tous les champs des
différentes tables de données existantes.
 des requêtes personnalisables et paramétrables globale ment ou/et par utilisateur.
 la possibilité d’enregistrement de ces requêtes et leur intégration dans le progiciel.
Import/export d'informations
Les résultats de requêtes peuvent faire l’objet d’exportations vers un traitement de texte, un
tableur courant, une messagerie ou vers des pages WEB.
La proposition doit être compatible avec les outils utilisés par la collectivité.
Cette liste n’est pas exhaustive. La solution devra impérativement permettre l’export des données
statistiques vers Word ou Excel ou Open Office.
3.2.3.12. Archivage
Un système d’archivage devra être inclus dans la solution. Les données archivées devront être
consultables facilement.
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3.2.3.13. Cartographie interactive.
Le progiciel devra permettre la mise à jour des données cartographiques et alphanuméri ques
(par carré et par concession) en temps réel.
L'accès à l'ensemble des emplacements doit se faire par 2 entrées : depuis le volet
cartographique ou depuis les fiches de renseignements.
Saisie des données cartographiques :
La collectivité fournit les fichiers de type DXF et DWG des données graphiques numérisées et
vectorielles.
La solution doit aussi posséder des outils d'importation de données cartographiques du type
DXF ou DWG.
L'outil de gestion doit rendre possible par les administrateurs la création, la suppression et la
modification d'un emplacement de la cartographie qui sera renseigné ensuite.
Visualisation et édition des données cartographiques :
Tous les éléments ponctuels ou linéaires devront être visualisables par des couleurs et/ou
symboles gérés dans des tables.
La visualisation et l'édition des concessions arrivant à échéance devront être possibles sur une
période définie.
A partir d'une sélection d'emplacement, les données (la photographie de la concession, le nom
du concessionnaire fondateur, les noms des personnes inhumées et leur date d'inhumation, le
nombre de places restantes) devront s'afficher, de même pour les espaces cinéraires et les
ossuaires sous forme d'une liste indiquant les noms, prénom et date de dépôt ou de dispersion
des cendres selon le cas.
La représentation des concessions sera définie par défaut, mais modifiable selon les besoins des
utilisateurs.
Afin de ne pas surcharger le volet cartographique, les symboles s'adapteront au niveau de zoom
et seront orientables.
La représentation des columbariums devra être possible par face.
Les fonctionnalités attendues :
 Gestion graphique de l’intégralité du plan des cimetières.
 Existence d’un lien bijectif entre la représentation cartographique et la gestion
administrative
 Analyses cartographiques et thématiques sur l’état d’occupation des concessions.
 Analyses sur les concessions concédées ou non, à reprendre, pleines, vides, sur l’état
d’entretien.
Le produit devra proposer une gestion cartographique des cimetières afin de disposer :
 D’une gestion souple des emplacements à partir du logiciel, sans connaissance métier
spécifique particulière (possibilité d’ajouter, de supprimer ou de modifier des
emplacements sur le plan)
 D’une localisation rapide des emplacements (possibilité de prévoir l’identification des
emplacements par une numérotation alpha numérique)
 D’une consultation directe des renseignements d’une concession, des défunts à partir du
plan.
 De recherches sur le plan (recherches par durée, par type d’emplacement,
emplacements libres)
 D’éditions graphiques des plans.
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

D’une gestion des équipements (ossuaire, columbarium, jardin des souvenirs, caveau
temporaire)
De repères visuels graphiques (Emplacements disponibles, concessions échues, type de
sépultures).
Le logiciel devra permettre la modification de ce plan en ajout, suppression et modification
graphique.
En option, le soumissionnaire proposera un chiffrage pour la réalisation d’un plan de cimetiére.
3.2.3.14. Intégration des données et contraintes
L'intégration des données numériques est à la charge du candidat. Le candidat indiquera dans
son mémoire technique les modalités d'exécution et dans le cadre de réponse le coût qui en
découle. Ces données exportées seront issues des travaux prévus dans la Tranche
conditionnelle 1 suivant la démarche décrite ci-dessous :
1. Les données du cimetière reprises dans un tableau Excel qui devront être intégrées dans le
nouveau logiciel.
2. Les données issues de la saisie des divers registres papier stockés également dans des
tableaux Excel (TC1)
3.2.3.15. Reprise des données
La volumétrie étant très importante, le service Etat-Civil ne pourra assumer cette tâche dans le
cadre de son fonctionnement quotidien. Le résultat des prestations issues de la TC1 sera un
tableau Excel.
3.2.4. Prestations supplémentaires
La solution inclura en option obligatoire la mise en œuvre d'un portail web, intégrable sur le site de la
ville, qui permettra d'améliorer la gestion des relations avec le citoyen.
Les administrés pourront localiser l'emplacement funéraire d'un défunt et obtiendront des
informations concernant leur concession.
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3.3. Contraintes techniques.
3.3.1. Définition des équipements nécessaires:
Le candidat précisera dans son offre, les systèmes d'exploitation clients et serveurs supportés par le
logiciel ainsi que les ressources disque et mémoire préconisées. Il précisera également si une suite
bureautique particulière est nécessaire pour l'édition des documents et indiquera les versions
minimums supportées par le logiciel.
Dans le cas où le logiciel exploite une base de données relationnelle, le candidat précisera les
caractéristiques de cette base de données et inclura le coût des licences éventuelles dans son offre.
Dans le cas où la base de données serait centralisée sur un serveur hébergé, le candidat précisera
le type et le coût des licences d'accès éventuelles.
3.3.2. Gestion des droits d'accès
Le logiciel permettra le paramétrage des droits des utilisateurs par profils en définissant :
 L'accès à un module ou une fonctionnalité
 L'accès en modification ou en consultation uniquement
Les profils utilisateurs seront sécurisés par un mot de passe spécifique à chaque utilisateur. Cette
gestion des droits sera accessible par le service informatique de la commune à l'aide d'un login
administrateur spécifique.
3.3.3. Accessibilité site Web
L’application doit être Compatible au référentiel d’accessibilité internet RGAA 2.2 ou WCAG 2.0. En
sachant que RGAA = obligation légale et que WCAG est une méthode d’application et d’évaluation
de l’accessibilité (par exemple label Wcag inclut RGAA (label bronze, argent, or).
3.3.4. Serveurs
La réponse doit comprendre un descriptif précis et complet de l’architecture technique de la solution
en détaillant les aspects matériel et logiciels tant pour les clients que pour les serveurs. Les
solutions proposées doivent s’appuyer sur des standards reconnus.
Les systèmes d’information de la Ville de Chambly s’articulent autour de machines serveurs virtuelle
s dont la partie repose sur des plates-formes 64 Bits et principalement de marque DELL.
Les environnements logiciels sont VMWare ESX, Microsoft Windows Server, Linux Red Hat;
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Les systèmes d’exploitation utilisés sont les suivants :
 Windows 2008 et 2012 server, AIX,
 Linux pour les serveurs (Red Hat),
 Les technologies de virtualisation suivantes sont utilisées : Vmware VI 3.5, Vsphere 4.1
3.3.5. Architecture applicative
La Ville de Chambly migre la majorité de ses logiciels C/S en mode Web, afin de réduire les coûts
de maintenance de ses postes et permettre l’accès aux mobiles (PC portable, tablette ou smart
phone..).
La solution souhaitée est donc une solution « Full Web ».
Le logiciel devra être accessible à partir des postes informatiques du réseau de la Mairie de
Chambly sur authentification.
La présente consultation est ouverte aux propositions de développements reposant sur des
solutions open source.
3.3.6. Garantie
Le produit sera garanti pour une période minimale d'un an à compter de la déclaration de procès verbal de vérification de service régulier.
Pendant cette période, le titulaire du marché assurera à sa charge le s maintenances corrective et
évolutive du progiciel.
3.4. Gestion de projet.
3.4.1. Calendrier de mise en œuvre.
La Ville de Chambly souhaite démarrer l’exploitation en réel au mois d’avril 2014. Pour parvenir à cet
objectif, l’application devra avoir été au préalable installée, paramétrée et testée, les utilisateurs
ayant reçu les formations nécessaires.
Le soumissionnaire proposera un planning précis intégrant l'installation, le paramétrage, la
formation, la reprise de la cartographie, une phase de test et le démarrage en réel, en tenant compte
des objectifs fixés par La Ville de Chambly.
Il précisera les différents intervenants, leurs taches pour chaque intervention et la charge de temps
pour la ville de Chambly.
Le titulaire prévoira un nombre de jours d’assistance et de formation suffisant pour une autonomie
dans l’utilisation quotidienne du logiciel et de l'administration.
Les étapes de ce calendrier feront l’objet d’un planning contractuel, révisable, signé des deux
parties. Le titulaire s’expose à des pénalités de retard en cas de dépassement des échéances
prévues au calendrier, telles que définies au C.C.A.P. du présent marché.
3.4.2. Assistance au démarrage et gestion de projet
Dans un souci d’accompagnement et de bon déroulement de la mise en œuvre du progiciel, le
titulaire proposera à la Ville de Chambly des prestations de suivi de projet pour assurer un suivi
régulier du cadrage du projet et de son état d’avancement.
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Il pourra également proposer des prestations d’assistance au démarrage. Le titulaire s’engage à
mettre à disposition de la ville de Chambly, le personnel d’assistance technique et fonctionnelle
compétent pour les phases de démarrage et de mise en œuvre de la solution.
Sa mission consistera notamment :
 à résoudre les éventuels problèmes propres au logiciel,
 à compléter auprès des utilisateurs la formation qu’ils auront reçue par ailleurs au travers
d’une assistance de proximité,
 à apporter un appui technique à la mise en place de l’application et notamment de son
paramétrage.
Le chef de projet que le titulaire aura désigné prendra en charge le suivi de l'intégralité du projet
durant sa phase de mise en œuvre, mais aussi durant toute la période de vérification.
Ce professionnel disposera d'une connaissance parfaite des logiciels objets de la fourniture et
détiendra également une connaissance métier suffisante pour appréhender sans difficulté les
problématiques et proposer des solutions appropriées.
3.4.3. Paramétrage et mise en œuvre
Le Ville de Chambly souhaite détenir la complète et parfaite maîtrise du p aramétrage fonctionnel du
logiciel. Le titulaire devra assurer un transfert de compétences permettant d’atteindre cet objectif.
Il remettra à la Ville de Chambly tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension des
données stockées, de leur structuration, des codifications, des livrables et formats utilisés.
La Ville de Chambly devra notamment être en mesure d'accéder librement à toutes les informations
de la base par les moyens appropriés de son choix (requête, édition de document, ETL...).
Préalablement à toute intervention, le titulaire fournira à la Ville de Chambly une note
méthodologique des travaux qu’il envisage d’accomplir.
Cette note méthodologique comportera les éléments suivants :
 prérequis techniques
 sauvegardes
 acquisition de licences supplémentaires
 mise à disposition de ressource tant matérielle que logiciel
 impact fonctionnel
 travaux préparatoires
Il prendra donc soin de collecter auprès de la Ville de Chambly tous les éléments qui lui seront utiles
pour préparer son intervention dans les meilleures conditions.
Toutes les interventions du titulaire s’effectueront dans le strict respect des règles de sécurité, des
impératifs de gestion et des calendriers de travail de la Ville de Chambly.
3.4.4. Formations.
3.4.4.1. Modalités
L’application devra être parfaitement opérationnelle à cet effet sur un jeu de données
suffisamment significatif. De préférence, le logiciel devra avoir été paramétré dans une
configuration aussi proche que possible de la configuration de démarrage.
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Le titulaire présentera le programme détaillé des formations par jour dans son offre et précisera
quelles sont les connaissances préalables requises. Les formations auront lieu sur site.
A défaut, le titulaire s’engage à prendre à sa charge tous les frais de déplacement,
d’hébergement et de restauration qui s’avèreraient nécessaires pour chacun des participants.
Le titulaire proposera un plan de formation adapté aux différents profils d’usagers de l’application.
Il proposera l'organisation des formations qu’il jugera pertinente. Le titulaire procurera un support
de cours en français, par session de cours, à chaque participant. Il en fournira également une
édition électronique.
La personne publique demeure souveraine quant à la détermination de l’effectif de chaque
formation. Il dispose d'une salle de formation pouvant accueillir une dizaine de personnes, muni
d'un vidéo projecteur, d'une imprimante et d'un tableau blanc.
Les intervenants formateurs sont avisés que les horaires de formation à respecter sont les
suivantes : 08h45 – 12h00 le matin et 13h45 – 17h30 l'après-midi (17h00 le vendredi). La
coupure du midi pourra être convenue entre l'intervenant et les stagiaires, pourvu que la journée
de 7 heures de formation soit accomplie.
3.4.4.2. Formations d’administration et paramétrage
Les formations d’administration et de paramétrage s’adressent à un groupe de 4 personnes.
3.4.4.3. 6.4.3 Formations utilisateurs
Les formations utilisateurs s’adressent à un groupe de 4 personnes, ainsi qu’aux 2
administrateurs.
Le titulaire notera que les heures précitées valent également pour toutes les prestations de son
personnel pour le compte de la ville de Chambly, quelles que soient leurs natures (installations,
conduite de projet, assistance, etc.).
3.4.5. Documentation
Le titulaire fournira une documentation en français. Elle sera suffisamment détaillée pour couvrir
toutes les fonctionnalités du logiciel. Elle devra être accessible en ligne au format hypertexte ou pdf.
Cette documentation comprendra :





La documentation fonctionnelle.
Le support de formation.
La documentation utilisateur.
Le dossier d’installation et de configuration : paramétrage du serveur, paramétrage des
postes, initialisation des BDD, batch de sauvegarde, ainsi que toutes informations utiles à
la réinstallation du logiciel.
Le dossier d’exploitation.
En cas de changement ou d’évolution du logiciel ou de l’un de ses composants, le titulaire fera
parvenir à la Personne Publique la mise à jour de la documentation sous forme complète.
3.4.6. Contraintes légales
L’attributaire du marché fera son affaire de la p réparation des formalités auprès de la Commission
Nationale de l'informatique et des Libertés inhérentes à toute mise en œuvre d’un traitement
informatisé comportant des données nominatives.
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3.5. Maintenance (Pour la TF et la TC2)
3.5.1. Consistance des prestations de maintenance
Le forfait de maintenance inclut les prestations suivantes :
 Maintenance corrective
 Maintenance évolutive
 Maintenance réglementaire
 Maintenance adaptative
 Assistance téléphonique
 Télémaintenance logicielle
 Formation complémentaire du référent
 Maintenance préventive sur site (main d’œuvre et frais de déplacement inclus)
 Maintenance matérielle sur site (main d’œuvre et frais de déplacement inclus)
 Maintenance du matériel non fixe : retour atelier (main d’œuvre et ensemble des frais de
transport du matériel à la charge du Prestataire)
 Prêt de matériels
 Remplacement matériel et pièces détachées
Le Prestataire s’engage à fournir à la Ville de Chambly un service d’entretien et de dépannage et
prend à sa charge la réparation et/ou le remplacement de tous les éléments défectueux.
3.5.2. Maintenance logicielle.
3.5.2.1. Maintenance corrective.
La maintenance corrective comprend la correction de tous les dysfonctionnements des logiciels
du système, la fourniture d’une mise à jour ou d’une nouvelle version des logiciels apportant la
correction des anomalies.


La prise en compte des anomalies bloquantes devra intervenir dans un délai de quatre
heures ouvrées et leur résolution dans un délai de huit heures ouvrés à compter de
l’émission de la demande d’intervention de la PERSONNE PUBLIQUE. Dans le cas où la
Personne Publique se satisfait de la solution proposée, celle -ci clôture sa demande. Dans le
cas où la Personne Publique ne se satisfait pas de la solution proposée (technique ou
organisationnelle), les mesures de pénalités, prévues au présent marché, seront
appliquées.
La prise en compte des anomalies non bloquantes devra intervenir dans un délai de huit
heures ouvrées à compter de l’émission de la demande par la PERSONNE PUBLIQUE. Le
TITULAIRE dispose d’un délai d’un mois calendaire pour intervenir, ou proposer une
solution de contournement.
Suivant la gravité de l’anomalie signalée par le correspondant, le Titulaire procédera à l’une des
actions suivantes :
Télémaintenance
La télémaintenance s’effectue par le biais d’un outil de prise en main à distance. Cette prise de
contrôle à distance du système par le Prestataire permet de repérer les corrections à effectuer et
résoudre à distance la difficulté rencontrée sur la base des données réelles du site de référence.
Ce service est accessible de 08H45 à 17H00, du lundi au vendredi et le samedi de 09h00 à 12h00,
jours fériés exclus.
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Téléchargement d’une mise à jour
Les versions correctives des logiciels sont fournies gratuitement pendant la durée du présent
marché ou dans le cadre d’un contrat de maintenance. L’installation de ce support sur le site de
référence est assurée par la personne désignée responsable au sein de la direction des systèmes
d’information de la Collectivité, dans un délai maximal d’un mois après sa réception. En cas de
non-respect de ce délai, une nouvelle apparition de l’anomalie ne pourra pas être prise en compte
dans le calcul de l’indisponibilité.
3.5.2.2. Maintenance évolutive et réglementaire
La maintenance évolutive comprend la fourniture par le Titulai re de la nouvelle version des
logiciels du système et les mises à jour ayant pour objet d’améliorer les performances ou les
fonctionnalités du système.
La fourniture de cette nouvelle version et des mises à jour sont gratuites.
Les évolutions fonctionnelles sont décidées par le Titulaire sur la base :
De tout ou partie des demandes d’évolution émises par la Personne Publique depuis la
précédente version (optimisation de performances, amélioration de l’ergonomie et de la
convivialité, certification du bon fonctionnement du logiciel avec l’environnement technique),
Des changements de la réglementation qui respectent la structure des données des
logiciels et les fonctionnalités existantes,
De l’évolution de la demande du marché.



L’installation de ces nouvelles versions est assurée par la Personne Publique. Elle dispose d’un
délai de trois mois à compter de la date de réception du support adressé par le Titulaire, pour
procéder à cette installation. Passé ce délai, le Titulaire n’est plus tenu d’assurer les pre stations
de suivi prévues par le présent marché.
En outre, l’apparition d’anomalies liées à la non mise en œuvre par la Personne Publique de
cette version ne pourra pas être prise en compte dans le calcul de l’indisponibilité.
Le Titulaire accompagne chaque nouvelle version d’un document d’installation, d’un descriptif
fonctionnel des évolutions apportées y compris à la structure de la base de données et de la
documentation correspondante. La documentation d’installation de ce support comprend :



La procédure complète d’installation,
Le contenu détaillé du support,
Un outil permettant l’édition du compte rendu d’installation sur le serveur, qui sera
conservé dans le livre de bord.
Le Prestataire propose au(x) référent(s) opérationnel(s) du site, de partic iper à des cessions de
formations complémentaires, départementales ou régionales. Ces formations, incluses dans les
services de maintenance, sont organisées et animées par le Prestataire et ont pour objet de
présenter les dernières mises à jour logicielles et de compléter la formation initiale du référent.
3.5.2.3. Maintenance adaptative
La maintenance adaptative comprend la fourniture des évolutions technologiques du système
d’exploitation. Les systèmes d’exploitation évoluent régulièrement soit par changement de niveau
dans une version donnée, soit par changement de version. Ces changements donnent lieu à une
annonce de diffusion générale de la part des éditeurs / constructeurs concernés.
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Le Titulaire s’engage à étudier l’ensemble de ces changements (niveau/versio n) pour vérifier les
conséquences qu’ils entraînent sur les progiciels, dans un délai de trois mois après l’annonce de
leur commercialisation par l’éditeur / constructeur concerné et à informer la Personne Publique
des changements qu’il retient pour faire évoluer ses progiciels, en précisant la date prévisionnelle
de diffusion de la nouvelle version des progiciels adaptée à ces changements.
Un nouveau niveau d’une version des systèmes d’exploitation n’est retenu que si le Titulaire
considère qu’il apporte des évolutions significatives.
Le Titulaire s’engage à modifier ses progiciels pour tenir compte des changements de niveau
et/ou version des systèmes d’exploitation, qu’il a retenus et à fournir à la Personne Publique les
nouvelles versions des progiciels correspondantes, dans le délai précisé ci-dessus.
3.5.2.4. Assistance téléphonique.
Le titulaire s’engage à assurer une assistance téléphonique destinée à conseiller ou dépanner la
Ville de Chambly en cas de problème d’utilisation ou de fonctionnement du système, 6 jours sur 7
du lundi au vendredi de 08h45 à 17H30 et le samedi de 09h00 à 12h00.
Le titulaire proposera une assistance juridique sur la législation funéraire. Cette assistance sera
accessible à partir d'un numéro de téléphone non surtaxé.
Au titre de l'assistance, le Titulaire assure les services suivants :

Rappel des correspondants en vue d’effectuer le diagnostic du problème technique ou
applicatif, origine de l’incident,
Le titulaire, sur la base des informations reçues (messages, codes erreur …) e t après éventuel
complément d’information, détermine l’origine de l’incident et indique, dans les quatre heures
ouvrables suivant la réception du message initial, par messagerie, téléphone ou télécopie, au
correspondant du domaine concerné, la démarche à suivre pour régler le problème technique ou
l’anomalie logicielle : contournement, codification/paramétrage, ...
Le titulaire pourra utiliser la télémaintenance pour effectuer rapidement son diagnostic sur la base
des données réelles du site de référence.
3.5.2.5. Maintenance matérielle.
Pour la maintenance matérielle sur site, les prix s’entendent toutes charges comprises : main
d’œuvre et frais de déplacement (hébergement, restauration, etc…) conformément à l'article D cidessous.
3.5.2.5.1.
Maintenance préventive sur site
Le prestataire organise une visite d’inspection annuelle du système sur site, durant laquelle les
différents composants, le fonctionnement normal et les performances du système seront
vérifiés. Cette visite est effectuée selon un planning fourni par le prestataire et dûment accepté
par les services de la Mairie.
3.5.2.5.2.
Maintenance matérielle sur site
Le Prestataire s’engage à intervenir sur site en cas de panne ou de défaillance du matériel fixe
dans le cadre du fonctionnement normal du système. Les réparations, mo difications, échanges
de pièces portant sur les éléments matériels fixes du système, seront conduites par le
prestataire ou ses agents locaux.
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L’intervention est décidée par le personnel du Prestataire suite à un diagnostic de la panne par
téléphone. Le client s’engage, dans la mesure de ses moyens, à faire toutes les manipulations
et essais demandés afin de détecter précisément l’élément défectueux du système.
Garantie de temps d’intervention :
La Garantie de Temps d’Intervention (GTI) correspond au délai d’intervention d’un technicien
spécialisé sur site ou par le service téléphonique mis en place par le titulaire. Le délai
d’intervention débute à la réception de la demande d’intervention par le prestataire suite à un
diagnostic de la panne par téléphone. Le délai d’intervention prend fin lorsqu’un technicien
spécialisé prend en charge la résolution du problème déclaré.
La Garantie de Temps d’Intervention correspond au délai maximum suivant décompté dans la
période d’intervention citée ci-dessus :
 En cas de panne bloquante du système : Intervention 4 h
 En cas de panne non bloquante du système : Intervention 24 h.
Il s’agit pour le Prestataire :
 de prendre connaissance des dysfonctionnements que les techniciens de la Ville de
Chambly signalent
 de qualifier précisément le dysfonctionnement
 de se rendre sur site, le cas échéant.
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Garantie de temps de rétablissement :
La Garantie de Temps de Rétablissement (GTR) correspond à la résolution de la panne par un
technicien sur site. Il s’agit pour le Prestataire ou son technicien :
 de prendre connaissance du dysfonctionnement
 de rappeler pour qualifier précisément le dysfonctionnement technique afin de prévoir
les pièces détachées
 de se rendre sur site
 d’étudier sur l’équipement le dysfonctionnement signalé
 de réparer ou changer la pièce défectueuse
La Garantie du Temps de Rétablissement (GTR) est fixé au maximum à :
 - En cas de panne bloquante du système : GTR : J+2
 - En cas de panne non bloquante du système : GTR : J+4
A la réception de la demande d’intervention par le prestataire suite à un diagnostic de la panne
par téléphone.
3.5.2.5.3.
Spécifications relatives aux pièces détachées
Les caractéristiques techniques des pièces de rechange indispensables à un fonctionnement
correct sont celles préconisées ou agréées par le constructeur. Les composants ayant fait
l’objet d’une homologation sont remplacés par des éléments homologués comparables. Le
Prestataire assure au client que les pièces remplacées procureront un fonctionnement au moins
équivalent aux pièces d’origine.
Le remplacement des pièces hors d’usage sur les matériels s’entend par des pièces neuves.
Toute pièce remplacée et couverte par une garantie doit être mentionnée sur le carnet de
maintenance avec la date d’effet de la garantie et sa durée : 1 an minimum.
Dans le cas où un fabricant peut fournir les pièces de rechange d'un appareil, le titulaire fournira
un devis et n’interviendra sur site qu’après avoir obtenu l’accord de la Personne Publique.
Dans le cas où un fabricant n’assurerait plus la fourniture d e pièces de rechange ou d’un
appareil dont le changement s’avérerait nécessaire, les deux parties se rapprocheront afin de
trouver la meilleure solution. Dans ce cadre, le Prestataire établira un devis et n’interviendra sur
site qu’après avoir obtenu l’accord de la Personne Publique.
3.5.2.5.4.
Garantie totale
Dans ce niveau de prestation, le prestataire prend à sa charge la réparation et/ou le
remplacement de tous les éléments défectueux du système (matériel et pièces détachées)
pendant une durée d'une année.
Cette garantie totale ne couvre que les éléments rendus défectueux suite à une utilisation
normale du système. Sont exclus de cette garantie tout événement extérieur ayant entraîné la
dégradation partielle ou totale du matériel (vandalisme, incendie, etc…).
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3.6. Confidentialité
Le titulaire s’engage à considérer comme confidentiels tous documents, programmes, informations,
connaissances sur les activités, les produits et les lieux d’implantation de ces produits, qui lui auraient
été communiqués ou auxquels il aurait eu accès dans le cadre du présent marché. Il s’engage
également à la confidentialité des communications.
Les supports informatiques et documents fournis par la VILLE DE CHAMBLY (responsable de
traitement) au Titulaire restent la propriété de la VILLE DE CHAMBLY.
Les données contenues dans ces supports et documents sont strictement couvertes par le secret
professionnel (article 226-13 du code pénal), il en va de même pour toutes les données dont le Titulaire
prend connaissance à l'occasion de l'exécution du présent marché. Conformément à l'article 34 de la
loi informatique et libertés modifiée, le Titulaire s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de
préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées,
endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées. Le Titulaire s'engage donc à
respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel :
 Ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations qui lui sont confiés, à
l'exception de celles nécessaires à l'exécution de la présente prestation prévue au marché,
l'accord préalable du maître du fichier est nécessaire.
 Ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées au
présent marché;
 Ne pas divulguer ces documents ou informations à d'autres personnes, qu'il s'agisse de
personnes privées ou publiques, physiques ou morales ;
 Prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des
fichiers informatiques en cours d'exécution du marché;
 Prendre toutes mesures de sécurité, notamment matérielles, pour assurer la conservation et
l'intégrité des documents et informations traités pendant la durée du présent marché;
 Et en fin de marché, à procéder à la destruction de tous fichiers manuels ou informatisés
stockant les informations saisies.
À ce titre, le Titulaire ne pourra sous-traiter l'exécution des prestations à une autre société, ni procéder
à une cession de marché sans l'accord préalable de la VILLE DE CHAMBLY.
La VILLE DE CHAMBLY se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour
constater le respect des obligations précitées par le Titulaire.
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4. TRANCHE CONDITIONNELLE 1 : REPRISE DES DONNEES SUR SITE
L'objet de cette tranche conditionnelle 1 est d'effectuer de la reprise de données à partir de registres
mis à la disposition du candidat titulaire.
Les données concernent 2125 concessions, 49 cases de columbariums et 50 cavurnes répertoriées
dans différents supports (registres, plan, fiche Kardex - cf. 0001 gestion actuelle des concessions).
Les informations listées ci-dessous sont a minima ce qui doit être repris dans la base de données (cf.
« fonctionnalités attendues » :
Colonne 1 : numéro de la concession
Colonne 2 : date d’achat de la concession
Colonne 3 : durée de la concession (perpétuelle, 15 ans, 30 ans, 50 ans -> à codifier)
Colonne 3 : concessionnaire (Nom, prénom, adresse)
Colonne 4 : localisation de la tombe (n° de concession et n° d’allée)
Colonne 5 : Nom des personnes inhumées (chaque défunt est à saisir sur une ligne avec les
informations suivantes : Nom, Prénom, date de naissance, date du décès, date d’inhumation,
exhumation, réduction de corps)
Colonne 6 : sépulture (travaux réalisés et nom du prestataire)
Volumétrie des supports utilisés pour la gestion du cimetière de Chambly :
Type registre
Nbre de pages
(environ)
Période
Registre des concessions de 15
ans du « nouveau cimetière »
ans et 50 ans de « l’ancien
cimetière »
Nombre
d’entrée
Format
Niveau de
Difficulté
1996 à aujourd’hui
20
29,7 x 21 cm
40
2
194
35,5 x 22 cm
/
3
199
35,5 x 22 cm
/
3
9
29,7 x 21 cm
17
2
Registre des columbariums
25
22 x 16,5 cm
49
2
Registre des cavurnes
50
29,7 x 21 cm
50
2
Registre des inhumations
166
29,7 x 21 cm
/
2
Registre des enregistrements de
concessions
140
35,5 x 22 cm
/
4
Fiches Kardex
Années
30
aujourd’hui
2125
kardex
2125
3
/
/
/
/
Plan
à
* Niveau de difficultés : 1 Très facile – 2 Facile – 3 Moyen – 4 Difficile – 5 Très Difficile
4.1. Prestation et travaux attendus.
Les données devront être saisies dans une trame Excel.
Une photocopie des pages représentatives des différents registres (voir en annexe) et un tableau avec
la volumétrie par registres (Voir ci-dessus) serviront à l’évaluation de la charge de travail et le coût de la
prestation.
Toutes les colonnes devront être reprises dans la trame Excel. Une fois les données saisies, elles
seront ensuite réintégrées dans le logiciel retenu dans la tranche ferme.
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Deux autres colonnes seront rajoutées
 Une colonne pour l’index de la page numérisée
 Une colonne pour les commentaires éventuels s’il y a doute sur la saisie (mot incompréhensible
par exemple).
Format et volumétrie des registres :
La prestation de reprises de données concerne tous les registres, les fiches du columbarium du
Cimetière et les fiche Kardex.
La saisie des données s’effectuera dans un tableau Excel.
Si le type des données et si l’adressage des concessions requiert des croisements avec d’autres
registres et demande des vérifications sur le site du cimetière de Chambly ou une présence sur site
La saisie se fera donc dans les locaux administratifs du cimetière de Chambly. Il serait souhaitable
d’avoir des connaissances en paléographie pour interpréter certaines données (dates, etc..).
Le prestataire proposera une prestation globale forfaitaire sur pour l’ensemble des registres.
Le prestataire proposera une prestation pour la saisie des fiches du columbarium.
Le prestataire doit décrire dans son offre :
- la méthodologie de reprise (saisie des données)
- la méthode d'auto-contrôle destinée à garantir la fiabilité et l'exhaustivité des données saisies.
Le prestataire devra fournir dans son offre le gabarit au format excel pour la reprise des données.
Le coût des prestations décrites ci-dessus doit être inclus dans le prix global et forfaitaire.
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5. TRANCHE CONDITIONNELLE 2 : ACQUISITION DE BORNES INTERACTIVES
L'objet de cette tranche conditionnelle 2 est de fournir des bornes interactives de type TOTEM pour les
implanter dans le cimetière de la Ville de Chambly, de prévoir leur installation et paramétrage, d'en
assurer la maintenance.
Cette installation sera possible dès l'installation du logiciel retenu (TF) et les données reprises (TC1).
5.1. FONCTIONNALITES ATTENDUES ET CARACTERISTIQUES
Le but est de renseigner tous les administrés sur l’emplacement de leur concession au sein de chaque
cimetière.
5.1.1. Caractéristiques techniques des bornes
 Modèle d’extérieur, sécurisé, résistance au vandalisme
 Ecran tactile de haute luminosité lisible en toutes circonstances
 Système de régulation de température et protection électrique intégrés impliquant une haute
résistance aux intempéries.
 Technologie logiciel respectant les standarts du maché.
5.1.2. Les fonctionnalités attendues :
La borne devra être administrée à partir du logiciel de gestion des concessions.
Le fonctionnement de ces bornes devra s’interfacer obligatoirement avec le logiciel retenu dans la TF.
L’interrogation des données s’effectuera en temps réel ou après transfert régulier de s données.
La borne devra afficher au minimum les renseignements suivants :
- Recherche de défunts à partir du nom
- Indiquer l'emplacement exact de la concession
- Impression d’un coupon localisant l’emplacement (Optionnelle)
- Les noms des défunts dont les cendres ont été dispersés
- Affichage de la carte du cimetière et des emplacements.
- Photos des tombes.
- Rubriques points remarquables (tombes de personnalités).
- Règlement du cimetière.
5.1.3. Déploiement
Dans le cadre du projet, le déploiement commencera par l'équipement d’une borne dans le cimetière de
Chambly.
La Ville de Chambly se réserve la possibilité d'équiper d’autres emplacements sur simple bon de
commande.
L’installation sera réalisée en coordination avec le service informatique de la Ville de Chambly. Dans ce
cadre, le Titulaire fournira tous les pré-requis techniques nécessaires dans un document de
spécification techniques.
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LOGICIEL CIMETIERE

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