Tribune - Ordre des Experts

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La commission des marchés, un
outil de bonne gouvernance pour
le comité d’entreprise
Vincent Beyron
La commission des marchés a été instituée dans les plus grands CE par la loi du 5 mars
2014 (L. n° 2014-288, 5 mars 2014), précisée par les décrets du 27 mars 2015 (D. n°
2015-357 et 2015-358, 27 mars 2015). Elle vise à assurer la transparence et la saine
gestion des comités d’entreprise.
Expert-comptable,
membre de la
commission CE au
conseil régional de
l’Ordre des ExpertsComptables Paris
Ile-de-France
Quelle est son utilité ? Quels sont ses pouvoirs ? Comment peut-on la faire fonctionner pour qu’elle devienne un outil de bonne gouvernance ? Autant de questions
auxquelles nous allons ici tenter d’apporter des éléments de réponse.
1- L’objet de la commission des
marchés et sa formation
la mise en place obligatoire de la commission des marchés répond au besoin d’améliorer les procédures d’achat dans les plus
grands comités d’entreprise. en effet, si les
grands comités ont globalement, sur les
dernières années, entrepris des efforts pour
améliorer l’efficacité de leurs démarches
d’achats, les médias s’étaient parfois fait
l’écho de dysfonctionnements dans certains d’entre eux. un consensus est intervenu pour créer un référentiel légal, réglementaire et comptable structuré pour les
comités d’entreprise, face au vide qui existait jusqu’ici en la matière.
C’est dans ce cadre qu’a été instituée
l’obligation de mise en place d’une commission des marchés au sein des plus
gros comités d’entreprise, et il importe
de noter que la nouveauté est engageante et forte : l’obligation de fixer
et de mettre en œuvre des procédures
d’achat n’existe dans aucune autre per-
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sonne morale que les Ce, ni dans les sociétés commerciales, ni dans les associations, ni dans les fondations, ni dans les
syndicats.
l’existence de la commission des marchés
est définie aux articles l. 2325-34-1 à l.
2325-34-4 du Code du travail. elle n’est
obligatoire que dans les Ce dont deux critères sur trois sont réunis :
- des produits (incluant les participations
des salariés) supérieurs à 3,1 millions €/
an ;
Philippe Gervais
Expert-comptable,
membre de la
commission CE au
conseil régional de
l’Ordre des ExpertsComptables Paris
Ile-de-France
- un total de bilan supérieur à 1,55 million € ;
- 50 salariés appointés par le comité.
la loi fixe des obligations minimales, mais
elle laisse chacun des Ce s’organiser de la
façon dont il le souhaite. elle laisse également au règlement intérieur, qui est voté
à la majorité des membres présents, le
soin de fixer les modalités de fonctionnement de la commission, le nombre de ses
membres, les modalités de leur désignation
et la durée de leur mandat.
Les Cahiers Lamy du CE
Nº 150 Juillet 2015
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Sa mise en place se passe en quatre temps :
- les élus vont désigner les membres de cette commission
parmi les membres du Ce, ainsi que son président. Si la
loi est muette sur ce point, il nous semble obligatoire
de procéder par un vote en réunion plénière. Signe de
l’importance des enjeux et de la nécessaire disponibilité et implication de ses acteurs, la loi impose que
ses membres soient des élus titulaires, et pas des suppléants. Aucun complément d’heure de délégation n’est
alloué pour faciliter son fonctionnement, sauf accord
spécifique avec l’employeur ;
Parmi les points à traiter lors de la mise en place de la
commission des marchés figurent ainsi :
- le Ce, selon les termes de la loi, « détermine, sur proposition de la commission des marchés, les critères retenus
pour le choix des fournisseurs/prestataires et la procédure
des achats » ;
- la délégation qui sera donnée aux permanents du Ce et
l’articulation de leur travail avec celui des commissions
des marchés et des commissions facultatives.
- le réglement intérieur devra être modifié. il devra décrire
les modalités de désignation des membres, la durée de
leur mandat et la façon dont elle rend compte de ses
choix, au moins une fois par an, au comité d’entreprise.
il devra aussi indiquer le seuil minimum des achats justifiant ces procédures. le montant légal est de 30 000 €
par marché ;
- une réunion plénière devra donc au final avaliser non
seulement les critères retenus pour le choix des fournisseurs et les procédures d’achats proposés par les
membres de la commission des marchés, mais aussi, via
une inscription dans le règlement intérieur, les modalités de fonctionnement de cette commission.
- l’articulation des travaux de la commission des marchés
avec ceux des commissions facultatives, dont le Ce peut
s’être doté pour gérer ses activités socio-culturelles. À
titre d’exemple, certains Ce pourront privilégier un processus où les commissions thématiques assurent la préparation et le suivi de la consultation des prestataires,
préparant alors en amont le choix du prestataire final par
la commission des marchés ;
le comité devra prévoir les modalités d’implication et
d’intégration des permanents du Ce ou des commissions
facultatives dans la préparation et le suivi des appels
d’offre et le contenu des travaux de préparation et éventuelles délégations de responsabilité. les choix seront notamment à faire en ce qui concerne :
- la validation des cahiers des charges ;
- la décision sur le nombre et l’identité des fournisseurs et
prestataires consultés.
Dans tous les cas, la commission des marchés est l’organe
responsable de la fonction achat, car elle a le pouvoir de choisir les fournisseurs et les prestataires du Ce, selon des modalités fixées par le règlement intérieur du comité d’entreprise.
On pourra, par exemple, indiquer dans ce règlement :
2- Modalités de fonctionnement et
aspects pratiques
- le montant minimal des marchés pour lesquels la commission est compétente. il est tout à fait possible de
descendre en-dessous des 30 000 € légaux, sur tous les
marchés ou sur certains seulement ;
le Code du travail fixe les missions que doit a minima remplir la commission des marchés :
- les marchés qui n’auront pas à suivre la procédure (par
exemple, l’ANCV a le monopole de la délivrance des
chèques vacances) ;
- proposer au Ce les critères retenus pour le choix des
fournisseurs/prestataires et la procédure des achats ;
- choisir les fournisseurs et les prestataires du comité
d’entreprise ;
- rendre compte de ces choix, au moins une fois par an, au
Ce et établir un rapport d’activité annuel.
la commission devra rester responsable du choix des
fournisseurs. De fait, de nombreux schémas sont possibles
pour le processus achat. les solutions retenues varieront
selon la taille du Ce, les rôles dévolus aux éventuelles
commissions thématiques, et les délégations accordées
aux permanents du Ce.
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- la fréquence des réunions de la commission. Selon la taille
du Ce, une réunion tous les mois ou les deux mois doit
permettre à la commission d’exercer ses prérogatives.
la forme de l’exploitation des appels d’offres. Certains Ce
souhaiteront la remise sous double pli, avec une ouverture
seulement en présence d’un membre de la commission ;
- la forme des décisions. On recommande un PV écrit. Certains Ce demanderont de justifier le choix du fournisseur
ou prestataire retenu, d’autres sont moins formalistes ;
- le cadre général de procédures formalisant les achats :
forme des bons de commande, émission de conditions
générales d’achat, fixation des délais de paiement, etc. ;
Les Cahiers Lamy du CE
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- la conservation des données, qui est dorénavant fixée à
10 ans.
le règlement peut être amené à traiter et faire des choix
sur diverses questions, par exemple :
- certains prestataires de billetterie proposent un contrat
de 3 ans, qui peut dépasser la durée du mandat en cours.
Doit-on prévoir pour les contrats des durées maximales
d’engagement, ou faut-il une majorité spécifique de la
commission des marchés, voire de la plénière ? ;
- il pourra être bienvenu de préciser dans le règlement intérieur le sort des cadeaux, en rappelant que le mandat
des élus est bénévole, et que les cadeaux sont proscrits,
A minima, la commission doit établir un rapport d’activité
annuel, qui sera joint en annexe au rapport sur les activités et la gestion financière mentionné à l’article l. 232550 du Code du travail, qui pourra s’inspirer sous une forme
abrégée de l’exemple ci-dessus.
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la commission des marchés permettra aux plus grands
comités d’entreprise de bien assurer la transparence financière dans la fonction achats. les Ce de taille plus ré-
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sauf ceux d’une valeur limitée qu’il est d’usage d’échanger
durant les fêtes de fin d’année, ou sauf les invitations à des
déjeuners ou autres évènements de travail.
Pour une part importante d’achats périodiques à date fixe
(ex : rentrée scolaire, Noël), la commission pourra se donner un planning annuel des réunions, avec un pré-ordre du
jour fixé dès le début de l’année.
la commission rend compte au Ce selon des modalités
prévues par le règlement intérieur. On peut imaginer
à cet effet de soumettre à la plénière une information
mensuelle ou trimestrielle sous la forme indicative
suivante :
duite gagneraient à s’inspirer de ces dispositions, même
sous une forme allégée, afin d’assurer un contrôle interne
de qualité.
l’expert-comptable sera de bon conseil lors de la mise en
place de la commission des marchés, lors de l’élaboration
du règlement intérieur et du rapport annuel d’activité
de la commission, ainsi que plus largement dans les réflexions du comité d’entreprise pour améliorer ses procédures d’achat et son contrôle interne.
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