SECRÉTAIRE - RÉCEPTIONNISTE

SECRÉTAIRE - RÉCEPTIONNISTE
SITUATION HIÉRARCHIQUE
Le titulaire du poste relève directement du directeur général.
DESCRIPTION DE TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Accueil :
· Reçoit les appels téléphoniques et les achemine aux personnes concernées ;
· Reçoit le courrier, en fait le tri et l’achemine aux personnes concernées ;
· Reçoit les demandes d’informations par courriel et les achemine aux personnes
concernées ;
· Accueille les visiteurs et prend en charge les clients qui se présentent à la
réception;
· Prépare le courrier, les colis et s’occupe de les timbrer ;
· Rédige les lettres de remerciements adressées aux donateurs ;
· Utilise les différents courriers accélérés (Courrier Sans limites : envois locaux et
Purolator : (envois éloignés) et le logiciel de Postes Canada pour l’expédition de
colis ;
· Utilise plieuse-inséreuse et timbreuse ;
· Tient l’inventaire de la papeterie et fait les commandes ;
Levée de fonds
· Effectue la saisie de données lors des campagnes de levée de fonds ;
· Reçoit les commandes d’achat de dosimètres par téléphone et par courriel ;
· Prépare les envois de dosimètres commandés ;
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Service des programmes :
· Fait parvenir du matériel aux responsables des groupes d’entraide ;
· Répond aux questions sur le radon ;
· S’occupe de faire parvenir le matériel éducatif de l’APQ à tous ceux qui en font la
demande ;
· Tient l’inventaire du centre de documentation.
Membres :
·
Prépare les avis de renouvellement, perçoit les paiements et émet les cartes
de membres ;
Dons In Memoriam :
·
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·
Fait parvenir nos condoléances aux familles qui font un don In Memo :
Téléphone les salons funéraires pour favoriser l’utilisation des cartes in
memoriam ;
Fait parvenir les cartes « dons In Memoriam » aux salons funéraires ;
Tient à jour les actions de réceptions et d’envois dans le logiciel Donor
Formation :
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Prépare les certificats pour les étudiants (APQ et FMCQ) ;
Complète les feuilles de présence des cours et les mises à jour;
Confirme les présences une semaine avant les cours
Prépare la documentation pour les participants;
Ouvrir les dossiers pour chacun des cours
Entre dans Donor Perfect les coordonnées des participants ainsi que le code
requis
Entretien les mannequins ;
Prépare les mannequins lors des cours ;
Assiste dans la préparation de la salle.
Effectue toutes autres tâches connexes ou pouvant lui être assignées.
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PROFIL RECHERCHÉ
· Bilingue ;
· Excellente connaissance du français écrit ;
· Connaissance de la rédaction d’affaires ;
· Maîtrise Word, Excel, Powerpoint, Outlook et Donor Perfect un atout.
APTITUDES
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Débrouillard et capable de planification ;
Fait preuve de souplesse de caractère et de facilité d’adaptation ;
Possède aptitudes en communication empathique ;
Doit travailler en étroite collaboration et en harmonie avec ses collègues de
travail et les autres services de l’Association ;
Contribue, dans son travail, à agir dans les meilleurs intérêts de l’organisme.
SPÉCIFICATIONS DE L’EMPLOI :
· 1 à 3 ans d’expérience dans un poste connexe.
· Le diplôme secondaire est le minimum requis.
· La période de probation est de quatre-vingt-dix (90) jours au cours de laquelle
deux évaluations seront effectuées.
· Le salaire est établi selon les normes en vigueur et l’atteinte des objectifs fixés
par le supérieur immédiat.
Pour postuler, veuillez faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre d’intention
avant le 12 juin 2015 à : [email protected]
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