service du soutien - Association pulmonaire du Québec

POSTE : RÉCEPTIONNISTE / 4 jours semaine
SITUATION HIÉRARCHIQUE
Le titulaire du poste relève directement du directeur financier.
SOMMAIRE DE L’EMPLOI
Le titulaire de ce poste est responsable d’assurer principalement l’accueil, la prise d’appels téléphoniques la poste ainsi
que toutes les tâches décrites ci-dessous.
Il doit travailler en étroite collaboration et en harmonie avec ses collègues de travail et les autres services de
l’entreprise.
DESCRIPTION DE TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Accueil :
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Reçoit les appels téléphoniques et les achemine aux personnes concernées ;
Reçoit le courrier et remet à la comptable immédiatement ;
Reçoit les demandes d’informations par courriel et les achemine aux personnes concernées ;
Accueille les visiteurs et prend en charge les clients qui se présentent à la réception;
Prépare le courrier, les colis et s’occupe de les timbrer, en s’assurant d’utiliser le fournisseur le moins dispendieux
tels que Poste Canada et Courrier : envois locaux et Purolator ou UPS: (envois éloignés) ;(après approbation) ;
 Utilise plieuse-inséreuse et timbreuse ;
Papeterie
 Tient l’inventaire de la papeterie et fait les commandes (après approbation) ;
Radon : détecteurs / dosimètres
 Reçoit les commandes d’achat de détecteurs / dosimètres par téléphone ;
 Prépare les envois de dosimètres commandés (incluant documentation) ;
 Enregistre dans DPO les achats de dosimètres ;
Service des programmes de santé :
 Fait parvenir du matériel aux responsables des groupes d’entraide suite à la demande du responsable (après
approbation) ;
 S’occupe de faire parvenir le matériel éducatif de l’APQ à tous ceux qui en font la demande suite à la demande du
responsable (après approbation);
 Émet les cartes de membres des groupes d’entraide suite à la demande du responsable ;
 Tient à jour la liste des membres des groupes d’entraide dans DPO ;
 Tient à jour les listes Excel à la demande de la direction des programmes de santé ;
Membres APQ :
 Tient à jour la liste des membres de l’APQ dans DPO.
 Prépare les avis de renouvellement et émet les cartes de membres lorsque confirmées par le comptable ;
Dons In Memoriam :
 Fait parvenir nos condoléances aux familles qui font un don In Memo ;
 Téléphone les salons funéraires pour favoriser l’utilisation des cartes in memoriam deux jours par semaine ;
 Fait parvenir les cartes « dons In Memoriam » aux salons funéraires immédiatement et en s’assurant d’utiliser le
fournisseur le moins dispendieux tels que Poste Canada et Courrier Sans limites : envois locaux et Purolator ou UPS:
(envois éloignés) (après approbation) afin de s’assurer que le salon reçoit à temps;
 Tient à jour les actions de réceptions et d’envois dans le logiciel DPO et celui Excel ;
 Enregistre les dons dans DPO;
 Fait parvenir les lettres de remerciements adressées aux donateurs ;
 Émet les reçus et les fait parvenir.
DonorPerfect
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Fait les entrées de données dans DPO pour tous les dons :
Événements
In Memoriam
Dosimètres
Divers dons
Émet les reçus mensuellement et les achemine.
Cours de secourisme :
 Prépare les cartes pour les étudiants (APQ et FMCQ) ;
 Entre dans DPO les coordonnées des participants ainsi que le code requis ;
 Assiste dans la préparation de la salle de cours si requis.
Effectue toutes autres tâches connexes ou pouvant lui être assignées :
PROFIL RECHERCHÉ
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Bilingue ;
Excellente connaissance du français écrit ;
Connaissance de la rédaction d’affaires ;
Maîtrise Word, Excel, Outlook et DonorPerfect un atout.
APTITUDES
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Débrouillard et capable de planification ;
Fait preuve de souplesse de caractère et de facilité d’adaptation ;
Possède aptitudes en communication empathique ;
Doit travailler en étroite collaboration et en harmonie avec ses collègues de travail et les autres services de
l’Association ;
 Contribue, dans son travail, à agir dans les meilleurs intérêts de l’organisme.
SPÉCIFICATIONS DE L’EMPLOI :
A. FACTEUR D’EXPÉRIENCE
1 à 3 ans d’expérience dans un poste connexe.
B. FACTEUR D’INSTRUCTION
Le diplôme secondaire est le minimum requis.
C. CONDITIONS SALARIALES ET DE TRAVAIL
1. PÉRIODE DE PROBATION
La période de probation est de quatre-vingt-dix (90) jours au cours de laquelle deux évaluations seront effectuées.
2. HORAIRE DE TRAVAIL
L’horaire de travail est stipulé dans le Guide des politiques établies pour les employés de l’Association Pulmonaire du
Québec. Toutefois, la personne devra être flexible au niveau de l’horaire.
3.
RÉMUNÉRATION
Le salaire est établi selon les normes en vigueur et l’atteinte des objectifs fixés par le supérieur immédiat.
4.
CONGÉS ET VACANCES
Les modalités pour les congés et de vacances sont stipulées le Guide des politiques établies pour les employés de
l’Association Pulmonaire du Québec.
5.
AUTRES AVANTAGES
Les modalités des avantages sociaux, tels que l’assurance collective, sont stipulées dans le Guide des politiques établies
pour les employés de l’Association pulmonaire du Québec.
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae avant le 1 juillet 2016 à :
Madame Dominique Massie
Association pulmonaire du Québec
6070 Sherbrooke est, Bureau 104
Montréal (Québec) H1N 1C4
Courriel : [email protected]
Nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour les entrevues.