PV assemblée générale 2015 - Association professionnelle des

Procès-verbal de la vingt-septième (27e) assemblée générale annuelle (AGA) de
l’Association professionnelle des techniciennes et techniciens en documentation du
Québec (APTDQ) tenue le samedi 19 septembre 2015 de 10 h 30 à 12 h 30
Hôtel Clarendon
57, rue Sainte-Anne
Québec (Québec) G1R 3X4
Salle Dufour 2
LA PRÉSIDENTE CONSTATE QU’IL Y A QUORUM
15-27-01
OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE
Sur une proposition de Serge Bertin, appuyée par Josée Gaudreau, Cynthia St-Pierre est
nommée présidente d’assemblée et, sur proposition de Véronique Cayouette, appuyée par
Danielle Gilbert, Christian Fortin est nommé secrétaire d’assemblée.
Cynthia St-Pierre ouvre l’assemblée générale à 10 h 30 et souhaite la bienvenue aux
membres présents. Elle introduit les membres du conseil d’administration. Toutes et tous
ont reçu le projet d’ordre du jour de la présente AGA et le procès-verbal de la vingtcinquième (26e) assemblée générale tenue le 2 mai 2014.
15-27-02
ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Sur proposition dûment appuyée, il est proposé d’adopter l’ordre du jour suivant tel que
présenté :
1.
Ouverture de l’assemblée
2.
Adoption de l’ordre du jour
3.
Adoption du procès-verbal de la vingt-sixième (26e) assemblée générale annuelle
4.
Rapport de la présidente
5.
Présentation du rapport financier
5.1
États financiers 2014
5.2
Prévisions budgétaires 2015
5.3
Nomination d’un vérificateur comptable
6.
Rapport des comités
7.
Élections
7.1
Président ou présidente (2 ans)
7.2
Vice-président ou vice-présidente (1 an)
7.3
Secrétaire (2 ans)
7.4
Conseiller ou conseillère #2 (1 an)
7.5
Conseiller ou conseillère #3 jeunesse (2 ans)
8.
Point d’information à propos du Congrès des milieux documentaires du Québec (CMD)
9.
Levée de l’assemblée
PROPOSÉE PAR : Jérémie Gagnon
APPUYÉE PAR : Pascale Santerre
Adoptée à l’unanimité
15-27-03 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
DE
LA
VINGT-SIXIÈME
(26E)
Sur proposition dûment appuyée, il est résolu d’adopter le procès-verbal sous réserve des
modifications demandées.
PROPOSÉE PAR : Karine Tremblay
APPUYÉE PAR : Johanne Pelletier
Adoptée à l’unanimité
15-27-04
RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE
Cynthia St-Pierre énonce les principaux éléments du rapport de sa seconde année à la
présidence qui est inclus dans le rapport annuel 2014-2015 de l'Association. Certains
éléments doivent être ajoutés étant donné le report de l'AGA qui devait se tenir en mai
dernier. En effet, suite à une information transmise par une personne membre,
l'Association a réagi à la coupure de plusieurs postes dans les bibliothèques des écoles
primaires de la Commission scolaire Lester-B.-Pearson par l’entremise d’une lettre
transmise à la Fédération des commissions scolaires, au premier ministre, au ministre de
l'Éducation ainsi qu'aux médias. De même, l'Association a réagi à la fermeture abrupte du
centre de documentation du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) par une
lettre adressée au ministre de la Santé et des Services sociaux avec copie conforme au
premier ministre. La lettre a également été diffusée via le site Web et la page Facebook de
l'APTDQ. Finalement, Mme St-Pierre mentionne la tenue d'un 5 à 7 à Montréal organisé
conjointement par l'Association ainsi que Marjolaine Poirier et André Bilodeau,
responsables de la page Facebook Profession technicien en documentation.
15-27-05 PRÉSENTATION DU RAPPORT FINANCIER
5.1 ÉTATS FINANCIERS 2014
La trésorière de l'Association, Mme Véronique Cayouette, présente les états financiers pour
l'année 2014.
Sur proposition dûment appuyée, il est résolu d’adopter les états financiers tels que
présentés.
PROPOSÉE PAR : Johanne Pelletier
APPUYÉE PAR : Josée Gaudreau
Adoptée à l’unanimité
5.2 PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES 2015
Mme Véronique Cayouette présente les prévisions budgétaires pour l'année 2015.
Sur proposition dûment appuyée, il est résolu d’adopter les prévisions budgétaires telles
que présentées.
PROPOSÉE PAR : Diane Bourget
APPUYÉE PAR : Mélanie Cantin
Adoptée à l’unanimité
5.3 NOMINATION D’UN VÉRIFICATEUR COMPTABLE
Pour donner suite à l’obligation de nommer un vérificateur comptable pour l’année courante
(règlement 12.02) et à la suite du travail effectué par la firme comptable actuelle, sur
proposition dûment appuyée, il est résolu de reconduire le mandat de la firme Beaudet,
Fontaine & Associés de Québec pour l’année 2015-2016.
PROPOSÉE PAR : Pierre-Luc Brosseau
APPUYÉE PAR : Mélanie Cantin
Adoptée à l’unanimité
14-26-07 RAPPORTS DES COMITÉS
Représentante de l’APTDQ sur le comité de la répartition des profits du CMD
Mme Mélanie Cantin résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Les négociations pour le protocole d'entente du CMD 2016 se tiendront en décembre et
janvier prochain.
Comité Info-documentation
Mme Danielle Gilbert, qui occupe la fonction de rédactrice en chef, résume les principaux
éléments de son rapport qui est inclus dans le rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Mme Gilbert annonce qu'elle quittera ses fonctions de rédactrice en chef après la
prochaine AGA.
Service d’aide à l’emploi (SAE)
Mme Danielle Gilbert résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Certaines offres diffusées via le SAE proviennent de l'extérieur du Québec, ce qui peut
signifier que les techniciens en documentation détiennent une expertise recherchée par des
employeurs ailleurs au Canada.
Formation continue
M. Pierre-Luc Brosseau résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
La formation portant sur la gestion électronique de documents (GED) qui devait se tenir à
l'automne a été reportée à novembre.
Deux formations sont prévues pour l'année 2015-2016.
M. Brosseau annonce qu'il quittera ses fonctions de responsable du comité formation après
la prochaine AGA.
Site Web et réseaux sociaux
Mme Mélanie Cantin résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
La page Facebook de l'Association s'approche de 1000 adeptes.
Le compte Twitter de l'Association compte 202 abonnés.
Prix Manon-Bourget
M. Christian Fortin résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Section jeunesse
M. Pierre-Luc Brosseau résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Tous les cégeps offrant la formation des techniques de la documentation ont été visités.
Congrès 2014
Mme Pascale Santerre résume les principaux éléments de son rapport qui est inclus dans le
rapport annuel 2014-2015 de l'Association.
Congrès 2016
Mme Danielle Gilbert, présidente du comité, en présente les membres et explique le choix de
ne pas avoir de thème pour l'édition 2016.
Le 14e congrès de l'APTDQ se tiendra les 28 et 29 avril 2016 à Trois-Rivères.
15-27-07 ÉLECTIONS
Mme Véronique Cayouette annonce sa démission à titre de trésorière.
Mme Lydianne Côté annonce sa démission à titre de conseillère #1.
Mme Danielle Gilbert propose Mme Mélanie Cantin comme présidente d’élections, appuyée par
Mme Pascale Santerre. Mme Véronique Cayouette propose M. Serge Bertin comme secrétaire
d’élections, appuyée par Mme Mélissa Cantin. Les membres du conseil d’administration
sortant se retirent.
7.1 Président ou présidente (2 ans)
Christian Fortin a transmis sa candidature par la poste avant la tenue de l'AGA. M. Fortin
est élu par acclamation.
7.2 Vice-président ou vice-présidente (1 an)
Christian Fortin propose, appuyé par Pierre-Luc Brosseau, Véronique Cayouette, cette
dernière accepte et est élue par acclamation.
7.3 Secrétaire (2 ans)
Aucune candidature n'ayant été reçue par la poste ou lors de l'Assemblée, le poste reste
vacant pour l'instant.
7.4 Trésorier ou trésorière (1 an)
Cynthia St-Pierre propose, appuyée par Danielle Gilbert, Lydiane Côté, cette dernière
accepte et est élue par acclamation.
7.5 Conseiller ou conseillère #1 (1 an)
Mélissa Cantin propose, appuyée par Pascale Santerre, Cynthia St-Pierre, cette dernière
accepte et est élue par acclamation.
7.5 Conseiller ou conseillère #2 (2 ans)
Jérémie Gagnon a transmis sa candidature par la poste avant la tenue de l'AGA. M. Gagnon
est élu par acclamation.
7.6 Conseiller ou conseillère #3 jeunesse (2 ans)
Suite aux deux candidatures reçues par la poste, soit celles d'Isabelle Guillemenot et
Sarah Ranger-Dupras, il y a donc élection au scrutin secret. Isabelle Guillemenot est élue à
la majorité.
15-27-08 POINT D’INFORMATION
DOCUMENTAIRES DU QUÉBEC (CMD)
À PROPOS
DU CONGRÈS
DES
MILIEUX
M. Christian Fortin expose le contexte de l'implication de l'APTDQ au sein du CMD. En
effet, les rencontres du comité organisateur ainsi que du comité du programme se tiennent
toujours en journée durant la semaine. Cela implique pour les participants de prendre des
congés personnels ou d'obtenir l'accord de leur employeur afin d'être libéré de leurs
tâches habituelles pour y assister. Or ce type de libération est très difficile à obtenir pour
des techniciens.
En conséquence, il s'avère ardu de dénicher des volontaires prêts à de telles implications.
D'autant qu'un minimum d'expérience en matière d'implication au sein de l'APTDQ s'avère
nécessaire, surtout pour ce qui est de la personne siégeant au comité organisateur du CMD.
Mme Mélanie Cantin rappelle les bénéfices pour l'APTDQ d'être partie prenante dans
l'organisation d'un tel événement et souhaite fortement que l'Association y poursuive son
implication. Le nouveau conseil d'administration s'engage à faire le maximum pour aller dans
le sens de la continuité. Il est entendu que les membres devront être informés et consultés
avant toute cessation de la participation de l'APTDQ au sein du CMD.
15-27-09 LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE
Sur proposition dûment appuyée, il est résolu de lever la séance. Il est 12 h 30.
PROPOSÉE PAR : Pierre-Luc Brosseau
APPUYÉE PAR : Pascale Santerre
Adoptée à l’unanimité
Christian Fortin
Secrétaire
Cynthia St-Pierre
Présidente
5 avril 2016
Version provisoire