Réunion de l`exécutif du chapitre de Vancouver (no 11)

Réunion de l’exécutif du chapitre de Vancouver (no 11)
11 janvier 2012
Moxie’s (salle de conférence) – 808 Bute Street, Vancouver (C.-B.)
Kathy Kerr, présidente
Geoff Kendell, vice-président
Behzad Mehrabadi, secrétaire
Terry Peters, trésorier
Tim Powers, membre actif (trésorier en formation)
Stephen Lee, membre actif
Quinton Jansen, membre actif
Daryl Wong, membre actif
Sid Ansari, membre actif
Absence motivée : Quinton Jansen
Invité : Don Burns, v.-p.
La présidente Kathy Kerr ouvre la séance à 17 h 30 et accueille les nouveaux membres. La motion d’envoyer des cartes à Dan Jones
(pour la perte de sa mère) est appuyée et adoptée.
2. Approbation de l’ordre : motion proposée, appuyée et adoptée
3. Examen de procès-verbal
A. Approbation du procès-verbal de nov. (tel que révisé). 14, Exécutifs de 2011 Réunion : motion proposée, appuyée et adoptée.
B. Approbation de l’ébauche du procès-verbal (tel que révisé) de l’AGA du 16 nov. 2011 – motion proposée, appuyée et adoptée.
Stephen Lee corrigera le procès-verbal du 14 novembre 2011 et rédigera celui de l’AGA du 16 novembre 2011 (tel que discuté à la
réunion de ce soir); distribuer aux membres de l’exécutif avant d’en faire la présentation à l'Institut pour être affiché sur le site
Web.
4.0 Affaires découlant du procès-verbal
Modification des Statuts du Chapitre : voir ordre du jour, point 10.
(nouvelle affaire) Stephen propose une motion selon laquelle l’exécutif de notre chapitre devrait faire la demande de fonds de
l'exécutif de l'Institut en vue de tenir une discussion post-budget 2012 à la première semaine d'avril 2012. Il va soumettre une
proposition structurée au comité exécutif de l’Institut pour approbation. Motion proposée, appuyée et adoptée.
(nouvelle affaire) L’exécutif estime qu’il est mieux de confier au comité exécutif de l’Institut la demande faite par Shirley Friesen,
une ancienne membre du Chapitre de le réintégrer, puisque notre Chapitre n’a pas l’autorité de prendre ce type de décision. Motion
proposée, appuyée et adoptée. Une abstention
5.0 Rapport du trésorier – Terry Peters
En février, Terry fera la demande d’allocation pour 2012.
B. Pour l’état du budget et du compte en banque : nous sommes dans les limites du budget.
C. La date de l’événement social du printemps est discutée. Voir point 8 de l’ordre du jour.
D. Quatre membres de l'exécutif tenteront de devenir des signataires autorisés : Geoff Kendell; Terry Peters. Tim Powers Sid Ansari
Proposition et rapport (ci-dessus) : appuyés et adoptés.
6.0 Le conseil régional de la C.-B. et du Yukon — 1er et 2 juin 2012 (Whistler)
Le nombre de délégués alloués à notre chapitre l’année passée était de 14. Geoff accepte d’être le coordonnateur des délégués
pour notre chapitre pour la prochaine assemblée du conseil régional des 1er et 2 juin 2012.
7.0 Rétroactions sur l’AGA du 16 novembre.
Discussions sur le nombre de membres qui se sont inscrits pour notre AGA et le nombre qui y a participé. Les membres inscrits,
mais qui ne se sont pas présentés gaspillent le budget, puisque toute la planification de la nourriture et la préparation reposaient
sur le nombre de membres inscrits. Heureusement, cela a été compensé par les membres qui se sont présentés de façon
inattendue (sans s’être inscrits pour l'AGA). La question de l'allergie aux aliments est discutée et on convient que ce problème est
difficile à gérer et que les membres en sont responsables.
8.0 Assemblée générale du printemps
A. On décide de la date de l’assemblée générale du printemps : le 1er juillet ou, si ce n’est pas possible, le 30 juin. Terry parle des
coûts par billet pour les adultes et les enfants respectivement, et le montant à verser pour les réserver. L’exécutif demande à Terry
de réserver 180 billets et de payer le dépôt requis. Tim préparera l’avis et Quinton configurera la page Web de façon à faire un suivi
des inscrits.
9.0 Postes à l’exécutif du nouveau chapitre de Vancouver.
Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier ont été élus par de nouveaux membres de l’exécutif du Chapitre. Les voici
(avec leur mandat entre parenthèses) :
Kathy Kerr (automne 2012), présidente
Geoff Kendell (automne 2012), vice-président
Behzad Mehrabadi (automne 2013), secrétaire
Terry Peters (automne 2012), trésorier
Tim Powers (automne 2012), membre actif (trésorier en formation)
Sid Ansari (2013), membre actif
Quinton Jansen (automne 2013) membre actif
Stephen Lee (automne 2013) membre actif
Daryl Wong (automne 2013) – membre actif
10.0 État des modifications des Statuts de notre Chapitre
Article 6.1.1. – Changements au délai d’invitation à l’AGA.
Article 8.1 – Changement au niveau des signataires autorisés
Quinton Jansen fera le suivi de la raison pour laquelle les modifications effectuées aux articles 6.1.1 et 8.1, approuvées par nos
membres aux précédentes AGA, ne sont pas encore reflétées dans les Statuts de notre Chapitre. Il préparera aussi et proposera de
nouvelles modifications aux Statuts de notre Chapitre, telles que : supprimer la question de vote par la poste et confirmer la
pratique actuelle de sélectionner les postes à la première réunion de nouveaux exécutifs après l’AGA. Il présentera les
modifications proposées côte à côte avec les anciens articles, pour question de clarté dans les changements. Il présentera cela à la
prochaine réunion de l’exécutif.
10. Exécutif régional de la C.-B. et du Yukon
Des préoccupations ont été portées à l’attention de Daryl Wong à soulever par-devant le Conseil régional de l’exécutif de la C.-B. et
du Yukon. La prochaine réunion de notre Conseil régional est prévue pour le 29 février 2012.
12.0 AGA annuel de l’Institut (16 et 17 nov. 2012) à Terre-Neuve.
Pas de débat
Prochaine réunion : mercredi. 14 mars, dans un lieu à déterminer, à 16 h 30
14.0 Levée de la séance à 21 h