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MS OUTLOOK XP - p. 1
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Table de matières
Messagerie
Automatisation
EAS
527-Comment marquer un message comme lu ou non lu?
530-Comment réduire la taille de la mailbox ?
533-Comment archiver manuellement vos Personal Folders?
536-Comment ouvrir un attachment à un élément Outlook (message, appointment, etc.)?
539-Comment retrouver un message stocké dans EAS ?
541-Comment empêcher le stockage d'un message avec EAS ?
544-Comment interpréter les icônes dans l'Inbox ?
565-Particularités de la fonction de recherche EAS en ligne
564-Particularités de la fonction de recherche EAS
563-Comment envoyer à nouveau un même message ?
545-Problèmes EAS en attente d'être résolus
543-Comment utiliser EAS efficacement ?
540-Comment marquer un message de manière à ce qu'il soit stocké dans EAS le plus tôt possible?
538-Comment économiser de l'espace dans la Mailbox ?
534-Quelles sont les limitations de l'Outlook Web Access (ou accès Internet à Outlook) ?
531-Qu'est-ce que EAS ?
528-Comment transmettre un message ?
529-Comment retrouver un message ?
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5
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34
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527-Comment marquer un message comme lu ou non lu?
Changer le statut d'un message permet entre autre d'empêcher le stockage automatique de ce message dans
EAS.
1)
2)
3)
4)
•
•
Sélectionnez le ou les
messages à signaler comme
lus ou non lus.
Dans le menu EDIT,
Cliquez sur Mark as Read.
Note : en marquant le
message comme "lu", une
copie de celui-çi sera
automatiquement créée 10
jours après, dans EAS.
Choisissez par contre Mark
as Unread dans le menu
pour indiquer que le message
n'a pas encore été consulté.
Note : dans ce cas, il ne sera
procédé à aucune copie
automatique dans EAS.
EAS modifie les icônes précédant le sujet du message (dans l'Inbox par exemple).
Maintenant, il est devenu impossible de différencier
de
et d'interprêter le caractère
lu ou non lu du message. Le seul indice qu'il nous reste est l'attribut gras ou non-gras des
caractères. Gras signifie non lu et non gras signifie lu. Pour en savoir davantage sur le
fonctionnement d'EAS, veuillez consulter les Websheets créées à cet effet, (voir rubrique
Related Sheets, ci-dessous).
EAS modifie les icônes précédant le sujet du message (dans l'Inbox par exemple).
Maintenant , il est devenu impossible de différencier
de
et d'interprêter le caractère
lu ou non lu du message. Le seul indice qu'il nous reste est l'attribut gras ou non-gras des
caractères. Gras signifie non lu et non gras signifie lu.
Pour en savoir davantage sur le fonctionnement d'EAS, veuillez vous consulter les
Websheets crées à cet effet, (voir rubrique Related Sheets, ci-dessous.)
EAS :
E-mail Advanced Storage - système d'archivage automatique d'item Outlook ayant comme conséquence de réduire la taille de
la Mailbox.
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Qu'est-ce que EAS ?
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530-Comment réduire la taille de la mailbox ?
Conserver trop de messages dans votre Mailbox entraîne des problèmes de gestion et des ralentissements du
système. EAS diminue la taille de votre Mailbox tout en stockant l'entièreté du message. La seule chose à faire est
de décider si vous souhaitez conserver ou non un message dans le système EAS. Pour plus de détails concernant
le système EAS, consultez les Related Sheets. Pour conserver un (ou plusieurs) message(s), procédez comme
suit :
Après 10 jours, EAS stocke
automatiquement une copie des
messages non lus. Cependant,
EAS ne peut conserver que des
éléments liés au travail à la
Commission, c'est pourquoi, il est
nécessaire de distinguer les
messages personnels.
Si le message est lié au travail :
laissez le message dans votre
Mailbox et choisissez une des
options suivante :
1)
Si votre Mailbox est
structurée en Sub-Folders ,
déplacez d'abord les
messages dans les folders
dans lesquels vous souhaitez
les conserver.
2)
Supprimez les messages que
vous ne souhaitez pas garder
3)
Pour conserver un message
dans un folder de la Mailbox
et qu'il ne soit pas stocké
dans EAS : après l'avoir
sélectionné, cliquez sur :
Pour conserver le message et
ne pas attendre qu'EAS le
fasse automatiquement après
10 jours, cliquez sur
.
5)
Pour qu'il ne soit pas traité
par EAS, ranger le message
dans vos Personal folders
Si certains messages sont
personnels : supprimez les de
votre Mailbox en optant pour l'une
des solutions suivantes :
1)
Déplacez le message dans
un des folders faisant partie
des Personal Folders.
2)
Supprimez tout simplement le
message
4)
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1)
2)
Pour conserver des messages issus des Personal Folders dans un folder d'archives,
utilisez la fonction AutoArchive d'Outlook. Cette opération diffère du traitement EAS qui ne
s'applique que sur les messages se trouvant dans la Mailbox.
Les messages non lus ne sont pas traités par EAS, n'ayez donc aucune crainte si vous
vous absentez du bureau, les messages ne disparaîtront pas de votre Inbox.
EAS :
la Mailbox.
Qu'est-ce que EAS ?
Comment marquer un message de manière à ce qu'il soit stocké dans EAS le plus tôt possible?
Comment empêcher le stockage d'un message avec EAS ?
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533-Comment archiver manuellement vos Personal Folders?
L'utilisation du courrier électronique ne cesse de croître ces dernières années. De plus en plus de messages
parviennent dans votre boîte aux lettres. EAS est un système qui permet de stocker les messages relatifs au travail
à la Commission mais que faire des messages plus personnels, rangés dans vos Personal Folders car l'espace
disponible pour ce folder est limité. Une solution consiste à archiver manuellement les messages qui s'y trouvent.
1)
2)
3)
4)
5)
Sélectionnez le folder dont
tout ou une partie du contenu
doit être archivé.
Dans le menu File,
choisissez Archive....
La boîte de dialogue Archive
apparaît.
Vous pouvez :
•
confirmer le choix du
folder dont le contenu
doit être archivé ou en
choisir un autre.
•
indiquer la date la plus
tardive de création des
éléments du folder. Tous
les éléments créés ou
reçus avant cette date
seront archivés.
•
sélectionner le fichier
dans lequel archiver les
données. Il est conseillé
de se contenter du fichier
proposé par défaut. De
cette manière, toutes les
données archivées se
retrouveront dans le
même fichier, ce qui rend
la consultation plus
simple.
Cliquez sur
Le folder sélectionné se vide
alors des données créées ou
reçues avant la date
déterminée.
Vous les retrouverez dans le
fichier archive.pst avec la même
structure de subfolders que dans
vos Personal Folders
6)
Si vous désirez archiver le contenu entier d'un folder, y compris les éléments créés ou reçus le
jour même, indiquez alors la date du lendemain dans le champs Archive items older than. De
cette manière, même les élements les plus récents seront archivés.
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Archive :
folder qui permet d'archiver les anciens messages qui pourraient encore être utiles mais qui encombrent l'inbox.
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536-Comment ouvrir un attachment à un élément Outlook (message,
appointment, etc.)?
Lorsque vous recevez un message avec un attachment, il est possible de l'ouvrir en fonction des programmes
installés sur votre ordinateur. Le fait de l'ouvrir permet de le sauvegarder, l'éditer ou encore l'imprimer.
Double-cliquez sur un
message contenant un
Attachment.
2)
Lorsque le message est
ouvert, vous visualisez soit
l'icône du fichier, soit
uniquement le ou les nom(s)
de fichier(s) - dans ce dernier
cas, cliquez sur
pour
visualiser les icônes.
3)
Double-cliquez sur l'icône du
fichier à ouvrir.
4)
Le document s'ouvre
automatiquement dans le
logiciel adéquat (par exemple:
Word).
Certaines personnes utilisent le
Preview Pane pour lire leurs
messages. Lorsque le message a
été ouvert (lu) il y a plus de 10
jours, il est vraissemblable que
EAS en ait déjà fait une copie, et
qu'après 15 jours depuis ce même
moment, il n'affiche plus les
icônes de fichiers attachés. Pour
visualiser l'entièreté du message,
avec ses fichiers attachés, il est
indispensable de cliquer d'abord
sur le bouton
.
1)
Vous pouvez aussi visualiser le contenu du fichier sans l'ouvrir (si vous le suspecter par
exemple de comporter un virus susceptible d'endommager le programme) en effectuant un clic
droit sur l'icône qui représente le fichier et en sélectionnant Quick View dans le menu
contextuel.
Attachment :
fichier joint comme annexe d'un message.
EAS :
Websheets
la Mailbox.
Preview Pane :
Cadre apparaissant en bas de l'écran et permettant de voir le contenu des messages sans devoir les ouvrir.
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539-Comment retrouver un message stocké dans EAS ?
Les messages qui ont été traités par EAS se retrouvent sous forme de stub dans la Mailbox (le Stub comporte
l'entète du message, ainsi que le texte, sans les annexes). En effectuant une recherche avec Outlook, vous ne
feriez qu'une recherche sur le texte, le sujet, etc. En utilisant l'outil de recherche EAS, il est possible de rechercher
sur l'entièreté du message, y compris dans les fichiers attachés. Cet outil permet également de rechercher des
messages stockés dans le système EAS et qui auraient été définitivement supprimés en Outlook.
1)
2)
3)
4)
Cliquez sur le bouton
, la
fenêtre suivante apparaît.
•
Contents est le contenu
du message, ainsi que
celui des fichiers
attachés.
•
Subject est le sujet du
message.
•
To est l'adresse du
destinataire.
•
From est l'adresse de
l'expéditeur (entrez une
partie de celle-ci).
•
Attachments est (une
partie) du nom de fichier
attaché au message.
•
Date est un intervalle de
temps comprenant la
création du message.
•
Language fait référence
à certains caractères
spéciaux utilisés dans le
message
Choisissez le folder dans
lequel vous souhaitez
chercher.
La recherche dans les Public
Folders
ne sera disponible
qu'après la migration des
Mailboxes à la Commission.
Cliquez sur
pour
lancer la recherche.
1)
2)
3)
4)
Lorsque vous recherchez un type de fichier en particulier (ex: document word), dans le
champ Attachments, entrez l'extension (.doc en l'occurence).
La recherche sur le texte de fichiers (champ Contents), recherche dans les types de
fichiers suivants : .rtf, .doc, .html, .pdf, .xls, .ppt and .txt
Les fichiers "zippés" ou protégés par un mot de passe sont archivés mais il n'est pas
possible d'effectuer de recherche sur leur contenu.
Il est possible de chercher sur plusieurs Mailboxes à la fois. Notons que la liste ne reprend
uniquement que les Mailboxes pour lesquelles vous avez des permissions.
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Qu'est-ce que EAS ?
Comment utiliser EAS efficacement ?
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541-Comment empêcher le stockage d'un message avec EAS ?
Il vous sera parfois nécessaire d'empêcher le stockage automatique des messages lus, par EAS, ne serait-ce
parce qu'ils ont un caractère personnel ou non essentiel, voire encore que vous souhaitiez accèder à tout son
contenu via l'Outlook Web Access (accès à Outlook à partir de l'extérieur de la Commission).
1)
2)
Sélectionnez le message /
l'élement de Calendar.
Avant de réaliser cette opération et afin de ne pas la répéter, il est possible de sélectionner
plusieurs messages:
1)
maintenez la touche Ctrl enfoncée en cliquant sur différents messages non-adjacents
2)
cliquez sur un message, maintenez la touche SHIFT et cliquez sur le dernier message à
sélectionner. Tous les messages compris entre le premier et le dernier seront sélectionnés
Parfois, le bouton
n'est pas activable, sans doute parce qu'une partie ou tous les messages
de la sélection, sont déjà stockés dans EAS.
Calendar :
Folder d'Outlook dans lequel sont affichés tous les appointments, meetings et events qui ont été créés.
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Qu'est-ce que EAS ?
Comment économiser de l'espace dans la Mailbox ?
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544-Comment interpréter les icônes dans l'Inbox ?
Ils sont particulièrement nombreux et ont tous une signification bien différente, en voici quelques exemples :
Message non lu.
Message lu.
Brouillon.
Message avec fichier(s)
joint(s).
Message important.
Message d'importance
moindre.
Message avec signal de
suivi.
Message qui devra être
stocké par EAS le plus rapidement
possible (le soir même)
Message qui ne devra pas
être traité par EAS.
Message qui a été stocké,
traité par EAS.
Réponse à un message.
Message transmis
Accusé de réception positif.
Accusé de réception négatif.
Rapport signalant que le
message a été ouvert par le
destinataire.
Avertissement que le
destinataire n'a pas ouvert le
message.
Réponse automatique en cas
d'absence du destinataire.
Invitation à une Meeting .
Réponse positive à une
invitation à une meeting.
Réponse négative à une
invitation à une meeting.
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EAS :
la Mailbox.
Meeting :
Appointment auquel d'autres personnes sont conviées ou pour lequel certaines ressources doivent être réservées.
Qu'est-ce que EAS ?
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565-Particularités de la fonction de recherche EAS en ligne
La fonction de recherche EAS en ligne vous présente quelques informations supplémentaires par rapport à
l'interface classique.
1)
2)
•
•
Cette version web peut être
lancée via
,
Programs, EAS Client, EAS
Client.
La fonction de recherche EAS
Client (via IntraComm)
indique clairement à quels
folders de quelles mailboxes
vous avez accès.
Si vous voyez une ou plusieurs mailboxes auxquelles vous n'avez pas accès, nous vous
recommandons de contacter le responsable associé et de lui demander de vérifier si les
permissions d'accès correspondent et si la situation est correcte. Il est possible de le faire
en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le folder, choisissez Properties, cliquez sur
l'onglet Permissions. La personne obtiendra alors l'aperçu des permissions existantes.
S'il y a des modifications de permissions, elles prendront effet lors du prochain cycle EAS
(habituellement programmée tous les soirs à 20h00) corrigeant la situation le matin suivant.
Si la situation reste inchangée, contactez votre Help-Desk local.
EAS :
la Mailbox.
Particularités de la fonction de recherche EAS
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564-Particularités de la fonction de recherche EAS
Dès que vous activez la fonction de recherche dans EAS, son interface affichera toutes les mailboxes auxquelles
vous avez accès, même partiellement. Cela est dû au fait que dès qu'un autre utilisateur a defini des permissions
d'accès pour vous (et d'autres) sur (au moins) un de ses folders, la mailbox de celui-ci devient visible dans
l'interface de recherche EAS. Plus important encore, les folders pour lesquels un accès a été permis deviennent
disponibles pour vos recherches (et celles de toutes les autres personnes qui ont les permissions adéquates).
1)
2)
Activez la fonction de
recherche EAS en cliquant
sur
.
Cette fenêtre apparaîtra ; à
droite de l'écran vous voyez
clairement l'aperçu des
mailboxes accessibles.
Sa version en ligne présente
même des informations
supplémentaires (voir Liens).
•
•
Si vous voyez une ou plusieurs mailboxes auxquelles vous n'avez pas accès, nous vous
recommandons de contacter le responsable associé et de lui demander de vérifier si les
permissions d'accès correspondent et si la situation est correcte. Il est possible de le faire
en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le folder, choisissez Properties, cliquez sur
l'onglet Permissions. La personne obtiendra alors l'aperçu des permissions existantes.
S'il y a des modifications de permissions, elles prendront effet lors du prochain cycle EAS
(habituellement programmée tous les soirs à 20h00) corrigeant la situation le matin suivant.
Si la situation reste inchangée, contactez votre Help-Desk local.
EAS :
la Mailbox.
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Particularités de la fonction de recherche EAS en ligne
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563-Comment envoyer à nouveau un même message ?
Dans Outlook XP, il est aisé d'envoyer un même message à plusieurs reprises.
1)
2)
3)
4)
5)
Sélectionnez le message que
vous voulez ré-envoyer (dans
le dossier Sent Items, ou
dans le dossier où vous l'avez
stocké). Ouvrez le message
en double-cliquant dessus.
Dans le menu Actions,
choisissez Resend this
message.
Faites les modifications
nécessaires (destinataires,
message...).
Cliquez sur
.
Votre Sent Items ci-contre
contient plusieurs messages
qui ont été envoyés de cette
manière.
Ré-envoyer un message EAS est impossible (Voir Liens).
Item :
élément de base qui contient une information dans Outlook (équivalent du fichier dans un autre programme). Il s'agit aussi bien
des e-mails, des appointments, des contacts, des tasks, des entrées dans le journal que des notes.
Particularités de la fonction de recherche EAS
Particularités de la fonction de recherche EAS en ligne
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545-Problèmes EAS en attente d'être résolus
Certaines fonctionnalités ne sont pas encore activées mais le seront dès la migration de l'ensemble des Mailboxes
terminée. En attendant, certains éléments limitent le fonctionnement complet d'EAS.
Problème résolu lorsque la
migration des Mailboxes sera
terminée :
Accéder à une Mailbox "migrée" à
partir d'une Mailbox "non migrée" :
Vous ne retrvouverez pas
l'entièreté du message (avec
fichiers attachés)
Limitation EAS :
Les icônes indiquant le caractère
lu, répondu, etc. d'un message,
sont remplacés par les indicateurs
EAS
ou
. Leur apparence
"normale", telle que
ne seront plus visibles.
EAS :
la Mailbox.
Qu'est-ce que EAS ?
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543-Comment utiliser EAS efficacement ?
Quelques règles essentielles sont à respecter et sont présentées ci-dessous. Pour une introduction relative à EAS,
voire la rubrique Related Sheets ci-dessous.
Attendez d'avoir migré pour
utiliser EAS. Une fois la migration
effectuée, les 4 boutons suivants
sont apparents :
(certains peuvent être inactifs).
Pour utiliser EAS efficacement,
deux préalables:
1)
Assurez vous que les Rules
d'AutoArchivage d'Outlook
sur votre Mailbox soient
désactivées.
•
Effectuez un clic avec le
bouton droit de la souris
sur un folder de
message, tels que sur
Inbox et Sent Items,
•
Dans le menu contextuel,
choisissez Properties,
•
Cliquez sur l'onglet
AutoArchive, et
•
assurez vous qu'il n'y ait
pas de case cochée en
regard de l'option Clean
out items older than.
•
Effectuez ce même
contrôle sur les différents
folders de messages ou
d'éléments Calendar.
2)
Supprimer toutes les rules
activées dans le Rules
Wizard et qui déplacent des
messages relatifs au travail à
la Commission vers vos
Personal Folders.
•
Cliquez sur le folder
Inbox,
•
Choisissez dans le menu
Tools, la commande
Rules Wizard...
•
La boîte de dialogue
Rules Wizard apparaît.
•
Vous trouvez ici
l'ensemble des rules.
Sélectionnez celles qui
déplacent ou copient des
messages vers les
Personal Folders.
•
Supprimez-les en
cliquant sur le bouton
correspondant ou
Websheets
décochez la(les) case(s)
qui la(les) rendai(en)t
active(s).
Calendar :
Folder d'Outlook dans lequel sont affichés tous les appointments, meetings et events qui ont été créés.
EAS :
la Mailbox.
Inbox :
Folder dans lequel apparaissent tous les messages reçus.
Rule :
Ensemble de conditions, d'actions et d'exceptions (les 3 éléments de base pour la création d'une rule) choisies afin
d'automatiser le traitement et l'organisation de messages.
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Comment réduire la taille de la mailbox ?
Qu'est-ce que EAS ?
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540-Comment marquer un message de manière à ce qu'il soit stocké dans
EAS le plus tôt possible?
Lorsque vous souhaitez conserver un message dans EAS (un message en rapport avec le travail à la
Commission), il est intéressant de le marquer comme devant être traité le plus rapidement par EAS, ce que le
système fera dès le soir de l'opération.
1)
2)
Sélectionnez le message à
conserver.
Cliquez sur
.
Avant de réaliser cette opération et afin de ne pas la répéter, il est possible de sélectionner
plusieurs messages :
1)
maintenez la touche Ctrl enfoncée en cliquant sur différents messages non-adjacents
2)
cliquez sur un message, maintenez la touche SHIFT et cliquez sur le dernier message à
sélectionner. Tous les messages compris entre le premier et le dernier seront sélectionnés
Parfois, le bouton
n'est pas activable, sans doute parce qu'une partie ou tous les messages
de la sélection sont déjà stockés dans EAS.
Qu'est-ce que EAS ?
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538-Comment économiser de l'espace dans la Mailbox ?
Si la taille de la Mailbox dépasse 50 MB, il ne vous est plus possible d'envoyer un nouveau message. Ci-dessous
sont repris 6 conseils qui vous permettront d'éviter ces désagréments.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Supprimez directement tous
les messages sans intérêt ou
trop vieux en vous
concentrant sur les messages
les plus volumineux.
Videz régulièrement le
Deleted Items folder.
Faites la part entre les
messages personnels et ceux
relatifs au travail à la
Commission
1)
Si un message est
personnel, supprimez le
de la Mailbox (pour le
placer par exemple dans
un Personal Folder
2)
Si un message est relatif
au travail , marquez le en
temps que "to be
archived", c'est à dire en
cliquant sur le bouton
.
Conservez vos messages
sans les fichiers attachés. Si
le message a été traité par
EAS, l'entièreté est
conservée, y compris les
fichiers attachés. Pour plus
d'informations sur EAS,
veuillez consulter les pages
reprises dans la rubrique
Related Sheets, ci-dessous
Dans la mesure du possible
et pour autant que les
destinataires aient accès aux
fichiers, envoyez plutôt les
Attachments en tant que
Shortcut.
Faites en sorte qu'Outlook
archive régulièrement le
contenu de votre Mailbox
N'oubliez pas de supprimer les anciens messages envoyés (qui se trouvent dans le folder
Sent Items et qu'il n'est pas nécessaire de conserver.
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Attachment :
fichier joint comme annexe d'un message.
EAS :
la Mailbox.
Qu'est-ce que EAS ?
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534-Quelles sont les limitations de l'Outlook Web Access (ou accès Internet
à Outlook) ?
Quelques différences existent entre le programme Outlook installé au bureau, et l'accès à Outlook, via Internet
depuis un autre équipement.
1)
2)
Dans OWA, les messages
sont représentés par une
enveloppe jaune fermée,
même si le message a déjà
été consulté. Les messages
non ouverts sont affichés en
caractères gras.
Lorsque vous accédez à un
folder particulier de la Folder
List, la structure de celle-ci
disparaît et vous êtes obligé
de cliquer sur
pour
revenir à un niveau supérieur.
3)
4)
5)
6)
Vous n'avez plus accès aux
Sub-Folders que vous avez
créés dans vos Contacts
Outlook 2000.
L'écran Outlook Today, les
options d'envoi d'un
message, ainsi que la
fonction "Out of office
Assistant" ne sont pas
disponibles.
On ne peut lire certains
messages tansmis (forward)
sous forme d'attachment et il
n'est pas possible d'accéder
aux fichiers attachés à des
messages stockés dans
EAS..
Lorsque vous recevez une
invitation à une Meeting, vous
n'avez pas la possibilité d'y
répondre avec les boutons
Accept, Decline ou
Tentative. Il vous faudra
donc utiliser Reply.
Contacts :
folder d'Outlook reprenant toutes les personnes ou entreprises avec lesquelles vous pouvez communiquer. On peut y stocker
beaucoup d'informations comme l'adresse e-mail, l'adresse postale, plusieurs numéros de téléphone mais aussi des
renseignements personnels comme la date de naissance.
EAS :
Websheets
la Mailbox.
Folder List :
Liste apparentée à la Outlook Bar qui affiche de façon exhaustive les services proposés ainsi que vos folders de classement.
Meeting :
Qu'est-ce que EAS ?
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531-Qu'est-ce que EAS ?
Vous recevez très certainement de nombreux messages et risquez d'être confrontés à la taille maximale pour votre
Mailbox. EAS est un système qui diminue la taille de la Mailbox tout en ne supprimant strictement rien au contenu.
EAS signifie E-mail Advance Storage .
Il existe certaines limites quant à
l'espace disponible dans votre
Mailbox. En dépassant ces
quotas, différentes réactions
peuvent se produire :
•
40 MB : avertissement
•
50 MB : il ne vous est plus
possible d'envoyer un
message
•
100 MB : il ne vous est plus
possible ni d'envoyer ni de
recevoir un message.
Pour diminuer la taille de votre
Mailbox, EAS stocke une copie de
vos messages sous forme
comprimée. Les activités d'EAS
sont :
1)
Le contrôle de votre Mailbox
plusieurs fois par jour
2)
Le stockage d'une copie des
messages (et autres
éléments tels que
Appointments, Meetings, etc),
qui ont plus de 10 jours et qui
ont été lus, sur un serveur (à
moins que vous spécifiez au
système de ne pas créer
cette copie).
3)
Cinq jours après la création
de cette copie, EAS remplace
le message original par un
STUB (le message original,
sans ses annexes ou fichiers
attachés). Ce Stub fonctionne
comme un lien entre le
message stocké sur le
serveur et lui-même. Il est
possible d'utiliser ensuite
EAS pour restaurer (rétablir)
le message dans son état
original. En aucun cas un
élement du message original
n'est altéré, et la taille de
votre Mailbox est fortement
réduite.
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•
•
Les messages se trouvant dans la Mailbox doivent être relatifs au travail à la Commission.
Tous les messages personnels devraient être évacués de la Mailbox sous peine d'être
traités par EAS. Voir Related Sheets pour plus d'informations.
Le Stub contient l'entête et le corps du texte mais pas les fichiers qui lui sont attachés
Appointment :
Activité pour laquelle vous bloquez du temps dans votre calendrier. Les appointments n'impliquent pas d'autres personnes ou
ressources.
EAS :
la Mailbox.
Meeting :
STUB :
L'item Outlook est appelé "stub" lorsque l'attachement de l'item est remplacé par un lien, entraînant ainsi une réduction de la
taille de l'item.
Comment réduire la taille de la mailbox ?
Comment économiser de l'espace dans la Mailbox ?
Comment retrouver un message stocké dans EAS ?
Comment empêcher le stockage d'un message avec EAS ?
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528-Comment transmettre un message ?
Il est très facile de transmettre un message à un autre destinataire.
1)
2)
3)
4)
Dans l'Inbox ou dans un
autre folder sélectionnez le
message à transférer.
.
Lorsque le message à
transmettre a été stocké dans
EAS, il est nécessaire de
l'ouvrir d'abord, en cliquant
sur le bouton
.
L'objet est identique au
message d'origine mais est
précédé de FW: pour signaler
qu'il s'agit d'un transfert.
Encodez simplement les
destinataires.
Cliquez sur
.
5)
Le message apparaît dans le
folder Sent Items avec
l'objet précédé de FW:.
•
Dans un message que vous transférez, vous avez la possibilité d'ajouter du texte au
travers du message. Cette fonction peut s'avérer très utile. Attention, si le destinataire
possède un autre logiciel de messagerie, il ne visualisera pas distinctement (en couleur
bleue) ce texte ajouté, il apparaîtra en texte brut.
Lorsque vous souhaitez transmettre un message traité par EAS à partir de l'Inbox, il ne
sera pas envoyé avec les fichiers attachés. Lorsque vous commencez par afficher le
message entier au moyen du bouton
avant de le transmettre, c'est l'entièreté du
•
message, avec ses fichiers attachés, qui sera envoyé.
EAS :
la Mailbox.
Inbox :
Folder dans lequel apparaissent tous les messages reçus.
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Qu'est-ce que EAS ?
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529-Comment retrouver un message ?
Grâce à l'outil de recherche, il est facile de retrouver un message se trouvant dans un folder particulier, et grâce à
l'outil de recherche EAS, il est même possible de retrouver un message (stocké dans EAS) qui aurait été supprimé
d'un folder Outlook
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Sélectionnez le folder où se
trouve le message à
rechercher.
Dans le menu TOOLS,
cliquez sur Advanced Find...
Sélectionnez l'onglet
Messages.
Dans le champ Search for
the word(s):, écrivez un ou
plusieurs mots contenus dans
le message.
Dans le menu déroulant In:,
précisez si les mots
recherchés se trouvent dans
le sujet ou dans l'entièreté du
message.
En cliquant sur
, précisez
éventuellement le nom de
l'Auteur du message en
double-cliquant dessus et en
cliquant sur
.
7)
Cliquez sur
pour lancer la recherche.
Le résultat s'affiche alors
dans le bas de la fenêtre.
1)
Vous pouvez aussi, après avoir sélectionné le répertoire contenant le message, cliquer sur
, indiquer le(s) mot(s) recherché(s) et cliquer sur
2)
Cette recherche ne se fera que sur l'objet et le contenu du message stocké dans EAS et se
trouvant encore dans votre Mailbox. L'outil spécifique de recherche EAS (voir rubrique
Related Sheets) permet quant à lui de rechercher également des mots se trouvant DANS
les fichiers attachés (documents Word, .pdf, etc.).
Websheets
Auteur :
personne considérée comme étant l'expéditeur officiel d'un message et dont les coordonnées sont insérées dans ce même
message.
Qu'est-ce que EAS ?
Comment retrouver un message stocké dans EAS ?

Websheets MS OUTLOOK XP

Transcription

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