Transcriptions de la vidéo, Affectation des ressources

Transcriptions de la vidéo, Affectation des ressources
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Cathy Simunovic, NEOFACS :
En ce qui concerne l’affectation des ressources, nous nous sommes concentrés sur les ressources
financières, le capital humain, les ressources matérielles comme les études et les données provenant
des communautés de pratique, et la technologie ainsi que la manière dont nous pouvons utiliser et
mettre à profit cette dernière. Nous avons évalué comment affecter ces ressources le plus
efficacement possible, dans le cadre de notre expérience de regroupement et de gestion du
changement. À notre avis, cette gestion des ressources est essentielle parce qu’elle vient soutenir le
processus et nous aide à atteindre nos objectifs. Elle nous permet aussi d’établir des attentes et de
travailler d’une façon qui répond à ces attentes, tout au long du processus de regroupement. Lorsque
nous avons commencé à élaborer notre plan global de gestion de projet pour le processus de
regroupement, nous avons identifié le capital humain comme composante intégrale au processus.
Certains membres de notre personnel ont été libérés de leurs fonctions et promus à un rôle de
leadership dans le processus de regroupement, tandis que d’autres devaient trouver un équilibre
entre leurs tâches quotidiennes et leur rôle de leadership, et c’était acceptable dans certains cas qu’ils
continuent ainsi de s’occuper de leurs tâches quotidiennes en parallèle, puisqu’il est important, dans
le cadre de la prestation des services, de demeurer au courant des réalités du milieu. Cela est d’autant
plus vrai dans le contexte du regroupement, puisque nous voulions rester en contact avec certaines
réalités locales exceptionnelles. Nous voulions nous assurer que toutes nos mesures respectaient,
promouvaient et célébraient les réalités locales. Dans le cadre de ce projet pour le centre, nous nous
sommes rendu compte que nous aurions dû charger un membre du personnel des communications
continues, puisque nous étions tous très occupés avec nos responsabilités liées au regroupement.
c’était épuisant pour les coordonnateurs du projet, mon collègue et moi-même d’essayer de gérer cet
élément du casse-tête, en plus de toutes nos autres responsabilités. Donc, je crois que l’affectation de
ressources humaines était particulièrement importante. Il était important pour nous de pouvoir
recenser les ressources dont nous avions besoin et d’avoir à notre disposition les ressources
financières suffisantes pour les obtenir. L’idéal serait d’effectuer ce recensement au tout début du
processus, lorsque vous élaborez votre charte de projet ou votre plan de gestion du projet, pour savoir
ce dont vous aurez besoin, et quand vous en aurez besoin. Ce recensement précoce vous permettra
d’avoir une marge de manœuvre, puisque, comme pour tout nouveau processus, vous allez peut-être
vous rendre compte en cours de route que vous avez besoin de quelque chose d’imprévu. Par
exemple, la région que nous desservons, au nord-est de l’Ontario, couvre une superficie d’un peu plus
de 127 000 km2, alors nous mettons environ six heures et demie pour nous rendre de notre bureau ou
campus le plus au nord à notre bureau le plus au sud, alors on comprend bien que la technologie ait
joué un rôle très important. En effet, le processus a duré 14 mois, et durant les mois d’hiver, il peut
être difficile, voire impossible, de conduire à cause des conditions routières dangereuses et des
animaux sauvages. Nous avions aussi reconnu un besoin continu d’équilibre entre la vie privée et le
travail afin d’assurer que les membres de notre personnel et de notre équipe de direction sont en
bonne santé et qu’ils peuvent se rendre chez eux à la fin de la journée. La technologie nous a permis
de continuer d’avoir des dialogues, des conversations et des réunions à distance, dans un premier
temps, au moyen de vidéoconférences et de téléconférences, puis, finalement, en mettant en place
un système de téléprésence sur trois de nos campus. Cette téléprésence nous a permis de profiter
d’une expérience immersive de vidéoconférence et des communications formidables que ce système
nous fournissait. Nous avions vraiment mis l’accent sur l’utilisation et le perfectionnement de notre
propre personnel, puisque nous sentions qu’il était important d’utiliser notre propre capital humain,
dans la mesure du possible. Cette décision a permis à notre personnel de vraiment s’approprier le
processus et le revendiquer. À mon avis, les conseillers jouent un rôle très important dans le
processus, du côté du capital humain. Nous avions embauché des conseillers, et un conseiller en
particulier a travaillé avec le conseil des gouverneurs à l’élaboration d’un modèle de gouvernance
pour l’agence, car il nous fallait toute la ressource de ce regard frais et critique de quelqu’un de
l’extérieur de l’organisme, pour que les anciens conseils en arrivent à ce un nouveau modèle de
gouvernance pour la nouvelle agence. Un autre conseiller est venu soutenir le travail que nous
effectuions en tant que coordonnateurs de projet dans notre équipe pluri-institutionnelle pour le
changement (CATCH : Cross Agency Team For Change) composé de 21 membres du personnel. Le
conseiller jouait le rôle de coach, de mentor et de guide et travaillait avec l’équipe de coordination de
projet, pour nous entraîner à améliorer l’équipe CATCH. Avec son aide, nous sommes parvenus à faire
de l’équipe CATCH de vrais ambassadeurs capables de faire la mobilisation. À mon avis, il s’agit de
reconnaître dans quels domaines vous avez besoin de l’expertise d’un conseiller et comment profiter
pleinement de cette expertise, mais aussi de saisir toute occasion de développer les compétences au
sein de votre propre organisme. Cette stratégie ne peut que renforcer votre organisme au fil du
temps.