Note de procédure pour le recrutement de doctorants sur ressources

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Note de procédure pour le recrutement de doctorants sur ressources propres Préambule La procédure décrite dans ce document s’applique pour les cas suivants : • contrats doctoraux financés sur un contrat de recherche (ANR, Europe, contrat industriel, etc.), • « allocations doctorales » des collectivités territoriales, • financements de thèse par une association ou une fondation, ou une entreprise (mécénat de doctorat), • financements de thèse de gouvernements étrangers, lorsque ceux‐ci donnent lieu à l’établissement d’un contrat de travail. Dans tous ces cas, le recrutement du doctorant nécessite une vérification par les services financiers de l’Université de l’existence d’un financement suffisant pour couvrir le coût d’un contrat doctoral pendant toute sa durée, soit 36 mois. Nous vous conseillons par conséquent d’attirer l’attention des futurs doctorants et de leurs directeurs de thèse sur la nécessité de réunir les documents et de faire les démarches nécessaires le plus tôt possible. Vous trouverez en annexe les deux schémas de procédure pour le recrutement des doctorants sous contrat doctoral à Paris‐Sud, selon que le laboratoire d’accueil est ou n’est pas en Délégation Globale de Gestion (DGG) Paris‐Sud. NB : si le laboratoire d’accueil est en DGG d’un organisme de recherche, le contrat doctoral sera géré par cet organisme. Première étape : l’inscription à l’Université L’inscription peut avoir lieu dès que le candidat a connaissance de l’attribution de son allocation doctorale, auprès du service scolarité de sa composante de rattachement, et selon la procédure définie par celui‐ci. Documents à produire : • Le dossier d’inscription rempli, ainsi que les documents demandés par le service de scolarité de l’UFR concerné (UFR de rattachement de l’École Doctorale) • La demande de première inscription signée par le directeur de thèse, le directeur de l’unité de recherche, le directeur de l’École Doctorale (à télécharger sur la page « écoles doctorales – inscriptions » du site de l’Université : http://www.u‐
psud.fr/fr/la_recherche/ecoles_doctorales/inscription.html). Pour les cotutelles Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 1
internationales : une convention signée entre les établissements d’enseignement supérieur est obligatoire et doit être jointe à la demande. • La Charte du Doctorat signée par le directeur de thèse, le directeur de l’unité de recherche, le directeur de l’École Doctorale et le doctorant. (à télécharger sur la page « écoles doctorales ‐ documentation du site de l’université : http://www.u‐
psud.fr/fr/la_recherche/ecoles_doctorales/documentation.html) Le contrat doctoral ne pourra être établi que si l’inscription a été faite au préalable Cas des conventions de financement concernant plusieurs doctorants Quand la convention de financement porte sur une liste de doctorants (c’est le cas pour les conventions de plusieurs associations et fondations), elle ne peut être signée par le Président que lorsque tous les doctorants bénéficiaires se sont inscrits. Si un seul doctorant de la liste tarde à s’inscrire, la convention ne sera pas signée, et par conséquent aucun contrat doctoral ne pourra être établi, ce qui empêchera tous les doctorants de la liste (1) de commencer leur activité de recherche dans leur laboratoire d’accueil, et (2) de percevoir leur rémunération. Cas des allocations doctorales de la Région Ile de France Les établissements gestionnaires des DIM procèdent à leur sélection en juin‐juillet. La décision officielle ne résultera toutefois que de la validation ou non de la sélection par la Commission Permanente du Conseil Régional, composée d’élus, qui se réunit en principe en juillet. Tous les DIM ne présentent pas leurs dossiers de sélection en juillet. Dans ce cas il faut attendre la tenue de la Commission Permanente suivante, en principe en septembre. L’inscription administrative pourra avoir lieu dès la notification par l’établissement gestionnaire du DIM du choix résultant de la sélection en juin‐juillet. Le contrat doctoral ne pourra, par contre, être établi qu’à la signature de la convention de reversement établie entre l’établissement gestionnaire du DIM et Paris‐Sud. Deuxième étape : le choix de l’activité hors recherche par le doctorant Cf la Note sur la possibilité pour les doctorants d’effectuer des activités hors recherche rémunérées du 12 mai 2011. Les doctorants qui souhaitent effectuer un service hors recherche à Paris‐Sud doivent déposer leur candidature via une application en ligne sur le site Web de Paris‐Sud, selon des modalités qui sont transmises chaque année aux Écoles Doctorales. La période de candidature se situe en juin‐juillet. Il est possible pour un doctorant de 1ère année de déposer une candidature pour des activités hors recherche même si le financement de son contrat doctoral n’est pas encore finalisé en juin‐juillet (décision d’attribution pas encore notifiée, convention de financement Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 2
pas encore signée, etc.). Bien évidemment, le recrutement pour une activité hors recherche sera dans ce cas conditionné à l’établissement d’un contrat doctoral. Avant de déposer leur candidature pour un service hors recherche, les futurs doctorants doivent impérativement en discuter avec leur directeur de thèse, de façon à ce que service soit bien considéré comme partie intégrante de leur projet doctoral. Les activités possibles sont les suivantes : • Enseignement, dans le cadre d'une équipe pédagogique, pour un service égal au tiers du service annuel d'enseignement de référence des enseignants‐chercheurs. • Diffusion de l'information scientifique et technique. • Valorisation des résultats de la recherche. • Missions d'expertise effectuées dans une entreprise, une collectivité territoriale, une administration, un établissement public – dont l’Université Paris‐Sud, une association ou une fondation. Le candidat va renseigner dans l’application en ligne : •
Ses choix d’activité hors recherche : deux choix possibles (par exemple, enseignement + une des missions proposées), ainsi que quelques lignes sur ses compétences et ses motivations pour les activités demandées. •
Des renseignements personnels (adresse mail et personnelle, numéro de sécurité sociale, etc.) et des renseignements sur son doctorat, qui seront utilisés pour l’établissement de son contrat doctoral. Il est indispensable de vérifier que la convention de financement passée entre Paris‐
Sud et l’organisme financeur ne mentionne pas que le doctorant doive consacrer tout son temps à la recherche. Si c’est le cas, il faut obtenir un accord formel du financeur (qui sera annexé à la convention), faute de quoi il sera impossible au doctorant d’exercer une activité hors recherche. Nous conseillons par conséquent aux chercheurs qui négocient des financements pour couvrir le coût d’un contrat doctoral, d’éviter absolument de telles clauses interdisant a priori aux doctorants d’exercer une activité hors recherche. Lorsqu’un doctorant est recruté pour une des activités hors recherche proposées dans l’application de candidature en ligne, la majoration de salaire liée à l’activité hors recherche sera financée par Paris‐Sud, et non par la subvention ou le contrat de recherche obtenu pour financer la rémunération liée à l’activité de recherche du doctorant. Troisième étape : l’établissement du contrat doctoral Demande d’établissement du contrat doctoral Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 3
Pour tous les financements de contrats doctoraux sur ressources propres, l’École Doctorale remet au futur doctorant la demande d'établissement de contrat doctoral (annexe 1) à faire remplir et signer par : • le directeur de thèse, • le directeur de l’unité de recherche, • le directeur de l’École Doctorale, • le chargé de mission « Écoles Doctorales » (Bruno Bost) si le doctorant a été recruté pour une activité hors recherche. La demande d’établissement de contrat doctoral correctement remplie et signée doit être remise au service qui sera gestionnaire du contrat (voir plus loin le point sur l’établissement du contrat doctoral). Visa financier La demande d'établissement de contrat doctoral est accompagnée d’une fiche d’engagement financier (annexe 2), qui est transmise au service financier compétent par le gestionnaire du contrat doctoral. Le contrat ne pourra être établi par le gestionnaire qu’à réception de cette fiche visée par le service financier. Ainsi, il ne sera pas possible d’établir un contrat tant que les crédits ne seront pas installés. Etablissement et gestion du contrat doctoral Le contrat doctoral est établi et géré : 1. Par l’administration de l’unité de recherche quand celle‐ci est en DGG. Le contrat doit être accompagné de la demande d’établissement et de la fiche d’engagement financier portant le visa du SAIC (contrats industriels et européens) ou de la DABF (autres contrats institutionnels), et le dossier doit être transmis à la DRH, au service de gestion individuelle des enseignants, à l'attention de Mme Isabelle SUBE. 2. Par le service du personnel de l’UFR de rattachement de l’École Doctorale dans tous les autres cas. Il est ensuite transmis à la DRH pôle enseignant pour vérification et mise à la signature du Président. Modification du contrat doctoral par avenant Toute modification portant sur les éléments substantiels du contrat doctoral (unité de recherche, directeur de thèse, service, rémunération, etc.) doit être formalisée par l’établissement d’un avenant au contrat. C’est en particulier le cas lorsque le service du doctorant est modifié par l’attribution d’une activité hors recherche alors que le contrat doctoral a déjà été établi avec un service consacré exclusivement à la recherche. C’est le Service du Personnel gestionnaire du contrat qui établit l’avenant, sur la base d’une demande d’avenant (annexe 3) qui devra être signée par le doctorant, son directeur d’École Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 4
Doctorale, son directeur de thèse, son directeur d’unité, et par le chargé de mission « Écoles Doctorales ». Cas des activités hors recherche exercées dans un établissement autre que Paris‐Sud Quand le doctorant a été recruté pour exercer une activité hors recherche en dehors de Paris‐Sud, une convention tripartite doit être établie et signée entre l’Université Paris‐Sud (employeur), l’établissement ou organisme d’accueil dans lequel aura lieu l’activité, et le doctorant. Cette convention sera établie et suivie par le service des personnels enseignants de la DRH, qui transmettra l’information au service du personnel de la composante dès que la convention a bien été signée par toutes les parties. ANNEXES 1. demande d’établissement d’un contrat doctoral sur financement hors Paris‐Sud 2. fiche d’engagement financier 3. demande d’avenant au contrat doctoral 4. synoptique du recrutement de doctorants sous contrat doctoral sur budget Etat et sur ressources propres hors DGG 5. synoptique du recrutement sur ressources propres dans les laboratoires en DGG Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 5
Année 20… / 20…
Identification de l’organisme financeur : ………………………………………………….
Nom du doctorant :……………………………………Prénom :……...……..……………
Ecole doctorale : ………………………………………………………………………………...
UFR :……………………………………………………………….…………………………

Informations relatives aux conditions de préparation du doctorat :
1 – Intitulé du projet doctoral :………………..………………………………………………
……………………………………….……………………………………
2 – Direction de la thèse assurée par : …………………………………………………………..
3 – Unité de recherche : …….………………………………………………………………..

Organisation du service – Cocher les cases correspondantes
Demande à accomplir un service annuel exclusivement lié aux activités de recherche
Demande à accomplir un service annuel qui comprendra, pour les cinq sixième du
temps de travail effectif, les activités de recherche liées à la préparation du doctorat, et
pour un sixième du temps de travail effectif, une des activités listées ci-dessous :
- Enseignement dans le cadre d’une équipe pédagogique, pour un service annuel
au plus égal au tiers du service annuel d’enseignement de référence des
enseignants-chercheurs.
- Diffusion de l’information scientifique et technique, pour une durée annuelle
maximale de 268 heurs ou 32 jours.
- Valorisation des résultats de la recherche scientifique et technique, pour une durée
annuelle maximale de 268 heures ou 32 jours.
- Missions d’expertise effectuées dans un service ou une composante de
l’Université Paris-Sud 11, pour une durée annuelle maximale de 268 heures ou 32
jours.
- Missions d’expertise effectuées dans une entreprise, une collectivité territoriale,
une administration, un établissement public autre que l’Université Paris-Sud 11, une
association, une administration ou une fondation, pour une durée annuelle
maximale de 268 heures ou 32 jours.
Dater et signer :
Directeur ED
Directeur unité de recherche
Directeur de thèse
Chargé de
1/6èmes
Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales mission
SCRED
janvier 2012 pour
les
6
CONTRAT DOCTORAL
Fiche d’engagement financier
Ce document est à joindre au formulaire de demande d’établissement de contrat
Composante :
DEMANDE D’AUTORISATION DE
RECRUTEMENT INITIAL
PROLONGATION
*Date du 1er paiement : …………………………………………….
*Durée antérieure à ce renouvellement :………………………………………………………...
(Toutes les rubriques doivent être complétées)
NOM
et
PRENOM
DU
CONTRACTUEL : ……………………………………………………………………
DOCTORANT
PARTIE DU SERVICE CONSACRÉE AUX ACTIVITÉS DE RECHERCHE EN VUE DE PRÉPARER LE
DOCTORAT
CONTROLE DE L’EXISTENCE DES CREDITS ET VISA DU SERVICE FINANCIER DE L’U.B.
N° de l’UB .........................................
CF :
Destination .......................................
Convention (Eotp) :
Secteur TVA
Crédits disponibles ............................
Montant engagé :
Solde :
Date :
Nom, Prénom Nom, Prénom Visa Service du Personnel (Contrôle de la légalité Visa du service financier (Contrôle de la disponibilité des de le …………………………………………………...
Signature du Directeur Général des Services ou du
Délégué du Directeur Général des Services
PARTIE DU SERVICE CONSACRÉE AUX ACTIVITÉS HORS RECHERCHE – FACULTATIF
Enseignement, médiation scientifique, valorisation de la recherche, expertise/conseil, doctorant-conseil
CONTROLE DE L’EXISTENCE DES CREDITS ET VISA DU SERVICE FINANCIER DE L’U.B.
N° de l’UB .........................................
CF :
Destination .......................................
Convention (Eotp) :
Secteur TVA
Crédits disponibles ............................
Montant engagé :
Solde :
Date :
Nom, Prénom Visa du service financier (Contrôle de la disponibilité des le …………………………………………………...
Signature du Directeur Général des Services ou du
Délégué du Directeur Général des Services
L’établissement est l’Université Paris Sud : Le Chef d’établissement est le Président de l’Université
Service Central de la Recherche et des Écoles Doctorales janvier 2012 7
Date de la demande : …………………………… N° du contrat ………………… Concernant : Nom :…………………………………………… Prénom :………………………………….. UFR :……………………………………………ED………………………… Modifications liées aux conditions de préparation du doctorat :
(rayer la mention inutile)
Thème : …………………………………………………………. Direction Unité de recherche : ……………………………………. 1 – Nouveau thème : ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………… 2 – Direction assurée par : …………………………………………………………… Qualité : …………………………… 3 – Unité de recherche : ……………………………………………………………………………………………….. Modifications au titre du service – Cocher les cases correspondantes
•
•
Demande à accomplir un service annuel exclusivement lié aux activités de recherche Demande à accomplir un service annuel qui comprendra, pour les cinq sixième du temps de travail effectif, les activités de recherche liées à la préparation du doctorat, et pour un sixième une des activités listées ci‐dessous : (_) Enseignement dans le cadre d’une équipe pédagogique, pour un service annuel au plus égal au tiers du service annuel d’enseignement de référence des enseignants‐chercheurs (_) Diffusion de l’information scientifique et technique pour une durée annuelle maximale de 268 heurs ou 32 jours (_) Valorisation des résultats de la recherche scientifique et technique pour une durée annuelle maximale de 268 heures ou 32 jours (_) Missions d’expertise effectuées dans une entreprise, une collectivité territoriale, une administration, un établissement public, une association, une administration ou une fondation pour une durée annuelle maximale de 268 heurs ou 32 jours. SIGNATURES Directeur ED
Directeur unité de recherche
Directeur de thèse
Chargé de mission SCRED pour les 1/6èmes
Doctorant