19. approche par tableaux et votes

19. APPROCHE PAR TABLEAUX ET VOTES
DESCRIPTION
Cette approche sert à analyser une multitude de problèmes et de solutions et permet au groupe de
quantifier son analyse de la contribution de chaque problème qualité macroscopique. Elle permet de
plus de traiter efficacement une multitude de propositions, solutions et de mesurer leur impact sur le
problème d’origine.
Les participants sont appelés à réfléchir silencieusement, individuellement et de manière soutenue au
contenu du projet qualité. Cette technique peut être utilisée en très grand groupe et permet aux
initiateurs de tâter le pouls d’un ensemble d’intervenants.
MÉTHODE
1.
L’animateur invite les participants à identifier une liste de problèmes subjectifs suivre d’ordre
précis. Il inscrit chaque problème sur un tableau.
2.
L’animateur demande à chaque participant de préciser leur perception quant à l’ampleur du
problème et notant :
l’importance du problème, entre 0 et 5;
la fréquence du problème, entre 0 et 5;
les conséquences du problème, entre 0 et 5.
3.
L’animateur collige les données et inscrit la moyenne obtenue pour chacun des problèmes.
4.
Les participants procèdent alors à l’élimination des problèmes les moins importants, fréquents ou
qui comportent le moins de conséquences (moyenne faible).
5.
Ils discutent par la suite des problèmes pour lesquels il y a le plus d’écarts dans les cotes.
6.
Le groupe identifie par la suite des solutions aux problèmes priorisées. Les solutions négatives ou
comportant trop peu d’impact sont éliminées.
7.
La discussion se poursuit sur les solutions qui ne font pas consensus.
Source :
Université Laval, Gestion de la qualité et réingénérie 2010-2011.
1.
2.
20. GROUPE NOMINAL
Synonyme : TGN
DESCRIPTION
La technique de groupe nominal est une méthode de classement qui permet aux groupes de déterminer
en ordre de priorité les principales causes d’un problème puis d’identifier les meilleures solutions pour
réduire l’effet de ces causes et régler le problème. Cette méthode peut être utilisée avec des groupes
restreints ou plus importants et peut prendre de quinze minutes à une heure, en fonction de la taille du
groupe et du temps nécessaire au départ pour se mettre d'accord sur les énoncés. Le résultat final est
un ensemble d'avis indépendants énoncés de manière individuelle, sans pression, ce qui permet au
groupe d'émettre une opinion collective sans être soumis à la pression sociale.
Cet outil est utile dans les cas de controverse et pour neutraliser la tendance dominatrice de certains
membres du groupe. Même si le résultat final peut ne pas convenir à tout le monde, la TGN permet de
dégager un consensus acceptable par les participants. Le processus est efficace pour réduire le nombre
de sujets traités, faire participer les personnes présentes et classer les idées par ordre de priorité.
MÉTHODE
Le principe de base consiste à alterner les phases de réflexion individuelle et la discussion en groupe.
Durant la réunion, les membres du groupe utilisent, en guise de questionnaire, une grille de réponse
établie à l’avance.
1. Phase individuelle : génération d’idées
L’animateur démarre la réunion en proposant une question ou un sujet de réflexion. Qu’est-ce
qu’on va faire, comment, avec qui, etc. Il présente les consignes, remet la feuille de travail où
se trouve la question, la lit à haute voix et demande aux participants de noter sur la grille de
réponse l’ensemble des idées qui leur viennent à l’esprit, et ce, de façon concise et précise. Le
travail se fait en silence et dure au moins cinq minutes.
2. Phase de groupe : mise en commun des idées
L’animateur invite chaque membre du groupe à tour de rôle à soumettre un énoncé qu’il note
au tableau; aucune discussion n’est alors acceptée.
3. Phase de groupe : regroupement des idées
Après avoir revu l’ensemble des idées et s’être assuré qu’elles ont été bien comprises par tous,
l’animateur élimine les idées qui ont la même signification pour leurs auteurs respectifs.
4. Phase individuelle : évaluation préliminaire
Les participants sélectionnent ensuite les idées qui, selon eux, serviront à résoudre la question
posée et les inscrivent sur leur feuille de travail respective.
5. Phase de groupe : discussion des résultats
L’animateur recueille les listes individuelles et calcule les fréquences de citations des idées. Les
résultats sont reportés sur le tableau. Les idées produites, mais qui ne sont retenues dans
aucune liste sont définitivement éliminées. Une discussion collective s’engage où chacun
exprime son opinion par rapport au score fourni par le groupe pour chacune des idées.
L’animateur détermine le nombre d’énoncés à sélectionner (5, 10…) et explique la façon de les
consigner sur une fiche par énoncé et par ordre de priorité.
Les participants ordonnent leurs fiches. La fiche sur l’énoncé le plus important se classe en
premier et celle sur le moins important à la fin. Un pointage de 1 à 10 est accordé aux énoncés.
L’animateur recueille les fiches et place au tableau les énoncés avec leur pointage. Il garde les 5
ou 10 pointages les plus élevés. Il établit un rang (de 1 à 10) pour chaque énoncé.
6. Phase individuelle : évaluation finale
Il est demandé aux participants d’évaluer une dernière fois les idées ou les éléments restants à
la suite de l’étape précédente. Ceux-ci sont libres de maintenir leur opinion formulée à la
quatrième étape ou de tenir compte des arguments échangés dans la discussion collective et
de modifier leur classement.
7. Analyse en petit groupe des énoncés retenus
L’animateur présente l'objectif de cette étape (examiner en groupe la consistance des
résultats). Il analyse avec le groupe les résultats. Il les soumet à une brève discussion en petits
groupes. Chaque sous-groupe assigne une valeur à chaque item. S'il y a des divergences, on
vote.
Le résultat final
Le résultat du travail en petits groupes est inscrit au tableau. Le responsable soumet les
divergences au vote et dégage un accord final.
Sources :
ANDERSEN, Arthur. A Process Guidebook : Tools & Techniques for Effective Facilitation, Arthur Andersen
Co, SC, 1991, p. 64-70.
http://portals.wi.wur.nl/ppmefr/?Technique_du_groupe_nominal_(classement_simple)
21.
ORDONNANCEMENT
DESCRIPTION
La technique de l’ordonnancement peut être utilisée lorsqu’il est nécessaire de prioriser des idées
générées lors d’un remue-méninges.
MÉTHODES
1. L’animateur assigne d’abord un numéro à chaque idée.
2. Le nombre total d’idées est divisé par 3, et c’est ce nombre d’idées qui seront priorisées au terme de
l’exercice.
3. L’animateur demande aux participants d’octroyer un chiffre à chacune des idées, soit le chiffre le
plus élevé pour indiquer l’idée la plus importante et le chiffre le plus bas pour indiquer l’idée la
moins importante.
4. L’animateur donne le numéro de l’idée et demande aux participants d’indiquer le pointage octroyé
par chacun. Il totalise les points obtenus pour chacune des idées et l’inscrit au tableau à côté de
l’idée. Les idées obtenant le plus de points sont considérées comme prioritaires.
5. S’il y a lieu, on peut reprendre le processus pour en arriver à une ou deux priorités.
Source :
ANDERSEN, Arthur. A Process Guidebook : Tools & Techniques for Effective Facilitation, Arthur Andersen Co, SC,
1991, p. 106-107.
22. N/3
DESCRIPTION
Cette technique permet de prioriser les idées émises lors d’un brainstorming et de ne retenir que les
idées les plus importantes.
MÉTHODE
1. On identifie d’abord, selon les cas, les solutions ou problèmes ou causes, etc., et on les regroupe.
2. Ces solutions, problèmes ou causes sont rédigés très lisiblement et numérotés sur un tableau où un
espace est prévu près de chaque groupe de solutions, problèmes ou causes pour apposer des
autocollants.
3. Une validation de la compréhension des regroupements de solutions, problèmes ou causes est faite
avec l’ensemble des participants.
4. Chaque participant se voit remettre un nombre d’autocollants correspondant au tiers du nombre de
causes, problèmes ou solutions que le groupe doit prioriser. Par exemple, si 22 éléments sont
identifiés, chaque participant recevra 7 autocollants.
5. Si le vote se fait ouvertement, chaque participant se dirige vers le tableau et colle ses autocollants
près de ses choix. Si le vote se fait secrètement, les participants inscrivent sur chacun de leurs
autocollants le numéro des solutions qu’ils croient être prioritaires. Un seul regroupement de
solutions peut être inscrit par autocollant, sans dédoublement.
6. L’animateur recueille les autocollants des participants et les installe près des solutions.
7. Les solutions, causes ou problèmes qui ont obtenu le plus grand nombre de votes sont jugés
prioritaires.
L’exercice peut être répété si le nombre de sujets demeure trop élevé. On peut également permettre
une pondération des items sélectionnés en utilisant simplement le nombre de votes comme autant de
« points ».
Sources :
ANDERSEN, Arthur. A Process Guidebook : Tools & Techniques for Effective Facilitation, Arthur Andersen Co, SC,
1991, p. 104-105.
Université Laval, Gestion de la qualité et réingénierie 2010-2011.
23. VOTE PONDÉRÉ SIMPLE OU MULTICRITÈRES
Synonyme : méthode de Blake et Mouton
DÉFINITION
Cet outil est utilisé pour provoquer et accélérer un choix lorsque les données sont qualitatives. C’est une
technique de sélection finale du problème que le groupe souhaite résoudre en premier, à partir des
résultats d'un vote simple.
MÉTHODE
Le vote pondéré simple (voir grille).
1. Les sujets sont classés par ordre de priorité avec une pondération en fonction de leur classement
(par ex. : 1 pour peu important, 2 pour moyennement important, 3 pour important, 4 pour très
important).
2. Chaque membre du groupe choisit les causes ou solutions les plus importantes à ses yeux et les
classe par ordre d'importance (en attribuant par exemple le poids 4 pour celle qui lui paraît la plus
importante, le poids 3 pour la suivante, etc.).
3. On additionne les points de tous les membres, et on retient l'option qui présente le total le plus haut
ou bas selon le choix.
Le vote pondéré multicritères (voir grille)
1. Le groupe se met d'abord d'accord sur les critères à retenir.
2. On dresse un tableau comme suit : les solutions envisagées en colonnes et les critères en lignes.
3. Chacune des solutions est pondérée en fonction des critères (coût, efficacité, délais, etc.).
4. On effectue le calcul du poids relatif de chaque solution, par la multiplication des poids attribués par
chacun des critères. Le groupe est alors en mesure de décider de la ou des solutions qui seront
retenues.
EXEMPLE DE GRILLE
Vote pondéré simple
Vote pondéré multicritères
Sources :
Université Laval, Gestion de la qualité et réingénérie 2010-2011.
http://previnfo.net/sections.php?op=viewarticle&artid=48