Définition des termes d`une demande d`achat

Service des finances
Division de l’approvisionnement
Définitions des termes d’une demande d’achat
Voici les éléments d’information de la demande d’achat (DA) qui doivent être
complétés adéquatement par les utilisateurs. Pour plus d’informations sur la
saisie des demandes d’achat, consulter le document intitulé « Utilisation de la
demande d’achat » disponible dans la boîte à outils du site web du Service des
finances www.sf.ulaval.ca .
À l’en-tête
…
Demandeur : Indiquer le nom de la personne pour qui le bien est requis.
Si ce nom n’est pas disponible au système, indiquer celui de la personne
responsable du budget sur lequel le bien sera comptabilisé.
Note : Le nom de l’utilisateur (personne qui saisit la demande d’achat)
est automatiquement associé à la demande d’achat par le système.
…
Devise : La devise par défaut est le dollar canadien. Si vous désirez
saisir un prix dans une autre devise, vous devez sélectionner la devise
désirée au panneau «Détails en-tête de la demande d’achat» en cliquant
sur le bouton «loupe».
…
Échéance de l’ensemble de la demande d’achat : L’échéance est la
date à laquelle le bon de commande devient non valide. Cette date est
facultative. Si une date est spécifiée, le fournisseur doit traiter cette
commande avant cette date.
Aux lignes
…
Catégorie: La catégorie de produit identifie la grande famille de
produits à laquelle appartient le bien ou le service commandé. La
catégorie de produit est un élément d’information utilisé par le Service
des finances pour diverses fonction d’approvisionnement.
…
Description détaillée : Il est important de donner une description
significative à l’item commandé particulièrement si vous commandez
uniquement par description. Ce champ du système peut supporter
jusqu’à 256 caractères. Cependant, c’est uniquement les 30 premiers
caractères qui sont apparents dans Explo.
…
Quantité (Qté) et unité de mesure (UDM) : Ces deux éléments
permettent d’identifier clairement pour le fournisseur la quantité du bien
commandé.
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…
Prix: C’est le prix de l’item pour l’unité de mesure spécifiée
précédemment. Ce prix doit correspondre au prix que l’Université va
effectivement payer pour la marchandise. Un écart de prix entre celui
du bon de commande et celui de la facture entraîne des délais et des
pertes de temps lors du traitement de la facture. Ce prix doit être dans
la devise spécifiée à l’en-tête de la DA.
…
Destination : La destination est le lieu de livraison de la marchandise
indiqué au fournisseur sur le bon de commande. Par défaut, c’est la
réception du pavillon associée au lieu de travail du demandeur
sélectionné.
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Échéance d’une ligne de DA: L’échéance est la date au delà de
laquelle le produit commandé n’est plus requis. Cette date est
facultative. Si une date est spécifiée, le fournisseur doit traiter cette
ligne de commande avant cette date.
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Article fournisseur : Le champ «Article fournisseur» permet à
l’utilisateur de saisir le numéro d’article du fournisseur lorsqu’il est
disponible pour l’item commandé. C’est le numéro de l’item que vous
retrouvez sur la soumission ou dans les catalogues des fournisseurs.
Le contenu de ce champ est transcrit intégralement sur le bon de
commande. . Pour plusieurs catégories de produits, ce numéro
deviendra obligatoire.
…
Référence fournisseur : Ce champ permet de transmettre au
fournisseur un supplément d’information à «Article fournisseur»
concernant la ligne de commande traitée. Il peut s’agir du numéro de la
soumission, d’un numéro de réservation ou tout autre renseignement du
même type.
En général, il est préférable d’utiliser les champs «Article fournisseur» et
«Référence fournisseur» que les commentaires de ligne et les commentaires
d’en-tête de la demande d’achat. La disposition visuelle de ces éléments
d’information est plus appropriée sur le bon de commande. De plus, ces deux
éléments sont directement accessibles par l’acheteur lors du traitement de la
demande d’achat contrairement aux commentaires de ligne et d’en-tête.