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CR REUNION
REUNION REFERENTS
CR réunion du
05 et 06 avril
2012
Compte rendu réunion Référents :
1)
2)
Présents - ordre du jour ..................................................................................................... 2
ARAMIS SYNDIC ............................................................................................................ 3
a) Bilan programme de relance copropriétaires simplifié .................................................. 3
b) Etat daté.......................................................................................................................... 4
c) Bureautiques v2.............................................................................................................. 4
3) AGCOP .............................................................................................................................. 5
a) Bilan version 4 ............................................................................................................... 5
i) Retour clients.............................................................................................................. 5
ii) Concernant la problématique de l’ordre des numéros de résolution .......................... 5
iii)
Problèmes signalés : ............................................................................................... 6
b) Demandes supplémentaires ............................................................................................ 6
c) Rappels Projets ............................................................................................................... 6
4) Autres : ............................................................................................................................... 7
a) Demandes ....................................................................................................................... 7
5) Présentations Cahier Des Charges : ................................................................................... 8
a) Remboursement du dépôt de garantie ............................................................................ 8
b) Gestion des adresses copropriétaires.............................................................................. 8
c) Amélioration Travaux .................................................................................................... 9
d) Gestion des dates de mandat .......................................................................................... 9
6) BILAN FAQ..................................................................................................................... 10
7) Suivi ticket Assist'
web ..................................................................................................... 10
8) Conclusion et Organisation prochaine réunion: ............................................................... 11
a) Cahiers des charges présentés (CDC): ......................................................................... 11
b) Rappel: ......................................................................................................................... 11
c) Prévisionnel Calendrier livraison ................................................................................. 11
d) Prochaine réunion :....................................................................................................... 11
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Date d’édition : 14/05/2012
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autorisation expresse de la société H2I
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1) Présents - ordre du jour
Représentants H2i :
Formation et Qualité :
Dominique Soulas (Paris) : [email protected]
Sandrine Rollet (Lyon) : [email protected]
Nadège Réveillès : [email protected]
Viviane Rieunier (Paris): [email protected]
Excusée
Relation clientèle :
Guillaume Le Diguerher : [email protected]
Représentants Administrateurs De Biens:
13 cabinets représentés
- Paris 05/04/2012
CGC : M Naudet, M Simon, M Cardoso
Patrimoine Gestion : M Allard
Cabinet Junege : M Langlois
Cabinet Dolléans : M Dolléans
Rappel ordre du jour :
- Lyon 06/04/2012:
Cabinet AGIL : M Krief
Régie Galyo : Mme Guilleman et Mme
Froment et Stephanie
Régie Lozano : Mme Dufournel
Régie Mouton : Mmes Corts et Garcia
Cabinet :Rochon : Mmes Bonnet , Leclercq
et Noguard
Logehab : M Maisonobe
Valority Gestion : Mme Saby
Regie des Celestins : Mme Allaux
Cabinet Rolin Bainson : M Rivet
ARAMIS SYNDIC
Bilan programme relances copropriétaires simplifiés
Etat daté
Bureautiques v2
AGCOP
Bilan version 4
Projets
Présentation des cahiers des charges réalisés suites aux précédentes réunions
Gestion des adresses copropriétaires
Amélioration Travaux
APF et prélèvement
Amélioration de l'Interface de consultation et suivi des tickets
Point base de connaissances (FAQ)
Conclusion
Questions diverses
planning prochaines réunion
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2) ARAMIS SYNDIC
a) Bilan programme de relance copropriétaires simplifié
Rappel du sujet :
Programme plus simple d’utilisation et permettant le contrôle simple et rapide du
montant relancé depuis le compte du copropriétaire:
- la sélection ou l’exclusion des copropriétaires à relancer est très simple
d’utilisation, il n’y a pas plusieurs phases de traitements, les modifications sont
possibles directement dans l’écran sans manipulation intermédiaire.
- La gestion de la relance s’effectue sur le solde du copropriétaire tous comptes
confondus : c’est toujours le montant du solde dû, tous comptes confondus
quelle que soit la date qui est relancé. Ce programme n’est pas prévu pour
effectuer une sélection des dettes constituant le montant à relancer, pas de
gestion de niveau par dettes .
Ce programme cohabite avec le programme précédent, les deux peuvent être utilisés
conjointement mais sur des immeubles distincts.
Il est déconseillé d’alterner un mode de relance puis l’autre pour un même immeuble
et ce afin de préserver la lisibilité de l’historique des relances.
Retour d’utilisation :
Ce programme n’a pas encore été exploité par de nombreux clients => retour plus complet
lors la prochaine réunion.
Pour ceux qui ont eu l’occasion d’utiliser ce programme = : la simplicité d’utilisation est
confirmée et il répond aux attentes exprimées.
Questions :
- Les lignes créditrices sont elles reprises = oui
- Quid des variables utilisables dans les courriers ? => les variables sont communes aux
deux traitements de relances.
- Comment exclure une dette ? :
=> Rappel : le principe retenu est le suivant : « le montant relancé est égal au
montant du solde des comptes, quelque soit la date», il n’est donc pas prévu
d’exclure une sélection de dettes ; néanmoins, un paramétrage est possible pour ceux
qui le souhaite permettant la modification du montant à relancer.
A quand la livraison de l’équivalent en locataires promis ? => Patch de la rentrée
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b) Etat daté
Résumé :
Fiabilisation des données, gestion des travaux révisée, extension de données.
Les modifications apportées n’impactent pas le mode opératoire. La correction des tickets
référencés sur ce thème a été intégrée dans cette version.
A noter : La confusion entre l’adresse du courtier d’assurance et la compagnie a été levée. Les
éléments sont clairement distincts sur la fiche administrative de l’EI.
Rappels :
- Il faut télécharger les nouvelles bureautiques : cette information est spécifiée dans le
guide des nouveautés + en téléchargement : les appels liés au défaut de lecture de
notices pourraient être évités.
- Des formations sur le sujet ont été proposées, et sont toujours envisageable en votre
cabinet.
c) Bureautiques v2
Rappel du sujet :
Nouvelle interface de création de bureautique extrêmement simplifié ; les variables sont
proposées en fonction du traitement et insérables en un clic, la mise en page est similaire à la
mise en page d’un traitement de texte.
Pas d’impact sur les traitements : les traitements Aramis fonctionnent sans aucun changement
quelle que soit l’origine du document (nouvelle ou ancienne bureautique).
Ce programme permet dans la version actuelle la réalisation de tout document à l’exception
des documents de type « Reddition ou arrêté de comptes».
Une formation des collaborateurs (référents notamment) est requise pour l’activation de ce
module bureautique.
Retour d’utilisation :
Pour les cabinets qui ont commencé à l’exploiter, la simplification de l’interface est évidente.
Demande : différencier plus clairement certains libellés exemple les adresses proposées
Patch prévu pour élargir les polices utilisables, permettre l’utilisation de la police CMC7
(fabrication de chèques) et l’OCRB (TIP) et ajout de variables :
Livraison prévue : Version de fin d’année
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3) AGCOP
a) Bilan version 4
i) Retour clients
Fusion directe = bénéfice avéré gain de temps, traitement simple. Il permet également
de rééditer la convoc pour 1 copro facilement si besoin.
L’élargissement de la fonctionnalité aux comptes rendu et Procès verbal est attendu :
prévu pour la prochaine version AGCOP.
Partage des catalogues : pratique, gain de temps. Cependant pour faciliter la transition
et la mise en place, la formation des collaborateurs est recommandée (bien intégrer le
principe de la réattribution des catalogues).
Gestion des sous résolutions : permet de réunir sous un même titre (résolution
principale) différentes résolutions.
ex : Election du Conseil Syndical, travaux.
Simulation quote part (équivalent de « simulation multi travaux » dans Aramis).
Bilan très positif coté nouvelles fonctionnalités, plus difficile sur la mise en place.
Certains cabinets sont volontaires pour des tests avant diffusion de la prochaine version sur un
poste séparé ayant leurs données.
ii)
Concernant la problématique de l’ordre des numéros de
résolution
Ordre des résolutions de la convocation différent de celui du PV :
C’est la chronologie du vote qui détermine l’ordre des résolutions sur le PV. L’ordre peut
ainsi être différent de la convocation = c’est normal.
L’idée de figer l’ordre des résolutions au démarrage de l’AG est rejetée (le plus souvent les
changements interviennent en cours d’AG). On conserve donc le fonctionnement existant
soit : gestion de l’ordre des résolutions conforme à la chronologie.
Ok unanime
Question : faut-il une numérotation spécifique pour distinguer l’ordre des résolutions de
l’ordre des votes => non retenu
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iii) Problèmes signalés :
Numérotation des sous résolutions non actualisée lors du traitement de « restructure
résolutions » : T 72052 : correction effectuée tests H2i en cours livraison possible fin
Mai, début juin. Le service assistance intervient si besoin en attendant la correction.
En ce qui concerne la numérotation en cas d’utilisation des Sous résolutions, pour ne
pas faire apparaitre dans la numérotation de la résolution principale le « 0 » de la
sous résolution (exemple : « 1- 0 »), il est possible de modifier les bureautiques pour
conditionner ce champ => Contacter l’assistance.
Rappel : Pour les résolutions sans vote, on peut également conditionner certains
champs (notamment liés au résultat du vote) afin que ces derniers ne s’affichent pas.
b) Demandes supplémentaires
Intégrer le numéro des résolutions à l’écran Ticket N°67864.
T75256 catalogue de résolution : en visualisation élargir le titre des résolutions par
intermédiaire d’un ascenseur (cela se produit quand les droits sont limités à la
consultation et concerne les cabinets qui gère des titres extrêmement long (+ de 500
carac.).
c) Rappels Projets
Gestion de deux AG sur le même EI sur une même période.
Récupération depuis Aramis d’informations supplémentaires utiles dans
AGCOP (budget, travaux ?) :
IMPORTANT : à Paris et Lyon pas de retour significatif et convergent sur ce
point ; il parait difficile de récupérer le budget + créer des résolutions à partir
des fiches travaux = trop délicat => Donc rien pour le moment
Centralisation des données (aujourd’hui seuls les fichiers de mise à jour et les
catalogues sont centralisés).
Liste des travaux votés pour aide à la saisie de la fiche travaux en retour d’AG
Demande émise : Ticket N°74059 : En fin de PV : Récupérer depuis Aramis les
informations liées à la conformité (cf. Etat daté) : (Raccordement au tout à l’égout
O/N Injonction travaux …)
AGCOP en plein écran => information non transmise lors des réunions référents :
Cette gestion du plein écran est prévue pour la prochaine version AGCOP.
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4) Autres :
Important : les Problèmes de fusion Word liés à Windows seven sont réglés. Si des problèmes
persistent en vos cabinets, merci de contacter le service assistance pour une intervention sur
les postes concernés.
A noter : la Balance consolidée réclamée est très satisfaisante (appréciée notamment en cas de
contrôle des caisses de garanties).
a) Demandes
Alerte erronée sur solde prélèvements => correction livrée courant avril.
Archivage devis, commande: archivés sur fournisseur => il faudrait archiver sur
l’immeuble (garder ces entrées logiques) Ticket 74074.
Devis, commande : Prévoir paramétrage montant de travaux au-delà duquel une alerte
doit être prévue pour informer le propriétaire le cas échéant. T N° 74076
Programme de compensation auto ou semi automatique des comptes T N° 74077
: en saisie de lots il manque la partie « descriptif » (ce qui entraine une double voire triple
saisie) T 75259
gestion des contrats : date début différent de date échéance durée initiale différente de
la durée de renouvellement. Ticket 75239
T75261 : Tableau de bord : quand sera t il utilisable avec des données fiables =>
refonte prévue à planifier dans le cadre de la refonte gérance
T75274 : message en création police assurance en création ei
Automatisation commandes par email
T24229 : relance au sujet de l’ouverture automatique de l’agenda dans Aramis. Cette
dernière a été suspendue lors du passage V5 à la demande de nombreux client =>
soumettre l’ouverture de l’agenda au lancement de Aramis à un paramétrage cabinet
n’est pas retenu aujourd’hui pour deux raisons :
- accès en 1 clic à cet agenda depuis le menu principal de Aramis
- le nombre limité de demande
IMPORTANT : par souci d’efficacité lors des réunions référents, quand vous souhaitez
signaler un problème, nous vous demandons de bien vouloir procéder à la création d’un
ticket avant la date effective de cette réunion afin que ce dernier soit analysé par nos
services en amont.
Nous vous rappelons que depuis l’outil Assist’web vous pouvez à tout instant consulter vos
tickets en cours. Pour toute question d’utilisation à cet outil n’hésitez pas à nous contacter.
A la Demande spécifique du club de Paris, reprise du tableau de suivi des tickets à la rentrée
cependant il est plus efficace et sécurisé de traiter en globalité un module que de gérer les
tickets de Façon unitaire = c’est un des objectifs de ces réunions.
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5) Présentations Cahier Des Charges :
a) Remboursement du dépôt de garantie et Trop perçu
Point abordé en détail avec club de LYON :
Non détaillé avec club de Paris (déjà abordé en septembre 2011)
Résumé :
Regrouper les encaissements sur la ligne d’écriture
Détail par date de valeur dans le tableau détail
Conserver la présentation du compte actuelle
Harmoniser les informations sur les dépôts de garantie en faisant de la fiche
Gestion des Dépôts de Garantie le point central
Refonte du remboursement du dépôt de garantie en 3 écrans :
Le calcul des éléments à retenir
Le décompte du solde à rembourser
La gestion des règlements de remboursements
Remboursement trop perçu : Solde global créditeur
Réactions :
Le contenu du cahier des charges a été apprécié, les référents attendent la livraison.
A ajouter au CDC :
- intégrer un accès direct au calcul solde de charges sur lot isolé Avoir le détail des
factures travaux (quittancement avec le même élément)
- Alerte sur régularisation des charges + lot isolé +coptr
b) Gestion des adresses copropriétaires
Résumé :
Exploiter l’adresse du confrère pour les traitements APF et reddition.
Récapitulatif de l’utilisation des adresses (4 actuellement) en fonction des traitements.
Réactions : ok conforme
Le Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la demande
pour les absents.
Vos remarques sont attendues avant 14/06/2012
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c) Amélioration Travaux
Point abordé en détail avec club de PARIS.
Résumé :
Ajout d’information dans la fiche travaux
Amélioration de la gestion de l’échéancier
Gestion de fiche travaux multi clé
Amélioration des listes de travaux
Amélioration de la consultation des travaux dans la balance comptable
Amélioration de la fiche de synthèse
Ajout d’archivage associé à la fiche travaux
Appels négatifs : Annulation des appels travaux, gestion des subventions
Gestion du suivi administratif des travaux
Réactions :
Le contenu du cahier des charges a été apprécié, les référents réclament une date prévue de
livraison
A noter point 2.1.3 : sujet à caution mais très pratiqué (Club PARIS)
Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la demande pour
les absents.
Vos remarques supplémentaires éventuelles sont attendues avant 14/06/2012
d) Gestion des dates de mandat
Résumé de la proposition :
On n’intervient pas sur les dates de début et de fin de mandat actuelles
On continue à les gérer comme des dates d’entrée et de sortie du mandat d’Aramis
On précise cette notion sur l’écran en les appelants «date d’entrée» et «date
de sortie»
On crée 2 nouvelles dates de début et de fin de « Contrat » correspondant aux dates du
« mandat papier »
On crée la liste des mandats arrivant en fin de contrat
A partir de la liste, on peut accéder au mandat. Il est alors possible d’utiliser ses fonctions
déjà existantes « modification » et « impression »
Le Cahier des charges remis aux présents par mail avec ce CR, est disponible à la
demande pour les absents. Vos remarques sur le sujet dont les bienvenues avant le
14/06/2012.
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6) BILAN FAQ
Ok fiches pertinentes utiles poursuivre l’effort
Ceci est confirmé par un nombre croissant quotidien de consultation.
Remarque référents : Avoir un accès direct à la Faq pour tous les utilisateurs et pas seulement
ceux qui ont un code assistweb (études H2i
7) Suivi ticket Assist'
web
Intégrer la possibilité d’impression de tous les tickets d’une recherche (déjà demandé
par de nombreux référents)
Alléger la liste des recherches proposées ; conservées fiche en cours, fiches clôturées
(minimum un an), et fiches par progiciels et enlever toutes les autres recherches,
séparer demandes d’améliorations des demandes de corrections.
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8) Conclusion et Organisation prochaine réunion:
a) Cahiers des charges présentés (CDC):
Les présentations des cahiers des charges ont globalement fédéré et convergé.
- Remboursement DG : livraison prévue lors de la prochaine version de référence (fin
d’année)
- Travaux : retour sur CDC attendu avant le 14/06/2012 développement par étape
Livraison de la situation de la synthèse et situation lors de la prochaine version de référence
(fin d’année)
- Adresses Copro : retour sur CDC attendu avant le 14/06/2012
- gestion dates de mandat ; retour sur CDC attendu avant le 14/06/2012
b) Rappel:
- Tout signalement de problème lors de ces réunions doit avoir fait l’objet de la création d’un
ticket au préalable.
- Consultation des notices et guide :
Il est important de rappeler à vos collaborateurs de consulter les guides et notices mis à votre
disposition sur le site de téléchargement et ce afin de ne pas alourdir le volume d’appel au
service Assistance inutilement.
c) Prévisionnel Calendrier livraison
-
ARAMIS :
o Mise à jour des écrans : gestion du plein écran + Navigation : Eté 2012
o Rentrée : patch correction
o Fin d’année : nouvelle version de référence
-
AGCOP : Rentrée
d) Prochaine réunion :
Le projet Ergonomie sera présenté à la prochaine réunion par Ludovic Flagey.
Horaires et jour : Les périodes avril et septembre ainsi que les horaires sont maintenus.
Concernant le Club référent paris : reprise des tableaux de suivi de tickets à la rentrée.
Prochaine réunion référents Paris : le 20/09/20112 - 9h30
Prochaine réunion référents Lyon : le 21/09/2012 - 9h30
Joints à ce CR pour les référents présents aux réunions (disponible à la demande pour les référents
absents):
- CDC Projet Améliorations Travaux / CDC Gestion des adresses copro.
- Résumé CDC remboursement DG/ Proposition renouvellement de mandats
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