la télécopie - Commission d`accès à l`information

LA TÉLÉCOPIE
Grâce à sa grande rapidité dans la transmission des documents et à son faible coût
d’exploitation, la télécopie est devenue un outil omniprésent de communication entre
les entreprises et les particuliers. Toutefois, la confidentialité des messages et des
communications transmis par cette technique est loin d’offrir toutes les garanties
d’une protection adéquate des renseignements personnels.
Pour télécopier un document, on peut utiliser le télécopieur ou l’ordinateur. Dans ce
dernier cas, il faut recourir à un logiciel de télécopie qui transforme l’ordinateur en
télécopieur ou faire appel aux services spécialisés disponibles sur le réseau Internet.
LA CONFIDENTIALITÉ
En vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, les organismes publics,
propriétaires ou exploitants d’entreprises doivent assurer la confidentialité des
renseignements personnels qu’ils recueillent, détiennent, utilisent ou communiquent.
Utilisation d’un télécopieur ou d’un ordinateur
Des mesures de sécurité doivent être prises pour protéger le caractère confidentiel
des documents transmis par télécopieur. D’abord, le télécopieur ou l’ordinateur
servant à la télécopie doit être placé dans un endroit sûr, à l’abri de tout regard
indiscret.
Ensuite, l’entreprise doit prendre des mesures administratives permettant d’identifier
les membres du personnel qui manipulent des renseignements personnels dans le
cadre de leurs fonctions. Seules les personnes autorisées à prendre connaissance de
renseignements personnels doivent avoir accès à cette information.
La Commission d’accès à l’information invite les organismes publics et les
entreprises privées à agir de façon préventive et à adopter des mesures de sécurité qui
protègent le caractère confidentiel des renseignements personnels utilisés dans leurs
transactions.
LE TÉLÉCOPIEUR OU L’ORDINATEUR DOIT :
•
•
être installé dans un endroit surveillé qui n’est pas accessible au public ;
être utilisé seulement par les personnes autorisées.
EN TOUT TEMPS, L’UTILISATEUR DOIT :
•
vérifier, avant la transmission d’un document, si les renseignements
personnels qu'il contient peuvent en être extraits ;
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remplir un formulaire d’accompagnement indiquant le nom, l’adresse et le
numéro de téléphone du destinataire et le numéro de téléphone de
l’expéditeur ;
s’assurer, après avoir composé le numéro du télécopieur du destinataire,
qu’il n’y a pas d’erreur de composition ;
vérifier le rapport de transmission à la fin de la communication ;
communiquer avec le destinataire pour s’assurer qu’il a bien reçu les
documents.
LORS DE LA TRANSMISSION
L’UTILISATEUR DOIT :
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•
•
•
DE
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS,
vérifier l’urgence de communiquer des renseignements personnels ;
indiquer visiblement leur caractère confidentiel ;
•informer le destinataire de l’heure de la transmission et s’assurer de sa
présence au moment de la réception ;
obtenir confirmation de la personne autorisée à recevoir les
renseignements.
Les organismes publics et les entreprises privées devraient conserver les rapports
quotidiens des transmissions effectuées par télécopieur ou par ordinateur puisqu’ils
constituent un élément de preuve des transmissions.
Il existe des télécopieurs munis de fonctions d’émission confidentielle permettant
d’utiliser des codes d’accès pour l’émission et la réception d’un document.
Télécopie par ordinateur en utilisant le réseau Internet
Divers services de télécopie sont offerts sur le réseau Internet. Ils sont accessibles par
l’intermédiaire d’un programme de navigation sur le réseau ou de logiciels de
télécopie.
Lorsqu’une télécopie est expédiée sous forme de message électronique, sa
confidentialité n’est pas garantie. On compare souvent le degré de confidentialité
d’un courrier électronique à celui d’une carte postale. Pour plus d’information,
consultez nos fiches contact sur le courrier électronique et sur le réseau Internet.