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EdSoft - Gparc Prise en main.doc
Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk - Inventaire
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Prise en main
Gestion de parc informatique - Prise en main
Ce document a pour objectif de vous guider dans une première prise en main de Gparc, sachant que vous
pouvez vous référer à la documentation détaillée pour approfondir tous les aspects du produit.
Après une présentation schématique de l'organisation des données, nous vous guiderons dans quelques
fonctions de base :
Ajout d'une machine avec ses différents attributs,
Affecter un logiciel à une machine,
Création d'une intervention,
Elaboration d'une requête.
1- Organisation schématique des informations dans Gparc
On peut définir trois grands domaines de gestion, dont l'élément central est la machine (élément
du parc) :
le Parc et son contenu, provenant d’une saisie ou de l’inventaire GPSCAN
l'organisation des personnes et des lieux,
l'activité et la gestion liée au parc.
Marque
Type
Fournisseur
Machine (parc)
Logiciel
Logiciel affecté à la machine
Composant affecté à la machine
Composant
Opération
(interventions / planning)
Organisation
Planning des tâches
Lieu
Gestion des Interventions
Utilisateur
Requêtes enregistrées
Statistiques
GPSCAN
Inventaire
automatique
Machines, utilisateurs
Gestion des Contrats
Intranet,
Importations, exportations,
Fonctions techniques, etc.
Logiciels, éditeurs
2- Ajout d'une machine
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Gparc – Gestion du Parc Informatique – Help Desk
Prise en main
L'ajout de machines peut se faire par importation de données existantes, soir à partir de fichiers
texte ou autres que vous possédez, soit à partir de l’inventaire automatique GPSCAN, option de
GPARC, mais l'enrichissement du parc peut se faire par saisie manuelle, ce que nous allons suivre
par la succession des fenêtres présentées :
2-1 Fenêtre d'accueil au lancement de Gparc
Cliquer sur
l'icône Liste du
Parc
2-2 Fenêtre "Les machines du Parc"
Parmi les nombreuses possibilités, en particulier la sélection par critères des machines à afficher,
nous choisissons la saisie d'une nouvelle machine :
Cliquer
"Nouveau"
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Prise en main
2-3 Fenêtre "La fiche d'un matériel du Parc" : saisie d'une machine
Seule la saisie de l'identifiant, qui doit être unique, est impérative.
Exemple des différents types de champs :
Saisie directe.
Recherche d'un élément existant dans le fichier
correspondant à l'aide de l'icône
, (s'il n'existe pas, il
pourra être ajouté dans la foulée).
Recherche de la valeur dans la table correspondante, ou
saisie directe (qui enrichit la table).
Les zones grisées sont renseignées ou calculées
automatiquement et ne peuvent pas être modifiées
directement.
Recherche d'une
Marque
Choisir une Marque dans la liste
(positionnement par saisie du
début de libellé)
OU
Saisie d'une nouvelle Marque qui
viendra enrichir la liste, puis
Choisir.
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Prise en main
La marque choisie est donc renseignée dans la fiche matériel. Continuez ainsi la saisie des
différentes rubriques utiles, sachant que vous pourrez revenir en modification de la fiche pour
compléter ou ajuster vos saisies.
Pour terminer, cliquez sur le bouton "OK".
En version d'évaluation, vous pouvez saisir jusqu'à 10 machines.
3- Affectation d'un logiciel à une machine
L'affectation de composants à une machine se traite de façon semblable à celle de logiciels.
L'affectation d'un logiciel à une machine peut se faire de deux façons :
• Soit en choisissant un logiciel dans le fichier général des logiciels,
• Soit par transfert d'un logiciel déjà affecté au stock.
Cette fonction affectera le fichier RELATLOG. Comme pour la marque, l'utilisateur et autres
éléments de la machine, le fichier général des logiciels (LOGICIEL) peut être renseigné dans la
foulée d'un ajout de logiciel à une machine ou indépendamment (depuis la fenêtre d'accueil, à l'aide
des icônes appropriées ou.en passant par menu Fichiers)
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Prise en main
3-1 Démarrer l'affectation d'un logiciel à une machine
Soit depuis la liste du Parc : sélectionner la ligne et cliquer sur l'icône "Logiciels de la machine" :
Sélectionner la
ligne, puis cliquer
sur l'icône
Soit depuis la fiche machine,
Cliquer sur une des deux
icônes "logiciels de cette
machine"
3-2 Fenêtre "Les logiciels de la machine"
Nous allons suivre l'ajout d'un nouveau logiciel à la machine.
A ce niveau, il est possible également de transférer un exemplaire de logiciel en stock vers la
machine.
Cliquer sur l'icône
Nouveau/Ajout
Sur la fiche d'un logiciel, faire
en premier lieu la recherche du
logiciel à ajouter.
Les autres champs,
optionnels, peuvent être saisis
maintenant ou plus tard.
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Prise en main
Sur la liste des
Logiciels, choisir un
logiciel existant, après
l'avoir créé le cas
échéant.
Renseigner
optionnellement les
autres champs, y
compris contrats, etc. et
cliquer sur "OK".
Le logiciel apparaît sur la liste
des logiciels de la machine.
Fermer la fenêtre, puis "OK"
sur la fiche machine.
L'ajout de composants à une machine se fait de façon comparable en utilisant les icônes
4- Création d'une intervention
La création d'une intervention consiste en quelque sorte à actualiser une Opération type. Comme
toujours, plusieurs chemins pour y parvenir : à partir d'une machine, d'un utilisateur ou depuis la
liste générale des Interventions.
Par exemple, pour créer une intervention liée à la machine que l'on vient de saisir, cliquer sur
l'icône Interventions
soit après sélection dans la liste du Parc, soit sur la Fiche Machine.
La liste des interventions liées à cette machine est présentée. Sur cette fenêtre, cliquer sur l'icône
"Nouveau"
La fiche Intervention est proposée, Les rubriques afférentes à la machine ont été renseignées
automatiquement :
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Prise en main
Rechercher une
Opération.
Pour voir le détail de
l'opération sélectionnée
et si besoin la modifier,
utiliser le bouton
"Modifier".
Choisir l'Opération
La fiche Opération :
La fiche Intervention de la machine :
"OK" pour
enregistrer
l'intervention
Les champs renseignés dans la fiche Opération vont apparaître dans la fiche Intervention de la
Machine et peuvent être modifiés en fonction de l'intervention en cours.
D'autres champs sont pré-renseignés, mais modifiables :
Intervenant = utilisateur de la machine,
Statut = Action en cours
Priorité = basse
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Prise en main
Remarque concernant les Opérations : pour plus de facilité par la suite (regroupements,
sélections, etc.), il est préférable d'avoir un nombre limité d'opérations, avec des indications
générales, et donner le maximum de précisions au niveau de l'intervention.
Dans un deuxième temps, il est possible de revenir sur la fiche intervention pour saisir des "détails"
de l'intervention qui permettent le cas échéant de suivre ses différentes étapes.
5- Formuler une requête
L'icône "Requêteur" est accessible depuis la fenêtre d'accueil, mais également dans d'autres
contextes : Parc, Interventions, Composants ou Logiciels affectés aux machines, etc. On peut aussi
passer par le menu Outils.
Icône
"Requêteur"
La fenêtre proposée permet :
De formuler une nouvelle requête
Menu
obtenu par
clic droit
De lister les requêtes enregistrées
(Clic droit pour dérouler tout, ou
double clic sur le dossier sur lequel
porte la requête recherchée).
Le requête sélectionnée peut être :
Exécutée
Modifiée
Supprimée
Copiée
Nous allons suivre maintenant une requête simple sur le fichier Parc.
Donc, cliquer sur Nouveau
requête :
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, pour arriver sur la fenêtre qui va vous permettre d'exprimer votre
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Prise en main
Onglet Fichiers :
1- Donner un titre
à la requête, en
vue de
l'enregistrer par la
suite.
2- Double cliquer sur le
fichier à interroger, ici,
PARC, l'onglet Champs et
sélection est alors présenté.
Onglet Champs et sélection :
Plusieurs colonnes :
Rubrique à tester : toutes les rubriques du fichier sont proposées,
Voir : les rubriques cochées donneront lieu à une colonne dans la liste résultante,
Condition : le menu déroulant permet de choisir le type de condition,
Valeur testée : valeur à tester ; la colonne Info spot indique : "double clic" lorsque la valeur
est à rechercher dans un fichier ou une table, le format lorsqu'il s'agit d'une date. Autrement il
s'agit d'une valeur alphanumérique.
Fichier : rappel du fichier en cours,
Nom variable dans le fichier,
Taille de la rubrique dans le fichier, et indication OUI à Clé s'il s'agit d'une clé dans un autre
fichier.
Le choix d'une condition sur Identifiant de Fournisseur débouche
sur la liste des fournisseurs, il vous suffit de sélectionner et Choisir
Sélectionner
et Choisir
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Prise en main
C'est le numéro interne (clé) du fournisseur choisi qui vient s'inscrire dans la colonne Valeur testée.
Vous pouvez combiner des conditions sur plusieurs rubriques, elles seront liées entre elles par
l'opérateur ET.
Cliquer sur le bouton
requête.
Vous pourrez
, en bas de la fenêtre pour déboucher sur la liste résultante de la
la requête seulement après l'avoir exécutée une fois.
Résultat de la requête :
Vous pouvez explorer toutes les possibilités offertes à partir de cette liste, depuis les menus et les
icônes.
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