procedure concernant la webconference

PROCEDURE CONCERNANT LA
WEBCONFERENCE
Voici la procédure à respecter lorsque vous recevez une demande de réservation d'une salle
physique pour une webconférence:
1. Avoir la liste des personnes se connectant à distance:
• prénom et nom des personnes
• mail
• numéro de téléphone
2. Communiquer cette liste à [email protected] pour la création des comptes
3. Avertir le service de proximité ([email protected]) de la date et de l'heure de la
webconférence et leur donner également la liste des membres distants
4. Envoyer un mail aux membres distants leur indiquant la marche à suivre et leur proposant
d'effectuer un test de connexion au minimum 72h avant la webconférence afin de valider la
qualité audio
5. Ce test de connexion pourra être effectué soit par le responsable technique de la salle, soit
par le service de proximité
Remarque: Aucun compte ne sera créé dans un délai de moins de 48h avant le début de la
webconférence (idem pour le test de connexion). Si une modification de la liste des participants
distants, notamment l'ajout de personnes, intervient dans un délai inférieur à 48h avant le début de
la webconférence, ces derniers devront se connecter en tant qu'invité à la salle de réunion virtuelle
(ex: http://webconf2.ups-tlse.fr/masdr).
Pour cela, il suffit que ces personnes :
• entrent leur nom dans la zone de texte intitulée « Tapez votre nom »
• cliquent sur « Entrez dans la salle »
A ce moment-là, l'« hôte » de réunion doit autoriser l'« invité » à entrer dans la salle comme indiqué
ci-dessous.
Maintenant, l'« invité » est entré dans la salle en ayant le rôle de « participant » (rôle par défaut). Il
ne peut donc pas activer sa caméra, ni faire du partage. Il faut que l'« hôte » de réunion augmente
ses droits. Pour cela, il doit (cf image ci-dessous):
• sélectionner l'utilisateur dans le module intitulé « Liste des participants » situé à gauche de
l'écran
• cliquer sur l'icône située en bas à gauche de ce module
• choisir « Définir comme Présentateur »
Désormais, l'utilisateur a accès aux modules « Caméra et voix » et « Partager ».
Dans le cas où il y a plusieurs « invités » dans la même réunion, il est possible de faire une
promotion automatique de tous les « participants » en « présentateurs ». Pour cela, il suffit de:
• cliquer sur le menu « Réunion » situé dans la barre des tâches grise
• choisir le sous-menu « Gérer l'accès et l'entrée »
• sélectionner l'item « Promotion automatique des participants en présentateurs »
•
une fenêtre (pop-up) s'ouvre, cliquer sur « OK » pour valider le choix
ANNEXES
A.1. Modèle d'email à envoyer aux participants distants
Cet email fournit à l'utilisateur tout un ensemble d'informations comme par exemple:
• ses identifiants de connexion à la plateforme de webconférence Adobe Connect Pro
• l'url permettant d'accèder à la salle de réunion
• les pré-requis nécessaires au bon fonctionnement de la webconférence
L'équipe du département TICE ([email protected]) doit être mise en copie pour
information ainsi qu'éventuellement l'hôte de réunion.
Voici le modèle d'email que nous vous proposons (les champs en rouge sont à remplacer):
Cher(e)s collègues,
A la demande de (nom prénom de l'hôte de réunion), je vous ai créé un compte sur la plateforme de webconférence "Adobe Acrobat Connect Pro"
(http://www.adobe.com/fr/products/acrobatconnectpro/).
Pour vous connecter à la salle virtuelle, il suffit d'avoir un ordinateur (PC ou MAC) muni d'un équipement audio/vidéo de bonne qualité:
− une webcam pour vous voir (ex: logitech Quickcam pro 9000) ­­> non obligatoire
− un micro et des Hauts­parleurs ou de préférence un micro­casque USB (ex: plantronics audio 550 DSP) pour entendre et parler
Remarques: 1. Un mauvais équipement audio amènera des dysfonctionnements audio tel qu’une voix hachée.
2. Si n’importe quelle connexion à Internet suffit, il est préférable de ne pas utiliser le WiFi qui peut subir des perturbations et de privilégier du haut débit (ADSL par ex.) Voici les spécifications système préconisées par Adobe:
http://www.adobe.com/fr/products/connect/productinfo/systemreqs/
Le système utilise le web avec la technologie Flash. Pour être certain que votre configuration est prise en charge, faites un test de diagnostic:
https://admin.acrobat.com/common/help/fr/support/meeting_test.htm
Remarque: La quatrième étape de ce diagnostic vérifie si le « acrobat connect add­in » est installé. Si ce n'est pas le cas, il vous propose de le faire. Cela ne nécessite aucun droit administrateur et ne dure que quelques secondes. Cet « add­in » vous permet d'avoir accès au partage d'écran ainsi que de documents. Une fois le test de diagnostic validé, voici la procédure à suivre : 1. Connectez vous à http://webconf2.ups­tlse.fr/nom_salle (remplacer nom_salle par le nom de la salle virtuelle)
Une page d'authentification va s'afficher. Vous devez vous identifier avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe et non pas « en tant qu'invité ».
Vos identifiants de connexion sont les suivants:
− Nom d'utilisateur: votre email
− Mot de passe: votre nom de famille en minuscules, sans les accents
2. Dès que vous vous êtes authentifié, l'environnement de la salle virtuelle va se charger (accès au serveur Flash media Server sur le port 1935). Si au bout d'un moment, l'environnement ne se charge pas, cela signifie qu'il y a un parefeu vous interdisant d'accéder au port 1935. Il faut donc vous mettre en relation avec votre équipe informatique pour qu'elle autorise le trafic en sortie vers le port 1935.
Remarque: Si vous n’arrivez pas à visualiser les vidéos situées sur le site de l'UPS qui sont en flash et diffusées en streaming, c’est que vous avez un problème de filtrage en sortie (comme expliqué ci­
dessus).
3. Quand la salle est chargée, il faut vérifier que votre webcam et votre micro­casque sont bien reconnus. Pour cela, aller au menu ‘Réunion/Gérer mes paramètres’ puis ‘Choisir ma caméra’ ou ‘Assistant configuration audio’ et suivez les étapes pour sélectionner caméra et microphone.
4. Dès que vous avez terminé la configuration, activez votre module « Caméra et voix » en cliquant sur le bouton représentant une caméra iconifiée en bas à gauche de la fenêtre du module « Caméra et voix ». Un pop­up apparaît vous demandant d'autoriser ou non la diffusion de votre caméra/micro. Vous devez cliquer sur « Autoriser ». A ce moment­là, vous devez vous voir. Quand vous parlez, une barre de leds vertes en bas à gauche de votre fenêtre principale doit osciller.
Vous pouvez accéder à un petit tutorial sur: http://www.httr.ups­tlse.fr/numerique/formation_adobe_connect.php Il est impératif d'effectuer des tests préalables pour valider le bon fonctionnement de votre équipement. Pourriez­vous me donner un numéro de téléphone où je puisse vous joindre, svp?
Je vous invite sinon à me contacter Nom, prénom, mél et tél. Bien Cordialement
P.S: Merci de prévoir un téléphone dans la salle au cas où il y aurait des problèmes avec certains membres distants afin de basculer sur une conférence téléphonique. Un numéro vous sera fourni à cette occasion.