Comptabilite-un bon coup de balai

TRUC & ASTUCES
Comptabilité : un bon coup de balai !
Une nouvelle année commence. Pourquoi de pas en profiter pour débuter sa comptabilité dans Vega ? Mais
voilà, depuis que vous travaillez avec le logiciel, vous avez fait de nombreuses factures qui ont généré une
grande quantité de paiements en attente ainsi que plusieurs dizaines d’avis de paiements des caisses et
complémentaires. Voici comment faire un grand nettoyage pour démarrer l’esprit clair.
« Dû par les caisses : 540 000€, 468 paiements dans les retours Noémie et un solde comptable de 258 000€ ».
Voici les chiffres farfelus que l’on peut trouver dans Vega après plusieurs années d’utilisation si les
paiements ne sont pas valider et comptabilisés correctement. Afin de débuter votre comptabilité en 2010 sur de
bonnes bases, il faut faire un peu de « nettoyage ». Dans un premier temps dépoussiérer la liste des retours
Noémie, ensuite éclaircir les paiements en attente et enfin lessiver les vieilles écritures saisies en compta. Après
tout ça vous aurez la vision exacte de ce que vous doivent vos patients ainsi que vos caisses. Vos saisies
comptables ne seront plus polluées par des reliquats parfois très anciens.
Etape 1 : Supprimer vos vieux retours Noémie
Fini les bon vieux avis de paiements envoyés par la poste par les caisses. A présent ils sont envoyés via Internet
sous la forme de Retour Noémie. Si vous ne les avez jamais traités dans le logiciel vous devez avoir des avis de
paiement vieux de plusieurs mois voir plusieurs années. Pour débuter votre comptabilité en 2010, il n’est plus
utile de le conserver. Seuls ceux de 2010 vous seront utiles. Pour supprimer les vieux retours Noémie procédez
de la façon suivante :
1. Sur l’onglet « Paiements » cliquez sur le bouton « Retour Noémie »
et
2. Dans la liste des retours Noémie supprimez les retours Noémie antérieurs au 1er janvier 2010.
Date du Noémie le
plus ancien à
supprimer
Lancer la suppression
Etape 2 : Supprimer les anciens impayés
A chaque fois que vous faites une facture dans Vega, si vous pratiquez le tiers payant, un paiement en attente est
créé par le logiciel. On retrouve tous ces paiements en comptabilité dans l’onglet paiement. Vous avez sans
doute déjà été réglé pour la plupart d’entre eux. Ils ne sont donc plus utiles pour la comptabilité 2010. Afin de
garder une petite marge de manœuvre vous pouvez néanmoins supprimer tous les paiements en attente antérieur
au 1er décembre 2009. En effet les factures émises en décembre 2009 peuvent être réglés en janvier de cette
année.
Début de période
Fin de période
Lancer la suppression
Etape 3 : Supprimer toutes les écritures comptables antérieures à 2010
A vos début avec le logiciel, même si votre priorité n’était pas de faire la comptabilité dans Vega, vous avez
sans doute commencé à faire quelques saisies : pour voir ! Ou tout simplement vous avez peut être pointé des
paiments sans connaitre vraiment les conséquences que cela peut avoir dans le logiciel. Quoi qu’il en soit vous
avez en comptabilité, en recette comme en dépense, des écritures, qui pour cette année 2010, n’ont rien à y
faire. Pour supprimer toutes ses écritures :
1. Pointez toutes les écritures antèrieures au 1er janvier 2010.
Pointez les écritures de recette et ensuite les
écritures de dépenses.
Pointez, grâce
au clic gauche
de la souris
les écritures à
supprimer
Lancer la purge
2. Lancer la purge
Ici le logiciel vous signale que la
suppression des écritures entraine
le calcul d’un nouveau solde initial.
Comme nous souhaitons repartir à
zéro il suffira de modifier le solde
recalculé par le logiciel.
3. Repasser le solde initial à zéro
Passer le solde initial à
zéro avant de valider.
Pour finir traitez vos retours Noémie pour 2010, pointez vos paiements patients et complémentaires pour 2010
afin que votre liste de paiements correspondent réellement à ce que vous avez en attente de règlement. Et
comme après tout bon nettoyage, il est plus simple d’en faire un peu tous les jours plutôt que tout en une seule
fois.
Dominique AVILA