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Le guide d’entretien : Aperçu thématique 1. Rétrospective sur la contribution du collaborateur au cours de l’année passée 5 Aspects généraux : Coopération et situation de travail 5 Les aspects quantitatifs du travail 6 Les aspects qualitatifs du travail 7 Les compétences professionnelles et relationnelles 7 Le comportement et les relations au travail 8 Autonomie dans le travail 8 Les compétences managériales (si applicable) 9 2. Réalisation des objectifs de l’année passée 10 3. Objectifs pour l’année prochaine 11 4. Les actions de formation et de développement prévues pour l’année prochaine 13 Annexe 1 : 17 Points à transmettre à la direction de l’administration en vue de l’amélioration du fonctionnement du service/de l’administration Annexe 2 : 19 Référentiel accompagnant les différents domaines de formation 3 Entretien de développement professionnel Chef hiérarchique : Collaborateur : Date : 1. Rétrospective sur la contribution du collaborateur au cours de l’année passée Aspects généraux : Coopération et situation de travail Quelles sont les tâches/dossiers/projets qui ont occupé le collaborateur principalement au cours de l’année passée ? Comment l’agent juge-t-il son rôle dans le département/administration/service ? Quel est son avis sur la répartition des tâches au sein du service et comment voit-il sa contribution à celles-ci ? 5 6 Est-ce que l’agent a suivi des cours de formation ? Si oui, lesquels ? Quel est l’impact de ces cours sur l’exercice de la fonction ? Les aspects quantitatifs du travail Sujets à discuter : • Les activités prévues l’année passée ont-elles été accomplies ? Expliquez. • Les priorités de travail ont-elles été déterminées et suivies ? • L’agent arrive-t-il à effectuer son travail dans les délais fixés ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ? • L’agent a-t-il été disponible volontairement pour assurer des projets, tâches ou missions supplémentaires et non prévus dans son travail journalier ? Les aspects qualitatifs du travail Sujets à discuter : • Comment l’agent effectue-t-il son travail en termes de fiabilité et d’efficacité ? • L’agent fait-il son travail avec soin ? • Le travail de l’agent est-il complet ? Si le travail de l’agent comporte des lacunes ou des erreurs, pourquoi ? • Dans quels domaines l’agent voit-il des possibilités d’amélioration en ce qui concerne l’exécution de sa tâche ? Les compétences professionnelles et relationnelles Sujets à discuter : • L’agent fait-il preuve d’un bon sens du jugement dans l’exercice de sa fonction et comprend-il les enjeux de sa fonction en général ? • L’agent est-il ouvert aux changements et innovations ? • L’agent fait-il preuve d’un sens de la communication, de l’écoute et de la compréhension d’autrui ? • L’agent fait-il preuve d’un esprit d’équipe et de collaboration ? • Comment l’agent caractérise-t-il ses points forts et ses points faibles ? • Comment le chef hiérarchique caractérise-t-il les points forts et les points faibles de l’agent ? • Quelles sont les possibilités d’amélioration ? 7 8 Le comportement et les relations au travail Sujets à discuter : • L’agent a-t-il une attitude positive, dynamique et motivée vis-à-vis du travail ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ? • L’agent tire-t-il profit de ses compétences professionnelles et relationnelles pour faire son travail (savoir, savoir faire, savoir être, sens de l’initiative, capacité d’analyse etc.) • L’agent se montre-t-il respectueux de sa hiérarchie ? Agit-il selon les besoins et enjeux de l’administration publique en général ? Autonomie dans le travail Sujets à discuter : • L’agent exerce-t-il son travail au quotidien de manière autonome et responsable c’est-à-dire sans l’aide d’autrui ? Si tel n’est pas le cas, pourquoi ? • L’agent contrôle-t-il ses propres résultats dans son travail ? • L’agent réagit-il correctement dans des situations difficiles et imprévisibles dans son travail ? Les compétences managériales (si applicable) Sujets à discuter : • Comment l’agent gère-t-il son/sa unité/division/service ? Est-ce qu’il sait efficacement combiner les rôles de coordinateur, de décideur, d’expert, de responsable de personnel et d’organisateur ? • Est-ce que l’agent est capable de déléguer, de motiver, de diriger des réunions, de définir des priorités et de résoudre des conflits ? • Est-ce que l’agent se sent à l’aise dans son rôle ? Quelles mesures suggère-t-il pour améliorer le fonctionnement de son/sa unité/division/service ? 9 10 2. Réalisation des objectifs de l’année passée Objectifs concernant le domaine d’activité Atteint/Pas atteint/Raisons/Délais 1) 2) 3) Objectifs de développement professionnel Atteint/Pas atteint/Raisons/Délais 1) 2) 3) 3. Objectifs pour l’année prochaine Objectifs concernant le domaine d’activité Nature/Délais/Moyens/Résultats attendus 1) 2) 3) Objectifs de développement professionnel Nature/Délais/Moyens/Résultats attendus 1) 2) 3) 11 4. Les actions de formation et de développement prévues pour l’année prochaine 1) Besoins de formation dans le domaine des connaissances, outils et techniques en relation avec la fonction exercée Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le domaine de la législation, de la réglementation et de la gestion en relation directe avec les missions de l’administration Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le domaine de la communication, des relations interpersonnelles et du développement personnel Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le domaine de l’application du langage administratif Expliquez brièvement vos besoins : 13 1) Pour cette partie-ci, il est recommandé de se référer à l’annexe 2. 14 Besoins de formation dans le domaine de l’organisation Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le domaine des connaissances de l’Union européenne et des organisations internationales Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le cadre du domaine des technologies de l’information et de la communication Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans le domaine de la direction et du management d’un service Expliquez brièvement vos besoins : Besoins de formation dans d’autres domaines : Expliquez brièvement vos besoins : Entretien de développement professionnel Chef hiérarchique : Collaborateur : Date : Remarques éventuelles de l’agent sur l’entretien Signatures et date Signature du chef hiérarchique Date Signature de l’agent Par leur signature, le chef hiérarchique et l’agent certifient que l’entretien a bien eu lieu et qu’ils ont pris connaissance du présent formulaire, de son contenu et de la discussion menée lors des différents points abordés. La confidentialité doit être respectée tout comme la préservation de la vie privée de la personne. En cas de discorde continue entre le supérieur hiérarchique et le collaborateur, les deux formulaires seront transmis pour avis et tentative de réconciliation au supérieur hiérarchique immédiat qui devra essayer de trouver un accord entre les deux parties. 15 Annexe 1 Entretien de développement professionnel Chef hiérarchique : Collaborateur : Date : Points à transmettre à la direction de l’administration en vue de l’amélioration du fonctionnement du service/de l’administration ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ Signatures et date Signature du chef hiérarchique Date À transférer à la Direction de l’administration Signature de l’agent 17 Annexe 2 Référentiel accompagnant les différents domaines de formation Référentiel relatif au domaine des connaissances, outils et techniques en relation avec la fonction exercée : - par exemple tout ce qui touche à la technicité de votre métier : Maîtriser son métier Faire face aux évolutions du métier, des techniques et des outils nouvellement introduits Se familiariser avec les nouveaux concepts proposés et les changements envisagés Maîtriser les consignes de sécurité Etre capable de mener un entretien, … - à tous les niveaux de spécialisation : Appliquer les méthodes de gestion adéquates (gestion du personnel, gestion financière, gestion informatique, gestion de projets spécifiques) Maîtriser les outils de gestion interne Maîtriser tel logiciel de comptabilité, … - ou de spécification ; par exemple par rapport à l’image de l’administration : Mettre en oeuvre un accueil téléphonique de qualité Accueillir et encadrer le public ou les collaborateurs Initier les collaborateurs Véhiculer l’image de l’administration Gérer les plaintes, … Référentiel relatif au domaine de la législation, de la réglementation et de l’évolution de l’administration : - Connaissance de la législation et des procédures Maîtriser les lois et règlements à la base de l’exécution des missions du service Connaître les implications des dispositions légales et réglementaires nouvellement introduites Respecter les procédures et la législation Comprendre, interpréter et mettre en oeuvre des normes régissant les activités Planifier, organiser, diriger, contrôler, exécuter les opérations financières d’une organisation Gérer des procédures, protocoles afin de veiller à ce que les obligations contractuelles soient respectées, … Référentiel relatif au domaine de la communication, des relations interpersonnelles et du développement personnel : Communication externe Communiquer avec la clientèle externe de l’administration Gérer les informations : orienter les clients vers la bonne personne, le service approprié Renseigner sur des publications, … Communication interne Communiquer avec la hiérarchie, les collègues et les subordonnées Collaborer activement avec les autres membres du personnel afin d’atteindre les objectifs de l’administration Porter assistance à un collègue pour conclure un travail, partager des informations, une expertise, des idées Etre capable d’assurer un échange d’informations, d’avis, de conseil, de collaboration, de négociations et de formations Etre conscient des liens hiérarchiques existants Promouvoir le travail en équipe Se préparer aux négociations et faire preuve de loyauté, d’objectivité et de justesse pendant es négociations, … 19 20 Communication interpersonnelle Comprendre les préoccupations de ses interlocuteurs, percevoir leur émotion du moment et les prendre en considération Etre capable d’empathie Respecter la diversité au sein d’une équipe Respecter les grands principes d’égalité des chances entre femmes et hommes Etablir des relations de travail basées sur la confiance, le respect et la bienveillance Organiser ses idées avant de les communiquer Traiter, avec assurance et adresse les conflits interpersonnels S’exprimer de façon captivante et claire Accepter les critiques dans un esprit ouvert, calme et constructif Faire preuve d’un esprit d’auto-critique Faire preuve de loyauté, d’objectivité et de justesse en critiquant autrui S’affirmer soi-même lors de formulations de critiques Défendre une décision, une position Etre sensible aux questions de multiculturalisme Combattre les préjugés chez autrui, … Référentiel relatif aux techniques du langage administratif : Prendre la parole au sein de réunions internationales Rédiger des communiqués de presse Rédiger des textes administratifs Rédiger une note de service Faire la synthèse d’une réunion de travail Faire le bilan des activités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles Synthétiser des idées, un message, une information, … Référentiel relatif au domaine de l’organisation : Connaître l’organisation du gouvernement et de l’administration Organiser son travail de manière autonome et efficiente Travailler en équipe Déléguer des tâches de manière équitable Admettre que la coopération ne détruit pas l’autonomie Anticiper le travail à accomplir Elaborer une stratégie pour atteindre des objectifs fixés Ajuster la stratégie selon les résultats Définir des priorités Suivre une démarche structurée Appliquer une méthodologie Organiser et planifier Gérer des projets Se fixer des objectifs toujours plus exigeants Optimiser l’utilisation du temps et la façon d’accomplir ses tâches Utiliser des outils de gestion du temps Maîtriser le stress Anticiper des résultats S’adapter au milieu professionnel environnant : l’équipe de travail, les tâches, la politique organisationnelle et les règles Référentiel pour les agents appelés à conduire une équipe ou un service Motiver les collaborateurs/collaboratrices Orienter les actions des collaborateurs/collaboratrices Instaurer un climat de confiance et de collaboration au sein de l’équipe Assumer le rôle d’autorité en se montrant ferme lorsque nécessaire Assigner des tâches Définir des objectifs Influencer par son propre dynamisme Faire respecter une directive impopulaire Conduire une réunion Gérer le temps Gérer les conflits Prendre des responsabilités Adapter sa communication au public Donner des directives claires Faire un suivi, … Administration du personnel Utiliser les méthodes efficientes de gestion des ressources humaines Appliquer avec rigueur les politiques et procédures d’administration du personnel Organiser les horaires de travail Apprécier les rendements Gérer les départs … Résolution de problèmes et esprit de décision Analyser un problème Prendre rapidement des décisions en fonction des informations disponibles et passer à l’action Approuver une transaction inhabituelle… Formation et coaching Développer les compétences d’un/une collaborateur/collaboratrice Amener un/une collaborateur/collaboratrice à apprendre et à se dépasser Aider un/une collaborateur/collaboratrice à trouver des solutions à ses difficultés Former un/une nouvel /nouvelle collaborateur/collaboratrice Donner un feedback constructif Offrir un support d’aide aux collaborateurs (coaching)… Référentiel relatif au domaine des connaissances de l’Union Européenne et des organisations internationales : Connaître le fonctionnement des institutions européennes et des organisations internationales Disposer des compétences de négociations Connaître les règles de la comitologie Connaître le droit communautaire Savoir représenter et discuter au niveau international Connaître la procédure de transpositions des directives, … Référentiel relatif au domaine des TIC : Utiliser les logiciels et programmes informatiques de l’administration S’initier à Windows (fresh up) Faire des calculs sur Excel Rédiger des courriers sur Word Créer et gérer une base de données Access Faire une présentation Powerpoint Utiliser Outlook Faire des recherches via Internet, … 21